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1、重大活动流程指引一、重大活动的定义重大活动是一项有目的、有计划、有步骤地组织众多人参与的协调活动。第一、重大活动要有鲜明的目的性。重大活动往往耗费很多资源，包括人力、物力，这是重大活动的目标。没有目的而耗费资金做活动是不可能的，目的不鲜明也是不值得的。第二、要有计划性。凡事都应有计划，大型活动更不例外，而且更要求有周密的计划。第三、众多人参与是重大活动重要的概念。既然是重大活动，就应该有众多的人参与，但并不是参与人数多就是重大活动。重大活动和普通活动的根本区别不仅在于参与人的数量，而且还在于活动的质量的高低和影响力的大小。二、重大活动的策划及实施流程从程序上说，重大活动策划和实施，一般要经过以
2、下几个步骤：第一、立项召开决策会议。就是要把活动作为一个项目确定下来，这个活动要不要做？为什么做？一定要很清晰。所以，此时需要召开决策会议，以确定项目是否立项、是否可行、以何种形式开展。确定重大活动的目的性。第二、进行调查和可行性研究。（由项目主办方进行论证研究）可行性研究，是一个十分重要的工作步骤。研究范围包括重大活动的市场适应性，包括项目环境和活动范围的适应性。财力适应性、效益的可行性。从效益的角度考虑，做这样的活动是否有利于我们宣传方面节省费用？如户外活动要考虑天气的情况，安全设施问题，等等这些都是我们要进行可行性研究的范畴。第三、提炼主题，进行创意。（由项目主办方及活动公司进行构思）第
3、四、方案论证。1、成立活动领导小组组，召开实施会议。由领导小组成员共同协商对本次活动进行宏观总指挥，最终将活动涉及到的工作分成诸如策划、后勤、接待、媒体、签到组、保卫、保洁等几组（可根据每次活动实际情况设置），并将每一项工作选出小组负责人，同时选出本次活动的总指挥。2、根据筹备会议精神，认真制定活动计划书，将其作为工作的指南，一切行动原则上必须按照活动计划书进行，同时将活动程序表、活动日程安排表等关于活动的基本资料打印装订成册，保证个负责人人手一份，这样有利于活动的有序进行。3、各小组负责人，组织自己小组成员展开工作，在工作中要分工明确，责任明晰，权利对等，但各负责人要以会议或座谈等形式及时进
4、行沟通和联系、团结协作，这样以便随时了解活动的进程，同时要向自己上一级的领导汇报工作，对在自己经验和能力范围内无法解决的问题提出援助要求。第五、动员大会在重大活动的实施细节确定后，活动领导小组应召开一次动员大会。流程包含以下几步：1、领导致辞2、领导小组介绍分工明细及小组负责人 3、各小组负责人领责任书、表决心4、各合作机构领承诺函、表决心第六、预演、现场模拟从经验看，我们应该非常重视活动计划方案的现场模拟。我们看到一些重大活动，都存在这样的问题：计划很好，但是由于缺少演练或彩排，在操作过程中出现很多问题，违背了原创精神或者没有达到原创水平。所以，在原则方案确定以后，还要进一步进行现场模拟。第
5、七、总结大会对重大活动而言，要不断总结、反思，做到既有一定的模式，又有突破和创新，而非一直在一个套路中打转。不开动脑筋，不去创造一些有新意的活动，重大活动就会缺乏吸引、缺乏新意。三、操作实施过程应注意的问题1、实施操作程序的管理。程序化管理是一种科学的管理意识，只有程序化实施，才能有标准化、科学化管理，因而实施设计，重要的是设计出操作的规范程序，这在活动中其实就是对细节的把握和处理。2、方案培训。在重大活动里，为了保证活动参与人员的素质，进行培训显得尤为重要，这样不但保证了活动的质量，而且会极大地调动活动参与人员的积极性，使其感觉到参加活动的意义在于学习和自身素质的提高而不是最终的活动结果，更
6、重要的是维护了集团的声誉和影响力。同时培训还有一层意思是是对活动工作人员培训，假如参与的工作人员不了解全局的策划意图，他们就不能为大型活动策划实施提供建设性的劳动，因而需要对工作人员进行方案培训，只有知情才能出力，这些往往以专门辅导、召开会议等进行，既简便又高效。活动执行表5活动执行表一、前期准备 .1（一）前期准备的宣传类 .1（二）前期准备的物品类 .2（三）前期准备的其他 .3二、活动现场 .4三后期工作 .5任务分工 主要工作要求及内容说明 负责人 联系方式 完成时间 备注一、前期准备（一）前期准备的宣传类1、活动策划书要筹备一次重大活动都会先有初步的计划，这样就需要先做一份比较完整的
7、活动策划书，这样比较方便接下来活动的开展。更重要的是要让领导认可这份策划书，策划书最主要的是目的意义、活动内容方式及经费预算等。策划组2、正式发文 一次活动能否成功的完成还需要得到更多单位的支持和配合，这样就少不了一份正式的发文，以确定活动方案中涉及参与人员的分工及相关责任。 秘书处3、宣传用品内容的审批和确认要完成以上这些宣传形式还是有一定的程序的，首先这些宣传形式的文字内容都要由上级确认，并通过相关部门的审查，然后在活动现场内宣传。 策划组4、制作邀请函和节目单 重大活动为了扩大宣传都会邀请领导和嘉宾莅临现场，这样就必须先制作好要邀请函并进行派发。 策划组5、演示文稿（PPT）现在越来越多
8、的活动需要用到多媒体，PPT 就是其中一项，所以演示文稿我们要事先准备好，当然还有投影仪和电脑。这点要注意的一是要有组织的标志；二是要考虑到现场播放出来的效果，就是说背景颜色与文字的对比要比较明显；三是内容的规范。策划组6、联系媒体 要做到三化：联系常规化：经过多次与一个记者联系，就会建立感情，以后报道就容易了； 媒体组、活动执行表6任务分工 主要工作要求及内容说明 负责人 联系方式 完成时间 备注接待程序化：由专门的工作人员进行接待、准备相关材料；新闻通稿格式化：给媒体的新闻 接待组7、领导及嘉宾发言稿重大活动的开场或是总结我们还会邀请主要的领导嘉宾发言，有些领导和嘉宾对我们的具体活动还不是
9、十分了解，所以我们最好先准备好一份领导及嘉宾的发言稿，以备不时之需。这个发言稿一定要由这个组织的最高指导者定稿。策划组、领导小组8、主持稿 为了使主持人能够对节目进行顺利的衔接，为了让所有工作人员对整个活动具体流程都了解，提前把主持稿写出来是很必要的。 策划组9、准备拍摄相机、摄影机这个环节每个组织都会强调，但我有几个建议：一是如果很重要的活动，最好邀请专业的人士；二是如果场面很大，最好准备广角照像机；三是要同时准备多台。策划组、媒体组（二）前期准备的物品类1、水 无论是活动前期的筹备还是活动的现场我们都要准备好足够的水给工作人员及领导与嘉宾。 后勤组2、地毯 无论是会场舞台上的还是会议道路门
10、口上的，现在很多的活动我们都需要铺上地毯。 策划组3、灯光、音响等设备 现在的活动特别是室外的活动我们都要用到灯光和音响，而这些设备通常我们都没有，所以要先去租借，一个原则，够用就可以了，不要增加一些花样，没有什么大作用。 策划组4、准备签到本、中性笔、毛笔现在的许多活动都有签到这一环节，特别是会议这种类型的，所以我们事先要准备好签到表和签到笔，如果是画展则需要准备好签到本与毛笔。后勤组、策划组5、花 许多活动的场景布置都需要用到鲜花，；例如：会议桌上、致词台上、茶几上，还有就是上台献的花环或是花束。这些花都要按照不同场合提前准备好。 策划组6、礼花炮 很多晚会等类型的活动在开场或是结束的时候
11、都会放礼花炮，所以在举办这些活动时我们要准备好，同时要安排好放礼花炮的人员。当然了，这个也是能省则省。 策划组7、水果盘、水果 现在的社会越来越人性化，所以许多活动的桌上我们都会摆放水果，不一定要贵，但一定要对，如新鲜、易食用等。这个环节也要注意摆放抽式纸巾。 后勤组8、桌椅 许多的活动都需要用到桌椅，特别是室外的一些活动，这些桌椅我们都要事先借好摆放好。条件允许还要增加桌布，感觉更正式。 后勤组9、观众座位安排表制作及张贴 事先就要划分好区域，在座位贴上座位表。 后勤组10、领导座位签（牌） 正式会议的桌前，参会的领导以及嘉宾席等都需要事先摆放好座位签（牌）。 后勤组活动执行表7任务分工 主
12、要工作要求及内容说明 负责人 联系方式 完成时间 备注11、领导中、晚餐预订 重大活动中安排领导用餐，也是重要环节之一 后勤组、接待组12、预定工作餐 重大活动和长时间的活动要提供工作餐，因为实在是太辛苦了。当然，这只是组织的一种心意，不用吃得好，但要吃得饱。 后勤组13、礼品 我们要准备些好礼品送给参与的嘉宾及来宾。 后勤组（三）前期准备的其他1、确定到场的领导及嘉宾活动之前要确定好会到场的领导及嘉宾，这样我们方能准确的做好座位签（牌），安排好座位。策划组、接待组2、确定主持人 所有的活动在开始之前我们都要先与主持人沟通，商量好一些细节的东西。主持人的选择要很慎重，性质不同的活动就要选择风格不同的主持人。 策划组3、活动场地
