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1、秘书实务,课程说明,一、课程性质 “秘书实务”是我系商务英语大二学生的专业核心课程，主要培养有社会主义觉悟的，德智体美全面发展的，了解秘书基本知识，具有办公室工作能力，适于从事社会各类机关、公司、企事业单位等社会组织的人才 。,二、主要内容 第一章 秘书实务概述 第二章 办公事务的管理 第三章 接待实务 第四章 会议与谈判实务 第五章 商务活动 第六章 文档及信息管理 第七章 公文处理实务 第八章 人际交往实务 第九章 礼仪实务 第十章 秘书工作中的沟通与协调,三、教学目标 本课程主要是使学生从感性的工作实践到理性的工作事理对秘书工作有一个基本的认识。同时，配合一定的训练，使学生的认识有较大提
2、高。本课程以秘书实务为主，对秘书学原理部分遵照“必须”、“够用”、“精当”、“扎实”的原则有所取舍。,四、考核方法 平时表现与期末考试相结合 1、考勤：10% 2、作业：10% 3、实训(含课堂讨论和实作)：20% 4、期末考试：60%,第一章,秘书实务概述,本章的教学目标,1.了解秘书实务的内容 2.了解秘书实务工作的性质与特点 3.熟悉秘书应具备的能力及职业道德 4.掌握秘书实务工作的规律与方法,一、秘书的含义,讨论：在你的心目中秘书室一种怎样的职业，你如何定义这种职业，如何看到秘书工作的？,“秘书”的出处 （1）说文易部：“秘书说曰：日月为易。” 段玉裁 注：“秘书，谓纬书。” （2）后
3、汉书郑玄传：（郑玄）“遂博稽六艺，粗览传记，时睹秘书纬术之奥”。 秘密机要的书籍文件。指谶纬图箓等书。 官名；职务名。古代称掌管图书之官。如 汉 以来之秘书监、秘书郎皆是 。 官名；职务名。掌秘要文书之官，如 三国 魏 之秘书令、秘书丞。,含义,秘书（Secretary）可以指： 1、政党之内的要职，最高者称为总书记。 2、写字楼及商业机构内的文员职位，专长是速记、打字、安排日程、会议、订机票、订酒店等。 3、香港决策局的最高级公务员职位。,狭义秘书定义 专门从事办公室程序性工作、协助领导处理政务及日常事务并为领导决策及其实施服务的人员。 广义秘书定义 位居领导人身边或领导机构中枢，从事办公室
4、事务，办理文书，联系各方，保证领导工作正常运转，直接为领导工作服务并为各方面的事务与信息助手”。,秘书学的产生 秘书作为古老的职业门类，在我国有着悠久的发展历史，但秘书学作为一门科学，是80年代以后才在我国兴起。80年代初出现秘书学理论研究的热潮，主要标志： （1）秘书教育大发展 初步形成了我国多层次，多渠道，多形式的秘书人才培养的网络。 （2）秘书工作组织的成立 从中央到地方建立学术团体、各种秘书协会。 （3）秘书刊物的出版发行 中共中央办公厅秘书工作 上海大学：秘书,秘书的分类 1、秘书的纵向分类 中国 ：（1）初级秘书 （2）中级秘书 （3）高级秘书 日本：（1）见习秘书 （2）初级秘书
5、 （3）中级秘书 （4）高级秘书 2、秘书的横向分类 (1) 商务秘书 (2) 教学秘书 (3) 司法秘书 (4) 医务秘书 (5) 政务秘书,二、秘书实务,（一）秘书实务的含义 “实”是“实际”的意思 “务”是“事情、从事”的意思 字面理解是：秘书工作者实际从事的事情 （二）学习的目的 熟悉秘书业务知识，掌握秘书工作的内容、规范、程序和操作方法，提高从事秘书工作的实际能力。,（三）秘书实务的具体内容 1、“参与政务”、“掌管事务”（分清楚主次） 2、办文、办会、办事 办文包括办发文、办收文以及文件管理。办发文是指由单位起草，发往外单位的文件，包括牛皋、审核、发文登记、打印、校对、装订、装封、
6、发出、注发等一系列程序；办收文是指办理外单位发往本单位的文件，包括签收、拆封、登记、传阅、批办等一系列程序；文件管理即把办理完毕的收文、发文科学地存放起来，以备领导随时查询，并定期向档案部门移交工作。,办会 会议是管理工作和领导活动的方式之一，会议是民主精神的体现。如何组织好会议、如何做好会议中的会务服务工作、如何提高开会的效率都是秘书工作者需要考虑、研究的问题。 办事 包括值班、电话事务、接待、为领导安排日程、调查研究、为领导决策提供参考性方案、信息服务、查办工作、信访工作、保密工作。,（四）秘书实务的特点,1、实用性、实践性 2、规范性、程序性 3、现实性、可操作性,三、秘书应具备的能力及
7、职业道德,（一）能力要求 秘书的能力要求秘书工作的复杂性、多样性和秘书活动的丰富性、广泛性，需要秘书人员具有多种能力。主要是： 1写作能力 2，口头表达能力 3听知能力 秘书要善于耐心倾听和正确理解别人的发言，要能从别人的冗长、反复的发言中拎出要领，或是从众口交加、激烈争论中抓住重点，并且能转化为自己清晰简明的语言加以复述。听知能力还意味着秘书应努力掌握方言、外语和民族语言。我国疆土辽阔、民族众多，现在实行开放政策，横向联系和国际交流日益增多，秘书多懂一种方言、多懂一种民族语言或外语，就是多了一样交际工具，多了一条信息渠道。,4阅读概括能力 5社交活动能力 现代社会中的秘书已不再是整天坐在办公
8、室里整理文件或是伏案写作，而是经常要参加各种社会活动，外出联系工作，调查情况，收集信息，进行协调，参加各种会议、会谈或宴会，甚至有参加外事活动的机会。秘书人员必须具有一定的社会活动能力，懂得各种场合的牢L仪、礼节，善于待人接物，善于处理复杂的人际关系。 6协调能力 秘书要善于发现机关与机关之间、部门与部门之间、机关与基层之间工作上的矛盾或不平衡；要善于发现文件与文件之间政策、提法上的抵触或不 一致；要善于发现领导与领导、干部与干部之间的误解或不和，并及时加以沟通、协调。,7观察分析能力 秘书在工作中要时时、事事、处处做有心人，善于观察，善于发现“死角”，及时提请领导注意，要善于做拾遗补阙工作。
9、不仅善于发现问题，而且要善于分析问题、提出解决问题的办法供领导择用、实施。观察分析能力是秘书工作由被动服务转为主动服务的前提条件。 8应变能力 秘书的大部分工作都有章可循，应严格按照政策和规章制度办事。但有些工作，尤其是事务性工作，在特殊的时间、地点、条件下，也常会出现意想不到的情况。秘书人员要有遇急不慌、临危不惧、处事冷静的应变能力，处理问题既要符合原则，又要有一定的机动性和灵活性。,9使用先进办公器械的能力 诸如电话机、录音机、扩音机、照相机、录像机、复印机、打字机、电子计算机、传真机、网络通讯设备等等。凡是办公室拥有的器械、设备，秘书人员都应学会使用。尽管部门内可能有专门的操作人员，但秘
10、书人员如具有使用能力，可以备工作上的不时之需。 10预测能力 预测是在大量事实和信息的基础上，对可能发生或即将发生的情况作出科学的预计。有经验并富有创造精神的秘书人员应培养和锻炼自己的预测能力，这有助于进行主动服务和预防工作差错，也有助于秘书人员获得晋升为管理者、决策者的机会。,11、记忆力 准确记忆事物的能力。如果连续忘记相同的事物，那么不仅会降低工作的效率，而且还可能会令上司感到困惑。因此，为了促使上司对自己更加信任，应努力做到一次性地记牢上司说过的话。此外，还有一个重要的问题，就是必须做笔记。 12、执行力 以适当的方式迅速处理业务的能力。虽然在进行工作时擅自作出决定可能会产生问题，但是
11、没有上司的指示就不行动问题更大。秘书应具备在必要的时候判断状况并迅速作出处理的能力。,（二）秘书的职业道德规范 文明礼貌、爱岗敬业、诚实守信、办事公道、勤劳节俭、遵纪守法、 团结互助、开拓创新。,六、秘书实务工作的规律和方法,（一）秘书实务的规律的内容 1、不同行业的秘书工作有各自的特殊规律 2、不同工作范畴有各自的特殊规律 3、经常性工作规范化、程序化的规律 4、领导授意与秘书忠实、完整、准确表达相一致的规律 （二）秘书实务的工作方法 1、抓主要矛盾的方法 2、妥善处理各种工作的方法 3、从群众中来到群众中去的方法,七课堂讨论题,（一）秘书应具有怎样的知识结构？ （二）秘书应具有哪些能力？
12、（三）秘书应具有哪些职业道德？ （四）女性秘书怎样才能保护自己？,补充内容：秘书的任职资格与条件 诚 聘 三盛集团是一家跨区域、多元化的集团公司，投资涉及塑料、化工制造、金融、房地产等多个领域。目前在福州已成功开发有 “三盛果岭生活”、“三盛巴厘岛”、“丽景天成”等地产项目，并有50万M2的地产储备项目正在陆续开发。现因业务发展迅速，诚邀英才加盟。本公司提供富有竞争力的薪酬福利待遇。 1、秘书 本科学历，中文、工商管理或房地产经营管理专业，形象气质佳，综合素质较高；有二年以上大型房地产开发企业相关工作经验，熟悉办公软件。,工学院招聘启事 因工作需要，北京大学工学院拟公开招聘教学秘书一名，负责工
13、学院本科生、研究生教学管理的具体事务及相关事宜。试用期6个月，试用合格后按北京大学聘用人员有关规定办理。 工学院的情况可参见：http:/ 一 招聘条件： 1、 本科或以上学历，贯彻执行党的路线、方针和政策； 2、 有较强的中英文口头和书面交流能力，英语达到六级水平； 3、 具有较好的沟通协调能力和应变能力； 4、 工作态度认真，责任心强，能较好地与人相处共事，并有吃苦耐劳精神； 5、 具有计算机操作基础知识，熟练掌握Office系统和相关办公网络系统； 6、 身体健康；,二 报名办法： 1、 需提交申请人个人简历 个人简历请发送电子邮件至：； 2、 初选合格者将通知面试，应聘材料恕不退还 面
14、试时请带上毕业证书、学位证书及其他相关材料（培训经历、获奖证书等）原件； 3、 报名截止日期：2005年10月9日。 北京大学工学院 2005年9月26日,广州通程建筑设计有限公司 公司简介 公司可经营范围有建筑设计；园林景观设计；室内装饰设计；房地产信息咨询；设计、制作国内外各类广告；项目可行性研究。面向全国房地产市场提供优质服务，业务集房地产前期策划、建筑设计、规划设计、景观设计、装饰设计、房地产信息咨询等服务于一身。主要从事建筑设计方面的工作，其中以低层高层住宅规划、建筑设计为主，也有部份公共建设计包括医院、办公楼、酒店等。在居住区规划、办公建筑、大型商业、娱乐中心、高档酒店等综合性建筑
15、群体规划设计方面积累起丰富的经验。,职位描述 任职要求： 1、具相关专业大专及以上学历或者秘秘书证； 2、熟练使用word 、excel等常用办公软件； 3、气质形象佳，普通话标准，语言表达能力好； 4、工作认真负责，具有独立的处事能力； 5、有建筑设计行业相关工作经验或行政秘书工作经验优先。 岗位职责： 1、文字处理能力强，擅长文本处理及编辑，熟练使用办公软件及办公设备； 2、协助各项规章制度监督与执行，进行日常行政工作的组织与管理； 3、做好材料收集、文书起草、公文制定、文件收发等工作； 4、接待来访、接听来电、解答咨询及传递信息工；5、工资待遇2500以上,秘书考证,本职业共设四个等级，分别为五级秘书(国家职业资格五级)、四级秘书(国家职业资格四级)、三级秘书(国家职业资格三级)和二级秘书(国家职业资格二级)。 全国秘书证书考试内容：文书写作、公关礼仪、档案管理、办公自动化、办公室工作、法律与经济管理概论、外语（英、日、俄等）,申报条件,五级秘书（具备以下条件之一者） （1）经五级秘书正规培训达规定标准时数，并取得结业证书； （2）在本职业连续见习工作2年以上。 四级秘书（具备以下条件之一者） （1）取得五级秘书职业资格证书，连续从事本职业工作2年以上，经四级秘书正规培训达规定标准学时数，并取得结业证书； （2）取得五级秘书职业资格证书，连续从事本职业
