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1、第三篇 企业主要会计制度设计 课件,第八部分 会计档案管理设计,内容,一、会计档案管理设计的原则 二、会计档案整理的设计 三、会计档案分类的设计 四、会计档案编号的设计 六、会计档案利用和销毁的设计,会计档案是机关、团体和企事业单位在会计活动中形成的，并按照一定规定保存备查的会计凭证、会计账簿和财务会计报告等核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据，是国家档案的重要组成部分。 中华人民共和国会计法规定各单位对会计凭证、会计账簿、财务会计报告和其他会计资料应当建立档案，妥善保管。国家财政部和国家档案局联合发布的会计档案管理办法规定各单位必须加强对会计档案管理工作的领导，建立会计档案
2、的立类型、归档、保管、查阅、严防毁损、散失和泄密。,企业应根据中华人民共和国会计法和会计档案管理办法的有关规定，明确规定本单位会计档案管理的要求及整理、保管、利用、销毁办法。 会计档案管理属于会计工作管理的一个方面，也是会计制度的重要组成部分。 有的企业在设计会计制度时，单独将其作为一个管理办法来对待。 有的企业在会计制度总则中做简单说明，而将具体办法作为附录放在制度的最后。,一、会计档案管理设计的原则,（一）统一管理、分工负责的原则 统一管理是指会计档案由档案、财政部门统一管理。 分工负责是指各单位每年形成的会计档案，应由本单位财务会计部门负责整理、立卷、装订成册，按期移交档案部门，由档案部
3、门管理。 财会部门与档案部门分工合作，共同做好档案管理工作。 （二）齐全完整的原则 （三）简便易行的原则 （四）依法管理的原则,二、会计档案整理的设计,会计档案整理是指将会计档案分门别类、按序存放的工作。整理工作是会计档案管理的重要内容，是保存、利用会计档案的前提。会计档案整理包括会计凭证的整理、会计账簿的整理、财务会计报告的整理和其他会计资料的整理。 各单位每年形成的会计档案，应当由会计机构按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由会计机构保管一年，期满之后，应当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管；未设立档案机构的
4、，应当在会计机构内部指定专人保管。出纳入员不得兼管会计档案。移交本单位档案机构保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的，档案机构应当会同会计机构和经办人员共同拆封整理，以分清责任。,（一）会计凭证的整理,在每一会计期间将所以的经济业务登记入账之后，按记账编号顺序订成册，装订要整齐结实、美观。按项目逐一填写凭证封面和案卷目录，分别装成两本档案目录，填写要清楚，端正。案卷目录一式二份，一本交档案室，一本财务人员自存。案卷编号按年编一个流水号，每个案卷装满后方能断号，启用第二本档案时再从1号开始编案卷号。案卷套盒存放后，要填盖好案卷盒封面，案卷排列从左至右，从上至下装箱。,
5、（二）账簿整理立卷,每年结束使用之后，按账簿名称分类，一种账簿立一卷，在账簿右上角贴上账簿标签卡。第1个案卷内的纸张要用号码机编盖页号（空白页不能编号），填盖案卷目录一式二份。如果账簿是活页的，应将原封面去掉，再以三孔装订，然后用白纸（或牛皮纸）作封面。账簿案卷编号，应按出纳账、总账、明细账、辅助账各编流水号。当年号要接上上年流水号，然后填盖卷盒和账簿卡，装箱时按从左至右顺序排列。,（三）会计报表整理,会计报表的整理按报表名称如年报、季报（含月报、旬报）和基层报表分别整理立卷，然后按保管期限各编案卷流水号。每一案卷30至60页，按时间先后顺序排列，用号码机编页码，填盖卷内目录和案卷目录，卷内目
6、录一式三份，一份装案卷首页，另两份同案卷目录装订成两本档案目录册，作查找索引。案卷以三孔装订，装订整齐、结实、美观。装订后填盖案卷封面，编盖案卷流水号（即当年的案卷号和上一年案卷号衔接上，一直编至档案目录册满后方断号。然后按永久、短期两种不同案卷，分别套装入盒，（每盒装三卷左右），装档案硬盒与装箱排列方法同前。,（四）工资表立卷 工资表的立卷方法和编号、装盒、排列与报表的方法一样。 （五）其他理材料整理 其他各种文字材料应按保管期限分开立卷，但装盒时可与报表的相应保管期限的案卷同盒装放。装订方法与报表一样。,三、会计档案分类的设计,会计档案的分类，要遵循会计档案的形成规律和本身固有的特点，从本
7、单位会计档案的实际出发，可选择以下分类方法： （一）年度形成分类法 年度形成分类法是把一个年度形成的会计档案分为凭证、账簿和财务会计报告三大类，然后分别组成若干保管单元（卷）。这一方法适用于一般的企业事业单位。 （二）年度机构分类法 年度机构分类法是指先把一个年度内形成的会计档案按机构分开，然后在机构内再按凭证、账簿、财务会计报告分别组成保管单元。这种方法，一般适用于各级财政、税务、建设银行等部门和所属单位多的大型企业。,四、会计档案编号的设计,编号（又称为档号）的设计内容一般包括设计会计档案的全宗号、分类号、目录号、案卷号、页号等。 （一）全宗号 全宗号是指立档单位的代号。全宗号的设立与变更
8、，应按机关档案工作条例的有关规定执行。此号单位会计部门和档案部门都不必填写。 （二）分类号 分类号是指单位档案分类序列中的类别顺序号。单位档案按照组织机构分类的，会计档案的分类号即是其产生机构的代号；按照“文书档案”、“科技档案”等几大门类分类的，会计档案分类号即为所在门类的门类号；企业档案按照国家档案局颁布的企业档案分类试行规则进行分类的，会计档案的分类号即为其所在类的代号。 此号会计部门立卷时可不必填写，归档后由单位档案部门整理时填写。,（三）目录号 目录号是指案卷目录的代号。会计档案按保管期限结合形式（名称）设置案卷目录。便于查找和管理，案卷目录应按保管期限结合时间顺序排列，并编写目录号
9、。同一保管期限的目录号不能重复。 （四）案卷号 案卷号是指案卷在其所在目录中的顺序号。报表、账簿、凭证应以本、册为单位，一本或一册编一个案卷号。案卷号按照登入案卷目录的先后排定，与目录内的顺序号一致，每个目录内的案卷号不能重复。,（五）页号 页号是每本（册）会计档案内每一页核算材料的编码，一般在立卷时已经编定。每本会计档案内的页号不能重复。 会计凭证一般按记账顺序装订。一个月内会计凭证装订数册时，每册都要加编册号，注明本月共册，本册是第册，以便查找。,五、会计档案保管的设计,会计档案的保管要严格执行安全和保密制度。做到会计档案完好无缺，不丢失、不破损、不霉烂、不被虫蛀；会计档案的信息不超过规定
10、的传递的范围。各单位每年形成的会计档案，在财务会计部门整理立卷或装订成册后，如果是当年的会计档案，在会计年度终了后，可暂由本单位财务会计部门保管一年，期满后，原则上应由财务会计部门编造清册移交本单位的档案部门保管。各类会计档案的保管期限，根据其特点，可分为永久和定期两类，各类会计档案的保管期限见图表所示，企业可以根据图表3-49中的要求进行设计。 各种会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。各类会计档案所适用的保管期限为最低保管期限，各单位不得擅自变更。,六、会计档案利用和销毁的设计,（一）会计档案的利用 保存会计档案的最终目的，是为了利用会计档案，因此，必须重视和加强会计档案的利用
11、工作。各单位保存的会计档案不得借出。如有特殊需要，经本单位负责人批准，可以在指定地点提供查阅或者复制，并履行登记手续，归还时要清点。查阅或复制会计档案的人员，不得在会计档案上做任何记录、勾、划和涂改，更不能拆封或抽撤单据。,（二）会计档案的销毁,根据会计档案管理办法的规定，保管期满的会计档案，可以按照以下程序销毁： 1、由本单位档案机构会同会计机构提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。 2、单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见。,3、销毁会计档案时，应当由档案机构和会计机构共同派员监销。 国家机关销
12、毁会计档案时，应当由同级财政部门、审计部门派员参加监销。 财政部门销毁会计档案时，应当由同级审计部门派员参加监销。 4、监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案了销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告本单位负责人。,但是，如下情形除外：保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到末了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明；建设单位在建设项目建设期间的会计档案，保管期满的不得销毁。 采用电子计算机进行会计核算的单位，应当保存打印出的纸
13、质会计档案。具备采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等磁性介质保存会计档案条件的，由国务院业务主管部门统一规定，并报财政部、国家档案局备案。,单位因撤销、解散、破产或者其他原因而终止的，在终止和办理注销登记手续之前形成的会计档案，应当由终止单位的业务主管部门或财产所有者代管或移交有关档案馆代管，法律、行政法规另有规定的，从其规定。 单位分立后原单位存续的，其会计档案应当由分立后的存续方统一保管，其他方可查阅、复制与其业务相关的会计档案；单位分立后原单位解散的，共会计档案应当经各方协商后由其中一方代管或移交档案馆代管，各方可查阅、复制与其业务相关的会计档案。单位分立中未结清的会计事项所涉及的原始凭证，
14、应当单独抽出由业务相关方保存，并按规定办理交接手续。,设计案例：会计档案管理办法设计,选自宁夏英力特化工股份有限公司会计管理制度（2007年1月）。 第十六章财会档案的管理 第一百八十六条会计档案是指会计凭证，会计账薄和会计报表等会计核算专业材料，它是记录和反映经济业务的重要史料和证据。 第一百八十七条会计档案的立档、归档保管、调阅办法及相关责任。 （一）企业财务部门对每年形成的会计档案应按照归档的要求定期收集，审查核对，整理立卷，编制目录，装订成册，并于会计年度终了后，负责保管一年。期满之后，财务部门必须按期将应当归档的会计档案，全部移交档案部门，不得自行封包保存。档案部门必须按期点收，不得
15、推诿拒绝。,（二）档案部门接收保管的会计档案，原则上应当原卷册的封装，个别需要拆封重新整理的，应当会同原财务会计部门和经办人共同拆封整理，以分清责任。档案部门对于违反会计档案管理制定的，有权进行检查纠正，情节严重的，应当报告本单位领导或财政、审计机关严肃处理。 档案部门对会计档案必须进行科学管理，做到妥善保管，存放有序，查找方便。同时，严格执行安全和保密制度，不得随意堆放，严防毁损，散失和泄密。,（三）保存的会计档案，应为本企业积极提供利用，并严格调阅手续。本企业人员调阅档案，要持调阅单经主管会计人员批准后，方可调阅，归还档案时，归还或注销调阅单。企业外部人员调阅会计档案，要有正式介绍信，经会
16、计主管人员或单位领导人批准，批准后要详细登记调阅的档案名称、调阅日期、调阅人员的姓名和工作单位，调阅理由、归还日期等。 （四）会计档案必须按照国家档案局与财政部规定的期限保管。具体保管期限见下表，各种会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。,第一百八十八条财会档案的移交 （一）企业合并、撤销时，随同企业的全部档案一并移交给指定的单位，并按规定办理交接手续。 （二）会计人员交接时，必须将所保管的财会档案全部编制移交清册并按清册移交清楚，不得封包移交，更不能随身带走。 第一百八十九条财会档案的销毁制度 财会档案保管期满，需要销毁时，由本企业档案部门提出销毁意见，会同财务会计部门共同鉴定，严格审查，编造财会档案销毁清册，经企业领导审查，报经上级主管单位批准后销毁。对于其中未了结的债权债务的原始凭证，应单独抽出，另行立卷，由档案部门保管到结清债权债务时为止。 各单位按规定销毁会计档案时，应由档案部门和财务会计部门共同派员监销。监销人在销毁会计档案以前，应当认真进行清点核对，销毁后，在销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告本单位领导。,
