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1、会议管理,授课人：张爽,培训目标：,1、知道有效会议的原则，学会使 用会议组织工具 2、工作中运用会议管理管理会议,导言,提问：你会开会吗？,自测题(附件1),1224分：需要全面注意你的技巧。当你参加会议时，始终要有明确的目的，并争取达到目标 2536分：你在会议中表现得比较好，但某些技巧需要进一步改进 3748分：在会议中你表现得较好，但不要自满，继续为你参加的每个会议作好准备,会议成本,提问: 会议有成本吗?主要包括哪些成本?,会议成本分为时间成本、直接会议成本和效率损失成本3种。会议成本是非常可观的一笔数目，它关系到一家公司的得失成败，因此万万不可等闲视之。,会议的时间成本,直接的会议
2、成本,效率损失成本,开会时，主管人员必须离开自己的工作岗位，这有可能造成公司整体管理效率的下降。由于管理效率下降而造成的损失，就是效率损失成本。效率损失成本包括以下3种情况：,一位企业的老总曾经这样说过：“我如果不是在开会，就是在去往下一个会议的路上。”这样的表述未免有些夸张，但是却形象地体现了会议沟通在管理者商务活动中所占的比重。尽管会议沟通会带来必要的人、财、物等方面的消耗，但是却有利于快速达成某项协议，大大提高工作效率。,讨论：什么情况下要开会？哪些情况下不开会？,会议理由,有些情况下是可以不开会的,只涉及个别成员的主题，可以一对一处理 你没有时间准备会议（组织者或参会者） 有一些更有效
3、的交流方式，如E-mail、备忘录、电话等 拟议事项已经很明确或决议已形成，并获得广泛、一致的理解 能有适当的人选有效的解决问题 估计不会有结果（如参会者不适当，主要决策人员没到位，观点对立较强烈，相关人员正处在火头上，会议易受干扰，参会者没有积极性） _,常见的开会的理由：,需就某项决策达成一致，或者决定团队的行动方针和计划 帮助某个人作决定 情况通报 获得或收集信息 解决需不同部门成员协调的问题 消除组织内成员的抱怨和牢骚 讨论新的构思，或创造新的想法 _ _,会议的通病效率不高,小王是一家公司的职员，他对公司会议有自己的一些想法，他的想法反映了许多公司会议的某些现状，值得我们思考。,会议
4、效率不高的原因及具体表现,会议规范包含3个部分： 会议时间安排的规范 固定的会议流程规范 会议规范本身。,会议规范,固定的会议流程规范,固定的会议规范流程,固定的会议流程规范主要包括一个中心、两个基本点。 一个中心是指整个会议的议程。一个中心包括： 会议的开始，具体包括：致欢迎词；阐明会议目的；交流会议议程；介绍时间安排、相关规章制度；指定会议记录人。 进行会议讨论，可以分为不同的议程，比如议程一、议程二、议程三等。具体包括：分享话题和目标；交流信息；产生主意、做决定、确认行动；总结。 结束会议，具体包括：总结；安排下次会议。,固定的会议流程规范,两个基本点 两个基本点是指会议的一头一尾，即会
5、议开始前的准备和会议结束后的跟踪，这两个基本点是最容易被忽视的。但是，它们却是保证会议成败的关键。 所以，一个规范的会议流程必须包含会前的准备工作与会后的跟踪工作。会前的准备工作与会后的跟踪工作具体包括写、发备忘录，制定跟踪计划，以及安排下次做汇报的人选等。,固定的会议流程规范,会议规范本身,会议规范是指大家达成共识的会议守则。会议规范主要包括以下条款： 所有与会者将每周工作安排时间表交给会议安排人，以找出最适宜所有参会人的开会时间。 超过1小时的会议应有书面通知、议程表及相关资料。 所有与会者都要准备在会上发言。 准时开始，准时结束。 各业务单位负责人对决议能否达成负直接责任。 所有与会者应
6、知道维护别人的尊严，不在会中羞辱别人，这条规则最重要，需特别注意。 意见不同是好事，议论才能面面俱到，甚至有人扮“黑脸”。 会议结束2-3天后，所有与会者应拿到会议记录。 所有与会者应承担起对会议质量进行反馈的职责。 必要时请第三方监控，以保证会议质量。,高效会议的八大特征,如何进行有效的会议,如何进行有效的会议,提供一些基本要素： 充分的准备：4W要素（Why、When 、Who领导、主持人、记录 、 Where ），座位安排、准备会议用品及资料语 明确的目标：会议目标应现实、集中、易于评估 有一会具有相关技巧的会议主持 会议应准时开始和结束 遵循事先安排好的会议议程 就某项行动作出决定，并
7、对今后的进程达成一致 跟踪会议决定的执行情况 议题转换前先作出决议 全体参与，百家争鸣 澄清议题中的限制条件，如上级的决策 ，资金的限制等,技能点1 如何做好会议前的准备工作,技能描述,确定会议沟通目标,合理安排会议议程,挑选与会人员,合理安排会务 （1）确定会议召开的地点； （2）调配会议的设备。,实践练习一,在下次会议前，请您对会议的准备进行检查，把结果填入下表：,会议安排检查表,技能点2 如何成功地开始会议,准时开会,技能描述,介绍与会人员，并表示欢迎,制订或者直接宣布会议的基本规则,分配记录员和计时员的责任,会议的基本规则是会议中行为的基本准则，应制订诸如“不允许跑题”、“聆听每个人的
8、发言”等,实践练习二,请回忆一下，在您主持会议时，您所做的开场白是否成功的几率比较大，在哪方面还有疏漏？您将如何改进？,技能点3 如何成功的开始会议,指出会议主题,技能描述,恰当引导会议,会议主题表述要直接，而且时间越早越好，一般开场完毕直接表述主题。,主持人 的技巧, 注意自己的参与程度，不要成为讨论的独裁者让沉默寡言、害羞的同事也发言，同时控制插话者和独裁者 鼓励、正面对待每个人的问题 及时防止某些人对别人武断的指责和攻击 强调已达到的共同点，防止不断推翻已达成的决议 在白板纸上作记录 当你感受到某个人要发表意见时，应以目光接触以示鼓励 从简单的议题到复杂,技能点4 如何圆满地结束会议,总
9、结会议内容,技能描述,回顾会议议程,让与会人员总结发言,对会议进行评估,向与会人表示感谢,对会议策划与会议结束进行简短的评估，明确这次会议到底解决了什么问题，是如何进行的，与会者从中获得了什么。,实践练习四,在会议结尾时，您是否如右下的不当之举，如果有，应如何改进？,1.总结会议内容时过于烦琐，没有突出已经决定的重要事项。 （ ）,2.会议结尾时，往往忽略会议议程，总是草草结尾。 （ ）,3.在做会议总结时，只顾您一个人滔滔不绝，而没有给其他与会人员充分发言总结的机会。 （ ）,4.从来不对会议的进行情况评述。 （ ）,5.会议结尾时，常常忘记对与会人员表示感谢，只是简单地以“散会”或者“今天
10、的会议到此结束”来作为结束语。 （ ）,1、总结会议的内容及取得的成果 2、承诺跟踪计划的执行 3、强调分享不同观点的重要性 4、恭祝会议的成功 5、感谢大家的参与和贡献,结束会议的技巧,技能点5 如何灵活应对会议的困境,当有人试图支配讨论的局面时,技能描述,当有人想争论时,当有人和身边的人开小会时,当有人习惯性跑题时,(1)其他人要在适当的时机提醒他，要求他听听别人的意见。 (2)可以针对讨论的核心内容提一些比较直接的问题，以调动其他与会者积极发言。 (3)如果以上两种方式没有奏效，你可以在会议的休息时间找这人谈一下，以理服人，以情动人。,(1)保持冷静。 (2)通过提问的方式直接想要争论的
11、人发难，从他的回答中引出其错误一面，征得其他人员支持。,可以运用FAST法来应对：F（Focus），A（Affirm），S（Suggest），T（Try）。,实践练习五,请依据您的理想完成下面的连线题：,1.您想令讨论更加热烈,2.您想打断某项讨论,3.几个与会者在开小会,4.两名与会人员就一个观点发生争执,5.与会人员问了您一个难以回答的问题,6.您想知道自己是否是个成功的会议主持者,A.请每位与会人员总结其他人的发言,B.问与会人员一个开放性的问题,C.询问与会人员的反馈意见,D.问与会人员一个具体的问题,E.把问题转回给与会人员,F.请某个与会人员总结讨论,参考答案：1B；2C；3F；4
12、A；5E；6D。,处理问题的技巧,早 退 询问早出早退的原因 会议开始询问是否有早退 调整会议日程,纠缠 在白纸上指示他们的贡献 告诉他已经了解他的问题 提议今后单独讨论,找茬 要求成员提出有价值的意见 告诉找茬者有时间让他发表意见 及时制止 劝其离开,激动 认可及引导 会议休息交流其行为对整体的影响 提出要求，控制自身行为,作其他事情 提出与大家都相关的问题 会议休息与其交流 会议开始时重申规则,耳语 集中注意力 分享讨论问题 会议休息交流其原因,独裁者和万事通 站到其座位旁边 感谢其贡献，并邀请其他成员发言 改变成员角色，并请求他们耐心听取别人的意见,沉默 体会沉没的原因 询问一些容易得出
13、结论的问题，并加以鼓励 休息与其交流,跑题 经常小结，利用白板纸和日程表进行重点记录结束会议的技巧 提示议题的转换,处理问题的技巧,课程小结,卓有成效的管理者知道他们能从会议中得到什么，也知道会议的目的是什么或应该是什么。他会自问：我们为什么要召开这个会议？是为了某项决策？是为了宣布什么？还是为了澄清我们应该做些什么？他会在事前想清楚会议目的，想清楚要求什么报告，以及想清楚简报的用意。他一定坚持开会必须真正有所贡献。 有效的管理者在会议开始时，会先说明会议的目的和要求达成的贡献。同时，他还要设法让会议紧紧围绕着主题。他绝不会使会议成为一次摆龙门阵的机会，任大家随便发言。当然，如果会议的目的是激发大家的思想和创见，他也不会仅让某一个人滔滔不绝。他会刺激每一位与会人员的发言兴趣。但是在会议结束之前，他会回到开场所介绍的主题，使会议获得的结论与主题相符。,谢谢大家！,
