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1、1,第二节 采购业务控制,第七章 业务活动控制,2,通过本章的学习，了解内部控制的九项业务活动，包括资金活动、采购业务、资产管理、销售业务、研究与开发、工程项目、担保业务、业务外包以及财务报告；同时对各个业务活动的内部控制总体要求加以了解，熟悉各个业务活动的业务流程，掌握各个业务活动的关键风险点及控制措施。,3,内部会计控制方法与内容具体关系,不相容职务分离,授权审批控制,会计系统控制,财产保护控制,预算控制,风险防范,内部报告,电算系统,内部审计,货币资金,筹 资,投 资,采购与付款,销售与收款,实物资产,工程项目,担 保,成本费用,4,复习：,货币资金业务常见弊端,5,截留各种现金收入 挪
2、用资金 虚报冒领 出借账号（洗钱） 现金超额存放 白条抵库 非法违规出借,6,复习：,货币资金业务 内部控制要点,7,1货币资金业务的职务分离 2资金预算控制 3库存现金控制 4银行存款控制 5财务印章控制 6定额备用金控制,8,9,水松纸：,水松纸是把原纸进行印刷加工之后得到的一种装潢纸，其花纹图案以烟叶枝干的横断面为据，色泽采取仿古式、无光泽(或少光泽)，使人产生古朴、优雅之感。又名接装纸，是一种卷烟包装材料，专供卷烟用作包裹在过滤嘴外面的，把滤棒粘接到烟条末端的纸，属特种工业用纸。,10,11,集团简介,浙江亚伦集团系国家二级企业，中国行业百强企业、全国造纸行业重点骨干企业。年上缴利税达
3、2000多万元，在一个财政收入不及一亿的龙游县，它在当地经济发展中的作用举足轻重。该集团向来以改革创新闻名，是衢州市国企改革的一面旗帜。,12,亚伦集团总经理接受记者专访,获得技术创新奖,13,采购业务中常见的弊端 （一）,（1）盲目采购。采购部门没有根据已批准的采购计划或请购单进行采购，而是盲目采购或采购不及时，造成超储积压或者供应脱节的情况。 （2）收受回扣，中饱私囊。采购人员为了私人利益在采购中没有进行比价管理，而是选择有回扣的供应商，这往往造成采购材料质量得不到保证，或者价格高于市场平均价格，致使企业利益受损。这种状况在国有企业中尤为突出。 （3）虚报损耗，中途转移。这属于企业的内盗现
4、象，运输部门为了中饱私囊，在运输途中转移材料，而对公司上报谎称损耗。,14,（4）混淆采购成本。会计人员在会计记账中，对采购成本没有很好的区分，确认的成本不能真实反映企业是为采购材料而发生的。比如对生产企业，与材料采购相关的运输费、保险费、合理损耗等，都要计入采购成本，而这对商品流通企业并不适用。 （5）验收不严，以少报多，以次充好。采购验收人员玩忽职守，不能严格验收采购材料的质量和数量。如果采购和验收职责没有分离，由一个人担任两项不相容职务，这种内控的缺陷容易诱发材料验收中的舞弊行为，造成伪劣材料鱼龙混杂，轻者损害企业利益，重者伪劣产品充斥市场，损害消费者利益。 （6）违规结算，资金流失。通
5、常企业在受到采购发票后，根据发票金额授权会计签发支付凭单，出纳审核后支付划拨款项，如果没有严格的付款控制程序，就存在结算隐患。比如，对同一笔采购业务重复付款，或者误期支付失去客户信誉。,采购业务中常见的弊端 （二）,15,案件经过,“致富带头人”王品发 1993年，王品发走马上任，成为亚伦集团的总经理、党委书记，1995年又兼任集团公司董事长。从一名政工干部走上企业经营者的岗位，王品发有些眼花缭乱，世界观、人生观开始错位，他利欲熏心，以致在企业走下坡路的同时，自己也一步一步滑向犯罪的深渊。,16,灾难的降临上级检查 世上没有不透风的墙。亚伦集团职工 上访后，上级即对亚伦集团的主要领导进行经济责
6、任审计。对王品发任期内各项经济指标进行核实，查程序看效果，重点审查有无重大决策失误和越权行为；审查财务收支方面的真实性、合法性和效益性；审查其内控是否健全有效；审计期末资产，摸清企业家底。,案件经过,17,法眼辨真相审计结果,案件经过,结果发现，1995年1月到1998年12月，个体商贩陈某几乎垄断了集团的水松纸采购供应生意，总价款近270万元。有的发票存在涂改情况，并与亚伦集团所购货物数量出入很大。陈某开具的结账发票连号，不符合正常发票使用规律。部分票据中，集团下属的实业公司经理签字审批日期与陈某开票日期相同甚至超前。公司与陈某的货款结算基本上按陈某提供的房地产发票结账，从账面看，陈无利可图
7、，不合常规，部分销货业务由经理自带汇票与陈某一同采购。进行多次分析之后，审计人员认为陈某以房地产发票与实业公司结账，而未开具当地地方税务发票，涉嫌偷税12余万元。而实业公司与陈某大笔交易背后的关键人物，正是亚伦集团的总经理王品发。,18,集团公司对外销售水松纸事项。即公司将水松纸低价销售给任某，年销量几乎被其个人包揽。经查证，集团1994-1995年累计销售各种水松纸5933.62吨，存在以下异常情况：客户深圳某装饰材料公司，共购水松纸961.66吨，其中，1991年购220.02吨，平均售价低于公司年度平均售价约60元；1995年购249.91吨，平均售价低于公司年度平均售价约1700元；1
8、995年107.47吨，平均售价低于公司年度平均售价共2150元。另一客户深圳某实业公司1995年共购买水松原纸703.07吨，平均售价低于公司年度平均售价500余元。据查，上述两公司采购各种水松纸后，均由任某销售给云南的烟草企业。低价巨额销售，且由一人经手，其中必有蹊跷。后来查明，王品发在进购原材料，基建招投标，发包，职工福利等方面，导演的一出出权钱交易的丑剧，露出了真相。个人折、案金额高达60余万元，龙游县纪委认定其违纪金额28万余元，依法予以收缴。集团内上行下效，蛀虫成窝，其内幕触目惊心。上自总经理、副总经理，下至热电分厂煤调度员、采购员等共计20余人因涉嫌受贿、贪污纷纷落马。,案件经过
9、,法眼辨真相审计结果,19,案底揭示,本案是一起典型的内部会计控制度采购环节不健全，自上而下内外勾结，而导致舞弊行为发生的案例。,20,采购循环内部控制基本要点,1、批准的供应商名单及信息 2、请购控制制度 3、采购控制制度 4、收货制度 5、限制接近 6、债务记录控制,21,付款处理,验 收,采购计划,采购作业,会计记录,应付账款处理,采购循环图,22,采购计划,亚伦集团在水松纸采购业务中，采购人员滥用职权，损公肥私，收受客户回扣和贿赂。 并不是完全按照价格和实际需求制定采购计划,23,付款处理,付款政策不明确，会计人员对重复付款现象没有任何察觉，沆瀣一气,24,采购作业,采购人员未按照公司
10、的计划、要求进行采购，在采购过程中为自己个人利益不通过“比价”而是“回扣”来选择供应商。,25,验收,仓储部门并没有对采购原料的实际数量进行验收，填写入库单,26,会计记录环节,采购结束后会计人员未能遵循规章进行记账，采购成本没有明确的区分，使得成本不能真实反映企业是为采购材料而花费的金额。,27,应付账款处理,会计人员不能够把握好这一关，以少报多乱开发票。会计人员不能按照采购审计的流程行事，导致同一笔采购业务重复付款，票据混乱的情况出现。,28,采购控制要点（一）,请购与审批控制 1-1、是否已建立请购的一般和特殊授权程序 1-2、是否对所有请购的商品和劳务编制请购单 1-3、购置商品和劳务
11、是否有计划，计划是否批准 供应商管理控制 2-1、采购中是否有报价、比价、议价环节 2-2、采购中是否有样品品质确认与供应商整体评估环节 2-3、是否有供应商长期考核管理流程 实施采购控制 3-1、采购人员是否定期轮换 3-2、采购人员职责是否明确,29,采购控制要点（二）,验收及入库控制 4-1、验收时是否盘点或检查商品并与订货单核对 4-2、验收部门将商品送交仓库或其他请购部门，是否 取得对方签章收据 付款管理控制 5-1、编制凭单时，是否将凭单同订购单、验收单、和供应商发票配合 5-2、是否将应付账款明细账和供应商及时核对 5-3、是否有措施防止未核准款项被支付 6、采购环节不相容职务相
12、分离,30,法网恢恢防止舞弊,为了防止采购中的这些舞弊行为，通常有效的采购中不能制定单一供应商或某些特定供应商而排除其他竞争者，在购置大批货物时应获取一些合理的有竞争性的书面报价单。选取某一供应商时应提供相应证明文件，包括报价汇总表以证明不选取其他竞争性报价供应商的理由。对大宗采购业务，应成立评标委员会实行招投标管理，保证投标商家进行公平竞争，由采购部门和其他部门共同选定中标商家，这种牵制防止了采购部门滥用职权，一手遮天，保证了选定的中标者以最低的成本和最优的质量提供采购材料。,31,一是要监督检查制度化，对单位的财务状况要定期和不定期地进行检查； 二是监督检查要“真刀真枪”，对监督检查过程中
13、发现的内部控制中的薄弱环节，应当及时采取措施，加以纠正和完善。,面对舞弊绝不手软,32,内部控制的目标,一、经营管理合法合规目标 二、资产安全目标 三、提高经营的效率和效果目标 四、财务报告及相关信息真实完整目标-提高会计信息质量 五、促进企业实现发展战略目标,33,34,据2001年10月5日的新闻晨报报道，北京市第二中级人民法院判处利用职务之便贪污公款840万元人民币的原北京市第六市政工程公司水电工程处主任沈某死刑，缓期两年执行，剥夺政治权利终身，并没收个人全部财产。 法院经审理查明，1998年2月至10月，沈某在担任北京市第六市政工程公司水电工程处主任期间，利用职务之便，用向他人索要的空
14、白合同及空白商业零售专用发票，伪造了工矿产品购销合，,案例,35,虚构了水电工程处从北京某电线电缆有限公司购买价值382.6元电力电缆的事实，并指令保管员填写虚假的材料入库验收单，又用写有187.04万元和195.6万元的两张空白发票平账。 在此期间，沈某还分别将其所在单位共计358万元的两张转账支票转入其女友刘某的个人股票账户内，用于个人炒股和购买房产、汽车等，案发后退回及追缴人民币141余万元、港币130余万元。,36,案例分析,案例分析： （1）不相容职务未分离 电力电缆的请购、审批和实际采购全由沈某一个人完成，从而为虚假采购创造空间。,37,（2）采购和验收没有形成牵制 采购过程中采购
15、人员不能同时负责货物验收工作，否则可能会造成采购人员购买劣质材料。本案例中虽然采购人与验收人为两个人，但由于保管员受沈某控制，实际上采购职务与验收职务两者根本没有起到相互牵制的作用，导致采购与验收如同一个人执行，从而产生了虚假的材料入库。,38,（3）对凭证审核不严密 在采购的最后环节，即应付账款的控制上对于入账凭证的审核不严密造成应付账款的入账依据不真实，沈某是用两张空白发票平账，可能是由于会计部门在审核该应付账款入账依据时没有审核这两张发票的真实性或者会计部门也受沈某一人控制，造成虚假应付账款。,39,（4）支票管理也存在漏洞 在支票支出时，都必须有经核准的发票或其他必要凭证作为书面证据，
16、在支票上写明收款人和金额，且由专人签发。在本案例中，沈某在将两张转账支票转入个人账户时，没有提供任何支票支出所需的任何有效书面证据，造成公款变为私款。,40,采购业务控制,一、采购业务的总体要求 （一）完善采购管理制度 企业应当结合实际情况，全面梳理采购业务流程，完善采购业务相关管理制度。 （二）严格执行与监控 企业各部门按照规定的审批权限和程序办理采购业务，落实责任制，建立价格监督机制。,41,采购业务控制,二、采购业务流程 （一）请购与审批 （二）购买 （三）验收与付款,42,采购业务控制,采购子流程 目标：在正确的时间，以最优的价格购买到适当数量和质量的商品。,43,货物接收子流程 目标：按照订单的数量接收货物，并核对供应商承诺的时间和质量,采购业务控制,44,45,46,47,采购业务控制,三、采购业务的关键风险点 （一）编制需求预算和采购预算 （二）采购申请与审批 （三）选择供应商 （四）确定采购方式和采购价格 （五）订立
