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1、福建省学生资助档案管理培训,南平市教育局 刘旭森 2015年11月4日,提纲,一、为何做？什么是资助档案,在学生资助工作中形成的、反映历史面貌的、对政府部门和社会具有保存、利用价值的各种文字、图表、声像、电子、实物等不同形式和载体的历史记录。,一、为何做？资助档案包括,文件(上级，本级（本校）) 录取花名册（复印件） 申请及佐证材料 资格审查与公示表 主管部门审批表 学生流失（或异动）管理 资助资金发放与管理,一、为何做？背景-意义-作用,党的十八大从深入贯彻落实科学发展观、建设社会主义和谐社会和维护教育公平、促进教育事业科学发展的高度 提出 要大力促进教育公平，合理配置教育资源 提高家庭经济
2、困难学生资助水平，力求做到精准资助 让每个孩子都能成为有用之才,一、为何做？背景-意义-作用,资助政策越来越惠民 资助项目越来越多 资助金额越来越大 文件材料越积越多,一、为何做？背景-意义-作用,资助档案（在工作过程中形成的全部材料） 是从事学生资助工作实践的真实记录 是对资助管理工作全面、客观、历史的反映 资助档案管理 是资助管理工作的一部分 是规范学生资助工作的一项必要措施 是检查和考核学生资助工作的重要依据 是资助机构标准化建设的主要指标 是提升资助工作内涵的本质要求,一、为何做？背景-意义-作用,最实在的是方便查找和利用。 可以维护历史真实面貌，有凭证和参考作用。 可以准确掌握经济困
3、难学生家庭情况。 可以为决策人提供决策依据。 可以衡量工作业绩与管理水平，有利于提高工作效率。 还是党和国家的宝贵财富。,三、做什么？文件依据,福建省学生资助工作档案管理办法闽教学201419号 教育部文书立卷、归档和档案利用办法(教厅档20048号) 福建省教育厅档案管理办法 （试行） 福建省归档文件整理细则（试行）,二、做什么？工作内容：制度-人员-管理-归档-移交,建章立制：建立与健全平时文件材料的形成、积累和归档制度 确定专管：专门负责（兼 集中管理：对办理完毕的应归档的文件实行集中管理 整理归档： 及时移交：办结文件不得长期留在承办人手里,二、做什么？工作内容：制度-人员-管理-归档
4、-移交,随时收集归档 定时清理核对 年终复查调整 保证完整齐全,注意： 收集归档,无编号的：工作总结、年度计划，会议纪要、会议简报、照片、录音、录像带、光盘、电子文件,二、做什么？工作内容：制度-人员-管理-归档-移交,确定一名工作人员兼做档案员工作（人手够） 认真登记 积极催办 及时清退 仔细检查 离开移交,二、做什么？工作内容：制度-人员-管理-归档-移交,本级主管单位的行政会议文件材料 本级召开的工作会议、专业会议材料； 本级发布的各种正式文件的签发稿、印制稿，重要文件的修改稿； (包括转发及与其他部门联合发布的) 本级请示与上级批复文件，下级请示与本级批复文件 本级工作计划、总结、报告
5、； 本级业务活动的专业文件材料； 本级检查下级工作、调研形成的文件材料； 本级汇总统计报表和统计分析资料(包括计算机盘片等)；,应归档,本级财务报表、凭证、账簿、审计等文件材料； 本级工作活动中形成的重要文件材料； 重要信件、电报、电话记录 本级从其它资助管理部门带回的与本级有关的文件材料； 本级成立、合并、撤销、更改名称、启用印信及其组织简则、人员编制等文件材料 本级历史沿革、大事记、年鉴，反映本级资助管理部门重要活动事件的剪报、声像材料，荣誉奖励证书，有纪念意义和凭证性的实物和展览照片、录音、录像等文件材料； 本级的人事及奖惩等文件材料； 本级财产、物资、档案等的交接凭证、清册；,二、做什
6、么？工作内容：制度-人员-管理-归档-移交,应归档,本级编印的简报等刊物定稿和印本，编辑出版物的定稿、样本； 本级与有关单位签订的各种合同、协议书等文件材料； 本级与有关部门签订的（条约、）议定书、协定、合同、换文(正本、副本) 本级外事活动中形成的请示、报告、计划、考察总结、重要简报、会议纪要、电话记录、声像材料、有参考价值的资料、互赠礼品清单、工作来往文件等； 本级各种督查检查工作中形成的文件材料；,二、做什么？工作内容：制度-人员-管理-归档-移交,应归档,二、做什么？工作内容：制度-人员-管理-归档-移交,同级机关和非隶属机关发布的非本级资助管理部门主管业务但需要执行的法规性文件；比如
7、南财教201023号。 有关业务机关对本级资助管理部门工作检查形成的重要文件；如财政局、审计局、监察室。 同级机关和非隶属机关与本级资助管理部门联系、协商工作的重要的文件材料；（如和银行协定的协议、合同等）,应归档,二、做什么？工作内容：制度-人员-管理-归档-移交,下级报送的重要的工作计划、报告、总结、典型材料、统计报表、财务预算、决算等文件； 下级报送的法规性备案文件。,应归档,二、做什么？工作内容：制度-人员-管理-归档-移交,上级任免、奖惩非本级的文件，普发供参阅、不办的文件材料； 上级发来供本级资助管理部门工作参考的抄件； 上级征求意见未定稿的文件。,不归档,二、做什么？工作内容：制
8、度-人员-管理-归档-移交,重份文件; 无查考利用价值的事务性、临时性文件； 未经会议讨论文件； 未经领导审阅、签发的未生效文件； 电报草稿，一般性文件的历次修改稿(重要法规性文件，定稿除外)； 各次校对稿(主要领导亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外)； 从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料； 无特殊保存价值的信封； 一般性表态、询问一般性问题、提出一般性建议或意见的人民来信。,不归档,二、做什么？工作内容：制度-人员-管理-归档-移交,本级参加非主管机关召开的会议不需要贯彻执行和无查考价值的文件材料； 本级非隶属机关抄送的无需办理的文件材料。 下级送来参阅的简报、情况反映、不应抄
9、报或不必备案的文件材料； 越级抄送的一般的、不需要办理的文件材料； 下级抄报备案的一般性文件材料。,不归档,二、做什么？工作内容：归档范围,二、做什么？归档范围：上级文件材料。,上级召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料； 上级发布的属于本级业务并要执行的文件， 上级普发的、非本级业务但需贯彻执行的法规性文件； 上级领导视察、检查时的重要指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像(以下简称声像材料)等材料； 上级转发文件(包括报纸、刊物转载)。 上级资助管理部门任免、奖惩非本级资助管理部门的文件，普发供参阅、不办的文件材料； 上级资助管理部门发来供本级资助管理部门工作参考的抄件； 上级
10、资助管理部门征求意见未定稿的文件。,二、做什么？保管期限：永久、有期,主要永久、30年和10年三种 永久 30年 10年 专门档案（如会计档案）另有保管期限和销毁规定的按有关规定执行,二、做什么？保管期限：永久、30年和10年,凡是反映本级主要职能活动和基本历史面貌的，对本级、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案，列为永久保管。 如法规、政策性的文件 如重要文件材料 如上级重要文件 如表册类各教育阶段的资助,二、做什么？保管期限：永久、30年和10年,表册类 汇总表（资金测算表、支付通知、补助表、结算表） 受助对象明细表 申请表及佐证 民主评议记录单 公示名单及公示结论 发卡签领单 发放表和
11、银行回单,二、做什么？保管期限：永久、30年和10年,凡是反映本级一般工作活动，在较长时间内对本级工作有查考价值的文件材料，列为30年。 本级一般工作问题文件材料 本级一般会议的主要文件材料 本级人事管理工作形成的一般文件材料 上级发布的属于本级业务并需要贯彻执行的一般文件材料 下级报送的重要总结,二、做什么？保管期限：永久、长期和短期,凡是在较短时间内对本级资助管理部门有参考利用价值的文件材料，列为10年。 本级一般事务性的文件材料 上级发布的非本级业务但要贯彻执行的文件材料 下级报送的工作总结、报告和统计报表等文件材料。,三、如何做？,工作流程：,2.分类,7.装盒,3.装订,4.排列,1
12、.整理,8.说明,6.编号,5.编目,三、如何做？,三、如何做？整理-分类-装订-排列-编号-编目-装盒-说明,1整理。以“件”为保管单位。 正本与定稿为一件； 正文与附件为一件； 原件与复制件为一件； 转发文与被转发文为一件； 报表、名册、图册等一册（本）为一件； 来文与复文可为一件； 重要文件的正本与历次稿合为一件；,三、如何做？整理-分类-装订-排列-编号-编目-装盒-说明,2分类：综合类、表册类、财务类、声像类。 (按年度、学年度（或学期）、内容设类目，确定期限) 综合类：上级出台的政策、意见、方案、细则、办法等文件； 表册类：学校申请表、摸底评审表、受助名册、异动名册； 财务类：经费
13、拨付台账、补助台账、贷款台账、实物台帐； 声像类：政策宣传、发放助学金等仪式的声像，文字宣传报道资料。,三、如何做？整理-分类-装订-排列-编号-编目-装盒-说明,3装订。装订时应将左、下侧对齐。 正本在前，定稿在后； 正文在前，附件在后； 原件在前，复制件在后； 转发文在前，被转发文在后； 不同文字的文本，无特殊规定的，中文本在前，其它文本在后。,三、如何做？整理-分类-装订-排列-编号-编目-装盒-说明,4排列。 在分类方案的最低一级类目内按时间顺序排列； 会议材料、统计报表等成套文件可集中排列； 表册：按汇总统计表-发放名册-申请表及佐证材料（按名册序）-评议结果-公示结果-学生签领表-
14、学生异动情况表。,三、如何做？整理-分类-装订-排列-编号-编目-装盒-说明,6.编目 依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。 卷内目录设置： 件号（序号）、责任者、文号、题名、日期、页号（数）、备注。,三、如何做？整理-分类-装订-排列-编号-编目-装盒-说明,6.编目 件号（序号）：与归档章内容一致。 责任者：制发文件的组织或个人（发文机关或署名者） 文号：发文字号，填写时应照实抄录，不能省略； 题名：文件标题，没题名或不规范 应根据文件内容重新拟写或补充； 日期：文件形成时间，如20010909。 页数（页号）：每份文件的总页数，有图、文页面为1页，空白不计；与归档章内容一致。 备
15、注：注释文件需要说明的情况，如来文与复文，在备注栏内作注明。,三、如何做？整理-分类-装订-排列-编号-编目-装盒-说明,5、编号；编写全宗号、目录号、案卷号等 7、装盒； 8、说明。 与中华人民共和国档案法实施办法的要求相同。,三、如何做？整理-分类-装订-排列-编号-编目-装盒-说明,7、装盒； 8、说明。 与中华人民共和国档案法实施办法的要求相同。,三、如何做？档案移交,移交时间： 第二年的八月份，最迟为第二年十月底。 移交时：要严格办理移交手续 利用时：要须经领导批准。 副本：常用的文件材料应制作相应的副本，供平时查阅和检查时使用。 中心档案未建立起来，暂由本级保管。,三、如何做？档案
16、移交,临时机构也应按上述办法归档，工作全部结束后完整地向档案室移交。 做好档案的安全保密工作 使用完毕应及时退还，一般不得超过两周 调阅人出差时间较长，应将所借案卷归还 不得将学生信息交他人复制，以防泄露个人隐私 干部调动须经档案室出具证明后方可办手续。,移交注意事项,四、做如何？南平市资助档案工作目标,促进全市学生资助工作档案管理的规范化； 强化各学生资助工作部门的档案工作职责； 理顺文书处理和档案管理之间的关系； 简化文件整理归档工作及规范归档文件的整理方法； 切实提高归档文件质量和档案管理与服务水平。,四、做如何？南平市档案工作要求,健全各级资助管理部门的资助档案归档工作制度 力求保证应归档文件的齐全完整 绝对确保国家秘密 绝对保证个人信息安全 努力提高工作效率和工作质量 更好为教育改革、发展和各项事业服务,四、做如何？归档文件整理的质量要求,齐全完整， 存放有序， 利用和查找有据， 书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。,四、做如何？做好档案管理的关键,加强制度建设。明确部门、归档时间、落实到人。 集中统一管理
