会计电算化幻灯片(4)

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1、会计电算化,揭阳市博通,第四章 电子表格,第一节 电子表格软件概述 第二节 数据的输入与编辑 第三节 公式与函数的应用 第四节 数据清单及其管理分析,1.章节内容：,2.考情分析,各种题型都有可能出现，预计考试分值在20分左右。,3.学习方法,本章主要为Excel的一般操作知识，在日常的工作生活中有比较多的涉及，所以在学习起来较为亲切，容易接受。由于考试题型的不确定性，仍要求大家重视动手操作。本章与第三章报表管理模块联系较为密切，尤其是公式与函数的应用，要结合起来融会贯通学习。,第一节 电子表格软件概述,一、常用的电子表格软件 Windows操作系统：微软Excel、金山WPS、Lotus N

2、otes、FormulaOne等 Mac操作系统：Numbers 二、电子表格软件的主要功能 1.建立工作簿 2.管理数据 3.实现数据网上共享 4.制作图表 5.开发应用系统,第一节 电子表格软件概述,（一）建立工作簿 每个工作簿含有一张或多张工作表。 单元格是工作表的最小组成单位。每一单元格最多可容纳32000个字符。,第一节 电子表格软件概述,（二）管理数据 用户通过Excel不仅可以直接在工作表的相关单元格中输入、存储数据，编制销量统计表、科目汇总表、试算平衡表、资产负债表、利润表以及大多数数据处理业务所需的表格,而且可以利用计算机，自动、快速地对工作表中的数据进行检索、排序、筛选、分

3、类、汇总等操作，还可以运用运算公式和内置函数，对数据进行复杂的运算和分析。 （三）实现数据网上共享 通过Excel，用户可以创建超级链接，获取局域网或互联网上的共享数据，也可以将自己的工作簿设置成共享文件，保存在互联网的共享网站中，让世界上任何位置的互联网用户共享工作簿文件。,第一节 电子表格软件概述,（四）制作图表 散点图、柱形图、饼图、条形图、面积图、折线图、气泡图、三维图等14类100多种基本图表。 （五）开发应用系统 Excel自带VBA宏语言，用户可以根据这些宏语言，自行编写和开发一些满足自身管理需要的应用系统，有效运用和扩大Excel的功能。,第一节 电子表格软件概述,三、Exce

4、l软件的启动与退出 （一）Excel软件的启动 1.通过“开始”菜单中的Excel快捷命令启动 2.通过桌面或任务栏中的快捷方式启动 3.通过“运行”对话框启动 4.通过打开已有Excel文件启动 （二）Excel软件的退出 1.通过标题栏的“关闭”按钮退出 2.通过任务栏退出 3.通过快捷键退出：Alt+F4 4.双击标题栏的控制按钮（Office按钮）退出 5.打开标题栏的控制按钮（Office按钮），点击退出,第一节 电子表格软件概述,四、Excel软件的用户界面,第一节 电子表格软件概述,Excel2003及以下版本的默认用户界面基本相同, 由标题栏、菜单栏、工具栏、编辑区、工作表区、

5、状态栏和任务窗格等要素组成; Excel2007及以上版本的默认用户界面基本相同, 主要由功能区、编辑区、工作表区和状态栏等要素组成。 【提示】功能区将标题栏、菜单栏、工具栏和任务窗格进行了合并，非常方便操作。 五、Excel文件的管理 Excel文件的管理主要包括新建、保存、关闭、打开、保密、备份、修改、删除等工作。,第二节 数据的输入与编辑,一、数据的输入 （一）数据的手工录入 1.在单个单元格中录入数据 2.在单张工作表的多个单元格中快速录入完全相同的数据：Ctrl+Enter 3.在单张工作表的多个单元格中快速录入部分相同的文本或数据 4.在工作组的一个单元格或多个单元格中快速录入相同

6、的数据 （二）单元格数据的快速填充 1.相同数据的填充：填充柄、Ctrl键的使用 2.序列的填充 3.填充序列类型的指定 （三）导入其他数据库的数据 EXCEL可以获取SQLServer、ACCESS等外部数据库的数据,第二节 数据的输入与编辑,二、数据的编辑 （一）数据的复制、剪切、粘贴 复制，原单元格中的数据仍然存在，目标单元格中同时还增加原单元格中的数据； 剪切，原单元格中数据不复存在，只在目标单元格中增加原单元格中的数据。 （二）数据的查找和替换 1.查找和替换特定数据 Excel中的通配符“?”代替任意单个字符,“*”代替多个任意字符。 2.选中包含公式的单元格 编辑查找和选择公式

7、3.替换格式 点击“选项”按钮，可以完成格式的批量替换。,第二节 数据的输入与编辑,三、数据的保护 （一）保护工作簿 1.限制编辑权限： 设置两项保护内容：结构、窗口 2.设置工作簿打开权限密码： “另存为”工具常规选项 （二）保护工作表 工具保护保护工作表 （三）锁定单元格 设置单元格格式保护工作表锁定,第三节 公式与函数的应用,一、公式的应用 （一）公式的概念及其构成 例如：=68+B2*3-SUM（C1:C5） 包含：=、运算体、运算符（公式总是以等号“=”开始） 1.运算体是指能够运算的数据或者数据所在单元格的地址名称、函数等。上例中68、B2、SUM（C1:C5） 2.运算符是使Ex

8、cel自动执行特定运算的符号。Excel中,运算符主要有四种类型:算术运算符、比较运算符、文本运算符、引用运算符。(P144表4-1),第三节 公式与函数的应用,（二）公式的创建与修改 1.公式的创建 手动输入、移动点击输入 编辑栏显示公式 单元格显示计算结果 【链接】报表管理模块中公式的录入，需要在“显示公式”或“格式”状态下。 2.公式的编辑 快捷键：F2,第三节 公式与函数的应用,（三）公式的运算次序 1.优先级次相同的运算符：从左至右运算 2.多个优先级次不同的运算符：从高至低运算 （四）公式运算结果的显示 1.查看公式中某步骤的运算结果 快捷键：F9（查看）、“Esc或Ctrl+Z”

9、（恢复） 2.公式默认显示方式的改变 快捷键：Ctrl+ 3.将公式运算结果转换为数值 复制选择性粘贴,第三节 公式与函数的应用,二、单元格的引用 （一）引用的类型 1.相对引用：Excel默认使用的单元格引用 2.绝对引用：例如：$B$2 3.混合引用：例如：$B2 （二）输入单元格引用 1.在列标和行标前直接输入“$”符号。 2.输入完单元格地址以后，重复按“F4”键选择合适的引用类型。 （三）跨工作表单元格引用 工作表名!数据源所在单元格地址 例如：=68+Sheet1!$B$2 （四）跨工作簿单元格引用 工作簿名工作表名!数据源所在单元格地址 例如：=68+Book2Sheet1!$B

10、$2,第三节 公式与函数的应用,三、函数的应用 基本格式：函数名（参数序列） 函数只能出现在公式中。除中文外都必须使用英文半角字符,参数无大小写之分。 【提示】重点把握参数的含义和运用。 （一）常用函数 1.统计函数 2.文本函数 3.逻辑函数IF 4.查找与引用函数 5.日期与时间函数,第三节 公式与函数的应用,1.统计函数 （1）MAX（number1,number2,） （2）MIN（number1,number2,） MAX/MIN函数忽略参数中的逻辑值和文本。 （3）SUM（number1,number2,） 数值、逻辑值、文本数字、单元格和区域的引用地址。例如：=SUM （“1“,

11、2,TRUE）=4 （4）SUMIF（range,criteria,sum_range） 对于满足条件的单元格求和 （5）AVERAGE（number1,number2,） （6）AVERAGEIF（range,criteria,average_range） （7）COUNT（value1,value2,） 数字、空单元格、逻辑值、日期或文本数字 （8）COUNTIF（range,criteria）,第三节 公式与函数的应用,2.文本函数 （1）LEN （text） 用于返回文本字符串中的字符数。 （2）RIGHT（text,num_chars） 用于从文本字符串中最后一个字符开始返回指定个数

12、的字符。 （3）MID（text,start_num,num_chars） 用于返回文本字符串中从指定位置开始的指定数目的字符。 （4）LEFT （text,num _chars） 用于返回文本字符串中第一个字符开始至指定个数的字符。,第三节 公式与函数的应用,3.逻辑函数IF IF（logical_test,value_if_true,value_if_fa1se） 用于判断logical_test内容的真假 4.查找与引用函数 （1）LOOKUP 用于返回向量或数组中的值，有：向量形式和数组形式。 2.INDEX （array,row_num,column_num） 用于返回表格或数组中的

13、元素值,此元素由行号和列号的索引值给定。 3. MATCH （lookup_value,lookup_array,match_type） 用于在单元格区域中搜索指定项,然后返回该项在单元格区域中的相对位置。,第三节 公式与函数的应用,5. 日期与时间函数 （1）YEAR（serial_number） 用于返回某日期对应的年份 例如：=YEAR（“1998/01/30“）=1998 （2）MONTH （serial_number） 用于返回某日期对应的月份 （3）DAY （serial_number） 用于返回某日期对应的天数 4. NOW（） 用于返回当前的日期和时间,该函数不需要参数。,第三

14、节 公式与函数的应用,（二）基本财务函数 1.SLN （cost,salvage,life）用于返回某项资产以直线法计提的每一期的折旧值。 cost指固定资产原值;salvage指固定资产的残值;life指固定资产的折旧期数。这三个参数都是必需参数。 2.DDB（cost,salvage,life,period,factor）用于使用双倍余额递减法或其他指定的方法,计算一项固定资产在给定期间内的折旧值。 cost指固定资产原值;salvage指固定资产的残值;life指固定资产的折旧期数;period指需要计算折旧值的期间,其单位必须与life相同。必选参数。 3. SYD（cost,salv

15、age,life,per）用于返回某项资产按年数总和折旧法计算的在第“per”期的折旧值。 cost指固定资产原值;salvage指固定资产的残值;life指固定资产的折旧期数;per指第几期,其单位必须与life相同。,第四节 数据清单及其管理分析,一、数据清单的构建 （一） 数据清单的概念 Excel中,数据库是通过数据清单或列表来实现的。 数据清单是一种包含一行列标题和多行数据且每行同列数据的类型和格式完全相同的Excel工作表,例如工资表、应付账款等。 数据清单中的列是数据库中的字段,数据清单中的列标志是数据库中的字段名称,数据清单中的每一行对应数据库中的一条记录。,第四节 数据清单及

16、其管理分析,（二）构建数据清单的要求 为了使Excel自动将数据清单当作数据库,构建数据清单的要求主要有: 1. 列标志应位于数据清单的第一行,作为字段名,用以查找和组织数据、创建报告。 2. 同一列中各行数据项的类型和格式应当完全相同。 3. 避免在数据清单中间放置空白的行或列，但需将数据清单和其他数据隔开时，应在他们之间留出至少一个空白的行或列。 4.尽量在一张工作表上建立一个数据清单。,第四节 数据清单及其管理分析,二、记录单的使用 （一） 记录单的概念 记录单又称数据记录单,是快速添加、查找、修改或删除数据清单中相关记录的对话框。 【提示】注意把握记录单与数据清单的关系。,第四节 数据清单及其管理分析,（二） 通过记录单处理数据清单的记录 1.通过记录单处理记录的优点 界面直观,操作简单,减少数据处理时行列位置的来回切换,避免输入错误,特别适用于大型数据清单中记录的核对、添加、查找、修改或删除。 2.记录单对话框的打开 3.在“记录单”对话框中输入新记录 4.利用“记录单”对话框查找特定单元格 5.利用“记录单”对话