时间管理——如何掌控自己的时间和生活

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1、如何掌控 自己的时间和生活,By 阿兰拉金,美国前总统克林顿特别推荐,如何培养自己的意志力？ 如何聪明地“浪费”时间，给自己带来更多乐趣和收益？ 如何更加聪明地工作，轻松获得更多回报？,美国前总统比尔克林顿的感言,法学院刚毕业那会儿，我还是个小伙子，十分期待着马上开始自己的生活。这时，我突发奇想，把本来想要看的小说和历史书暂时束之高阁，出去买了本“如何做”一类的书：如何掌控自己的时间和生活，作者是阿兰拉金。该书的主要观点是，我们必须开列出自己短期、中期和长期的生活目标，按其重要程度进行分类，例如组最为重要，组次之，组第三等等。然后，在每一个目标下列出实现这些目标的具体行动。这本简装本我依然保留

2、着，距今已近30个年头。我敢肯定，这个单子准还埋藏在某个故纸堆中，尽管一时无从查找。然而，那个A组的单子我还真没忘记。我要当个好人，娶个好老婆，养几个好孩子，交几个好朋友，做个成功的政治家，写一本了不起的书。” 摘自美国前总统比尔克林顿的回忆录我的生活,“读这本书，是最有价值的时间投资”,读完本书，你将换来的是,有效完成自己的工作和学业，学会区分重要和不重要的活动 摆脱毫无成就的生活，停止拖拉，立即行动 更好地在压力下工作，准确及时地完成计划 更好地赚钱，更好地利用时间为企业获得更多的利润,有更多的时间与家人或朋友在一起 有更多的时间去完成你以前因为“没有时间”而推迟的梦想 不再受制于外界因素

3、，学会控制这些因素，使其配合你的个 性、人生目标及对于未来的规划。,一旦学会掌握自己的时间和生活，你将从生活中获得更大的自由！,最为重要的是,它将教会你如何更加聪明（而不是更加努力地）工作,Get Ready?,Go!,为什么要学会控制时间,浪费时间就是浪费生命它不可逆转， 也无法取代。时间就是生命！ 我们必须学会让自己利用时间的方式更加 符合自己当前的角色。这个世界上根本不 存在“没时间”这回事，而勤奋也不一定有 好报。更聪明地工作，更多享受生活！ 有效地利用时间是一种人人都可以掌握的 技巧就像开汽车一样。无数人已经从 这套方法中受益，你也能！,你将得到的回报：控制你的生活,时间的利用是一件

4、非常私人、非常个人化的事情。不同的技巧适合于不同的人群。,回报：控制你的时间以及生活,人是如何做出决定的,你是最终的决策者。其他人只能对你利用时间的方式提出建议，却并不能替你做决定真正的决定者是你自己。,有些要求必须得到满足。我们必须学会让自己利用时间的方式更加符合自己当前的角色。,决策的复杂性：每个人每天都要做出各种各样的决定； 决策的困难性：感性与理性的冲突、短期收益与长期目标的 冲突,Whats important,影响决策的因素,习惯 其他人的要求 逃避心理 一时冲动 等待 理性的决定,一时冲动的决定并没有什么不好。因为习惯、其他人的要求，或者是逃避心理而做出决定并不是一件错事。但如果

5、你不喜欢自己的某项决定所带来的结果，建议你在下次做决定的时候更加理性一些。你完全可以自己做出决定。,Remember:,CASE STUDY：决策的困难性,马丁先生手头上积压了很多工作。要想把这些工作处理完，他至少需要一个月时间，可管理层却要求工作积压量不得超过一个星期。与此同时，马丁想出了一套更加先进的流程，可以使处理工作的时间缩短一半，可问题是，实施这套流程需要花费两个月的时间。他的部门很可能会在这两个月的时间里遇到大麻烦。新流程不仅可以节约时间，而且马丁的上司每天都可以看到工作的进展情况，然而如果马丁现在就着手实施新流程的话，他就不可能同时抽出时间像以前那样每天完成同样的工作量。,控制始

6、于规划,规划永远不嫌多偶然的、为满足某个特殊目的而进行的规划是很有价值的，但也有一定的局限性。在被迫的情况下进行的规划，很可能并不能发挥出真正价值。,控制始于规划。规划的本质是将未来带到现在，这样就可以通过现在的行为对未来产生控制。,“要是我能够的话” “要是我能够像迈克那样就好了，他似乎总是有时间来 处理所有的工作，而且还能够保持放松，保持开心。” “要是我能够去做那些自己真正想做的事情就好了” “要是我能够控制”,向专业人士学习,专业的摄影师首先会用掉几卷胶片去进行拍摄。胶片冲洗出来后他会进行仔细研究，由于拍了很多张，他最终总能找出一些能够让自己满意的照片。接着他就会走进暗房，考虑如何改进

7、那些效果不错的照片。他会用很多方法进行试验，比如剪辑、暴光等，并最终挑选出几十张令自己特别满意的照片。接着他会对这些照片进行进一步检查，并从中挑选出一张能够让自己获奖的摄影作品。,认真规划时间的人会反复斟酌自己的计划，逐渐形成 一个比较集中的目标 对计划中的重要部分进行不断修改，使内涵更丰富； 按时检查计划的执行情况 这一过程中，他们会主动找出其中的问题、错误的假设及遇到的困难等，并必要时随时修整，越做越好。,范例,为工作排序,规划和选择往往是非常困难的你要仔细考虑，并且做出相应 的决定 排序时所遵守的标准不同，你的工作次序安排自然也会不同，而 工作次序的变化往往会引起利益上的冲突,在所有的规

8、划中，无论长、中、短期，都必须： （1）列出一张清单 （2）确定优先次序,Attention:,ABC排序系统,列出清单之后，在最为重视的条目左侧写上 在一般重要的条目左侧写上 在最不重要的条目左侧写上,级条目应该是那些最为重要的活动。所以应该把大部分时间花在级活动上，然后才是级和级活动。,考虑到每天的时间有限，而且不同条目的紧迫性也不相同，所以你可以对所有级别的条目做进一步细分。,ABC只是相对的，完全取决于你的价值标准；你还可以根据清单上的内容来调整次序安排；优先次序还会跟着时间的推移而变化。,Tips:,你到底想从生活中得到什么？,人生目标陈述来自于15000个人的经验,怎样发现自己真正

9、想做的事情？,立即写出人生目标陈述将会帮助发现自己真正想从生活中 得到什么，并向着自己的目标前进，使人生更有意义 使生活更有方向，让你感觉可以控制自己的命运 提供明确的测量手段，更好衡量哪些活动才真正有意义， 从而更好平衡生活各个方面，减少时间分配的冲突,如何陈述人生目标,Q1. 你的人生目标是什么？ Q2. 你准备如何度过今后三年？ Q3. 如果你知道自己六个后将被雷电劈死，你将怎样 度过这六个月？,仔细斟酌并修改你对以上三个问题的回答 ，根据自己的实际情况做出自己的选择。,怎样看待自己的答案？,分解回答下列几个问题：,目标排序及修订,在人生目标清单上，用一分钟时间选出三个最重要的人生目标A

10、级目标，分别为A1、A2、A3。在三年和六个月目标清单中进行同样的筛选。,目标发生冲突时，确定哪些事情是真正重要的，并相应地设定优先次序。,人生目标陈述并不是静态的，应该被阶段性地不断加以更新。,现在开始,1）针对每个级目标列出所有可能的活动 2）确立相应的优先次序，以便选择当前最有效 的活动,长期规划和目标设定必须首先进行一系列短期规划，确定具体活动。,尽量展开想象，快速写出尽可能多的答案 不要试图去对自己的想法进行任何评价 不要因为担心不能完成某项活动而限制自己 不要因为怕承担责任而不敢列出某些活动 不要把目标和活动混淆,根据A级目标列出相应的活动清单：,Tips:,短期规划的修订,“在接

11、下来的七天之内，我是否准备要在此项活动上投入至少五分钟？”,在勾掉某项活动的时候，你不一定要给出具体的原因 不要因为某件事情很重要而不愿意删掉它,把清单上的结果总结为一张任务列表。该列表可能会包含十几项活动，为所有的活动设定先后次序。在最重要的活动后面写上A1，然后依次在其他活动后面写上A2，A3，A4确定完次序之后，为每项活动确定最后期限，着手安排完成该活动的具体时间，并立即记录下来。,删除不重要的任务，立即停止它们！,挑选优先事项立即动手,如果选择一项难度较大的活动，建议将其分解为更小的部分，从最简单或涉及问题最少、最重视的那一部分开始。,选出至少一件你的A级活动，立即动手！,刚开始选择级

12、活动的时候，注意选择那些内容较短，而且比较容易实现的；,日程安排的作用,必要的活动、常规任务、遗留工作以及意外情况几乎会占 用人们的全部时间，要想避免这种情况，你首先需要分辨 并停止浪费时间的活动来挤出更多的时间,正是因为没有时间进行规划，才应该抽出时间进行规划， 这样才能抽出时间去做自己想做的和真正重要的事情,在每天的早晨和晚上进行规划。利用每个星期五下午的时间对本周的活动进行回顾，并大致规划好下个星期的活动。,“谁有时间来进行规划？”,为A级活动挤出时间,日程安排给真正重要的活动排出时间,为A级活动安排出足够的时间。每个星期都安排出固定的 时间段来完成那些大型的项目 横向来安排A级活动的时

13、间，或者纵向安排A级活动时间 千万不要为了记录而记录，别迷信所谓管理时间 “最有效 的方式”是把每个小时的活动都记录下来。要有选择性地 记录自己的时间分配方式，从而最终改变时间管理习惯,最主要的规划工具之一：,改变时间管理方式,通过详细地规划自己的时间为自己找到更多的空闲。你总是可以找到时间来做那些对自己重要的事情！,习惯的力量是巨大的，实践证明，人们在做那些习惯性的事情的时候，效率总是很高。,培养规划的习惯， 每天在同样的时间里做同样的事情。,黄金时间,内部黄金时间 是一个人精神最为集中的时候。建议把这段时间用来处理自己最为重要的工作。,外部黄金时间 是指外部资源（通常是人）最为齐备，最能帮

14、助你做出决定，回答你的问题，或者为你提供信息的时候。,每个人都会遇到一些意外的情况，所以在安排日程的时候，一定要给自己留出足够的弹性。每天至少为自己留出一个小时的空闲时间。,如何挤时间,当人们过于沉浸于眼前工作时，他们很容易忘记自己真正的目标。此时他们会把大量时间花在那些并不重要的事情上，反而会把那些真正重要的事情抛到一边。这种行为具有一定的累积性。在工作上投入的时间越多，就会感到越疲惫，从而工作的效率就会更低。,不要一味追求在工作上投入更多时间，要注重效率，尽量养成在固定时间内把工作完成的习惯。,解决这个问题的答案在于：,如果能够把工作安排得很好，你就会找到更多时间放松自己，取得更多结果，并

15、在工作中得到更大乐趣。,挤时间的诀窍,少干活，多得结果 最大限度地利用过渡时间 利用上下班时间 利用喝咖啡的时间 利用午餐时间 利用等待时间 利用睡眠时间 克服帕金森定律 最大限度地利用每一分空闲时间,事务清单,事务清单内容,处于顶级或底端的人都知道列出“事务清单”的重要性，但二者之间 的区别在于：前者能够坚持每天都这样做，而后者却并非如此 要想在有限的时间里完成尽可能多的工作，一个秘诀是每天为自己 的任务列出清单放在身边，让它指导每一天的具体工作,不要把日常工作都写到清单上，只列出非常重要、需要得到特殊提醒 的工作。当然，别忘了把长期目标中的级活动列到“事务清单”上,坚持每天列清单,清单上的

16、基本内容：在纸的顶端写上“今日事务”，在下面列出当 天想要完成的工作；每当完成一件事情，勾掉清单上相应的内容， 并随时补充上新的任务,如何最大限度地利用排序,工作次序的设定尤为重要，它可以： 确保不会遗忘某些工作 帮助确认自己已经完成了所有重要的工作 激励勾掉并不需要的工作 提醒还有哪些工作需要完成,不要为无法完成所有任务而焦虑 你可以首先完成清单上所有的级活动，然后着手处理级活动，最后处理C级活动。多数情况下你无法完成所有的任务。记住，“事务清单”的目的在于帮助你更好地利用自己的时间，而非做完清单上所有的事情。,“如何做更多重要的事情？”,通过完成更多的级活动，并尽量减少级活动的时间，你所取得的成就会发生结构上的变化！,有些事做了不如不做,要想保证有足够的时间完成级活动，一个最好的方式是尽量减少 那些级活动的时间。许多级活动都可能变成活动即便 放弃也不会带来任何不利后果的活动。,“如果把所有的工作内容按照实际价值列举出来的话，我