同济大学档案管理系统操作手册同济大学档案馆

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1、 同济大学档案管理系统 同济大学档案管理系统 操作手册 操作手册 同济大学档案馆 二八年五月 档案网络管理系统 6.0 目 录 第一章 系统简介第一章 系统简介 1 第二章 档案管理第二章 档案管理 3 1档案信息录入 3 2档案查询与打印 9 3文件调整 11 4档案实体销毁 12 5辅助立卷与批量修改 12 6文件识别 13 7邮件系统管理 15 第三章 名词解释第三章 名词解释 16 同济大学档案馆 - 1 - 档案网络管理系统 6.0 第一章 系 统 简 介 第一章 系 统 简 介 本系统采用浏览器/服务器结构，具有维护方便，不需要安装客户端软件，客户端只需要一 台联网（局域网、校园网

2、、互联网）的计算机就可以应用，具有操作简单、维护方便、安全可 靠、功能齐全等特点。 该系统包括档案管理(科技档案、文书档案、会计档案、声像档案、实物档案管理等)、收 发文管理、全文自动著录与标引等子系统，其主要功能特点如下: 一、系统构架及运行平台 浏览器/服务器(B/S)结构作为客户机/服务器(C/S)的替代技术已经成为目前各类网络管理 系统的主流技术。本系统正是基于浏览器/服务器(B/S)结构，具有易安装、易维护、易操作， 与操作系统，后台数据库无关等特点。 二、系统主要功能 1. 全文自动著录与标引 系统设计了面向 21 世纪的办公自动化过程中形成电子文件全文自动采集，自动著录(即自 动

3、从电子文件全文提取各个著录项)，自动标引分类号、档号、主题词、保管期限与全文任意关 键词自动检索。实现了档案文件的采集、著录与标引自动化和人工智能化，对办公自动化过程 中形成的电子文件的利用十分方便，大大提高了档案工作效率和自动化程度。 2. 全文管理与全文检索 本系统的全文管理通过高效的全文检索算法，实现了全文的高速检索。系统还支持用户远 程上载各种格式的电子文件全文、纸质文件扫描图像，从而实现了对档全文检索、打印、下载、 上传、备份等的全方位管理。 3. 图像、录像、录音等多媒体档案管理 系统对扫描图像、录像、录音等多媒体档案进行统一管理，用户可以远程上载图像、多媒 体文件到系统中，对于录

4、音录像档案还可以进行在线点播。 4. 档案信息统计 系统可以对各类档案资料进行灵活的统计，并且可以绘出个直方图、统计表等各种统计图表。 5. 档案借阅利用 系统实现了档案管理借阅利用的网络化，用户只需要通过身边的计算机远程登录到系统中 就可以查阅馆藏档案信息，确定所要借阅的档案实体，系统即可纪录完整的借阅利用信息，并 可以进行借出档案实体的催还，借阅利用信息的统计等操作。 同济大学档案馆 - 2 - 档案网络管理系统 6.0 6.公文图像的 OCR 识别 本系统可以自动识别扫描的文件图像，客户端通过系统的上传模块将文件扫描图像上传到 服务器上，服务器端自动利用系统自带的 OCR 识别模块将该图

5、像识别成文本，存入系统数据库， 这样用户就可以实现对文件扫描图像的内容的查询，经过我们的大量测试，该 OCR 模块具有识 别率高，识别速度快等特点。 三、系统主要特点 1. 档案信息远程录入、各种格式的电子文件全文、纸质文件扫描图像文件的上传。 由于该系统是基于 TCP/IP（网络互联协议）协议的，所以系统用户不受地域限制，只要有 一台接入互联网的计算机就可以登录到该系统中，使用系统的各种功能。 2. 系统功能齐全 不仅可以管理文件级、案卷级、全宗级的档案，还可以进行收发文管理及多媒体档案管理。 3. 信息录入与信息输出格式标准规范 档案著录项目、著录项目标识符、著录格式、著录用文字、载体类型

6、标识等方面完全依照 国家档案著录规则。同时也遵循新的档案管理细则，可以进行文件级管理也可以进行案卷级管 理。 4. 信息安全可靠 该系统的安全机制主要包括三个方面： 一 利用 MD5 算法对数据库中用户密码等数据进行加 密；二 用户身份认证；三 数据授权等，同时实现了数据的自动定时备份，确保了网上录入档 案数据的安全性及可靠性。 5.文档一体化及办公自动化系统的接口 目前很多单位都已经或正在实行办公自动化，一般的办公自动化软件都忽视了档案管理这 块功能，大部分办公自动化软件的档案管理都做的非常简单，不能满足档案管理部门的要求。 档案管理网络管理系统充分考虑到这一现状，为各种办公自动化软件预留了

7、标准的数据交 换接口，可以非常容易地和各种办公自动化系统进行连接。 同济大学档案馆 - 3 - 档案网络管理系统 6.0 第二章 档 案 管 理 第二章 档 案 管 理 由于该系统是浏览器、服务器结构的系统，客户端的计算机只要通过浏览器就可以登录档 案管理系统。在同济大学校园网计算机的浏览器的地址栏中输入http:/192.168.250.32或者 http:/192.168.250.32/login.asp ， 即可打开档案管理系统登录页面,输入用户名和密码即可 进入档案管理系统的应用。 第一节 档 案 信 息 录 入 第一节 档 案 信 息 录 入 用户成功登陆“档 案网络管理系统 6.0

8、” 后，系统自动进入“档 案信息管理”的功能页 面 （如图 1 所示） 。 在此 页面下用户可以实现创 建、删除、编辑新的档 案数据等一系列针对档 案信息的操作。 图 1 档案数据的操作 档案数据的操作 我们可以对所列出的档案表进行一系列的操作： 1 以图 1 为例，在“教学 JX”档案表中，我们可以看到“档案名称” 、 “文件数” 、 “创建人” 、 “创建时间” 、 “权限”和“操作”等栏目。栏中的“打开”对应于一个超链接，即：此时， 如果用户将鼠标悬停在这个超链接上，鼠标将变成手的形状，原本黑色的链接将变成蓝色， 这表示该链接可以点击。 2 鼠标左键点击 “打开”超链 接，系统进入 “编

9、辑档案信 息主页面” 。如 图 2 所示： 该 页 面 显 示当前打开档 案表中的所有 案卷或文件记 录，并以类目结 构显示，左边显示的是类目结构，右边是相应类目下的案卷、文件记录。图 2 中存在一个 档案表“档案馆（教学 JX） ” ，它的下面有个“教学综合 JX11”的类目。 图 2 3 用户可根据自己的需要向该档案表中添加案卷或文件记录信息。鼠标左键点击页面左栏上 方的“添加案卷”或“添加文件”按钮，系统进入案卷或文件信息输入窗体，如图 3所示。 该窗体分为三部分，即： “文件、案卷所属类别” （红框） “文件、案卷输入项” （蓝框） 同济大学档案馆 - 4 - 档案网络管理系统 6.0

10、 和最下方的按钮组。 （黄框） 图 3 4 在“文件、案卷所属 统中已经存在的类 目。 若要新建一个类 别， 可以点击 “选择 类目” 按钮。 系统进 入选择类目窗口。 如 图 4 所示。分别选择一 级类目、二级类目和三级类目，注意 一 、二级 类目的选择一定要根据档案馆规定的类目表 进行选择，不能自行任意输入 。 类别”中，我们可以看到当前档案表的名称、当前所在类目、以及系 在“文件、案卷输入项”中，我们可以按照档案录入要求，逐项输入各类信息。 输入格式 示 例 图 4 5 案卷必输项目： 项目名称 全宗号 2-代表同济大2 学 实体分类号 5-JX1214 年代号+实体分类号200 案 卷

11、/盒号及件号案卷号 18 保管期 短期、长期、永久 选择 下拉 密级 公开、内部、秘密、机密、绝密 下拉选择 正题名 通知 输入完整卷名 的 同济大学档案馆 - 5 - 档案网络管理系统 6.0 页数 输入案卷总页数 58 起止时间 时间 .04.05 用 8 位码表示一个2004 归档单位 输入归档的单位（全称） 学院 其它项目的内容可以根据案卷的要求和需要输入。 存 1650 年。按同济大学档案立卷 开的文件； “内部”指在同济大学内部可以查阅的 输入格式 示 例 保管期的选择：短期为保管 15 年以下；长期为需保 部门、归档范围和保管期限表执行。 密级的选择： “公开”指可以向所有人公

12、文件； “秘密” 、 “机密” 、 “绝密”按文件密级决定。 文件必输项目： 项目名称 全宗号 2-代表同济大2 学 实体分类号 5-JX1214 年代号+实体分类号200 案 动生成） 卷/盒号及件号案卷号（文件流水号自1.0001 保管期 短期、长期、永久 下拉选择 密级 公开、内部、秘密、机密、绝密 下拉选择 正题名 通知 输入完整卷名或文件名 的 第一责任者 输入成文单位（全称） 校长办公室 页数 输入文件的起止页数 1-5 时间 用 10 位码表示一个时间 11.30 2003. 归档单位 输入归档的单位（全称） 学院 文号、图号 号 输入文件号或图号 同档2003003 其它项目的

13、内容可以根据文件的要求和需要输入。正题名（案卷名、文件名）中如有表示 6设定好档案类目和输入完档案信息后，用鼠标左键点击最 案信息主 鼠标左键点击类目名称，则主页面的左栏的就显示出这一级类目下所有的案卷或文件的记 图 6中序号为“1” ，档号为“2.2001-JX1312.24”是一个案卷，序号为“2、3” ，档号为 . 案卷或文件添加成功后，用户可对其进行一系列操作，如删除、编辑等。 时间的字、词，一律使用阿拉伯数字表示（如：2005 年 3 月 4 日 12:45） 。如有括号、书名 号、单双引号等标点符号，前后一定要一致。 用户 下方“添加”按钮，系统弹出“添加案卷、文件档完成！ ”对话

14、 框，如图 5 所示。点击“确定”按钮关闭对话框。系统回到“添 加案卷”或“添加文件”页面，可以继续添加操作。 图 5 7 添加完毕后关闭“添加案卷”或“添加文件”页面。此时如图 2 所示的“编辑档 页面”右栏就显示出了所创建的档案表的“档案馆（教学 JX） ”的三级类目结构。 8 录信息，并可以对其进行操作。 （如图 6所示） 9 “2.2001-JX1312.24.0001”、 “2.2001-JX1312.24.0002”是该案卷下的两个文件。用户可 根据使用需要添加案卷或文件记录。鼠标左键点击图 6右上方“添加案卷”或“添加文件” 按钮，进入图 3所示的案卷信息输入窗体。 10 同济大学档案馆 - 6 - 档案网络管理系统 6.0 图 6 删 除删 除 如果用户需要删除某 一案卷或文件，只需将鼠标 悬停于该案卷或文件“操作 栏”的“”上， “箭头” 状的鼠标图标变成“手”的 形状， 并出现 “删除该记录” 的标识，左键点击，系统弹 出对话框询问是否放到回收站里，点击“确定”按钮，则该案卷或文件则被放入回收站。 此时在页面左侧的三级目录下方，将出现