电子表格处理基础课件

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1、第 5 章 Excel 2003电子表格处理基础,计算机应用基础,计算机应用基础,5.1 Excel 2003概述 5.2 工作表的建立、编辑和格式化 5.3 图表制作 5.4 数据管理和分析 5.5 工作表的打印,本章主要内容,本章重点： 工作表的建立、编辑和格式化， 图表制作，数据管理和分析,5.1 电子表格概述,Office家族成员之一电子表格软件,5.1.1 Excel 2003的功能,计算机应用基础,计算机应用基础,列号,名字框,行号,当前单元格,工作表标签,65536,3,256,Sheet1!B3,Excel 2003的工作窗口,5.1.2 Excel 2003的启动、退出和工作

2、窗口,编辑栏,显示和选定单元格、图表项、绘图对象等,取消操作,确定操作,“编辑公式”状态,Enter,Tab,Esc,或,或,编辑输入区,计算机应用基础,工作簿与工作表,工作簿是计算和存储数据的文件，其扩展名.xls。 新建的第一个工作薄的默认名：book1.xls。 每一个工作簿可由一个或多个工作表组成，在默认的情况下是由3个工作表组成的。,工作簿,工作表,一个工作表最多有65 536行、256列。 行号：165536 列标：AIV 工作表由工作表标签区别，如sheet1、sheet2、Sheet3,计算机应用基础,工作表中行和列的交叉部分称为单元格，是存放数据的最小单元。 单元格的地址表示

3、形式： 列标+行号 如： A5、 D8 为了区分不同工作表的单元格，需要在地址前加工作表名称，如Sheet1! B3,单元格,计算机应用基础,5.2.1 工作表的建立（输入计算）, 输入数据 直接输入 快速输入数据 自动填充数据 从外部导入数据 计算数据,“记忆式输入” “选择列表输入”,5.2 工作表的建立、编辑和格式化,计算机应用基础,直接输入数据包括： 文字。如果要将一个数字作为文字输入，数字前要加单引号“ ” 数值。可采用十进制形式或科学计数形式；如果数字以“+”或数字“0”开头，“+”和“0”会自动省略；分数的输入应先输入“0”和空格 日期和时间。日期输入可用“/”或“”分隔符，如：

4、2006/10/08，2006-10-08；时间输入用冒号“：”分隔，如：21：56：15。两者之间用空格分隔,返回,计算机应用基础,快速输入数据,“记忆式”输入,“选择列表”输入（仅对文本数据有效）,“选择列表”命令，或者按“Alt+”键,返回,计算机应用基础,自动填充数据,自动填充数据分三种情况： 复制数据。选中一个单元格，直接拖曳，便会产生相同数据，如果不是相同数据，则需要在拖曳的同时按Ctrl 键 填充序列数据。可通过“编辑/填充/序列”命令，在“序列”对话框中进行序列有关内容的选择 填充用户自定义序列数据,返回,计算机应用基础,从外部导入数据,选择“数据获取外部数据”命令，可导入其他

5、数据库（如Access、FoxPro、Lotus123等）产生的文件和文本文件。 在数据输入过程中，有可能会输入无效数据，因此通常在输入前选择“数据有效性”命令。,返回,计算机应用基础,计算数据,（1）公式 Excel的公式由运算符、数值、字符串、变量和函数组成。 公式必须以等号“=”开始 Excel中的运算符,计算机应用基础,引用运算符：引用运算符可以将单元格区域合并起来进行计算,四类运算符的优先级从高到低依次为：“引用运算符”、“算术运算符”、“文本运算符”、“关系运算符”，当优先级相同时，自左向右进行计算。,计算机应用基础,例：有“学生成绩表.xls”,请计算每位学生的总分,）,计算机应

6、用基础,（2）函数 是预先定义好的公式，它由函数名、括号及括号内的参数组成。其中参数可以是常量、单元格、单元格区域、公式及其他函数。多个参数之间用“，”分隔。 函数输入有两种方法： 直接输入法和插入函数法（更为常用）,计算机应用基础,七种“Excel公式错误值“解决方法,1#！ 如果单元格所含的数字、日期或时间比单元格宽，或者单元格的日期时间公式产生了一个负值，就会产生#！。 解决方法：如果单元格所含的数字、日期或时间比单元格宽，可以通过拖动列表之间的宽度来修改列宽。如果使用的是1900年的日期系统，那么Excel中的日期和时间必须为正值。如果公式正确，也可以将单元格的格式改为非日期和时间型来

7、显示该值。,计算机应用基础,2#VALUE! 当使用错误的参数或运算对象类型时，或者当公式自动更正功能不能更正公式时，将产生错误值#VALUE!。这其中主要包括3点原因。 1）在需要数字或逻辑值时输入了文本，Excel不能将文本转换为正确的数据类型。 解决方法：确认公式或函数所需的运算符或参数正确，并且公式引用的单元格中包含有效的数值。例如：如果单元格A1包含一个数字，单元格A2包含文本，则公式=“A1+A2“将返回错误值#VALUE!。可以用SUM工作表函数将这两个值相加（SUM函数忽略文本）：=SUM（A1:A2）。,计算机应用基础,2）将单元格引用、公式或函数作为数组常量输入。 解决方法

8、：确认数组常量不是单元格引用、公式或函数。 3）赋予需要单一数值的运算符或函数一个数值区域。 解决方法：将数值区域改为单一数值。修改数值区域，使其包含公式所在的数据行或列。,计算机应用基础,3#DIV/O! 当公式被零除时，将会产生错误值#DIV/O!。在具体操作中主要表现为以下两种原因。 1）在公式中，除数使用了指向空单元格或包含零值单元格的单元格引用（在Excel中如果运算对象是空白单元格，Excel将此空值当作零值）。 解决方法：修改单元格引用，或者在用作除数的单元格中输入不为零的值。 2）输入的公式中包含明显的除数零，例如：公式=1/0。 解决方法：将零改为非零值,计算机应用基础,4#

9、N/A 当在函数或公式中没有可用数值时，将产生错误值#N/A。 解决方法：如果工作表中某些单元格暂时没有数值，请在这些单元格中输入“#N/A“，公式在引用这些单元格时，将不进行数值计算，而是返回#N/A。,计算机应用基础,5#REF! 删除了由其他公式引用的单元格，或将移动单元格粘贴到由其他公式引用的单元格中。当单元格引用无效时将产生错误值#REF！。 解决方法：更改公式或者在删除或粘贴单元格之后，立即单击“撤消“按钮，以恢复工作表中的单元格。,计算机应用基础,6#NUM！ 当公式或函数中某个数字有问题时将产生错误值#NUM！。 1）在需要数字参数的函数中使用了不能接受的参数。 解决方法：确认

10、函数中使用的参数类型正确无误。 2）由公式产生的数字太大或太小，Excel不能表示。 解决方法：修改公式，使其结果在有效数字范围之间。,计算机应用基础,7#NULL！ 使用了不正确的区域运算符或不正确的单元格引用。当试图为两个并不相交的区域指定交叉点时将产生错误值#NULL！。 解决方法：如果要引用两个不相交的区域，请使用联合运算符逗号（，）。公式要对两个区域求和，请确认在引用这两个区域时，使用逗号。如果没有使用逗号，Excel将试图对同时属于两个区域的单元格求和，由于A1:A13和c12:c23并不相交，它们没有共同的单元格所以就会出错,计算机应用基础,快速了解Office Excel函数的

11、用法,如果知道所要作用函数的名字，但又记不清它的所有格式，这时我们可以用键盘快捷键把参数粘贴到编辑栏内。 具体方法是：在编辑栏中输入一个等号，然后录入一个函数，再按下Ctrl+A键，弹出公式选项板，里面显示了选定函数的名称及其每个参数。在打开的对话框中添入所需参数，当我们选取任何一个参数时，在对话框中会看到它的解释。 当使用易于记忆的名字且具有很长一串参数的函数时，这个方法非常有用。,计算机应用基础,如果你不知道EXCEL提供了那些函数，或是记不起函数是怎么写的，可以用下面的方法查看。单击工具栏上的“粘贴函数”粘贴函数按钮按钮，弹出“粘贴函数”对话框。我们可以在左侧列表框中选择函数分类，在右侧

12、列表框中选择函数名称，对话框的下面就会出现一行小字，提示此函数的作用和功能。,计算机应用基础,下图为用函数计算示例,计算机应用基础,相对引用。当公式在复制或填入到新位置时，公式不变，单元格地址随着位置的不同而变化，它是Excel 默认的引用方式，如：B1，A2：C4 绝对引用。指公式复制或填入到新位置时，单元格地址保持不变。设置时只需在行号和列号前加“$”符号，如$B$1 混合引用。指在一个单元格地址中，既有相对引用又有绝对引用，如$B1或B$1。$B1是列不变，行变化；B$1是列变化，行不变。,（3）公式中单元格的引用,计算机应用基础,单元格引用方式举例,例：设公式在 F2 单元格， 公式：

13、=D2+E2 其中D2、E2为相对引用 公式：=$D$2+$E$2 其中D2、E2为绝对引用 公式：=$D2+$E2 其中D2、E2为混合引用 注意：该公式复制到其他单元格，各种引用的区别就会显现。,计算机应用基础,“绝对引用”示例,计算机应用基础,5.2.2 工作表的编辑,单元格、行、列的编辑 单元格数据的编辑 单元格内容的清除和删除、移动和复制 工作表的编辑 工作表的插入、移动、复制、删除、重命名等,计算机应用基础,工作表的选定操作如下表：,计算机应用基础,5.2.3 工作表的格式化,单元格格式化 工作表格式化 调整列宽和行高 自动套用格式 使用条件格式,计算机应用基础,（1）设置单元格格

14、式,选择”格式单元格”命令或“格式”工具栏,计算机应用基础,（2）设置工作表格式,设置列宽和行高 选择“格式列”、“格式行”菜单 自动套用格式 Excel提供了许多种漂亮专业的表格自动套用格式，可以快速实现工作表格式化。这通过“格式|自动套用格式”命令来实现。 使用条件格式 条件格式可以使数据在满足不同的条件时，显示不同的格式。 “格式|条件格式”,计算机应用基础,条件格式,对学生成绩表完成进一步的格式化操作：设置标题行高为27,姓名列宽10,其它列宽为最合适的列宽；将不及格的成绩设置成红色、加粗倾斜、浅灰色底纹，90分以上的成绩设置成蓝色，加双下划线。,计算机应用基础,5.3 图表制作,创建

15、图表（可通过“插入/图表”命令或单击“常用”工具栏中的 按钮，利用图表向导来创建图表） 编辑图表 调整图表的位置和大小 更改图表的类型 添加和删除数据 修改图表项 添加趋势线 设置三维视图格式,计算机应用基础,图表组成,计算机应用基础,图表制作,根据学生成绩表中姓名、各科成绩产生一个簇状柱形图,计算机应用基础,5.4 数据管理和分析,数据清单，又称为数据列表。是Excel工作表中单元格构成的矩形区域，即一张二维表。它与工作表的不同之处在于： 数据清单中的每一行称为记录，每一列称为字段，第一行为表头 数据清单中不允许有空行或空列；不能有数据完全相同的两行记录；字段名必须唯一，每一字段的数据类型必须相同；,5.4.1 建立数据清单,在学生成绩表中，如果数据行较多，查看、修改、更新某学生的数据。要找到某数据行就有难度了。但记录单提供了这类操作的方便！,计算机应用基础,（1）使用记录单修改、删除或增加记录,“删除”将删除工作中与记录单内容相对应的数据行,“上一条”、“下一条”可进行逐行数据查看。,选择“数据”|“记录单”菜单命令，Excel就会显示工作表的记录单！,“新建”可在数据表最后一行的下面添加一行,计算机应用基础,（2）用数据单进行条件查询 单击记录单中的“条件”就能进行条件查询！,条件！,查看姓王的学生,查找系别为自动控制数学大