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1、提高合同档案借阅效率,申报单位：销售商务QC小组,目 录,一、选题理由,三、确定目标,五、要因确定,四、原因分析,八、效果检查,六、制定对策,七、对策实施,十、今后打算,九、巩固措施,二、现状调查,QC小组简介,现状：合同资料包括自1998年以来的中标通知 书、合同、出货单、发货回执单、产品运 行报告、开票资料、催款记录等，均以纸 质版形式存档。仅2010年签订合同474份， 其他相关档案1016份。而销售内勤中2名 兼职档案管理，工作量大，责任重大。 目标：希望通过QC活动寻找合同档案管理新模式， 找到“提高合同档案借阅效率”的方法。,解决问题与达到目标,一、选题理由,确 定 课 题,提 高
2、 合 同 档 案 借 阅 效 率,1、资料越来越多， 借阅反复，经常出现需要时资料不齐、资料破损等现象； 2、资料借阅涉及范围广，且公司办公场地分开，借阅时间长、不方便； 综上所述，借阅的现状是借阅范围较广，整理、归档的工作量较大，但是借阅时间长、效率低。,公 司 要 求,商务组需提升管理水平，系统地建设合同资料的建档工作，以管理促工作，遵守高效、低耗的原则开展工作。,借阅现状,确 定 课 题,活 动 计 划 表,计划,实际,为了让本次活动有步骤、有计划的开展，小组结合公司实际情况，制定了活动计划的进度表：,档案借阅情况统计表,二、现状调查,22%,技术协议,3%,中标通知书,档案资料借阅率饼
3、分图,62%,合同纸质版,9%,其他资料,4%,运行报告,3%,明确要求及编号，70+12=82秒,办理借阅或记录所需内容，50秒,到档案室找到合同，50秒,完成查阅工作，共需222秒,确定目标要求,查阅结果,举例1：销售部发货管理员办理合同发货，其查看或借阅合同所需步骤：,查阅调查,查找原件,查看合同内容,确定目标是否在,到档案室核实是否在档，40秒,7,2,1,销售内勤查找原件,乐清开车20分钟到工业区销售部办理借阅手续,3,4,5,6,资料要求，如合同名称、合同编号等,向销售内勤核实 是否符合要求,确定资料编号,排除已被借阅可能， 确认合同在档,借阅成功,举例2：市场部借“陕西省局”合同
4、投标用，其办理借阅合同所需步骤,借阅调查,12秒,50秒,50秒,20秒,40秒,50秒,查找原件需222秒，车程20分钟，故单份借阅需1422秒，折合23.7分钟。 如一次找6份合同，则需222秒/份*6份+1200秒=2532秒，折合42.2分钟。,举例3：内部人员核对合同WORD版，相互间查阅合同所需步骤：,查阅电子资料调查,查询所需合同WORD版在谁的电脑内,30秒,共需100秒,为了调查合同借阅效率，我们于5月中下旬对1-5月借阅704份合同档案， 将借阅所需时间进经汇总、分析，得出下表：,档 案 借 阅 调 查 汇 总 表,档案借阅工作所需的时间是比较久的，如果要提高合同借阅效率，
5、就要降低单份资料的借阅时间。,三、确定目标,提高借阅效率总设想,将纸质版资料电子化后，工作人员只需在自己电脑中打开共享文件夹，点击数据链接就能找到所需资料，在借阅时减少双方沟通时间。 特别是销售部内部人员，在发货、开票、催款等工作时，经常需借阅资料核实合同信息，如有电子资料，很多流程上就不再需要找合同档案原件了。 将以上时间合并、加权平均后，预计每份资料的借阅时间可以减少37秒钟。,每份资料借阅时间减少37秒钟。,222秒,185秒,70秒,55秒,12秒,10秒,50秒,45秒,50秒,35秒,小小的一个改进，可以提升工作效率，实现工作质的飞跃！,目标论证分析,6月10日，针对现状调查的结果
6、，小组成员运用“头脑风暴法”和“树图”，找出以下几个末端因素：,合同档案借阅效率低,人员,1、缺少专职管理员,2、管理员业务能力不足,管理,3、管理不够完善,4、缺乏有效的激励机制,环境,5、档案室环境状况差,四、原因分析,方法,6、档案查找的方法落后,7、档案标识不清,确认3：管理制度不够完善,根据树图分析，我们一共得出了7个末端原因，经小组人员分工论证， 进行了要因确认，结果见下表：,五、要因确认,确认1：缺少档案管理专职人员,确认2：管理员业务能力不足,确认4：缺乏有效的激励机制,确认6：档案管理的方法落后,确认5：档案室环境状况差,确认7：档案标识不清,缺少专职管理员,档案查找的方法落
7、后,找到 原因,方法,人员,要因确认,六、制定对策,我们根据对策表具体实施以下工作: 1、购买扫描仪，将合同资料扫描存为电子档； 2、建立电子档案框架，按档案类型分设文件夹； 3、故将原两名负责档案管理的销售内勤重新分工，7月份确定其中一名为专职档案管理员； 4、对电子资料通过网络实现资源共享，并做好 相应的权限管理，开始电子化管理 。,七、对策实施,电子档案室的建设简介,商务组资料包括中标通知书、合同、投标报价资料、往来文件函件、合同执行单据、运行报告等资料。 将从上资料的纸质文件综合运用计算机、网络、光盘储存等技术，积累、归档、管理档案，以实现档案电子化和网络化的工作体系。 电子档案室的管
8、理要求有相适应的管理制度、软硬件配套设施及信息资源共享。,电子档案室的建设内容,软硬件平台建设 借助成套服务器：“大型文件资料区”的网络工作平台，满足电子档案管理所需的大容量存储、共享服务、海量查询需求。 终端管理计算机。 扫描仪：用户纸质档案的电子化。 光盘：存储备份设备。 电子档案资源建设 配备档案管理员 网络保密设置：由股份办公室网络管理员设备档案室进入权限管理，文件设置打开密码。 制度建设 重新修订合同档案管理规定 明确合同档案电子版共享权限,接收资料,档案电子化的处理流程,资料扫描,图像处理,目录设置,设置链接,数据存储,数据验收,成品管理,电子档案室于9月底建成,档案打开和修改保密
9、,制度建设,将档案管理专职人员与销售内勤的工作重新分工，明确合同资料的收集、目录设置、数据链接进行分工，按要求进行归档管理。 归档时参照2011年合同档案管理。,八、效果检查,8-10月档案借阅/查阅情况统计表,为检查活动后的效果，我们将单份资料的活动前、后借阅或查看合同档案所需时间进行分析，结果对比如下表： 单位：秒,借阅：8-10月份借259份，占所有资料的32.1%，每份减少222-175=47秒 查阅：8-10月份查548份，占所有资料的67.9%，每份减少222-90=132秒,借阅效果对比柱形图,减少10秒,共减少47秒,0,50,100,150,200,250,QC活动前,目标,
10、QC活动后,单份合同借阅时间 单位：秒,222秒,185秒,175秒,减少37秒,222秒185秒90秒,查阅合同效果对比图,QC活动前 目标 QC活动后,每份借阅时间减少132秒，按8-10月份查阅548份计算，共20小时。,节能增效结果统计,为了肯定本次QC小组活动成果，小组于2011年12月30日组织对活动所取得的经济及无形效益等指标进行了讨论分析。 一、 前期投入,二、 经济效益：99266-6900=92366.00元,九、巩固措施,巩固措施二,起草电子文件归档与管理规范、电子文档管理暂行办法，规范档案操作流程，对所有工作进行标准化管理。,巩固措施一,网络管理员设置“查看对档案建立、登陆、修改”记录，保证电子档案保密性。,十、体会及今后打算,通过本次的QC活动策划，实现合同电子档案管理的安全化、规范化、电子化、网络化目标。 在活动中，小组成员团结协作，齐心协力，为实现目标积极出谋献策，不仅锻炼了小组成员的工作能力，提高自身素质；更发挥成员的主观能动性，提高小组的凝聚力。 今后，我们将继续立足于工作需要，扎实开展QC活动，运用PDCA循环的科学方法，解决各种难题，为公司生产经营工作服务。,预祝本次QC活动取得圆满成功！,家,大,谢,谢,
