XX医院HRP项目物资管理业务解决方案

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1、XX医院HRP项目物资管理业务解决方案目录1物资管理组织结构42物流管理范围43物流管理现状43.1管理现状综述43.2管理的重点和难点43.3供应商管理5管理现状5诉求分析5解决思路53.4器械科物资管理5管理现状5诉求分析6解决思路63.5科室库管理7管理现状7诉求分析7解决思路73.6总务科物资管理7管理现状7诉求分析8解决思路84解决方案84.1方案目标84.2基础档案管理94.2.1管理目标和重点94.2.2物资档案规范94.2.3供应商档案维护104.2.4三证管理104.3器械科物资管理104.3.1高值耗材代管管理104.3.2普通卫生材料和其他材料管理124.4总务科物资管理

2、154.4.1事务材料和其他材料管理154.5财务核算184.6期末处理194.7统计账表194.7.1流水账194.7.2明细账204.7.3总账204.7.4入库汇总表214.7.5出库汇总表214.7.6收发存汇总表224.7.7物资周转率分析224.7.8ABC成本分析225实施建议221 物资管理组织结构2 物流管理范围总务科：事务材料、低值易耗品等。器械科：高值耗材、卫生材料、医疗器械等。3 物流管理现状3.1 管理现状综述高值材料管理比较规范，需要进一步实现条码全流程的应用；低值卫生材料管理需要加强“三证、批次、有效期”等安全管理。目前物资管理使用的是航创公司的管理系统，财务使用

3、的是用友的系统，不利于数据的实时共享和有效传递，需要通过一套统一的系统实现物资的全流程管理。3.2 管理的重点和难点l 高值耗材的追踪管理，希望能实现高值耗材的实耗实销，通过条码扫描实现高值耗材的自动收费和实时核销l 希望能和财务系统达到数据的高度集成，实现月末的一体化账务处理l 希望能同HIS实现自动接口，完成耗材收费数据的实时传递l 希望实现物资的在线请领3.3 供应商管理管理现状 供应商资质等三证信息保管于器械科，并对供应商的资质信息进行扫描保存，采购时核对耗材供应商的资质信息； 目前供应商证件及招标价格等信息采用手工翻阅和一般的电子表格管理。诉求分析（1） 所有的操作都需要手工来完成。

4、每次采购之前都需要靠记忆力或者手工查找的方式核对耗材的证件效期、供应商的证件效期，不仅仅加大了工作量，还不能保证准确度，一旦有失误，后果严重。解决思路（1） 用系统来管理供应商资质信息及招投标所确定的物资价格。将耗材的证件信息和供应商的证件信息录入到系统中，并设置预警。当证件的有效期临近时，可以由系统进行预警提示，对于资质过期的供应商直接不允许采购。3.4 器械科物资管理管理现状 每月15日至20日科室填报下月的物资需求计划， 25号盘点实物仓库，26、27号不出库，器械科根据科室申请情况和物资现存量情况，做出采购计划，报由各级领导审批后，进行采购。 供应商到货后，由库管进行货物检查，并进行入

5、库，采购员在系统里填写入库单后，库管再对入库单进行审核、确认。 材料会计最终对采购发票和系统中的入库单进行金额核对。 采购发票基本会在当月送到，并且发票金额和入库金额基本保持一致，如果有未到得发票，也会有盖章的送货清单，保证入库和发票保持一致。 库管员在收到科室发来的领用申请后，填写出库单，科室拿着出库单去库房领取物资。没有做采购计划的科室不能领用物资。 会计在月末对本月的入库按照供应商进行汇总，出库按照科室汇总，并报送财务科总账会计进行账务处理，并在每月月底与财务总账进行对账。诉求分析（1） 同一个物资在更换供应商后，需要重新增加档案，导致物资档案重复记录增加，而且物资注销麻烦。（2） 科室

6、需求计划能自动生成采购计划，科室的领用申请能自动生成领用出库单。（3） 希望对供应商进行系统管理，能进行预警提醒。（4） 卫生材料能进行保质期的到期提醒。（5） 供应商供货单价不能随意改动。（6） 付款票据手工整理后，录入系统生成付款凭证，工作量大，数据不准确；（7） 各科室领用耗材月底手工填制财务凭证，工作量大，数据不统一。（8） 要对变价的物资进行变价提醒。解决思路（1） 加强供应商管理，对供应商的各种资质进行系统管理，通过供应商管理系统对卫材供应商进行统一管理，并进行提醒。（2） 通过材料的批次管理与保质期管理，满足卫材的到期提醒。（3） 通过采购管理系统实现需求计划自动参照生成采购计划

7、，通过库存管理系统，将领用申请自动生成领用出库单。（4） 通过存货核算管理平台，实现物资入库、领用出库同财务系统的高度集成。3.5 科室库管理管理现状 目前，器械科设有科室库，例如手术室中的耗材主要为高值耗材，备有一个手术室库房。器械科专门配备一名人员来管理科室库房，常用耗材经器械科准入之后由供应商暂存在科室库房。 手术室使用耗材时，在科室库管处领取耗材，使用后通知供应商开据发票。科室库管汇总带有科室主任、护士长、病人名字、住院号、所在科室等信息的审批单和发票到器械科，办理入库、出库。诉求分析（1） 建立高值耗材的追踪与条码管理，实现高值耗材的实时核销，提高数据的准确性。解决思路（1） 实现收

8、费核销，增加数据准确性并减轻库管工作量。关于接口实现的方法：可以采用将收费项目与收费耗材对应的方式，也可以利用条码实现从收费到出库的追溯。经过与信息科初步沟通，条形码是个比较可行的选择。即收费时，收费人员根据手术使用耗材状况刷耗材条形码和供应商条形码，这些条形码信息传到物流系统，读取条形码信息进行相应的入出库。对于一些细节问题，比如先使用后补入出库的耗材具体在哪个仓库补充入出库，实施时具体商定。3.6 总务科物资管理管理现状 每月15日至20日科室填报下月的物资需求计划，在30日之前，总务科根据科室申请情况和物资现存量情况，做出采购计划，报由各级领导审批后，进行采购。 供应商到货后，由库管进行

9、货物检查，并进行入库，采购员在系统里填写入库单后，库管再对入库单进行审核、确认。 材料会计最终对采购发票和系统中的入库单进行金额核对。 采购发票基本会在当月送到，并且发票金额和入库金额基本保持一致。 材料会计在收到科室发来的领用申请后，填写出库单，科室拿着出库单去库房领取物资。 材料会计在月末对本月的入库按照供应商进行汇总，出库按照科室汇总，并报送财务科总账会计进行账务处理，并在每月月底与财务总账进行对账。诉求分析（1） 同一个物资在更换供应商后，需要重新增加档案，导致物资档案重复记录增加，而且物资注销麻烦。（2） 科室需求计划能自动生成采购计划，科室的领用申请能自动生成领用出库单。（3） 供

10、应商供货单价变动后能提醒采购员。（4） 付款票据手工整理后，录入系统生成付款凭证，工作量大，数据不准确。（5） 各科室领用耗材月底手工填制财务凭证，工作量大，数据不统一。（6） 使用过但以后不再使用的物资要可以停用，停用之后科室不能再申领。解决思路（1） 通过采购管理系统实现需求计划自动参照生成采购计划，通过库存管理系统，将领用申请自动生成领用出库单。（2） 通过存货核算管理平台，实现物资入库、领用出库同财务系统的高度集成。4 解决方案4.1 方案目标（1） 统一系统平台，所有物资（包括总务物资、器械科物资）全部纳入一套系统管理，实现统一的数据报表及分析；通过功能权限和数据权限划分总务科和器械

11、科人员的使用功能和管理物资范围（仓库，物资类别）。（2） 逐步实现收费卫生材料的条形码全过程跟踪管理，实现条码验收入库、条码出库、条码收费等全过程的管理，实现医疗收费物资的收入支出配比。（3） 通过“三证管理”、“有效期管理”“保质期管理”“批次管理”保证卫生材料的质量和安全。（4） 实现物流管理系统与会计核算系统的一体化应用，实现帐实合一。（5） 利用灵活、全面的权限控制功能，建立完善的物流管理组织规则。（6） 为院长决策提供物流管理的准确数据，为医院财务、成本、绩效、预算提供有力数据和业务支持。4.2 基础档案管理4.2.1 管理目标和重点（1） 实现物资材料统一分类，统一编码，以及随时进

12、行物资停用（2） 实现卫生材料“三证”管理（3） 物资价格管理，不允许在入库时更改物资单价4.2.2 物资档案规范4.2.2.1 物资分类一级材料分类与财务分类的统一，二级三级分类按我们管理需要来分类。4.2.2.2 物资档案统一编码，同一品牌厂家、同一规格型号的物资材料要编一个唯一码，编码由系统生成；同种材料不同供应商编一个码有利于领导分析。是否对该物资进行“批次管理、有效期管理”等控制信息也要维护。4.2.3 供应商档案维护供应商基本档案维护，供应商档案与财务统一，便于向财务申请付款。4.2.3.1 物资档案维护新材料审批通过后，进行材料档案维护。包括“材料基本档案，材料三证，材料与供应商

13、对照，材料进价售价维护”4.2.4 三证管理 将耗材的证件信息和供应商的证件信息录入到系统中，并设置预警。当证件的有效期临近时，可以由系统进行预警提示，并且在采购申请和计划的环节对于效期临近的耗材控制不能再进行采购。4.3 器械科物资管理4.3.1 高值耗材代管管理高值材料是指价值比较高的卫生材料，包括：植入材料、介入材料。供应商根据临床科室的使用需求，将材料直接送达、放置到科室库，临床使用后，根据实际使用情况定期汇总，最后根据实际耗用挂账数与供应商进行结算、开票以及后续的财务支付。4.3.1.1 管理目标和重点（1） 实现高值材料全流程条码跟踪管理，可以实现“扫码验收、扫码入库、扫码出库”功

14、能，通过与“HIS收费系统“接口实现“扫码收费”功能。（2） 实现高值材料代管库管理，实现高值材料三证预警功能，保障材料安全。（3） 收费后及时出库，实现收入与支出的匹配。（4） 规范HIS材料收费数据，满足材料使用分析要求。4.3.1.2 业务流程高值材料比较特殊，本流程包含了高值材料从订货到库存管理及至使用结算全流程的管理。4.3.1.3 详细业务说明4.3.1.3.1 使用申请 因为高值材料是先使用后结算，所以临床科室使用前会做“使用申请”，根据科室库中的材料存量，如果有备货，则直接由科室库库管发货给科室使用，如果所需材料无备货，则通知供应商送货。一般科室库中都保存有常用高值耗材。申请使

15、用的高值材料必须在目录内的，如果是新材料需要走“材料准入”流程。4.3.1.3.2 扫码收费该流程在“HIS收费系统”中实现，扫描条码自动收费。4.3.1.3.3 代管入库单手术室库房或其他科室库房，在材料使用并收费后，通知供应商开具发票，并根据科室主任、病人签字确认的确认单，到库房办理材料入库，可以依据材料收费信息制作材料入库单，实现材料及时入库。4.3.1.3.4 代管出库单手术室库房或其他科室库房，在材料使用并收费后，通知供应商开具发票，并根据科室主任、病人签字确认的确认单，到库房办理材料出库，可以依据材料收费信息制作材料出库单，实现材料及时出库，计入科室成本。4.3.1.3.5 采购结算