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1、第二章：Access数据库基础,第一节 认识Access 第二节 建立数据库 第三节 导入和修改数据表 第四节 整理数据表,第一节 认识Access,一、打开Access数据库 （点击查看演示） 二、Access数据库的组成 三、浏览数据表 四、习题,一、打开Access,单击“开始”菜单“程序”“ Microsoft Access”（点击查看演示）,二、Access数据库的组成,通常Access的窗口接口可以分成五个大的部分（如图2-1）：“标题栏”、“菜单栏”、“工具栏”、“状态区”和“数据库窗口”。其中“标题栏”在屏幕的最上方，“菜单栏”在“标题栏”的下面，“菜单栏”的下面是“工具栏”，
2、“状态区”在屏幕的最下方，而夹在“工具栏”和“状态区”之间的空间则是用来显示数据库窗口的。,图2-1,三、浏览数据表,1、数据表 2、记录或字段 3、浏览数据表,如图所示“通讯记录表”表是一个二维表格，在Access中称为“数据表”。它们是数据处理的依据，叫做源数据表。,什么是字段、记录和值?,数据库中，对表的行和列都有特殊的叫法，每一列叫做一个“字段”。每个字段包含某一专题的信息。就像“通讯录”数据库中，“姓名”、“联系电话”这些都是表中所有行共有的属性，所以把这些列称为“姓名”字段和“联系电话”字段。 我们把表中的每一行叫做一个“记录”，每一个记录包含这行中的所有信息，就像在通讯录数据库中
3、某个人全部的信息，但记录在数据库中并没有专门的记录名，常常用它所在的行数表示这是第几个记录。 在数据库中存放在表行列交叉处的数据叫做“值” ，它是数据库中最基本的存储单元，它的位置要由这个表中的记录和字段来定义。在通讯录的表中就可以看到第一个记录与“单位”字段交叉处的值就是“中国人民银行上海分行”。“王岚”所在的记录和“电话”的这个字段交叉位置上的“值”就是“0551-7238321”。,记录指针,记录选择器,浏览数据表,1、选中记录：把鼠标移到记录指针所在任意一行上指针呈现 形单击鼠标即可选中一条记录。,2、选中字段： 把鼠标移到字段名所在行上，鼠标指针呈现 形单击鼠标即可选 中一个字段,习
4、题,一、选择题 1.在Access的数据表中，从第二行开始第一行对应的数据称为（ ） A.一个字段 B.一个字段名 C.一条记录 D.一个文件 2. .在Access的数据表中，第一列称为（ ） A.一个字段 B.一个字段名 C.一条记录 D.一个文件,二、是非题 1、在Access的数据库中，没有源数据表，也可以进行数据处理（ ） 2、表、查询、窗体、报表都是Access 中的对象（ ） 三、浏览所给志愿者管理数据库中的表，分别选中各字段及各记录。,第二节 建立数据库,一、建立数据库 （点击查看实例） 二、常用字段类型 三、习题,二、常用字段类型,1.文本：这种类型允许最大255个字符或数字
5、，Access默认的大小是50个字符，而且系统只保存输入到字段中的字符，而不保存文本字段中未用位置上的空字符。可以设置“字段大小”属性控制可输入的最大字符长度每个汉字和字符长度都为1。 2.备注：这种类型用来保存长度较长的文本及数字，它允许字段能够存储长达64000个字符的内容。但Access不能对备注字段进行排序或索引，却可以对文本字段进行排序和索引。在备注字段中虽然可以搜索文本，但却不如在有索引的文本字段中搜索得快。,常用字段类型,3 . 数字：这种字段类型可以用来存储进行算术计算的数字数据，用户还可以设置“字段大小”属性定义一个特定的数字类型，任何指定为数字数据类型的字型可以设置成“字节
6、”、“整数”、“长整数”、“单精度数”、“双精度数”、“同步复制ID”、“小数”五种类型。在Access中通常默认为“双精度数”。 日期/时间：这种类型是用来存储日期、时间或日期时间一起的，每个日期/时间字段需要8个字节来存储空间。,常用字段类型,4. 货币：这种类型是数字数据类型的特殊类型，等价于具有双精度属性的数字字段类型。向货币字段输入数据时，不必键入人民币符号和千位处的逗号，Access会自动显示人民币符号和逗号，并添加两位小数到货币字段。当小数部分多于两位时，Access会对数据进行四舍五入。精确度为小数点左方15位数及右方4位数。,常用字段类型,5. 自动编号：这种类型较为特殊，每
7、次向表格添加新记录时，Access会自动插入唯一顺序或者随机编号，即在自动编号字段中指定某一数值。自动编号一旦被指定，就会永久地与记录连接。如果删除了表格中含有自动编号字段的一个记录后，Access并不会为表格自动编号字段重新编号。当添加某一记录时，Access不再使用已被删除的自动编号字段的数值，而是重新按递增的规律重新赋值。,常用字段类型,6. 是/否：这种字段是针对于某一字段中只包含两个不同的可选值而设立的字段，通过是/否数据类型的格式特性，用户可以对是/否字段进行选择。,三、其它类型简介,1.OLE对象：这个字段是指字段允许单独地“链接”或“嵌入”OLE对象。添加数据到OLE对象字段时
8、，可以链接或嵌入Access表中的OLE对象是指在其他使用OLE协议程序创建的对象，例如WORD文档、EXCEL电子表格、图像、声音或其他二进制数据。OLE对象字段最大可为1GB，它主要受磁盘空间限制。(点击查看实例) 2.查阅向导：这个字段类型为用户提供了一个建立字段内容的列表，可以在列表中选择所列内容作为添入字段的内容。,其它类型简介,3.超级链接：这个字段主要是用来保存超级链接的，包含作为超级链接地址的文本或以文本形式存储的字符与数字的组合。当单击一个超级链接时，WEB浏览器或Access将根据超级链接地址到达指定的目标。超级链接最多可包含三部分：一是在字段或控件中显示的文本；二是到文件
9、或页面的路径；三是在文件或页面中的地址。在这个字段或控件中插入超级链接地址最简单的方法就是在“插入”菜单中单击“超级链接”命令。,练习1,一、选择题 Access数据库文件的扩展名是（ ） AFRM B.MDB CDOC D.DBF 二、判断题 在建立数据库，输入数据表时，不需要对杂乱无章的数据进行归纳和整理（ ） Access规定；定义字段名称和设置文本类型字段的大小时，一个汉字的大小为2（ ）,三、操作题：将练习1复制到“我的文档”在“志愿者管理”数据库建立“服务需求表”如图所示保存 退出。尝试使用自动窗体。保存志愿者管理数据库。退出Access。 点击查看练习1演示,第三节 导入和修改数
10、据表,一、导入： Access 可以很方便地与其他系统进行数据交换可以把其它格式的数据导入到Access中也可以把Access中的数据导出到其它系统中 Access 可从 Access 、Exel、Lotus1-2-3、dBASE 、Outlook 中导入数据 我们以Excel为例（点击查看演示）,二、修改,1修改：.修改“是否团员”字段“文本类型”为“是否类型” 注：修改后字段中数据消失需从新输入。 2.增加字段：为“学生情况登记表”增加“志愿者ID”字段。 3.删除字段：在报名表中删除“姓名”字段。 3.删除记录：删除“学生情况登记表”中姓名为“白建明”的记录。 （点击查看以上演示）,三、
11、练习2,1、是非题： 在Access中，可以随意修改字段的类型，数据不会丢失( ) 2、操作题 ：1.将“学生情况登记表”导入“志愿者管理”数据库将“性别”字段改为“是/否”型。 2.删除“性别”字段。 3.删除最后一条记录。（点击查看演示）,第四节 整理数据表,一、排序：为方便查找数据，经常要对数据进行整理，如以某个关键字段数据进行排序。 1、排序：用“排序”命令对“志愿者管理”数据库“报名表”按“报名日期”排序 （点击查看演示） 2、高级筛选/排序：用“高级筛选/排序”命令对“志愿者管理”数据库“报名表”按“报名日期”及“年龄”排序 （点击查看演示） （注：排序后原表被排序后表复盖）,二、筛选,1、按选定内容筛选 筛选“特长”为“文艺”的志愿者 （点击查看演示） 2、高级筛选 筛选年龄在16岁以上的有文艺特长的志愿者 （点击查看演示）,三习题,判断题： 1.对数据表中的数据排序后，执行“文件”“保存”命令，原来的数据会被排序后的结果覆盖（ ）。 2.当筛选的条件只有一个时，也可以使用“高级筛选”命令，找出符合条件的记录（ ）。,
