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1、采购管理实务,目 录 1、采购的含义与范围 2、采购部门的建立 3、采购部门的职责及人员选用 4、采购制度与作业流程及表单 5、采购计划与预算 6、采购规格说明 7、供应商管理,8、 采购价格与谈判技巧 9、 交货管理 10、品质管理 11、采购策略的类别与运作 12、国际采购管理 13、采购资讯管理 14、策略性供应管理 15、采购绩效评估与稽核,1. 采购的含义与范围,采购的含义,(1)狭义的采购 买方将“银钱”转让给“卖方”，而卖方将“货品”转 移给“买方”，在买卖双方的交易过程中，一定会发 生“所有权”（ownership）的转移及占有。,买方一定要先具备支付能力。,(2)广义的采购,
2、租赁,借贷,交换,征收,1.2 采购管理的内涵,就企业功能而言的内涵 管理是企业为了达成生产或销售计划，从适当的供应厂商，在确保适当品质下，于适当的时期，以适当的价格，购入必需数量的物品或劳务所采取的一切管理活动。即“5R”,就管理功能而言的内涵 采购管理系研究在取得物品与劳务的过程中，统筹兼顾事前的规划、事中的执行以及事后的控制，以达到维持正常的产销活动，降低产销成本的目的。就采购的规划而言，应包括设定目标、建立制度与组织、划分职责与权限、人员的选用、设计作业流程与表单，以及拟订计划与预算。,1.3 采购的范围,有形的物品,原料,副料,机具及设备,事务用品,无形的物品,技术,服务,工程发包,
3、实例1-2 某电脑公司总务主办采购项目表,一、杂项用品 茶杯、壶、台灯、配锁、衣架、茶叶、咖啡、奶精、 糖、纸巾、桌巾、刻印、冲洗照片、识别证制作 二、影印及电讯有关耗材 1. 影印机、传真机、电报机等所用耗材 2.电话机、电话线路申请等 三、文具用品（制式及非制式） 四、办公设备购买及维修 五、广告（议比价）发包 人事、法务广告、公司形象广告、产品广告、牌楼 制作（国内）,六、赠品采购 年终纪念品、展示会或业务推广赠品、公开赠品 七、印刷品 依公布之印刷作业QVL规定办理 八、交际礼品采购 交际送礼、员工婚丧喜幛、挽联订制 九、会议筹备 会场洽租、布置、餐饮点心安排 十、各种场厅租赁 办公室
4、、仓库、厂房洽租等,十一、福利活动 全公司性福利活动：旅行、健行、休闲性、体育性、 文艺性活动、日用品采购、交通车安排、代订返乡团体 票等 十二、展览会场工程发包 十三、交通设备购买及维修 十四、货品托运 十五、厂房设备及工程发包维修 注：该公司另设有采购部，负责生产性物料之采购。,2. 采购部门的建立,2.1 组织方式,2.1.1 分权式的采购组织-即将采购相关的职责与工作，分别授予不同和部门来执行。 物料或商品由制造部门或销售部门来拟订 采购工作则可能由采购部门或商品部门掌管 库存之责任则可能将成（商）品归属销售部门,分权式的组织方式，采购部门只承担整个物料管理中的一部分功能与责任，也就是
5、将有关物料或商品需求计划、采购及库存的主管部门，分属不同的指挥系统，譬如采购部门隶属行政部或管理部、物料或商品需求计划部门隶属制造部或销售部，仓储部门隶属资材部或厂务部，会产生以下缺点：, 权责不清, 目标冲突, 浪费资源,2.1.2 集权式的采购组织-即将采购相关的职责或工作，集中授予一个部门来执行。,1、从整体观点处理各项作业，大幅降低物料 总成本。 2、统筹供需，增强采购能力，提升存量管制 绩效。 3、指挥系统单一化，各物料部门间的沟通与 合作获得改善。 4、物料作业系统制度化与合理化，减低了管 理费用。,可获得利益：,集权式的采购组织，正受到与日俱增的欢迎，但在实施之前若能依照下列的步
6、骤来进行，必可克服障碍，奏效立功： 1、有计划地推展集权式采购组织； 2、把生产计划的功能从制造部门脱离出来； 3、配合各行业的特性； 4、建立利润中心式的物料组织，着重以行销为出发点来加以检讨，依据销售预测来进行产品、物料、生产等计划；并将采购、外包、制造、加工、仓储、输送等，当作一个体系来运作； 5、借重电脑化使效益扩增。,2.2 隶属关系,总经理,行政 副总经理,业务 副总经理,生产 副总经理,仓储,生管管制,采购,制造,品管,隶 属 于 生 产 部,总经理,行政 副总经理,业务 副总经理,生产 副总经理,人 事,采 购,财 务,计 算 机 中 心,生 产 管 制,仓 储,制 造,品 管
7、,隶 属 于 行 政 部,总经理,人事 副总经理,业务 副总经理,财务 副总经理,生产 副总经理,采购 副总经理,生 产 管 制,仓 储,制 造,品 管,隶 属 于 高 阶 管 理 阶 层,总经理,资财部 副总经理,生产部 副总经理,其他部门 副总经理,采 购,跟 催,文 书 处 理,储运,生 产 计 划,生产管制,生 产 日 报,物 料 管 制,仓 储,运 输,收 发 料,储运,隶 属 于 资 材 部,采购部 经理,采购课 课长,稽催课 课长,管理课 课长,研究课 课长,原料组 组长,燃料组 组长,设备组 组长,办公用品 组长,维修组 组长,铅 采购员,铅 采购员,化学品 采购员,电器 采购
8、员,机械 采购员,某金属制造公司组织表,2.3 采购部门的建立方式,按物品类别,采购部,采 购 三 课,采 购 二 课,采 购 一 课,电子零件 (包括集成电路、开关、电阻、连接器、变压器、电热调节器、制动器、机黾器等）,机械制品 (包含塑料胶品、机器设备、模具等）,工程发包 事务用品 维护机械 维护水电,某电子公司采购部组织表,按采购地区,采购部,外 购 课,内 购 课,某水泥公司采购处组织表,按采购价值或重要性,E 部,制 造 工 程 部,制 造 部,品 管 部,生 管 二 部,生 管 一 部,仓 储 部,内 购 部,厂 务 部,电 脑 工 程 部,机 械 工 程 部,视 讯 工 程 部,
9、安 规 部,软 件 工 程 部,电 源 工 程 部,计 划 管 制 部,业 一 部,业 二 部,外 购 部,资 讯 部,财 会 部,进 出 品 部,会 计 部,工 业 关 系 部,工 厂,厂长室,研 究 开 发 处,ID中心,X-TERMINAL,业 务 处,产品 中心,财 务 处,总经理室 (内部稽核组),总经理,某电脑公司组织表,按采购过程,供应处,内 购 课,外 购 课,接 辖 课,资 讯 课,结报组 议价组 访价组,综合组 履约组 订约组,报关组 验收组 提货组,资讯组 稽催组 物料管理组,某国防科技单位采购组织表,混合式编组,采购处,内 购 课,原 料 课,内 购 课,五多及其他 机
10、器零件仪表 塑胶制品 包装材料工程,主要原料 助剂染料,机器零件,某人造纤维制造公司采购组织表,2.4 采购部门组织方式之优劣比较,一贯作业的组织方式，有下列优点： 1、一位采购人员可综理全部采购过程，权责相当分明。 2、符合规模经济的原则。 3、对供应商的关系良好。 4、由于对供应商有取舍的权力，故可增强及时交货及改善品质的管理效能。,一贯作业的组织方式，也有如下缺点： 1、一位采购人员负责全部过程的各项作业，工作相当繁复，且无法专精。 2、采购案从头至尾，全由一人包办所有过程，使采购人员掌握生杀大权，难免滋生弊端。 3、采购人员常因某一采购案件之羁绊，而无法进行其他的案件，致采购完成效率偏
11、低。,分段作业的组织方式，有下列优点： 1、每位采购员只负责采购过程中的一部分，熟能生巧，减少错误的机会，并提高办事效率。 2、一方面是分工合作，另方面则内部牵制，除非全体人员沆瀣一气，否则勾串不易。 3、采购过程每一阶段均由专业人员负责，应可提升采购作业的品质。,分段作业的组织方式，会有如下缺点： 1、采购过程由不同人员分段处理，发收转接手续较多，延误时效。 2、各自为政，无人负责；且购用之间，接手人员太多，徒增联系上的困难。 3、采购人员的工作满足感比较低，因其对任何采购案件均无完整之决定权。,3. 采购部门的职责及人员选用,3.1采购部的职责,3.1.1以整体公司而言, 请购单位： 1、
12、非存量管制物料之申请； 2、拟订请购物料之规格及其他需求条件，包括数量、用途及交货日期等； 3、采购物料规格之确认与验收； 4、重大请购物料预算之编订或估价。, 物料管制单位： 1、根据生产计划拟订物料需求计划； 2、制定公司主要物料存量管制水准； 3、物料交货进度之管制； 4、缺料之稽核。, 仓储单位： 1、请购单位之处理（收件、登记、转送等）。 2、物料之验收、存储与发主。 3、呆料、废料之处理。 4、存量管制物料之申请。, 采购单位： 1、审查请购单之内容，包括是否有采购之必要以及请购单之规格与数量等是否恰当； 2、与技术、品质管制等部门人员，共同参与合格厂部之甄选； 3、执行采购功能，
13、包括询价、比价、议价及订购； 4、交货之稽催与协调； 5、物料之退货与索赔；, 采购单位： 6、物料来源之开发与价格调查； 7、采购计划与预算之编订； 8、国外采购之进口许可申请、结汇、公证、保险、运输及报关等事务之处理； 9、供应商之管理； 10、采购制度、流程、表单等之设计与改善。, 财务单位： 1、物料采购预算之审核； 2、各处物料与劳务付款方式的规定； 3、物料付款凭证之审查与支付； 4、供应商违约赔偿、扣款等之执行。,3.1.2 以采购部门内部而言,作业层面,1. 品质：,(1) 能够明确说明规格； (2) 提供客观的验收标准给供应商； (3) 参与品质问题的解决； (4) 协助供应
14、商建立品管制度； (5) 尊重供应商的专业技术。,2. 交货：,(1) 给供应商正确而能达到的交货期； (2) 提供长期的需求计划给供应商； (3) 使供应商同意馐及运输方式； (4) 协助供应商处理交货问题。,3. 价格：,(1) 给供应商公平的价格； (2) 让供应商分享共同推行价值分析的成果； (3) 尽速付款。,4. 其他：,(1) 对供应商的问题及报怨尽快回应； (2) 提供技术或检测仪器，使供应商生产更佳产品； (3) 使供应商尽早参与产品的设计。,管理阶层,1. 采购经理：,（1）拟订采购部门工作方针与目标； （2）负责主要原料或物料之采购； （3）编制年度采购计划与预算； （4
15、）签核订购单与合约； （5）采购制度之建立与改善； （6）撰写部门周报或月报； （7）主持采购人员教育训练； （8）建立与供应商的良好关系； （9）督导采购部门全盘业务及人员考核； （10）主持或参与采购相关业务的会议，并做好部门间的协调工作。,2. 采购课长：,（1）分派采购人员及助理的日常工作； （2）负责次要原料或物料之采购； （3）协助采购人员与供应商谈判价格、付款方式、交货日期等； （4）采购进度之追踪； （5）保险、公证、索赔之督导； （6）审核一般物料采购案； （7）市场调查； （8）供应商之考核。,3. 采购员：,（1）经办一般性物料采购； （2）查访厂商； （3）与供应商谈判价格、付款方式、交货日期等； （4）要求供应商执行价值工程的工作； （5）确认交货日期等； （6）一般索赔案件之处理； （7）处理退货； （8）收集价格情报及替代品资料。,4. 助理：,（1）请购单、验收单之登记； （2）订购单与合约之缮打； （3）交货记录及稽催； （4）访客之安排与接待； （5）采购费用之申请与报支； （6）进出口文件及手续之申请； （7）电脑作业与档案管理； （8）承办保险、公证事宜。,3.2 采购人员的选用,3.2.1 才能方面,价值分析能力 预测能力 表达能力 专业知识,3.2.2 品德方面,临财不苟得 敬业精神 虚心与耐心,采购人员的能力与训练,3.3 采购授
