《2008年上半年度办公室工作总结国药控股股份有限公司精选》由会员分享，可在线阅读，更多相关《2008年上半年度办公室工作总结国药控股股份有限公司精选（24页珍藏版）》请在金锄头文库上搜索。
1、,完善行政管理职能 提高支持保障水平 总裁办公室 二一二年六月四日,近年来，国药控股将创新驱动与资本驱动相结合，企业发展规模日益壮大，面对着公司管理链条的不断延伸，各种前所未有的新情况和新问题纷至沓来，这些给我们的管理，包括行政管理工作提出了一个持续创新、完善的新课题。为此，我们各级行政管理团队在各项工作中，围绕“整合、转型、创新、跨越”的企业发展主题，以“服务整合、规范管理、转型创新”为重点，以不断提升工作水平和工作效率为目标，在公司整体管理模式创新的大环境中，进行了一些探索和实践，取得了一点经验和启发。,一、总裁办公室职责定位及组织架构 二、管理与服务并举，做好行政管理工作 三、在“管理提
2、升”活动中的努力方向,作为公司一个综合性的管理部门，总裁办在公司总裁的直接领导下，承担着协调和督办各部门的工作，与上级和外界保持通畅联系，为公司领导、各部门、子公司提供行政保障支持和服务的职能。,综合督办协调； 文秘档案管理； 行政后勤服务； 行政体系建设。,部门定位,关键职责,重点职责描述,秘书 事务,高级秘书 1,陆海峰,主任 1,郎葆瑃,梅 旎,信息 情报,文档 管理,督办 协调,行政 集采,内外 接待,高级文秘经理1,文秘经理 1,行政经理1,会务主管 1,档案主管 2,会务助理 1,集采主管 1,行政秘书 1,行政助理（前台）,副主任1,副主任1,总裁办组织架构,文秘主管 1,一、总
3、裁办公室职责定位及组织架构 二、管理与服务并举，做好行政管理工作 三、在“管理提升”活动中的努力方向,（一）规范管理,以打造“稳定高效、流程科学”的行政管理体系为目标，以“规范管理”作为各项行政工作的基础的抓手，持续加强“督办管理、制度建设、信息传递及公文管理、档案管理、会务管理”等重点工作。,5.加强企业档案管理工作,3.做好企业信息共享工作,4.切实做好服务保障工作,2.健全行政内控制度和流程,规范管理,1.切实加强督办工作的落实力度,制度上：印发了公司督办工作制度、内部报告工作制度、总经理办公会议事规则（指引）等多项管理制度，形成了国控上下一体的督办制度体系。 操作上：分解、下达会议要求
4、，落实到人，按季度跟踪反馈，作为业绩评价依据，推进月度工作报告制度，确保各项工作的及时、高效实施。 落实督办项目，进行系统跟踪，确保了信息传递渠道的畅通和总部工作的高效运行。,持续修订和完善各项行政管理制度，对督办程序、报告、印章管理、公文管理、OA系统管理、会议管理、档案管理、企业形象传递、非经营性集采等相关内控管理制度进行不断补充和更新，使公司行政条线各项工作的责任、条线、完成途径得到了进一步明确。,进一步规范公文管理、提高公文质量。对逾期文件进行催促督办、对行文质量进行审核。 丰富企业信息传递模式，加强信息共享与反馈。每周分发行业及竞争情报。 探索建立国控 “信息库”，实现公司相关行业信
5、息情报资源在全国控范围内的广泛共享。,提高重大活动的组织筹备水平。（公司年会、上市周年庆等活动) 做好重要会议策划组织和服务工作。（政府部门接待、大供应商洽谈会、董事会会务等）,总部和十多家子公司的档案管理先后获得上海市及当地企业档案管理先进资质 上线ECM文档管理系统，为各子公司进一步推进档案管理工作增添新的管理工具。,（二）服务整合,近年来，国药控股随着收购发展步伐的不断加快，一批新成员企业陆续成为国控“大家庭”中的一员，由于各成员企业在体制机制、企业规模、管理基础、企业文化等诸多存在着较大的差异，服务整合成为这两年我们在管理工作中一项十分重要的内容，我们也将“服务整合”作为行政管理工作的
6、重中之重，以项目对接为契机，以OA系统建设、非经营性采购平台建设为抓手，从公文质量、流转程序、非经营性集采等抓起，采取多种方式，逐步提高各子公司行政管理的规范化和一体化水平。,服务整合,1.做好各级子公司的行政管理对接工作,（1)通过对新加入企业“现场服务、制度输出、集中培训、跟踪管理”等途径，推进新进企业对国控管理文化的了解与认同。 (2)编写服务手册，定期更新，帮助各部门及子公司快速实现对接。 (3)印发行政重点工作流程，持续更新行政资源下载平台（包含公司宣传资料、企业VI、 OA系统指南、公文管理课件等内容）。,2.推广OA系统，提高行政效率,（1）完善OA系统公文管理模块，实现会议管理
7、、系统归档与现行档案管理衔接等延伸功能。 （2）设计开发系统表单，基本满足了本部职能部门对行政管理系统表单运行的要求。 （3）做好二级公司OA系统的开通、培训工作,3.推进非经营性采购平台建设,（1）不断开发和完善非经营性采购项目，各级行政管理部门拓展和推进各子公司非经营性采购平台的建设。 （2）建立非经营性采购平台的管理制度和实施流程，不断拓展平台的项目。目前，该平台项目已达12项。,（3）以三年来该平台所取得的效益和效率吸引更多的子公司积极参与。 （4）当前，正努力将行政采购流程融入国控ERP系统，在各子公司行政采购供应商的管理和采购费用的即时反映、分类可视化方面形成新的工作流程。,（三）
8、组织建设,2010年，总裁办公室根据公司发展的要求，提出了关于进一步加强成员企业总经理办公室工作的指导意见，以此为纲要，两年多来，各成员企业高度重视办公室在企业规范管理、综合协调、行政服务等职能方面的地位和作用，相继在部门职能、管理架构、人员结构等方面实现了新的完善与提高。 据统计，截至2011年底，国药控股二级子公司中，以相对独立职能设置行政部门（总经办、办公室等）的，约占70%（比2010年上升17%），其他仍以综合办、行政部（涵盖人力、法务、信息等）形式建制。人员设置从1人到12人不等；同时，行政负责人兼岗兼职的占23% （比2010年下降10%）。各企业的行政管理组织建设，从组织层面上
9、首先得到了进一步的加强。在部门名称变化、人员结构优化的基础上，各级行政管理部门的职能进一步拓展及完善，在本企业管理体系中的地位和作用得到了进一步的体现与发挥。,一、总裁办公室职责定位及组织架构 二、管理与服务并举，做好行政管理工作 三、在“管理提升”活动中的努力方向,面临着外部环境的挑战和公司的不断发展，伴随着管理跨度的进一步延伸，必然是管理难度的不断加大，积极思考并勇于探索集团化管控和服务的新模式、新方法，同样是我们在实现行政管理工作转型和创新中要交出的一份答卷。 1、在公司由药品分销、批发型企业向医药健康服务提供商转型的过程中，行政工作的职能范围、工作重点如何实现新的拓展与突破；如何在同质
10、化的行政工作中创造自身的工作特色；行政团队的自身建设、专业水平如何进一步提升； 2、行政制度、流程建设如何进一步完善，如何进一步创造、共享我们的行政工作标准；,3、行政督办协调的力度如何进一步加强； 4、行政资源（非经营性集采、信息等）如何进一步集约； 5、信息集成、传播平台的建设如何进一步延伸； 6、在链条化的管理体系中，如何实现服务的集成化，行政工作如何通过“文化塑造、精细化管理、特色创新”真正体现对前端的支持、保障功能。 对此，我们将结合今明两年集团系统正在推进的管理提升活动，通过自我诊断、专项整改，实现行政管理条线能力与水平的有效提升。,1、我们将发动总部、子公司各级行政管理人员针对各
11、自工作实际，深入思考并提出目前工作中的“短板”与问题，并以 “问题库”的形式加以提炼归纳，尤其是那些具有一定普遍性、指导性的行政管理方面的问题，加以重点关注，作为下一阶段管理提升的重点课题。 2、在找准问题的基础上，在总部层面落实专人、形成行政管理提升等相关课题的专项行动方案，明确项目实施的目标、举措、责任人、阶段性成果及验收标准，确保推进工作的行之有效。 3、根据方案，细致对标，全面梳理并完善各项行政管理流程，及时发现整改工作中出现的问题，以“工作目标化、目标流程化、关键点细化、执行模板化”为着力点，加以适时调整和完善，实现行政管理工作水平的明显提升。,作为一家全国性、集团化的大型企业，行政
12、督办的效果在很大程度上影响着执行力的提升；内部信息的及时、有效传递对各项工作的效率也发挥着至关重要的作用，通过何种手段、措施、工具，加强这两个方面的核心工作，是我们未来将持续关注和完善的重点工作之一。,（二）管理提升的重点 抓管控进一步提升管理水平,目标 提升各部门的业务管控能力，持续提高督办工作的力度、质量，实现执行力的明显提升。,解决措施 1、建立、完善相关制度和流程； 2、持续跟踪、重要节点的反馈； 着重点：“年度重点工作”、“公司领导日常要求”、“重要会议决议”、“部门月度重点工作”、子公司月度重点工作报送“、“上下级来文处理情况”、“子公司意见建议反馈”等七个方面； 3、工具和手段：
13、重要事项督办单、季度督办工作汇总表、督办简报、文件流转月度跟踪表等。,目标 以流程、制度为基础，建立行政工作的规范化流程与模版，并指导各子公司共同提高，切实体现总部的示范性管理水平。,现状 目前，总裁办公室已建立并推行了“公文流转、档案管理、用印管理、办公用品采购、会议室管理”等多项跨部门、涉及各子公司的行政管理制度和流程；同时，在督办协调、内部信息报送等工作中也形成了相应的工作办法和流程，但由于部门自身及一些综合性的原因，实施效果及力度仍然有待进一步提高。同时，各子公司总经理办公会议事规则等相关制度的全面落实，尚有待于我们进一步跟进。此外，我们正着手建立更全面、规范的岗位服务流程，以进一步提
14、高我们的工作质量和水平。,（二）管理提升的重点 建标准制度建设及流程再造,重点工作 以“工作目标化、目标流程化、关键点细化、执行模板化”为着眼点，对“行政岗位职责、工作流程、管理制度、管理图表、管理方案、文书范例”等六大重点要素进行重新梳理，形成行政管理细化执行模板， 该项工作的涉及面广，工作量较大，但形成工作成果后，必然对我们的工作产生明显的规范作用。我们将此项目作为2012年工作的重点课题之一，明确节点，力争在第三季度形成阶段性成果。,（二）管理提升的重点 重传播内外信息传递及沟通,目标 建立、强化内外部信息传递的机制，确保管理、运营信息在企业内外部之间的有效沟通。,措施 1、建立和强化内
15、外信息传递机制、路径（报告制度等）； 2、持续提高各类公文传递、处理的质量； 3、不断创新信息情报整合、提炼、传递的形式； 4、会同国控信息部门继续拓展与完善OA系统功能的应用（工具、手段）。,（二）管理提升的重点 广集成行政集采及资源共享,目标 持续加强公司非经营性采购平台建设，降低行政成本，提升服务水平，体现集团化企业的网络、集约优势。,措施 1、进一步拓展、优化总部非经营性集采平台资源（基础） 2、汇总梳理各子公司的相关行政资源（补充） 3、实现优质资源在全国控范围内的广泛、充分运用（共享） 4、对接 OA、ERP系统应用（创新手段、工具） 5、机票集采项目的全国化推进（重点跟踪） 6、
16、商务礼品的统一集采。,（二）管理提升的重点 精保障精细化管理与服务,目标 通过持续深入的精细化管理、服务，从小处抓起，实现日常行政管理效率的进一步提升和相关费用的有效管控。,重点 1、持之以恒、高质量提供日常行政保障服务（日常工作）； 2、不断提升各类重大会务的组织筹备质量（企业形象的展示窗口之一）； 3、为公司领导、企业家团队的服务； 4、为部门、子公司、重点项目、员工服务，主动、及时解决他们的实际问题。 5、严格执行招待费管理办法，带头降低管理支出。,措 施 1、凸显企业文化内涵，对公司形象、办公环境的持续规范、提升、整改； 2、领导事务的精细化、日程化安排； 3、相关费用（如会务组织、礼品购置、商务餐饮等）的严格把关； 4、办公用品日常领用、办公设备支持、物业维护、车辆管理等日常行政事务的精细化管理与责任人员的落实； 5、建立标准化、可评价的各类服务流程； 6、行政管理优势企业服务经验的导入，以“首问负责制”为核心和前提的针对性岗位培训和行政人员服务意识的不断提
