档案培训课件

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1、常用档案价值： 文书档案永久 30年（长期） 10年（短期） 科技档案永久 长期 短期 会计档案： 永久 25年 15年 5年,便于保管和利用整理档案的目的是方便保管，便于利用。因此在整理档案时除了注意保持文件材料的内在联系、区分不同的价值外，必须考虑组成一定的保管单位，保管单位的大小厚薄要有一定的规格(文书档案可以将件作为保管单位)。,A3应折为A4存放 （1）大小要尽可能统一 （2）厚度要符合要求 （3）密级不同的要分开组合 （4）档案装具制成材料要相对统一,二、掌握标准,掌握国家和地方档案行政管理部门的标准、要求是档案整理的必要前提。 国家有文书档案的归档整理规则、科技档案的整理标准、会

2、计档案的整理标准；照片档案管理规范标准和各种专业档案管理规范标准。 这些标准虽然只是参考标准，不是强制性标准，但各省市均基本遵照执行；各地方结合本地区的传统做法和原来的基础，会适当进行调整。因此基层单位执行国家标准的同时，应当结合本地区档案行政管理部门的要求，并考虑到本单位的原有基础，进行规范的整理。,掌握标准,常用标准有： 归档文件整理规则 (DAT22-2000) 江苏省实施细 则 机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定(国家档案局第8号令)。 企业档案工作规范（DA/T422009）,制定分类方案要掌握几个要点： 1要把本单位的全部档案纳入分类方案中，统一档案的整理编号方法也是档案集

3、中统一管理的内容。 党群管理工作类、行政管理工作类、经营管理类、生产技术管理 产品、科研、基建、设备 会计档案 干部职工档案 实物档案（奖状、证书、奖牌、奖杯、权 证、礼品等） 特殊载体（照片、录音录像、电子）,2不同种类的档案要运用不同的分类方法。文书档案、科技档案、会计档案等各种档案均有自己的形成规律，所以分类方法不同。即使同是科技档案，产品、科研、基建、设备四种档案的分类方法也不尽相同。 3分类方案必须根据本单位实际情况制定，只能借鉴不能照抄。 甲方案 借鉴 已方案 4分类层次不宜过多，一般单位不超过三个层次，档案多的单位最多不超过五层，各类的层次不必统一，但同位类的设置应采用同一划分标

4、准，大类包含属类，平行类相互排斥，不交叉。 5档案编号要对应分类类目，尽量做到简约明了。,第二部分 03类的整 理,文件材料的整理归档有严格的程序，可概括成八个步骤，按程序操作就能简便易行、水到渠成,最容易犯的错误是把一套会议材料装订成一件处理。 重要文件的正文与历次修改稿可各为一件重要文件须留历次修改稿的，正文与历次稿各为一件。 计算机及其网络环境中形成的文件，无定稿的，或打印出的定稿上无重要修改手迹、领导批示，定稿不存档的，将正文与发文稿纸为一件用计算机打印的定稿，打印底稿可不归档，栏目填写齐全、经领导亲笔签发的发文稿纸与正本一并归档。 正文与文件处理单为一件文件处理单能体现文件处理的轨迹

5、，不要处理掉，应与文件一起归档。,来文与复文(指请示与批复、报告与批示、函与复函)可为一件 这样可减少整理此类文件的工作量，但在以后的编目(请示、报告、函)中文件题名应写批复的题名，在题名后面要注明(附请示、报告、函)。 经过若干环节、层次办理的来文、复文，超过两件的，则将所有的来文、复文分别作为一件一这样能将办文复杂的来文、复文更好地处理，便于检索。 报表、名册、图册等按其原来的装订方式，一册(本)为一件充分尊重和利用原来的基础。,未装订的式样相同的表格，以一定的单位组合，可装订在一起作为一件表格数量多的要编制二级目录。 特别提示：这里的“一件”是指在实体上装订在一起的文件，编目时在目录中也

6、只是体现为一条目。,第二步 文件的修复整理,整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制或进行字迹加固处理。文件的修整、复制要在保持原貌的前提下进行。 保管30年及以上的文件要进行修整，保管10年的文件保持原状就行了，减少不必要的劳动力。 文件修整工作内容有修裱、复制、去除易锈金属物、大纸张折叠。 修裱：对破损纸张进行修补或托裱。,复制：对字迹模糊或易褪变的文件进行复制。 去除易锈金属物：最主要的工作是除去普通的订书钉、回形针、大头针等，防止时间长了生锈。 大纸张折叠：归档文件盒尺寸是按照A4规格设计的，所以大纸张要进行

7、折叠后才能装入，折叠时尽量减少折数，文件页数多的要单张折叠。,第三步 装订,归档文件经修整后要按件装订。 装订方式采用不锈钢订书钉在文件左侧或左上角装订，一般订一只钉，左侧装订的可订两只订。 较厚的文件采用三孔一线的装订方式。 装订时纸张要对齐装订的一边。已成册不易拆钉的，可保持原貌不变。一个单位的装订方式应相对统一。保存10年的文件材料可保持原装订方式不变。 装订时注意件内文件的排列顺序：,正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文与来文为一件时，复文在前，来文在后；计算机及其网络环境中形成的文件，无定稿的，正文在前，发文稿纸在后；有文件处理

8、单的，文件处理单在前，正文在后。,第四步 分类排列,对照本单位制定的分类方案进行归类排序，归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间排列。同一事由中的文件，按文件形成先后顺序排列：事由间，按事由办结时间的先后顺序排列。如一套会议文件材料属同一个事由，其应按时间顺序排列在一起。 作为我们公司分类适合采用“问题年度保管期限” 因故未及时整理归档的零散文件材料，可排在同一年度、期限、机构(问题)的所有文件的最后，或并入关系密不可分的相关文件中作为一件。上述情况应在盒内备考表中加以说明，而在实际整理工作中应尽量避免。,分类排列工作步骤如下： 将同一全宗内须归入文书档案的文件材料，按文件生成年

9、度为单位进行分类整理。 严格对照按照国家档案局颁发的机关文书档案保管期限表制订本单位的档案保管期限表，按永久、30年、10年区分保管期限。 同一期限的文件再分问题。 同一问排列相同保管期限的文件材料按事由结合时间排列。,件的排序主要桉事由结合时间排列，这样工作就简化。我们的分类表是采用二级分类，在排列时，先将同一问题的排在一起，再将同一事由的排列在一起。运用档案管理软件自动归档的，同一事由的一组文件，要分别在事由栏里输入相同的关联词，使它们自动排列在一起。 事由：是指一件具体的事，或一个具体的问题，或一段较紧密的工作过程，不是指一类相同性质的问题或某一方面的工作内容,第五步 编制归档号,归档文

10、件经分类、排列等系统整理后就要逐件给予编制归档号，归档号是将归档文件在全宗中的位置予以固定的一组标识符号。 编制过程：在文件的正上方居中空白处加盖红色归档章，如居中处有批注等文字，可选择上方其他空白位置。然后在方格内填写对应的档号。 归档章用红色印泥加盖，档号填写用黑色或蓝黑墨水笔填写。,归档章的填写内容与要求,特别提醒：一个类一个流水号，如采用“保管期限年度”分类方法，永久、30年、10年分别自1开始编流水号（件号），第二年仍然分别从容1开始编号。 全宗号：填写档案行政管理部门给立档单位编制的代号。一般企事业单位未列入进馆序列的就没有全宗号，可不填写。 年度：填写文件形成年度。以四位阿拉伯数

11、字标注公元年，如 “2006”。如在2006年整理的是2005年应归档文件，应填写 “2005”。,档案室编件号：填写归档文件在分类方案的最低一级内的排列顺序号，从“1”开始流水标注。如分类方案为“保管期限年度”的，一个保管期限内，一个年度的归档文件编制一个流水号。 一格空白，不填任何数字和文字，作备用。 问题：由三级分类的单位填写。如“党群“管理类”或“行政管理类”。采用二级分类的单位不填。企业单位可填写归档文件所属分类体系中的大类号，如“2”(代表经营管理类)或（“0.1”代表党群管理中的党务工作。,保管期限：填写归档文件保管期限。如“永久”。 档案馆编件号：移交进档案馆时经鉴定后重新编制

12、的流水号，档案室不用填写。 总页数：填写该归档文件中有图文内容页面的总数。 特别提醒：一个类一个流水号，永久、30年、1 0年分别自1开始编流水号(件号)，第二年仍然分别从1开始编号。,第六步 编目,编目是指根据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录，是对归档文件以件为单位进行系统分类、排列、编号后，将每一份文件的内容、形式、特征及其编号登记下来，以备查找利用和管理统计之需。 编目工作是档案人员按文件分类、排列的结果逐类、逐件登录，也是对归档文件内容进行标引、著录过程，应做到准确、全面、详细、深入，以适应档案管理现代化及计算机检索的需要。归档文件目录有统一的格式，运用档案管理软件来输入生成。,

13、特别提示：题名十分重要，是以后查找档案的最重要的要素填写时一定般应照实抄录。来文与复文作为一件的只对复文进行编目，题名后注明“（附请示）”；任免文件和表彰文件中单位人员未列在题名中的，在题名后将本单位人员列出，原题名简单的要重拟，这些补充的内容都要加“（ ）”。,件号：填写归档章上的室编件号。 责任者：填写制发文件的组织或个人， 即文件的发文机关或署名者的名称。填写责任者使用全称或通用简称，责任者多的可适当省略，原文上没有的，要经考证后补上。 文号：填写文件的发文字号，一些由机关代字、年度、顺序号组成，要求照实抄录，填写完整，不得省略，如苏政发20068号。 题名：归档文件的标题。文件只有一个

14、题名且能反映文件内容的(正题名)，填写时照实抄录；文件有正副题名的，正题名能反映文件内容的，副题名无须抄录；文件有并列题名的，并列题名与正题名一并抄录；没有题名或题名不规范的，可自拟标题，外加“ ”号。文件的附件独立性强，正文标题不能反映附件内容时附件标题可一并抄录，外加“（ ）”标注。,在计算机辅助管理条件下，若题名较笼统，需要进一步细化署录，如”x x介绍信存根”一本作为一件时，其题名可为“x x介绍信存根”，其介绍信中的人名可在二级目录中录入，以便二次检索。 日期：文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年月日，如20020909。 页数：填写每一件归档文件中有图文页面的总数(归档章上的总页

15、数)。 备注：注释文件需说明的情况包括密级、破损、修改、补充、移出、销毁等(一般情况下空着)。计算机文档一体化管理系统中，备注项内可录入其他内容，如机构或问题名称、事由、二级目录。,常见的错误,归档目录填写时应注意：协议责任者要写两个以上、批复要标注附请示、会议材料应各为一件、涉及到个人要写明某某人。 归档文件目录应装订成册并编制封面。归档文件目录一年装订成一本，亦可每年区分保管期限装订成三本，或每年区分机构(问题)装订成若干本，这要根据单位年度归档的数量来定。合订成一本的目录中内页加目录或用口取纸以区分保管期限和机构(问题)。 归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4型。,全宗名称： 立档单

16、位的名材：填写时应使用全称或规范化简称。 年度：文件形成年度(注意不是整理年度)。 保管期限：对应归档文件的价值，填写永久、30年、1 0年。 问题：根据分类方案，填写对应归档文件的类目名称。 归档文件目录装订成册，外封面可用硬封面。 在脊背上贴上标签，标明全宗号、年度、目录流水号，放入目录橱柜中。 贴标签高度没有规定，一个档案室内一致就行了。,第七步 装盒,将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表。不同保管期限不同年度的不得装在同一盒内，采用机构(问题)分类的，不同机构(问题)的不得装在同一盒内。 文件按归档的件号顺序装盒，二级分类时，可装满一盒后再装下一盒，三级分类时，视一个机构(问题)文件的多少确定。不要求将同一事由的归档文件装入一盒，同一盒内的归档文件仅是按件号顺序装在一起，档案盒仅是装具，不是“一卷”的概念。 盒内备考表放置在盒内文件之后，要签署完备。,封面应标明全宗名称。