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1、货物文件与单据安全管理程序1.0目的为了确保公司的C-TPAT反恐安全的文件与记录得到有效的管制，特制订本程序.2.0范围本程序适用于与本公司C-TPAT反恐安全有关的文件与记录数据.3.0执行程序3.1 外来文件的确认与诈骗识别3.1.1美国海关C-TPAT反恐安全标准由C-TPAT督导员每个月向美国海关C-TPAT网站或第三方认证机构查询并下载，且由管理者代表签名确认后存文件.3.1.2公司应确保所有业务和货物数据是清晰、完整和正确的（包括计算机系统内数据的安全性）， 以防止调换、遗失或提交不正确资料，相关人员（船务、货仓等）要随机核对与确认.3.1.3公司对客户发来的数据（电邮或传真）如
2、订单、加工合同、唛头及其它技术性数据要给予确认，以防止诈骗；确认的方式应通过电话与固定联络人核实.3.1.4成品出货时，船务部门必须与运输公司预好货物的运输时间，运输车辆到厂时货仓人员必须确认托运单或出货资料是否属实，并按船务部门发出的出货资料、托运单进行装载.3.1.5任何与货物处理的相关的文件和记录必须是保密的，只允许与此工作相关的人才可以接触和处理，公司应明确相关人员职责，以确保货物文件和记录的保密性和完整性.3.1.6如果发现文件不符或者有假文件的诈骗现象必须通知客户、海关及当地执法机关及其它利益相关方等.3.2 记录的填写、标识与发出控制3.2.1各部门根据开展的C-TPAT活动填写
3、相关记录，按规定填写，字迹清晰、真实易于阅读、应准确记载相关信息，以确保有效地提供给利益相关方及可供追溯. 3.2.1C-TPAT记录应明确显示所涉及的相关活动资料，并易于识别.3.2.3发关给客户的托运单、报关单及其它相关记录必须清晰、真实易于阅读， 发送后须与客户相关对应人员进行电话确认数据是否收到，并核对和确认资料相关内容，避免发送的资料被篡改等非法活动.3.2.4对于收发货单据，托运成品货单据等资料的原始单据于收发货后次日（最好在二十四小时内）交财务部有关分管负责人.3.2.5货仓部保存货运单据复印件一个月，在每月月底将所有复印单据交公司存文件.对于公司的运输数据和数据系统要严格保密.3.3装船前24小时申报舱单管理规则3.3.1详见美国海关装船前24小时申报舱单管理规则货物文件与单据安全管理程序修订日期修订单号修订内容摘要页次版次修订审核批准 /系统文件新制定4A/0/批准：审核：编制： 3
