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1、5S管理在办公室的运用,目录, 5S基础知识 将5S运用到办公室 推行5S的注意事项,目录, 5S基础知识 将5S运用到办公室 推行5S的注意事项,5S起源于日本，指的是在生产现场中对人员、机器、材料、方法等生产要素进行有效管理，是日式企业独特的一种管理方法。现已被世界各国管理界认同及应用。,1955年,为了确保作业空间和安全,日本开始推行2S(整理、整顿)。宣传口号为“安全始于整理、整顿，终于整理、整顿。”,后因生产和品质控制和需要而又逐步提出了3S，即清扫、清洁、素养。,1986年，日本的首本5S著作问世，对生产现场管理模式起到了冲击作用，并掀起了5S的热潮，5S运动从此成为日式企业工厂管
2、理的基础。,起 源,日本江户时代推行的5S，加上现代的3S,发 展,5S的日语发音都是以“Si”开头，所以称为5S。,什么是5S？,整理 定义：区分要用和不要用的，不要用的清除掉。 目的：把“空间”腾出来活用,防止误用。 整顿 定义：要的东西依规定定位、定方法摆放整齐，明确数量，明确标示 目的：不浪费“时间”找东西,清扫 定义：清除职场内的脏污，并防止污染的发生 目的：消除“脏污”，保持职场干干净净、整整齐齐 。 清洁 定义：将上面3S实施的做法制度化，规范化，维持其成果 。 目的：通过制度化来维持前3S成果,素养 定义：对于规定了的事情，都按要求去执行，并养成一种习惯。 目的：遵守规章制度培
3、养良好素质习惯的人才铸造团队精神,Seiri（整理）,Seiton（整顿）,Seiso （清扫）,Seiketsu（清洁）,确定什么是必要的，什么是不必要的,各得其所、各就其位,识别不清洁的来源,执行过程以维持/改善前3个S的标准,5S 说明,1S,2S,3S,4S,Shitsuke（素养）,工作场所中保持和自律的5S文化,5S,归纳,整理是整顿的基础 清扫在整理整顿之后 三项工作的保持即为清洁 要把以上工作做好，还有依靠人的素养,5S之间的关系,只有整理没整顿，物品真难找得到 只有整顿没整理，无法取舍乱糟糟 整理整顿没清扫，物品使用不可靠 3S效果怎保证？ 清洁出来献一招 标准作业练素养，安
4、全生产最重要 日积月累勤改善，公司管理水平高,为什么要推行5S？,5S活动是一套行之有效的管理方法 改善作业环境； 提高作业效率； 提高作业质量； 鼓舞人员士气； 是其他管理活动有效开展的基石之一。,5S推进原理,行为,态度,目录, 5S基础知识 将5S运用到办公室 推行5S的注意事项,将5S应用于办公室、信息和交易过程，实现你的业务目标,5S不是知识，也不是技术，而是应该做的事情！,步骤： 现场检查：对工作现场进行全面检查（包括看到的和看不到的） 区分必需品与非必需品：使用频率在每小时、每天、每周的物品即为必需品 清理非必需品：将必需品留下,非必需品移出工作区域。 非必需品的处理： 无使用价
5、值：折价变卖、转移它用 有使用价值：特别处理、分类后出售 每天循环整理：日日做、时时做,1S-整理阶段,杂,怎么要区分对待?,马上要用的,暂时不用的,长期不用的,5S管理工具-区分必需品和非必需品,目的：将必需品和非必需品区分开，以便腾出空使用说明间，防止误用。,将不再使用的文件资料或破旧书籍、过期报纸等按要求废弃。 将不经常使用的文件资料进行分类编号整齐存放于文件柜中。 将经常使用的文件资料进行分类整理，整齐放于办公桌抽屉中。 将正在使用的文件资料分为待处理、正处理、已处理三类，整齐放于办公桌面或文件筐内，做到需要的文件资料能快速找到。,办公室文件整理标准：,1S实例-办公区域,清理前,清理
6、后,清理前,清理后,拿走不必要的物品， 将不必要物品移到归档系统或直接处理,1S实例-文件整理,删除不用的图标 卸载不用的程序 删除旧文件或将旧文件存档到CD上,清理前,清理后,将待处理，处理完的文件分开放置,2S 整顿阶段,步骤： 分析现状：从物品的名称、分类、放置进行规范化。 物品分类：根据物品特征进行分类。 决定储存方法：物品存放进行定置管理，实现人与物最佳结合。 实施：按照决定的储存方法，对物品进行存放。,乱,彻底整理，只留下需要的物品,合理利用空间， 100%定位放置,根据 种类、空间、区域、防护 规定摆放方法,5S管理工具-物品的分类存放及登记,办公室个人区域物品摆放标准：,桌面位
7、置摆放（明确“待处理”“已处理”位置） 将电脑放置于桌面中央，主机箱放置于电脑桌面下方。 以电脑中心位置为分界，电脑左侧位置为未处理文件、处理文件所需资等放置 区，右侧为已处理文件。 水杯、电话、鼠标等根据个人实际使用情况摆放在两区域内，放置成水平直角。 留言条、记事贴位于电脑左下方处。 下班后，将待处理的文件与已处理文件收集至右边最上层抽屉内，保证桌面剩余物品仅为电脑、文件筐、水杯、办公用具（电话、对讲机、鼠标、鼠标垫）。 抽屉整理：明确私人物品集中放置区 。 个人手巾、抹布放置于办公桌右侧。 个人物收纳在右边最下层的抽屉中。 个人服装（限两件）放置在衣架上。 离开座位时，将椅子放置于电脑桌
8、主机箱与抽屉之间。,办公室公共区域物品摆放标准：,桌面、地面、窗台、箱柜及办公设施上无水渍、印痕、杂物、灰尘及非必需品。 办公设施（打印机、复印机、传真机、碎纸机）周围区域整洁有序。 办公室墙面无过期张贴物；展示板要保持整洁、规矩、展示与工作相关的信息，并要及时更新。 材料不随意堆放在办公桌上或椅子上。 所有相关的物品都要集中放置。书柜、抽屉、办公用品区域要有适当的标识。 电话线、电源线、网线布置安全、整齐、得当。,资料整理 将所有资料柜明确责任人 将文件夹按照编号、责任人、名称、保管期限进行定位 资料柜整理 粘贴规范的标识 柜内区域标识 柜外表面进行标识,办公室资料柜摆放标准：,粘贴标识,物
9、品定置,分类管理,整顿前,整顿后,简单的目视化管理体系清楚显示了归属和是否遗失什么东西。 目视化管理使你能进行“例外管理”,2S实例-办公区域,将这些文件移至远距离存放强制的保存期 文件的取用非常少（如果有） 按有效期分类，这样新文件移入远距离存放时，将过期数据丢弃,2S实例-档案文件,2S实例-整顿档案柜,管理责任者 管理此架责任者姓名,架子表示标签 表示架子种类的标签,柜子内表示标签用此标签表示下段的内容,3S 清扫阶段,步骤： 从工作岗位扫除一切垃圾灰尘：自己亲自动手，不留死角。 清扫后检查：工作区干干净净，每天均要保持。 整修：清扫中发现问题及时整修或保养。 查明污垢的发生源：从根本上
10、彻底解决。 实施区域：实行区域卫生责任制，责任到人。 制定相关的清扫标准：明确清扫的对象、方法、周期、使用工具、责任人等。,脏,看不见的地方，也要彻底打扫干净。 经常打扫，使环境尽量不产生灰尘、污秽。,如何清扫？,1、办公室门要里外清洁，门框上无灰尘。 2、地面及四周踢角干净，要显露本色，无灰尘、污迹。 3、室内墙壁做到无污染、无爆皮、无蜘蛛网；墙上不许乱贴、乱画、乱挂、乱钉。 4、窗玻璃干净透明，无水迹、雨迹、污迹；窗框洁净无污迹；窗台无杂物、无灰尘；门玻璃干净透亮，不挂贴报纸和海报。 5、窗帘整齐洁净、无灰尘，悬挂整齐。 6、暖气片、暖气管道上无尘土，不搭放任何物品。 7、灯具、电扇、空调
11、、微机、打印机等电器，表面洁净，无灰尘；各种电器开关、线路无灰尘、无安全隐患。 8、文件柜顶、表面要保持洁净、无灰尘、无污迹。 9、更衣柜内物品分类摆放，要求工作服、毛巾等个人用品叠放整齐；柜内、柜外、柜顶保持洁净、无灰尘、无杂物。 10、办公桌面、挡板内外、长柜内外应保持洁净、无灰尘、无污迹。 11、电话要擦拭干净，整齐放于办公桌横板处或办公桌面；电话线要整齐有序，不凌乱。 12、垃圾筐要及时倾倒，不能装的太满；门后禁止存放垃圾；条帚、墩布、簸箕等清洁用具整齐放于门后；抹布可叠好放于盆架上，或整齐搭挂于门后。,办公区域清扫规范：,4S 清洁阶段,步骤： 整理、区分工作区的必需品和非必需品。
12、撤走各个岗位的非必需品。 整顿、规定必需品的摆放场所。 规定物品的摆放方法。 粘贴规范统一的标识。 将放置和识别的方法对员工进行说明。 清扫并在地板上划出曲线，明确责任区及责任人。,亮,花时间改掉坏习惯及眼不见为净的态度,1、 每天上班前5分钟对自己的卫生区进行清扫。 2、上班时间随时保持。 3、自我检查，对发现的不符合项随时整改。 4、下班前整理好当天的资料、文件、票据，分类归档。 5、下班后整理办公桌上的物品，放置整齐；整理好个人物品，定置存放。,办公区域清洁标准：,5S 素养阶段,步骤： 具备了成功的修养。 成为他人的榜样。 努力遵守规章制度。 深刻理解各项规章制度。 认真仔细的学习公司
13、的各项规章制度。,习惯,持续推动4S活动直至习惯化 严格遵守公司的规章制度 不断地培养责任感、改变意识 充满热情的开始每一天的工作,总结5S：,可以及时拿到需要的东西 随时确认自己的工作是否按计划执行 保证工作顺利进展 整理清洁不是最终的目的，而是避免浪费，提高工作效率,目录, 5S基础知识 将5S运用到办公室 推行5S的注意事项,维持5S的常见误区,缺乏评价程序 感觉5S就是“打扫卫生” 感觉这是一次性活动 不是一个持续的过程 不把5S看作是一个管理工具 将5S视为其他人的责任 将5S看得很“简单”，每个人都“知道怎么做”,推行5S的注意事项,5S是改善的基础 目视化管理是终极目标 每个人都有责任，我们每个人都要将5S作为个人的目标,整理,整顿,清扫,素养,清洁,谢谢大家!,
