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1、105第6章 跟踪任务进度第1章 Project入门第1章 Project入门本章内容：n 了解Microsoft Office Project 2007产品系列n 了解优秀的项目管理工具如何帮助完成任务n 启动Project Standard或Project Professional，辨别Project窗口的主要组成部分n 使用视图以不同方式显示项目计划的详细信息n 使用报表打印项目计划的详细信息n 创建项目计划和输入项目开始日期n 设置项目的工作和非工作时间n 输入项目计划属性项目管理是一门实践丰富的艺术与科学。不论您正在参与项目管理，还是将要进行项目管理，阅读本书都是一个绝佳的学习机会。
2、就其核心而言，项目管理是一种融合技能与工具的“工具箱”，有助于预测和控制组织工作的成果。除了项目，组织还有其他工作。项目(如电影项目)与持续业务(Ongoing Operation)(如工资单服务)截然不同，因为项目是临时性的工作，产生唯一性的成果或最终结果。凭借优秀的项目管理系统，您可以解决以下问题：n 要取得项目的可交付成果，必须执行什么任务，以何种顺序执行？n 应于何时执行每一个任务？n 谁来完成这些任务？n 成本是多少？n 如果某些任务没有按计划完成，该怎么办？n 对那些关心项目的人而言，交流项目详情的最佳方式是什么？良好的项目管理并不能保证每个项目一定成功，但不良的项目管理却会是失败
3、的成因之一。在您的项目管理工具箱中，Microsoft Office Project 2007应是最常用的工具之一。本书会介绍如何使用Project建立项目计划(包括任务和资源的分配)，如何使用Project中扩展的格式化特性来组织和格式化项目计划的详细信息，如何跟踪实际工作与计划是否吻合，以及当工作与计划脱轨时如何采取补救措施。如果是刚刚接触项目管理，可以在此处暂停，先阅读附录A，然后再继续阅读本章。这样做不会占用多长时间，有助于恰当地评估和组织自己的项目日程安排需求，进而利用Project建立稳固的计划。本书的大部分练习围绕着一个虚构的电影公司(Southridge Video and F
4、ilm Productions)展开。您任职于电影公司的可能性不大，但您肯定看过电视广告或电影。每个电视广告或电影就是一个项目，事实上，有一些还是相当复杂的项目，涉及成百上千的资源但时间限制却很严苛。Southridge Video遇到的许多日程安排问题，您可能都会觉得似曾相识，如此一来，您可以将它们的解决方案应用于自己的日程安排需求。本章会粗略浏览一下Project界面并介绍在Project中创建新计划的必要步骤。本章没有练习文件。1.1 使用Project管理项目世界上最好的管理工具也不能替代您自己的准确判断。但是，工具可以也应该有助于您完成下列工作。n 跟踪您收集的与工作有关的所有信息：
5、项目的工期、成本和资源需求。n 以标准、美观的格式形象具体地呈现项目计划。n 一致而高效地安排任务和资源。n 与其他Microsoft Office 系统应用程序交换项目信息；n 作为项目经理的您在保持对项目的最终控制权的同时，又能与资源和其他项目干系人交流。n 使用外观和操作类似桌面程序的应用来管理项目。Microsoft Office Project 2007系列包括的产品众多，具体有以下几种。n Microsoft Office Project Standard 2007 用于项目管理的基于 Windows的桌面应用程序。此版本为单一项目管理人员设计，并且不能与Project Serve
6、r交互。n Microsoft Office Project Professional 2007 基于 Windows的桌面应用程序，包括Standard版的完整特性集，还有使用Project Server时需要的项目团队计划和通信功能。Project Professional加上Project Server是Microsoft的企业项目管理( Enterprise Project Management，EPM)产品的代表。n Microsoft Office Project Server 2007 基于内联网的解决方案。结合Project Professional使用时支持企业级的项目合作、
7、时间表报表和状态报表。n Microsoft Office Project Web Access 2007 使用Project Server时所用的基于Internet Explorer的界面。n Microsoft Office Project Portfolio Server 2007 组合(Portfolio)管理解决方案。提示 如需了解Project 2007的新特性以及Standard版本和Professional版本之间的区别，请查询微软的Office Online网站中的Project区域：先进入网站，然后浏览至Project页。基于企业项目管理的Project Server的产
8、品组成列表参见本书20.1节。本书的大部分章节着重讲述Project Standard版本的特性集，Project Standard版本是入门级的桌面项目管理工具。第部分介绍Project Professional版本和Project Server中可用的EPM特性。本书介绍的Project Standard版本的所有内容同样适用于Project Professional版本，所以学习本书第部分至第部分时可选用任一版本(本书的大部分截图均使用Project Professional版本完成译者注)。如果您有Project Professional并可访问Project Server，就可仔细研
9、读第部分介绍的特性。否则，可以粗略浏览第部分内容以确定您或您的公司是否应使用Project Professional版本和Project Server。日程安排引擎的功能大部分项目并没有使用真正的日程安排工具(如Project)来管理，但它们应该使用。工作中常见到的有：用电子表格程序(如Microsoft Office Excel)做出的任务和资源列表，或用绘图程序(如Visio)做出的格式优美的甘特图。Project优于以上程序的一大特点就是它包括日程安排引擎它是计算核心，可以处理诸如连锁反应之类的问题。例如，当由100个任务组成的工作序列中的任务1的工期发生改变，日程安排引擎便会做出相应调
10、整。计算任务的开始和结束日期时，日程安排引擎还可以考虑非工作时间(如周末)。诸如Excel和Visio之类的应用程序在项目管理工具箱中占有一席之地，但您需要日程安排引擎(如Project)来获得真正的成功。1.2 启动Project Standard重要提示 如果使用的是Microsoft Office Project Standard版本，请按照本节步骤操作。如果使用的是Microsoft Office Project Professional版本，跳过本节，参考1.3节。如果不能确定使用的Project版本，有一种简单的方法可以解决：启动Project后，查找“协作”菜单，它位于“报表”和
11、“窗口”菜单之间。如果有此菜单，就表明版本为Project Professional；如果没有，则表明版本为Project Standard。也可在启动Project后，单击“帮助”菜单中的“关于Microsoft Office Project”，随后出现的对话框会提示您使用的是何种版本。在此练习中，将启动Project Standard版本，基于模板(包含一些初始数据，可作为创建新项目计划的起点)创建文件，查看默认Project界面的主要区域。(1)在Windows任务栏上，单击“开始”按钮，显示“开始”菜单。(2)在“开始”菜单上，指向“所有程序”，单击Microsoft Office，然
12、后单击Microsoft Office Project 2007。Project Standard显示，如图1.1所示。提示 在Project工具栏中，并不是每一个工具栏的所有按钮都会显示，这要根据对计算机屏幕分辨率的设置以及最常用的工具栏按钮而定。如果本书提及的按钮没有显示在工具栏中，单击工具栏上“工具栏选项”下拉箭头，即可显示可用的其他按钮。如果使用过其他Office应用程序或正在更新旧版本的Project，您会对Project窗口的主要界面元素很熟悉。下面简单介绍一下。 主菜单栏和快捷菜单提供Project指令。 工具栏提供对常见任务的快速访问，大多数工具栏按钮对应于某一菜单栏命令。弹出
13、的屏幕提示会描述您指向的工具栏按钮。Project会根据您使用特定工具栏按钮的频率来为您定制工具栏。最常用的按钮会在工具栏上显示，而较少使用的按钮则暂时隐藏。图1.1 Project Standard界面 项目计划窗口包含活动的项目计划(我们将Project要处理的文件类型称为项目计划，而不是文件或进度表)的视图，活动视图的名称会显示在视图左边缘上，此例中为“甘特图”视图。 “键入需要帮助的问题”框用于快速查找在Project中执行常见操作的命令。只需输入问题，按Enter键即可。本书会给出一些建议性的问题供您在框中输入，以获得某特定特性的详细信息。如果您的计算机连接到因特网，搜索查询会访问O
14、ffice Online(微软网站的一部分)，显示的结果会反映微软提供的最新内容。如果计算机没有连接到因特网，搜索结果会局限于Project的帮助内容。接下来会查看Project中包含的模板，并根据其中之一创建项目计划。(3)在“文件”菜单中单击“新建”，此时会显示“新建项目”窗格。(4)在“新建项目”窗格中，在“模板”下单击“计算机上的模板”，显示“模板”对话框。(5)单击“项目模板”标签，屏幕如图1.2所示。(6)单击“开办新业务”(可能需要向下滚动项目模板列表才能看到)，然后单击 “确定”。提示 模板可能此时没有安装，这要根据您在计算机上安装Project的过程而定。“首次安装使用”设置
15、是安装选项之一，用于确定Project中包括的可选元素。如果以前从未见过Project中包含的模板，可以花一些时间浏览一下。您可能会找到一个模板与某个将要进行的项目吻合，而您正想为这个项目开发完整计划。以预定义的模板为起点可以节约不少精力。图1.2 项目模板Project根据“开办新业务”模板创建项目计划并关闭“新建项目”窗格。屏幕应与图1.3相似(此为英文版Standard版本的截图译者注)。图1.3 “开办新业务”模板本章接下来的几个练习中，将使用模板所提供的样本数据来标识Project界面的几个主要组成部分。值得一看的项目向导Project包含类似向导的界面，可以利用它创建精细的项目计划，此帮助程序称为项目向导。可以使用项目向导执行许多与任务、资源和分配有关的常见操作。在Project 2007中，项目向导默认是关闭的，显示方法有两种：单击“视图”菜单中的“启用项目向导”；或者单击“工具”菜单中的“选项”，在“界面”选项卡中，勾选“显示项目向导”复选框。照此操作后，“项目向导”会显示在Project窗口的左窗格中，如图1.4所示(
