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1、2019/4/30,第 2 章 办公软件应用技能 - He-Mingrui,1,第 2 章 办公软件应用技能,在各种计算机应用中，最常用的是文字编辑、数据表统计分析、演示文稿制作事务，这可使用Microsoft Office套装软件中的Word、Excel及PowerPoint软件来完成 Office是在Windows平台上运行的一套办公软件，它将几个互补的常用桌面应用程序捆绑成软件包，每种软件各有不同的功能，但每种软件都可以调用由其他软件制作而成的文档的内容，从而完成较为复杂的任务 Office软件中的多种以内功用程序具有大致相同的用户界面，用户可以采用基本一致的操作方式来创建和编辑各种不同
2、种类的文档。同时，套件中还提供了一整套快速创建各种不同种类文档的模板和向导，帮助用户更快更好地完成任务,2019/4/30,第 2 章 办公软件应用技能 - He-Mingrui,2,教学要求,掌握Word的基本编辑、文字编排、图文混排、表格处理、长文档的编排、邮件合并 掌握Excel的基本操作和数据格式化方法，掌握公式和函数的使用，函数有sum()、average()、count()、countif()、if()、max()、min()，掌握图表的使用和数据排序与自动筛选、高级筛选 了解PowerPoint的相关基本概念，能利用PowerPoint进行演示文稿的制作,2019/4/30,第
3、2 章 办公软件应用技能 - He-Mingrui,3,本章重点,借助Word实现论文制作 公式和函数的使用、数据排序、数据筛选、图表的基本操作、分类汇总,本章难点 利用电子表格进行统计处理，比如成绩统计、财务统计,2019/4/30,第 2 章 办公软件应用技能 - He-Mingrui,4,第 1 节 Office软件的基本操作,套装软件是将流行的若干软件集成起来形成一套软件，Microsfot Office就是目前使用最广泛、功能最强大的办公软件，Office 套装软件中的各种组件具有相似的界面和操作方式，它们之间可以进行信息共享。本节介绍Office软件的启动与关闭、主窗口、文档操作,
4、2019/4/30,第 2 章 办公软件应用技能 - He-Mingrui,5,一、Office软件概述,1. Office功能列表 Office办公软件中的基本组件包括几个核心应用程序：Word、Excel、PowerPoint、FrontPage、Access,2019/4/30,第 2 章 办公软件应用技能 - He-Mingrui,6,Office软件概述,2. 主窗口与文档窗口,Office软件中各组件的用户界面都由主窗口和文档窗口组成 主窗口的形式基本相同，都由菜单栏、工具栏、状态栏，以及边框等几部分组成，文档窗口则因组件的不同而有较大的差异,所谓文档是指由某种应用程序所创建的文件
5、。在调用某种应用程序创建了一个文档之后，这个文档就自动和这个程序相互关联起来。例如，由Word所创建的扩展名为.doc的文件成为Word文档，Word文档和Word软件自动建立关联。可以手动创建关联或改变已有的关联,2019/4/30,第 2 章 办公软件应用技能 - He-Mingrui,7,二、Office软件的启动和关闭,1. Office软件的启动 以Word为例 方法一：通过“开始”按钮, 在其子菜单中选择“Microsoft Word”命令 方法二：双击桌面上创建的Word快捷方式 方法三：双击一个Word文档，则Windows首先打开Word窗口, 再在Word窗口中打开该文档
6、方法四：找到 Word的 “应用程序文件”，双击该文件的图标， 打开Word窗口,Office软件的图标,2019/4/30,第 2 章 办公软件应用技能 - He-Mingrui,8,Office软件的启动和关闭,2. Office软件的关闭,关闭某个Office软件之前，先要关闭其中正在编辑的文档，然后再关闭该软件。仍以Word为例,方法一：单击窗口右上角的“关闭”按钮“” 方法二：执行“文件/退出”命令 方法三：使用快捷键 Alt+F4 方法四：双击控制按钮或单击窗口左上角，在打开的控制菜单中单击“关闭”命令,2019/4/30,第 2 章 办公软件应用技能 - He-Mingrui,9
7、,三、文档文件,不同的应用软件产生不同类型的文件，通过其扩展名来体现,1. Word 文档：扩展名为doc 2. Excel 文档：称为工作薄，扩展名为xls 3. PowerPoint 文档：称为演示文稿，扩展名为ppt 4. FrontPage 文档：扩展名为htm/html,2019/4/30,第 2 章 办公软件应用技能 - He-Mingrui,10,四、文档操作（文件菜单）,1. 新建 建立新的文档 2. 打开 打开已创建的文档 3. 关闭 关闭文档窗口 4. 保存 保存正编辑的文档 5. 另存为 改变位置或名称后保存,2019/4/30,第 2 章 办公软件应用技能 - He-M
8、ingrui,11,第 2 节 文字处理软件Word,文字处理软件 Word 是套装软件 Office 中使用最频繁的组件，我们书写总结、搞企业策划、制作招标书、就业推荐书等都要使用 Word Word的主要功能：文字编辑、版面设计、表格处理、图形处理、制作Web页、文件管理 本节以 Office 2003中文版为蓝本介绍Word基本概念、基本操作和使用,2019/4/30,第 2 章 办公软件应用技能 - He-Mingrui,12,一、基本文字编辑操作,1. Word主窗口,2019/4/30,第 2 章 办公软件应用技能 - He-Mingrui,13,基本文字编辑操作,2. 视图方式,
9、为了方便用户进行文字编辑及格式编排，Word 提供了多种显示模式，也称为 视图,1. 普通视图 2. Web版式视图 3. 页面视图 4. 大纲视图 5. 主控文档视图：在“大纲视图” 下出现 6. 全屏视图：“视图/全屏显示”,2019/4/30,第 2 章 办公软件应用技能 - He-Mingrui,14,基本文字编辑操作,3. 输入文本,Word支持五笔、标准、区位、郑码、全拼、双拼等多种汉字输入法，按组合键 Ctrl+Shift 进行切换,汉字输入 中英文切换：Ctrl+Space 中英文标点符号切换 其他字符: 软键盘 符号: “插入/符号” 特殊字符: “插入/特殊符号”,缺省设置
10、 中/英文输入法 Crtl + Space 输入方式 Crtl + Shift 全/半角字符 Shift + Space 中/英文标点 Crtl + .,2019/4/30,第 2 章 办公软件应用技能 - He-Mingrui,15,基本文字编辑操作,4. 选择文本,在 Word中，如果要编辑文档中的某些内容，则应首先标记这些内容，成为选定，被选定的内容反像显示,选 定 区,2019/4/30,第 2 章 办公软件应用技能 - He-Mingrui,16,基本文字编辑操作,5. 编辑文本,移动 用剪贴板： 选定 - 剪切 - 粘贴 用鼠标拖动 复制 用剪贴板： 选定 -复制 - 粘贴 用鼠标
11、：按住Ctrl后拖动 删除 选择后，按 Del 键,撤消、恢复和重复 撤消：撤消前面的操作 恢复：恢复撤消前的状态 查找与替换 要对整篇文档中的某一相同内容进行修改，比如将“电脑”修改为“计算机” 操作内容：文本、格式、特殊字符 “编辑/查找”, “编辑/替换”,2019/4/30,第 2 章 办公软件应用技能 - He-Mingrui,17,二、格式编排,1. 字符格式 字符格式就是字符的外观，如字体、字号、粗体、斜体、下划线、颜色等 设置字符格式要按照 “先选定后操作” 的原则,设置内容 字体、字号、字型 设置方法 “格式/字体”：字体对话框 格式工具栏 用格式刷复制格式 （复制一次或多次
12、）,2019/4/30,第 2 章 办公软件应用技能 - He-Mingrui,18,格式编排,2. 段落格式,设置段落格式是改变段落的外观，对文本块的整体布局进行格式设置（段落的缩进方式、对齐方式、间距设置、制表位位置设置等）,段落是指两个段落标记之间的所有信息 段落标记用于标记一个段落的结束、上下两段的分界。每一自然段 结束 和 文档结束 处有一个段落标记,未显示段落标记,显示段落标记,2019/4/30,第 2 章 办公软件应用技能 - He-Mingrui,19,格式编排,(1) 设置内容 缩进方式：首行缩进、悬挂缩进、左缩进、右缩进 对齐方式：两端对齐、左对齐(默认)、居中、右对齐、
13、分散对齐 行间距：单倍行距、1.5倍行距、2倍行距 段间距： “格式/段落” ，段前 与 段后 (2) 设置方法 “格式/段落” 格式工具栏 水平标尺 用格式刷复制段落格式,2019/4/30,第 2 章 办公软件应用技能 - He-Mingrui,20,格式编排,3. 页面设置,页面设置：“文件/页面设置”,设置内容：页边距、纸型、纸张来源等 设置纸型和页面方向 Word设置的页边距与所用的纸型有关 默认：纸型是标准的 A4纸 ,宽度210mm、高度297mm，页面方式是纵向 页面页码： “插入/页码” 或 “视图/页眉和页脚” 设置页眉和页脚：“视图/页眉和页脚”,2019/4/30,第
14、2 章 办公软件应用技能 - He-Mingrui,21,格式编排,4. 分栏,分栏就是将一段文本分成并排的几栏 页面视图/打印预览视图下：可见多栏效果；普通视图下：按一栏显示,设置方法 “常用”或“其他格式”工具栏中的“分栏”按钮快速建立宽度相同的栏 “格式/分栏”命令,分栏的版面修饰 改变栏数 改变栏宽 改变分栏点：分栏点表示文档中前一栏文本的结束和下一栏文本的开始,2019/4/30,第 2 章 办公软件应用技能 - He-Mingrui,22,三、表格处理,1. 创建表格的方法 “表格/插入/表格” 在对话框中设置行数、列数 用工具按钮：拖动选择行数、列数 用表格和边框工具栏 从文本转
15、换表格 输入文字-设分隔符-选定-“表格/将文字转换成表格”,2019/4/30,第 2 章 办公软件应用技能 - He-Mingrui,23,表格处理,2. 编辑表格,选定: 一行、一列、一个单元格 插入行、列 删除行、列 插入和删除单元格 改变列宽和行高 拆分和合并单元格 对齐方式：表格对齐和单元格内容的对齐,2019/4/30,第 2 章 办公软件应用技能 - He-Mingrui,24,表格处理,3. 表格中数据排序,所谓排序就是对表格中的所有行数据（第一行除外）按照某种依据进行重排。在排序时，一次最多3个关键字,对表格按某一列进行排序，单击该列的任一处(或选定该列)，单击“表格和边框
16、”工具栏上的 (升序)或 (降序) 对整张表格排序，选定该表格，执行“表格/排序”，如右图。排序时分“有标题行”和“无标题行”,2019/4/30,第 2 章 办公软件应用技能 - He-Mingrui,25,四、图形和公式,1. 绘制自选图形,打开绘图工具栏 选图形工具 拖动绘制 添加文字 编辑,DB,X=0,2019/4/30,第 2 章 办公软件应用技能 - He-Mingrui,26,图形和公式,2. 插入图形对象,“插入/图片” 选对象 剪贴画 Office中有一个名为Microsoft Clip Gallery（剪辑库）的共用部件：剪贴画、图片、声音和影片 C:Program FilesMicrosoft OfficeCLIPARTPUB60COR C:Program FilesMicrosoft OfficeMEDIAOFFICE11AUT
