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1、,会计电算化（第二版）,第一节 财务处理系统概念,主要功能,总账系统与其他子系统间的数据传递关系,总账系统属于财务管理系统的一部分，而财务系统与其他系统成并行关系。账务系统既可独立运行，也可同其他系统协同运转。总账系统与其他子系统之间的数据传递关系如图下图所示。,总账系统与其他子系统间的数据传递关系,账务处理系统热键及快捷键,账务处理系统热键及快捷键表,第二节 财务处理系统的初始设置,系统参数设置,启用总账系统时，要根据企业的业务特点，对总账系统的一些选项进行设置，以便总账系统配置相应的功能或执行相应的控制。主要是总账启用月份、凭证控制、凭证编号方式及外币汇率方式等参数设置。若总账系统启用后由
2、于具体情况需要，或业务变更，发生一些账套信息与核算内容 不符的情况，也可通过 总账系统中的“设置选 项”功能进行调整。“选 项”对话框有四个选项卡 ，即“凭证”、“账簿”、 “会计日历”、“其他”， 如图所示。,系统参数设置,1“凭证”选项卡可查看及修改的选项,（1）制单控制,制单控制主要设置在填制凭证时，系统应对哪些操作进行控制，共有七个选项。,系统参数设置,（2）外币核算,企业如有外币业务，则应选择相应的汇率方式，如固定汇率、浮动汇率。固定汇率即在制单时，一个月只按一个固定的汇率折算本位币金额。浮动汇率即在制单时，按当日汇率折算本位币金额。,（3）凭证控制,系统参数设置,（4）凭证编号方式
3、,系统在“填制凭证”功能中一般按照凭证类别按月自动编制凭证编号，即“系统编号”，但有的企业需要系统允许在制单时手工录入凭证编号，即“手工编号”。,系统参数设置,2“账簿”选项卡可查看及修改的选项,1）定义正式账簿打印时各栏目的宽度，包括摘要、金额、外币、数量、汇率、单价。 2）选择打印正式明细账、日记账或多栏账时，按年排页还是按月排页。 3）设置明细账、日记账、多栏账每页打印行数。双击表格或按空格键即可对行数进行修改。 4）设置凭证每页打印行数。 5）凭证、账簿套打方式选择。 6）明细账查询权限控制到科目。,3“会计日历”和“其他”选项卡可查看及修改的选项,明细权限设置,一般情况下，凡是拥有查
4、询明细账权限的操作员都可以查询所有科目的明细账，凡是拥有制单权限的操作员都可以使用所有科目填制凭证，凡是拥有凭证审核权限的操作员都可以审核其他所有操作员填制的凭证。但是有些时候，希望对这些权限作进一步细化，如只允许某操作员查询或打印某科目明细账，而不能查询或打印其他科目的明细，只允许审核其本部门的操作员填制的凭证，而不能审核其他部门操作员填制的凭证，或只允许某操作员使用某些科目填制凭证。这种情况下，可以运用“明细权限”功能进行设置。,初期余额录入,客户往来期初录入,初期余额录入,辅助账类余额录入窗口操作要点如下：,第三节 日常账务处理,填制凭证,1增加、修改凭证,各栏目填列要点如下：,填制凭证
5、,2相关凭证信息查询,主要有下列几项：,填制凭证,3常用凭证定义及调用,（1）定义常用凭证 （2）调用常用凭证,填制凭证,4凭证作废及整理,（1）凭证作废及恢复 进入填制凭证后，通过单击“首页”、“上页”、“下页”,“末页”按钮翻页查找或单击“查询”按钮查找输入条件，找要作废的凭证。,（2）凭证整理 有些作废凭证不想保留，可以通过凭证整理功能将这些凭证彻底删除，并对未记账凭证重新编号。,审核凭证,1出纳签字,2审核凭证,记账,第一步，在总账系统主页面上单击“记账”项，进入记账向导一。,记账,第二步，选择完成后，单击“下一步”按钮，进入记账向导二。,第三步，核对无误后，单击“下一步”按钮，进入记
6、账界面。,凭证、账簿查询,1凭证查询,“凭证”子菜单中的“查询凭证”功能可用于查询已记账及未记账凭证。进入“查询凭证”功能时，屏幕显示查询条件窗。输入查询凭证的条件后，屏幕显示凭证一览表。在凭证一览表中双击某张凭证，则屏幕显示此张凭证。 查询凭证时，用或键在分录中移动时，凭证下将显示当前分录的辅助信息。按CtrlM组合键或在“查看”菜单中选择“查辅助明细”项，系统弹出当前分录的辅助明细表，表头列示科目及辅助核算项目，数据行列示从本年度账套开始到本凭证录入日期止所有符合条件的明细账；方向为“借”或“贷”，相等为“平”；余额根据借方合计贷方合计取绝对值，平则为空；如两清则在两清标志列以“V”表示，
7、汇总时间超过三秒钟，则有进度提示。其他凭证信息查询方法前面已作介绍，不再重复。,凭证、账簿查询,2账簿查询,（1）总账查询,（2）余额表查询,查询条件窗口各栏目填列要点如下：,凭证、账簿查询,（3）明细账查询 系统提供了三种明细账的查询格式，即普通明细账、按科目排序明细账和月份综合明细账。,凭证、账簿查询,（4）多栏账查询 查询多栏账之前，必须先定义多栏账的查询格式。在多栏账窗口中，单击“增加”按钮，屏幕显示多栏账定义窗口。,第四节 辅助核算,部门管理,1.部门总账 系统提供了三种查询部门总账的方式：指定科目查询部门总账、指定部门查询部门总账、同时指定科目和部门查询部门总账。,图3-17 “部
8、门科目总账条件”对话框,部门管理,1.部门明细账 系统提供了四种查询部门明细账的方式：指定科目查询部门明细账、指定部门查询部门明细账、同时指定科目和部门查询部门明细账、指定部门按多栏方式查询各科目明细账。 1）部门科目明细账。用于查询某部门核算科目下各个部门的明细账。 2）部门明细账。用于查询某部门的各个费用、收入科目的明细账。 3）三栏明细账。用于查询某部门下某科目各个月的明细账。 4）多栏明细账。用于查询某部门的各个费用、收入科目的多栏明细账。,个人往来管理,项目管理,1项目总账 1）科目总账。 2）项目总账。 3）三栏式总账。 4）部门项目总账。 5）分类总账。,2项目明细账 1）科目明
9、细账。 2）项目明细账。 3）三栏式明细账。 4）部门项目明细账。 5）多栏式明细账。 6）分类明细账。,第五节 期末处理,银行对账,录入银行对账期初 为了保证银行对账的正确性，第一次使用银行对账功能进行对账之前，必须先将企业银行存款日记账余额、银行对账单余额及双方未达账项录入到系统中。在开始使用银行对账之后一般不再使用。,图3-21 “银行对账期初”窗口,银行对账,银行对账期单 银行对账单功能用于录入银行对账单。在现金银行模块界面中单击“银行对账单录入”图标，或选择“现金”菜单下“现金管理银行账银行对账单”项，如图3-23所示。,图3-23 打开银行对账单,图3-24 增加银行对账单,银行对
10、账,银行对账操作 在现金银行模块界面单击“银行对账单”图标，或选择“现金”菜单下的“现金管理银行账银行对账”项，选择指定银行科目后进入银行对账界面，左边为单位日记账，右边为银行对账单。单击“对账”按钮，系统弹出“自动对账”对话框，如图3-26所示。,图3-21 “银行对账期初”窗口,银行对账,编制余额调节表 在现金银行模块界面单击“余额调节表”图标，或选择“现金”菜单下的“现金管理银行账余额调节表查询”项，屏幕显示所有银行科目的账面余额及调整余额。,图3-28 查看银行存款余额调节表,银行对账,查询对账勾对情况 在现金银行模块界面单击“勾对情况查询”图标，或选择“现金”菜单下“现金管理银行账查
11、询对账勾对情况”项，屏幕提示输入查询条件：输入要查找的银行科目，然后选择查询方式。系统提供显示全部、显示未达账、显示已达账等三种查询方式供选择，系统默认显示全部。输入查询条件后，单击“确定”按钮，屏幕显示查询结果。可以通过单击银行对账单、单位日记账选项卡切换显示对账情况。,图3-28 查看银行存款余额调节表,银行对账,核销已达账 在银行对账正确后，如果想将已达账删除并只保留未达账时，可使用核销已达账功能。进入“银行对账”下的“核销银行账”功能，选择要核销的银行科目，单击“确定”按钮即可，如图3-29所示，系统提示“银行账核销完毕！”。,核销银行账,自动转账定义,自定义转账设置 自定义转账功能可
12、以完成的转账业务主要有费用分配的结转、 费用分摊的结转、 税金计算的结转、提取各项费用的结转、部门核算的结转、项目核算的结转、个人核算的结转、客户核算的结转、供应商核算的结转等。若没有单独使用固定资产子系统、工资核算子系统，那么固定资产折旧的计提、工资及其附加费的计提均可设置自定义结转进行处理。,自动转账定义,对应结转设置 对应结转可用于费用结转、费用分摊、应交税金结转、年度利润结转等转账业务，不仅可进行两个科目一对一结转，还提供科目的一对多结转功能，对应结转的科目可为上级科目，但其下级科目的科目结构必须一致（相同明细科目），如有辅助核算，则两个科目的辅助账类也必须一一对应。,自动转账定义,销
13、售成本结转设置 销售成本结转设置用于计算各类商品销售成本并进行结转。 在总账系统“期末”菜单中选择“转账定义”下的“销售成本结转”项，屏幕显示“销售成本结转设置”窗口。,自动转账定义,汇兑损益结转设置 在总账系统“期末”子菜单中选择“转账定义”下的“汇兑损益”项，屏幕显示“汇兑损益结转设置”窗口；在“汇兑损益入账科目”框输入该账套中汇兑损益科目的科目编码，也可按F2键参照科目录入；将光标移到要计算汇兑损益的外币科目上按空格键选择需要计算汇兑损益的科目，或双击要计算汇兑损益的科目，选择完毕后，单击“确定”。,自动转账定义,期间损益结转设置 在总账系统“期末”子菜单中选择“转账定义”下的“期间损益
14、”项，屏幕显示“期间损益结转设置”窗口。表格上方的本年利润科目是本年利润的入账科目，可按F2键参照录入,自动转账生成,期间损益结转设置 在总账系统界面选单击“月末转账”图标或在总账系统“期末”子菜单中选择“转账生成”项，选择要进行的转账工作、要进行结转的月份和要结转的凭证，单击“确定”按钮，屏幕显示将要生成的转账凭证。若凭证类别、制单日期和附单据数与实际情况略有出入，可直接在当前凭证上进行修改即可。单击“保存”按钮，将当前凭证追加到未记账凭证中。,期末结账,对账 在总账系统“期末”子菜单下选择“对账”项，屏幕显示待对账的会计期间。双击要进行对账月份的“是否对账”栏，或将光标移到要进行对账的月份
15、，单击“选择”按钮，选择对账月份。单击“对账”按钮，系统开始自动对账,期末结账,结账 在电算化环境下，结账的做法与手工核算不同，结账的准确含义是“封账”，即结账后禁止在当期继续处理业务的各项功能，如不能输入、修改凭证、不能记账等。,会计电算化（第二版）,第一节 财务处理系统概述,报表系统功能概述,设计报表的格式和编制公式，从总账系统或其他业务系统中取得有关会计信息自动编制各种会计报表，对报表进行审核、汇总、生成各种分析图，并按预定格式输出各种会计报表。 财务报表系统的主要功能,报表系统基本概念,1格式状态和数据状态 财务将含有数据的报表分为两大部分来处理，即报表格式设计工作与报表数据处理工作。
16、报表格式设计工作和报表数据处理工作是在不同的状态下进行的。按CTRLD组合键或单击“格式/数据”按钮可以在格式状态和数据状态之间 切换。 2单元 单元是组成报表的最小单位，单元名称由所在行、列标识。行号用数字19 999表示，列标用字母AIU表示。 3区域 区域由一张表页上的一组单元组成，自起点单元至终点单元是一个完整的长方形矩阵。 4组合单元 组合单元由相邻的两个或更多的单元组成，这些单元必须是同一种单元类型（表样、数值、字符），财务在处理报表时将组合单元视为一个单元。系统提供了三种组合方式：整体组合、按行组合、按列组合。,报表系统基本概念,5表页 一个财务报表最多可容纳99 999张表页，每一张表页是由许多单元组成的。一个报表中的所有表页具有相同的格式，但其中的数据不同。 6二维表和三维表 确定某一数据位置的要素称为“维”。在一张有方格的纸上填写一个数，这个数的位置可通过行和列（二维）来描述。 7报表的大小 行数：19 999（缺省值为50行）。
