档案管理基础知识培训幻灯片

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1、1,档案管理培训,二一三年一月九日,xxxxxxxxxx公司,2,档案：中华人民共和国档案法将档案定义表述为： 是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人 从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗 教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的 各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。 档案工作的基本内容：档案工作的基本内容包括档案的 收集、整理、鉴定、保管、统计、利用、检索、编 研等8个环节。,3,企业档案：是指企业在生产、经营、管 理等各项活动中形成的对国家、社会和企业有 保存和利用价值的各种形式的历史记录。 档案载体包括纸张、胶片、磁带、光盘等。 企业各种门类各种载体的档案主要分为： 党

2、群工作、行政管理、经营管理、生产技术管 理、产品、科学技术研究、基本建设、设备仪 器、会计档案、干部职工档案、声像档案、荣 誉实物档案、电子档案等13个门类。,4,企业开展档案工作需从四个方面入手： 一、组织建设。 二、制度建设。 三、基础设施建设。 四、业务建设。（包括档案的收集、整理、 鉴定、保管、统计、利用、检索、编研等8个 环节）,5,一、建立档案工作体制 企业应建立有分管档案工作领导、各部门和项目负责 人的档案工作领导体系和以档案部门为核心、各专职和兼职档 案人员为基础的档案管理工作网络。 1.领导职责 2.机构设置 3管理体系 4.管理原则. 5.管理要求 6.人员配备,6,二、制

3、定档案工作管理制度,企业档案工作制度一般分三部分： 第一部分是工作规章。包括企业档案工作规定（内容要 包括三纳入、四参加、四同步制度）、档案工作责任追 究制度、档案管理应急预案。 第二部分是管理制度。包括文件材料归档制度、档案鉴 定销毁制度、档案保密制度、档案利用制度、档案移交 制度、电子文件管理制度、科技档案补充更新制度、档 案保管制度、档案统计制度、档案管理系统操作制度、 库房管理制度。 第三部分是业务标准规范。包括档案整理规则、档案分 类标准、档案归档范围、档案保管限期表、各门类档案 管理标准长远规划。,7,三纳入、四参加、四同步制度 三纳入： 1.纳入企业领导工作议事日程； 2.纳入企

4、业规章制度及工作流程； 3.纳入企业有关人员的经济责任制或岗位责任制; 四参加： 企业档案部门或档案人员1.参加产品鉴定；2.科研课题审定； 3.基建项目验收；4.设备开箱验收或引进项目接收，负责检 查归档的文件材料齐全、完整、准确、系统。 四同步： 企业下达项目计划任务与提出项目文件材料的归档要求同步 检查项目计划进度与检查项目文件材料积累情况同步； 验收、鉴定项目成果与验收、鉴定项目文件材料归档情况同步； 项目总结与项目文件材料完成归档同步。,8,三、配备档案管理基础设施 档案管理的基础设施主要包括：档案库房、档案 人员办公室、档案查阅室、档案柜架（五节铁柜皮或 密集架）档案装具用品（卷皮

5、、卷盒、各种目录、备 考表、登记表、装订线、装订机、夹子、锥子、铅笔 等）。 档案库房内要配备：防盗、防尘、防潮、防光、 防虫、防鼠、防高温、防有害气体等“八防”设施。,9,四、开展档案业务工作 （一） 档案收集 1. 档案收集内容 企业档案的收集工作分两部分： 第一部分是管理性档案的收集。 第二部分是科技档案的收集。,10,2.收集工作的要求 （1）、管理类档案收集工作的要求 归档的文件材料应当齐全完整，并符合长期 保管的质量要求。 归档的文件材料应当精炼准确，并能反映企 业的业务活动。 要加强收集工作的调查。 （2）、科技档案收集工作的要求 要认真贯彻集中统一管理科技档案的原则。 要遵循科

6、技档案的自然形成规律。 要保证科技档案的完整、准确。,11,3、收集工作的方法 （1）、管理性档案的收集方法 （2）、科技档案的收集方法 （3）、会计档案、干部人事档案、 荣誉实物档案、电子档案 的收集方法,12, 按照归档制度进行收集。 加强对零散文件的收集。 明确具体人员职责 一是将文件材料的形成积累工作纳入有关部门和人员 的岗位职责，并与经济责任制挂钩。 二是对于外出学习或开会的人员，应规定将带回的文件 向档案人员移交后，才能到财务部门办理报销手续。 三是对于工作变动的人员，应规定只有将手中保管的文 件向有关人员移交后，才能到人事部门办理调动手续。,管理性档案的收集方法,13, 按照归档

7、制度的规定接收科技文件归档。 纳入计划管理，实行多种方式结合的收集。, 确定和疏通科技档案收集渠道，定向、定内容收集。 抓住的重要环节和关键的阶段进行收集。,科技档案的收集方法,14,会计档案、干部人事档案、荣誉实物档案的收集,会计档案应由会计人员在会计年度终了后按照 会计档案管理办法的规定收集、整理、归档。 干部人事档案由主管人事的人员按照企业职 工档案管理工作规定的要求随时收集、整理、归档。 企业荣获的奖杯、奖牌、锦旗、证书等荣誉实 物档案应由档案人员随时收集，随时归档。,15,（二）、档案整理,1、档案分类,2、制定企业档案保管限期表,3、组卷,16,企业档案一般设置党群工作、行政管理、

8、经营管理、生产 技术管理、产品、科学技术研究、基本建设、设备仪器、会计 、 干部职工、声像、荣誉实物和电子档案等13个一级类目（可根 据实际情况合并），每个一级类目下设若干二级类目，二级类 目以下的类目可根据企业实际情况增减。,档案分类,档案分类就是要制定分类方案即分类大纲。,17,制定企业档案保管限期表 企业档案保管期限一般分为永久、长期、短期三种。,永久：永久保存 长期：15年以上至50年，含50年）。,短期：（15年以下，含15年）,18,归档文件的整理单位及质量要求 归档文件的整理单位： 一般应为“自然件”，即单份 文件为一“件”。 整理时应注意6点： 1、文件正本与定稿应作为一件；

9、2、正文与附件为一件； 3、正文与文件处理单为一件； 4、原件与复制件应作为一件； 5、转发文与被转发文为一件； 6、报表、名册、图册等，应按照其本来的装订方式， 一册（本）为一件。,19,3、组卷 （1）、以件为单位整理的档案（归档文件整理）。 以件为单位进行整理就是按照文件材料形成 和处理的基本单位进行整理。比如：一份文件材 料，一张图纸，一本表册等均为一件。 党群工作、行政管理、经营管理、生产技术 管理等文件材料按照国家档案局发布的归档文 件整理规则的规定按件整理归档。,20,（2 ）以案卷为单位整理的档案,以案卷为单位整理就是立卷,基本建设、科学技术、设备仪器、产品、会计、干部职工、声

10、像、实物档案按卷整理,基本建设档案组卷方法,按项目依据性材料、基础性材料、工程设计(含初步设计、技术设计、施工图设计)、工程施工、工程监理、工程竣工验收等分类，按其结构或阶段分别组卷,21,案卷的编目,A、编写页号,单面书写的文件材料在其右下角编写页号；双面书文件材料，正面在其右下角，背面在其左下角编写页号。图样页号在右下方编写在页号（标题栏外）。 卷内目录、卷内备考表不编写页号。,B、卷内目录的编制,序号 文件编号 责任者 文件材料题名 日期 页号 备注,22,案卷封面的编制,填制内容有： 档号、档案馆号、案卷题名、立卷单位、起止日期、保管期限、密级。,卷内备考表的编制 卷内情况说明：案卷内

11、科技文件材料的件数、页数以及在组卷和 案卷提供使用过程中需要说明的问题（如缺损、修改、补充、移 动、销毁等）。 立卷人：应由责任立卷人签名。 审核人：应由案卷质量审核者签名 立卷时间：应填写整理完毕的时间。 卷内备考表排列在卷内文件材料之后。,23,编制分类目录 分类目录，是以案卷为著录对象，著录项目组成的条目按科技档案实体分类整理的顺序进行排列的一种目录。 分类目录有档号、案卷题名、份数、页数、形成日期、保管期限、原编号、备注组成。 档案的鉴定、统计、保管、利用、检索、编研工作见公司档案工作计划。,24,公司档案工作计划 工作目标 第一步：唐山港曹妃甸煤码头三期工程项目档案通过交通部验收。

12、第二步：通过中国华电集团公司档案工作评价验收，取得A级认证。 第三步：通过河北省企业档案工作目标管理五星级认证。,25,工作任务 一 建立档案工作体制 二 制定档案工作管理制度 三 配备档案管理基础设施 四 加强基础业务建设,26,建立档案工作体制 1. 下发文件，明确档案机构设置。 2. 配备了专职档案人员 3. 档案工作实行集中统一管理 4. 档案工作列入公司发展规划和年度工作计划 5. 在档案管理制度中明确档案工作分管领导，在 总经理和主管经理的职责范围中列入档案工作条 款。 6. 编制公司档案工作管理体系网络图。,27,制定档案工作管理制度 1.将“三纳入”、“四参加”、“四同步”列入

13、公司档案工作规章 ，建立档案工作责任追究制度、制定档案管理应急办法（预案）。 2.制定归档制度、档案保管制度、档案鉴定销毁制度、档案统计制度、档案利用制度、档案保密制度、电子档案管理制度、档案管理系统操作管理制度。 3.制定整理规范、分类方案、文件归档范围和保管期限表、特殊载体管理规范。,28,配备档案管理基础设施 1.档案室提出档案用房要求，分设办公室、阅览室、荣誉室各一间，设综合档案库房200平米一间，另设人事档案库房一间。 2.档案库房采取“八防”（防火、防盗、防潮、防光、防鼠、防虫、防尘、防污染）措施。 3. 案卷采用符合国家标准的档案盒，库房 配置密集架，并配备必要的保护设备如温湿度

14、计、空调机、去湿机、加湿器、吸尘器、消毒灭菌机、防磁柜、火灾报警灭火装置等。 4. 配备计算机、复印机、扫描仪、光盘刻录机、服务器等现代化办公设备。,29,加强基础业务建设 1.编制各类文件材料归档范围和保管期限表 2.公司各部门、施工单位、监理单位专兼职档案人员要认真做好档案的收集工作并按照归档规定将文件材料整理后及时归档 3.严格按照各类文件材料的归档时间归档。确保档案的归档率、完整率、准确率达到100%,30,案卷的装订 案卷可采用装订和不装订两种形式。 装订的卷内文件装订之前，要去掉金属杂物，对破损、字迹扩散的文件材料进行修裱，对大小不一、长短不齐的文件要折叠为统一幅面。幅面一般采用国

15、际标准A4型（297mm210mm)或国家通用16开型 （260mm185mm)。蓝图要将正面向内，以手风琴式折叠成A4幅面大小，不宜反折。右下角的图标应反折后露在外面。 不装订的案卷，应在每份科技文件材料的右上角加盖档号章。,31,4.严把案卷质量关，杜绝复印件代替原件，缺签字、缺印章、缺日期，书写材料不合格，印刷模糊不清晰，项目内容填写不齐全，保管期限不准确的现象发生。 5.制定公司档案分类大纲，归档文件整理要规范、合理，卷内文件排列有序，装订整齐美观，内容填写齐全，使之符合国家标准。,32,6. 编制归档文件目录、文书档案案卷级目录、全引目录。科技档案总目录、分类目录 。编制会计档案、实

16、物、声像、照片档案目录。 7. 成立公司档案鉴定销毁机构。对到期档案及时进行鉴定并按要求填写销毁清册。,33,8. 按时认真填写规范的档案统计年报，建 立档案管理基本情况统计台账(包括档案数 量、机构、人员、库房、设备、利用、鉴 定销毁、统计)（档案专兼职人员情况，包 括学历、职称、培训情况等）。,34,9. 及时了解利用者需求，采取多种服务形 式主动提供档案信息服务；建立档案查、 借阅登记及档案利用效果反馈登记；设专 人编写公司的组织沿革、大事记 、档案利 用实例汇编等编研材料。,35,10. 公司档案管理系统要与公司的信息化建 设同步，应设有独立的档案管理系统软， 系统与公司其他系统相互连接并具有全文 检索和查询的功能，以实现网络化资源共 享并有可靠的安全防护措施。,36,