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1、第十一章 会展项目管理五大过程组,过程的定义,过程就是一组为了完成一系列事先指定的产品、成果或服务而需执行的互相联系的行动和活动。 项目管理过程属于以下两大类之一： 共同的项目管理过程：目的、知识领域； 面向产品的过程规定和制作项目的产品：项目生命周期,项目管理的5个过程组,PMBOK中定义了5个项目管理过程组： 启动过程组：确定并核准项目或项目阶段 规划过程组：确定和细化目标，并为实现项目而要达到的目标和完成项目要解决的问题范围而规划必要的行动路线 执行过程组：将人与其它资源结合为整体实施项目管理计划 监控过程组：定期测量并监视绩效情况，发现偏离项目管理计划之处，以便在必要时采取纠正措施来实
2、现项目的目标 收尾过程组：正式验收产品、服务或成果，并有条不紊地结束项目或项目阶段,4,单个项目管理过程,1、启动过程：批准项目或阶段的开始 被提出的问题或机会是什么？（可行性研究） 项目的目的是什么？为实现这一目的，有哪些目标是必要的？（目标说明） 目标范围的确认？（项目组成部分） 是否存在可能影响项目成功的假设、风险、障碍？（现状分析）,5,2、规划过程：定义项目或阶段的目标及其所需的资源 做什么？ 由谁来做？ 在何时做？ 在什么地方做？ 需要什么资源？ 花多少钱去做？,6,项目计划的7个步骤： 清晰地定义项目的产品 把项目的任务详细划分为“工作包” 用网络图的形式绘制项目活动有限顺序图
3、进行时间估计，预计完成每项活动需花费时间 决定每项活动需要动用哪些资源 为每项活动做一个成本预算 估算项目进度计划及预算额,7,3、执行过程：根据计划来执行任务 组织人员 确定完成计划所需资源 根据进度计划安排任务 安排任务的开始与结束时间,8,有效实现项目目标的措施： 组建适合于项目的组织机构 项目团队建设 制定实施项目的规章制度和作业程序 跟踪项目进程 控制项目变更,9,解决项目问题的八个步骤： 问题的定义 分析原因 确定根本原因 提出可能的解决方案 评估方案 选择最佳方案 执行方案 跟踪并验证,10,4、控制过程：通过定期来监督和测量项目的进展来判断项目实际的执行情况与计划的差异，如果需
4、要，还应该采取纠正措施 不间断地监督项目的进展或其不足 对项目未来加以预测并重新计划，对可能问题做出预警,11,预防性控制和变更性控制 预防性控制 制定规章制度、工作程序、文件控制、人员培训 文件控制项目合同、工作范围细则、职责划分、程序文件、计划文件 变更性控制 问题发生时，采取行动，纠正偏差 信息反馈控制 对于项目控制，变更性控制应用的更多,12,事先控制、过程控制和事后控制 事先控制 项目活动开始时进行 预防使用不合理的资源 确保项目投入满足规定 过程控制 在项目进行过程中进行检查和指导 现场进行项目控制的重点 事后控制 在项目活动临近结束时进行 项目控制不宜采用“事后控制”,13,过程
5、控制的方式 项目控制会议 检查、评估上一阶段的工作 分析问题，寻找对象 下一阶段的主要任务和目标 项目阶段控制 项目启动、计划、实施、总结四大阶段的阶段评审 只有通过阶段评审，才能进入下一阶段 组织内部审批（项目管理层） 组织外部审批（客户）,14,过程控制的方式 项目里程碑审批 对设置在项目各阶段上的项目控制点的审批 里程碑：按时间顺序划分的几个能够标志项目进程的标志 项目变更管理 定义和处理项目变更管理的流程 项目变更申请、项目变更审批控制流程、管理者权限 项目绩效评估 将项目实际费用与项目推进计划进行比较 分析项目健康状况，确定项目未来走势 获取项目信息：报告、审批、控制、随即检查,15
6、,直接控制和间接控制 直接控制 着眼于产生偏差的根源 项目经理直接对项目活动进行控制 间接控制 着眼于偏差本身 对项目成员进行控制，项目活动由项目成员去控制,16,5、结束过程：确定项目或阶段可以正式结束 项目是否符合客户的要求？ 项目是否符合项目经理的要求？ 项目团队是否根据计划完成项目？ 获得了哪些有助于今后项目的信息？ 项目管理方法起到怎样的作用，项目班子合作得怎样？,17,项目结束的条件 项目所有工作已经完成 客户需求得到满足 项目交付结果获得客户认可 项目管理层决定在计划完成之前终止项目,启动过程组,启动过程组,主要输出： 项目章程 项目初步范围说明书,What should be
7、included in Project Charter? 项目章程应该包含哪些内容？,项目章程,指明项目经理 项目目的 确认将交付的产品或服务 由管理层、项目发起人和用户签署,当一个项目按合同执行时，签定的合同将作为卖方的项目任务书.,项目初步范围说明书,初步的项目高层定义： 对项目和可交付成果的要求 产品要求 项目边界 验收方法 高层范围控制,在多阶段项目中，确认或细化每一阶段的项目范围,规划过程组,规划过程组,主要输出： 项目管理计划 项目范围说明书 WBS 活动清单 项目网络图 项目进度表 里程碑清单,范围/进度/费用基准 资源需求 活动持续时间估算 费用估算 范围/费用/质量/进度/沟
8、通/风险/采购/人员配备管理计划,实施过程组,实施过程组,主要输出： 可交付成果 变更申请 合同 组织过程资产（更新） 团队绩效评价,监控过程组,监控过程组,主要输出： 执行情况报告 纠正活动,收尾过程组,收尾过程组,主要输出： 最后的产品、服务或成果 结束的合同 组织过程资产（更新）,课堂练习,项目经理刚得到团队成员的通报，项目系统的速度和设计的或最初计划的速度有偏差。项目经理很惊讶，因为这个绩效衡量没有在规划中识别。如果项目经理稍后评估是否这个偏差需要反应，项目经理是在哪个管理过程中？ A.启动 B.执行 C.监控 D.收尾,答案为：C,课堂练，在结尾，收尾过程组： A.去核实定义的所有过
9、程组的过程被完成，来结束项目阶段 B.来确定项目的产品被满意的完成 C.项目管理计划被项目出资人取消 D.新的变更请求被启动,答案为：A,课堂练习,项目出资人刚刚提供初步项目章程，接下来需要做什么？ A.开始完成工作包 B.完成核实范围 C.开始整体变更控制 D.开始创建管理计划,答案为：B,课堂练习,执行过程组： A.获得项目或项目阶段启动的认可 B.协调人和其他资源完成项目计划 C.设计和维持可使用的方法来完成项目最初所预期的商业需要 D.通过监视与控制过程确保项目的目标被实现，必要时采取纠正行动,答案为：B,课堂练习,实施采购属于下列哪个过程组？ A. 启动 B. 规划 C. 执行 D.
10、 监控,答案为：C,项目管理过程组,项目管理过程组,进入阶段/ 开始项目,退出阶段/ 结束项目,过程组之间的交互,过程相,互作用,的程度,启动过程组,规划过程组,执行过程组,监控过程组,收尾过程组,开始,完成,收尾各过程,规划各过程,执行各过程,项目边界,项目边界,项目输入,项目启动者 发起人,最终成果,项目记录,客户,组织过程 资产,启动过程组,4.1 制定项目章程,10.1 识别干系人,项目整体管理,项目沟通管理,环形线内的过程是整体管理知识领域的一部分，该知识领域协调与统一其他各知识领域的过程。,规划过程组,4.2 制定项目管理计划,项目整体管理,5.1 收集需求,5.2 定义范围,5.
11、3 创建WBS,项目范围管理,6.1 定义活动,6.3 估算活动资源,6.4 估算活动历时,6.2 排列活动顺序,6.5 制定进度计划,项目时间管理,7.1 估算成本,7.2 制定预算,项目成本管理,8.1 规划质量,项目质量管理,9.1 制定HR计划,项目HR管理,10.2 规划沟通,项目沟通管理,11.1 规划风险管理,11.3 实施风险定性分析,11.4 实施风险定量分析,11.2 识别风险,11.5 规划风险应对,项目风险管理,12.1 规划采购,项目采购管理,环形线内的过程是整体管理知识领域的一部分，该知识领域协调与统一其他各知识领域的过程。,执行过程组,4.3 指导与管理 项目执行
12、,项目整体管理,9.2 组建项目团队,项目HR管理,9.3 建设项目团队,9.4 管理项目团队,10.3 发布信息,项目沟通管理,10.4 管理干系人 期望,12.2 实施采购,项目采购管理,8.2 实施质量 保证,项目质量管理,环形线内的过程是整体管理知识领域的一部分，该知识领域协调与统一其他各知识领域的过程。,监控过程组,4.4 监控项目工作,项目整体管理,4.5 实施整体变更控制,5.4 核实范围,5.5 控制范围,项目范围管理,6.6 控制进度,项目时间管理,7.3 控制成本,项目成本管理,8.3 控制质量,项目质量管理,10.5 报告绩效,项目沟通管理,11.6 监控风险,项目风险管
13、理,12.1 管理采购,项目采购管理,环形线内的过程是整体管理知识领域的一部分，该知识领域协调与统一其他各知识领域的过程。,收尾过程组,4.6 结束项目 或阶段,12.4 结束采购,项目整体管理,项目采购管理,环形线内的过程是整体管理知识领域的一部分，该知识领域协调与统一其他各知识领域的过程。,项目管理过程组之间作用,启动过程组,规划过程组,执行过程组,收尾过程组,监控过程组,项目文件,项目工作说明书 商业论证 合同,组织过程资产 事业环境因素,干系人登记册 干系人管理策略,项目章程,采购文件,合作协议,项目管理计划 自制外购决定 供方选择标准,资源日历,需求,最终的产品、服 务或成果,卖方建
14、议书,采购合同 授予,批准的变更请求 质量控制测量结果 绩效报告,可交付成果 变更请求 工作绩效信息 选定的卖方,验收的可交付成果 采购文档,45,值得指出的是，项目管理过程的五个步骤只是为了方便而人为划分的，实际的项目管理过程各步骤直接的分别往往不那么明显。,46,比如： 1、在启动项目时可能就包含项目的内容； 2、在规划项目阶段，由于客户的需求不确定或 所需信息不全面，往往需要修订已经作出的计划，这实际上是控制项目的过程； 3、在实施与控制阶段，由于客观条件的变化，往往需要回过头来完善先期的计划，实际上是对项目再计划的过程；,47,因此，项目管理过程的启动，计划，执行，控制和结束是密切联系
15、、交叉进行的。,项目管理的44个过程,项目管理共有44个项目管理过程，它们属于5个过程组，也分别属于9个知识领域，其对应关系如下两页所示，后面的内容则是分5个过程组分别介绍过程之间的关联。 每个过程都有： 输入 工具与技术 输出,过程组与知识领域关系,项目管理的44个过程,项目管理的44个过程,课堂练习,下列哪一项不属于项目管理的5个过程组？ A 计划 B 启动 C 收尾 D 项目后评估,详细的进度计划只有在完成以下什么任务之后才能编制？ A 制定项目计划 B 编制WBS C 编制项目预算 D 建立项目控制机制,答案为：D,答案为：B,课堂练习,项目预算是在项目的哪个过程组中进行的？ A 启动 B 在项目启动之前由管理层指定 C 计划 D 执行,哪种组织中项目成员在收尾过程组中压力最大？ A 项目型组织 B 矩阵型组织 C 职能型组织 D 弱矩阵型组织,答案为：C,答案为：A,课堂练习,下列哪个活动是收尾过程组中所做的最后一项活动？ A 正式验收 B 经验教训 C 项目成员的重新安排 D 范围审核,答案为：C,55,过程间的相互联系与交互作用,每一阶段或子项目都要重复过程组的所有子过程。,56,过程间的相互联系与交互作用,会议项目管理,会前管理,会中管理,会后管理,一、会前管理,1、会议策划 将成功会议的所有要素组合在一起的过程。会议相关组织者谋求自我生存的最
