常见word实用技巧湖南城市学院宏伟工作室整理推荐

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1、1 常见 Word 实用技巧 湖南城市学院宏伟工作室 2008 年 10 月 8 日 2 目目 录录 自自动动生成目生成目录录 3 (一)创建标题目录 3 (二)从标题样式创建目录 3 (三)从其他样式创建目录 3 (四)创建图表目录 3 (五)利用题注建立图表目录 4 (六)创建引文目录 4 (七)更新目录 5 WORD2003 的十个的十个实实用小技巧用小技巧 6 (一)去除默认的输入法： 6 (二)快速显示文档中的图片： 6 (三)给图片注解文字： 6 (四)制作水印： 6 (五)自动更正错误词组： 6 (六)轻松统计文档字数： 6 (七)一版多页显示： 7 (八)加载稿纸： 7 (九)

2、添加书签： 7 真正真正让让你受益你受益终终身的几个身的几个 WORD 实实用技巧用技巧 .9 (一)快速定位到上次编辑位置 9 (二)快速插入当前日期或时间 9 (三)快速多次使用格式刷 9 (四)快速打印多页表格标题 9 (五)快速将文本提升为标题 9 (六)快速改变文本字号 9 (七)快速设置上下标注 9 (八)快速取消自动编号 10 (九)快速选择字体 10 (十)快速去除 WORD页眉下横线10 (十一)怎样关闭拼写错误标记10 (十二).附加段落格式的去除.10 (十三)附加字符格式的去除10 (十四)解决“公式编辑器”调入速度慢的问题11 (十五)在 WORD中插入当前的日期和时

3、间.11 3 自动生成目录自动生成目录 一篇 word 文档，内容有大的章，小的节。如何把章节抽出来生成目录？ WORD 点击需要插入的地方 插入菜单 索引和目录 目录 确定 目录通常是长文档不可缺少的部分，有了目录，用户就能很容易地知道文档中有什么内容， 如何查找内容等。Word 提供了自动生成目录的功能，使目录的制作变得非常简便，而且在 文档发生了改变以后，还可以利用更新目录的功能来适应文档的变化。 (一)创创建建标题标题目目录录 Word 一般是利用标题或者大纲级别来创建目录的。因此，在创建目录之前，应确保希 望出现在目录中的标题应用了内置的标题样式（标题 1 到标题 9）。也可以应用包

4、含大纲级 别的样式或者自定义的样式。如果文档的结构性能比较好，创建出合格的目录就会变得非 常快速简便。 (一)从从标题样标题样式式创创建目建目录录 从标题样式创建目录的步骤如下： （1）把光标移到要拖入目录的位置。 （2）单击【插入】菜单项的【索引和目录】菜单项，并在弹出的【索引和目录】对话框选择 【目录】选项卡，如图 6-43 所示。 （3）在【格式】列表框中选择目录的风格，选择的结果可以通过【打印预览】框来查看。如 果选择【来自模板】，标识使用内置的目录样式（目录 1 到目录 9）来格式化目录。如果要改 变目录的样式，可以单击【更改】按钮，按更改样式的方法修改相应的目录样式。 (一)从其他

5、从其他样样式式创创建目建目录录 如果要从文档的不同样式中创建目录，例如，不需要根据【标题 1】到【标题 9】的样式来 创建目录，而是根据自定义的【样式 1】到【样式 3】的样式来创建目录，操作步骤如下： （1）将光标移到要插入目录的位置。 4 （2）打开如图 6-43 所示的对话框，然后单击【选项】按钮，弹出如图 6-45 所示的【目录 选项】对话框。 （3）在【有效样式】列表框中找到标题使用的样式，然后在【目录级别】文本框中指定标 题的级别。如果不想用某一样式，要删除【目录级别】文本框中的数字。例如，用户可以删除 标题 1、标题 2 和标题 3 后面的【目录级别】中的数字。 （4）单击【确定

6、】按钮，返回到【索引和目录】对话框。 （5）在【索引和目录】对话框中选择合适的选项后单击【确定】按钮。 (一) 创创建建图图表目表目录录 图表目录也是一种常用的目录，可以在其中列出图片、图表、图形、幻灯片或其他插图 的说明，以及它们出现的页码。在建立图表目录时，用户可以根据图表的题注或者自定义 样式的图表标签，并参考页序按照排序级别排列，最后在文档中显示图表目录。 使用题注组织目录的方法如下： （1）确保文档中要建立图表目录的图片、表格、图形加有题注。 （2）将光标移到要插入图表目录的地方。 （3）单击【插入】菜单中的【索引和目录】菜单项，并在【索引和目录】对话框中选择【图表 目录】选项卡，如

7、图 6-46 所示。 （4）在【题注标签】下拉列表框中选择要建立目录的题注，如图表、公式、表格等。 （5）在【格式】下拉列表框中选择一种目录格式，其他选项与创建一般目录一样，确定后 单击【确定】按钮。在检查图表目录后，当将鼠标移到目录项目上时，鼠标指针会变为手形， 单击鼠标左键接口跳转到相应的位置。 (一)利用利用题题注建立注建立图图表目表目录录 有时候，文档中的标签是用户键入的，并不是 Word 的题注功能加上的。这时，就需要 使用自定义样式建立图表目录，方法如下： 5 （1）打开如图 6-46 所示的【索引和目录】对话框，并选中【图表目录】选项卡。 （2）单击【选项】按钮，弹出如图 6-4

8、7 所示的【图表目录选项】对话框。 （3）选中【样式】复选框，并在其右边的下拉列表框中选择图表标签使用的样式名后单 击【确定】按钮。 （4）在【索引和目录】对话框中选择各选项，然后单击【确定】按钮。 (一) 创创建引文目建引文目录录 引文目录与其他目录类似，可以根据不同的引文类型，创建不同的引文目录。在创建 引文目录之前，应该确保在文档中有相应的引文。创建引文目录的操作步骤如下： （1）将光标移到要插入引文目录的位置。 （2）单击【插入】菜单中的【索引和目录】菜单项，在弹出的【引文和目录】对话框中选择 【引文目录】选项卡，如图 6-48 所示。 （3）在【类别】中选择相应的引文类别，注意此种类

9、别应该是引文中已经创建有的引文 类型。 （4）创建的引文目录也有相应的内置引文目录样式来套用，如果要更改，可以单击【更 改】按钮。 （5）如果引文的页码超过五处，可以选中【使用“各处”】复选框，这样可以避免页码过多 反而给用户造成不便。 （6）如果引文过长，可以选择【保留原格式】，以保留原有的引文格式。 （7）选好目录的制表前导符和格式后，单击【确定】按钮即可，插入的引文目录如图 6-49 所示。 如果要标记引文，以创建合适的引文目录，可以按如下方法进行： （1）选择要标记的引文。 （2）打开如图 6-48 所示的对话框，单击【标记引文】按钮，弹出如图 6-50 所示的【标记 6 引文】对话框

10、。 （3）在【类别】的下拉列表框中选择合适的类型。 （4）单击【标记】按钮即可对当前所选的文字进行标记，如果单击【标记全部】按钮，将对 存在于文档中的所选文字进行标记。 （5）如果还要标记其他引文，不要关闭【标记引文】对话框，直接在文档中选取要标记的 引文。 （6）返回【标记引文】对话框，选中的引文将出现在【所选引文】下面，然后单击【标记】即 可。 （7）如果要修改一个存在的类别，可以单击【类别】按钮，弹出如图 6-51 所示的对 话框。 （8）选中要修改的类别，在【替换为】下面的文本框中输入要替换的文字，单击【替换】按 钮即可。 （9）完成后单击【确定】按钮，回到【标记引文】对话框。单击【关

11、闭】按钮。 (一) 更新目更新目录录 Word 所创建的目录是以文档的内容为依据，如果文档的内容发生了变化，如页码或者 标题发生了变化，就要更新目录，使它与文档的内容保持一致。最好不要直接修改目录，因 为这样容易引起目录与文档的内容不一致。 在创建了目录后，如果想改变目录的格式或者显示的标题等，可以再执行一次创建目 录的操作，重新选择格式和显示级别等选项。执行完操作后，会弹出一个对话框，询问是否 要替换原来的目录，选择【是】替换原来的目录即可。 如果只是想更新目录中的数据，以适应文档的变化，而不是要更改目录的格式等项目，可 以对着目录单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中单击【更新域】菜单项即可。用

12、户也可以选 择目录后，按下 F9 键更新域。 7 word2003 的十个实用小技巧的十个实用小技巧 (一)去除默去除默认认的的输输入法：入法： 打开选项窗口，点击其中的“编辑”选项卡，去除最下面的“输入法控制处于活动状态” 前的对号，点击确定。 重新启动 word 后，就会发现微软拼音不会一起启动了。 翻译 文字： 先要安装好字典库，连线上网，通过网上资源翻译。选择准备翻译的文字，然后点选 word 菜单栏“工具”“信息检索”；界面右边将出现“信息检索”版面。在“搜索”栏选择“翻译”， 再在“翻译”栏选择“将”哪国语言“翻译为”哪国语言，结果马上就会显示出来。要快速翻译 下一个词，可以按住

13、Alt 键不放，然后点选生词。 8 (一)快速快速显显示文档中的示文档中的图图片：片： 如果一篇 word 文档中有好多图片，打开后显示比较慢。但我们打开文档时，快速点击 “打印预览”按钮，图片就会立刻清晰的显示出来，然后关闭打印预览窗口，所有插入的图片 都会快速显示出来了。 (一)给图给图片注解文字：片注解文字： 选定要添加说明的图片，单击鼠标右键，在快捷功能菜单中选“题注”，以打开题注窗口； 然后在“标签”栏选择“公式”、 “表格”或“图表”；最后在“题注”栏输入注解文字，再点“确定”按 钮结束。此时，注解文字会自动显示在图片下方。注解文字可以随时更改，如改变字体大小， 或者删除等等。 (

14、一) 制作水印：制作水印： word2003 具有添加文字和图片两种类型水印的功能，而且能够随意设置大小、位置等 等。在 word 菜单栏点击“格式”“背景”“水印”。在“水印”对话框中选择“文字水印”，然 后在“文字”栏选择合适的字句，或另外输入文字;或在“水印”对话框中选择“图片水印”，然 后找到要作为水印图案的图片。最后按“确定”，水印就会出现在文字后面。 (一)自自动动更正更正错误词组错误词组： ： 可以通过 word2003 自动更正写错的词组。比如“为虎作伥”容易写成“为虎做伥”，依次 点击“工具自动更正选项”菜单，在弹出的“自动更正”窗口中选择“自动更正”标签项，在 下面的替换文

15、本框中输入“为虎做伥”，然后在替换为文本框中输入“为虎作伥”，点击确定。 这样以后如果在文章中再次输入“为虎做伥”的时候，word 就会自动更正为“为虎作伥”。用 同样的办法我们可以把容易混淆的一些词组或是成语添加到自动更正中，让你的 word 识 别词组能力更强、更智能化。 (一)轻轻松松统计统计文档字数：文档字数： 打开 word 文档，然后依次点击“工具字数统计”菜单，就可以清楚的看到这篇文档的 9 统计信息，也可以通过打开文档属性窗口，接着选择“摘要”标签，然后点击“高级”按钮，这 时也可以看到该文档的详细统计信息。但是需要统计多篇文档的总字数，这样一篇篇的统 计，也就太慢了，效率也很

16、低。可以先打开其中任意一篇文档，然后依次点击“插入文件” 菜单，然后把其它文档全部插入进来，合并成一篇文档，然后再点击“字数统计”菜单项，就 可以轻松的查看所有文档的总字数了。 (一) 一版多一版多页显页显示：示： 先按“预览打印”图标，或点击“文件”“打印预览”，word 将处于“预览”模式；在工具栏 上单击鼠标右键，选择“常用”。这时，word 的菜单栏下一排会出现“常用”工具栏。再在工具 栏上右击鼠标，选择“自定义”，进入自定义设置状态；现在，将“打印预览”工具栏上的“多页” 按钮拖到“常用”工具栏上。关闭“自定义”窗口，再关闭“预览”模式；以后，点击 word“常用” 工具栏上的“多页”按钮，就可以选择一页显示多少个版面了。 (一)加加载载稿稿纸纸： ： 到微软网站上下载稿纸加载项，安装后在 word2003 的“格式”菜单下就可以看到“稿纸 设置”命令，选择后在设置对话框“启用稿纸隔线”，然后我们设定每格的尺寸、网格样式、 网格颜色、纸张大小等，确定后 Word 中的就自动应用稿纸样式，文字被放到稿纸的每个格 子上。 (一)添加添加书签书签