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1、山东鲁能电子有限公司工程建设项目合同管理制度山东鲁能电子有限公司 工程建设合同管理制度合同管理制度 第 2 页共 31 页一、总则（一） 为规范山东电子公司智能电表建设项目的设计、监理、施工、物资采购等工程建设合同（以下简称“工程建设合同”或“合同”）管理，提高对工程建设合同的管控和总体协调能力，防范法律风险，实现公司“造价、工期、质量和安全”的综合目标，特制定本办法。（二） 本办法适用于山东鲁能电子有限公司管理权限范围内的建设项目。（三） 本办法由基建小组负责起草、修订、废止和相关解释，公司分管领导负责审查，公司领导签发执行。二 、 管 理 内 容 、 要 求 与 程 序第 一 章 职 责
2、分 工第 1 条 公 司 领 导 是 工 程 合 同 管 理 的 第 一 责 任 人 ， 主 要 职 责 ：（ 一 ） 负 责 对 外 签 订 工 程 建 设 合 同 。（ 二 ） 协 调 解 决 工 程 建 设 合 同 管 理 中 的 重 大 问 题 。第 2 条 基 建 小 组 是 工 程 建 设 合 同 的 归 口 管 理 部 门 ， 主 要 职 责 ：（ 一 ） 负 责 建 立 完 善 公 司 的 合 同 管 理 体 系 ， 统 一 规 范 、 指 导 合 同 管 理 工 作 。（ 二 ） 负 责 组 织 起 草 、 编 制 合 同 草 本 ， 牵 头 组 织 合 同 内 部 会 审
3、、 对 外 谈 判 ， 并会 同 项 目 所 属 公 司 计 划 经 营 部 、 财 务 部 联 合 负 责 合 同 商 务 部 分 条 款 。（ 三 ） 负 责 联 系 法 律 顾 问 ， 并 按 照 法 律 顾 问 意 见 ， 组 织 完 善 合 同 条 款 。（ 四 ） 负 责 履 行 合 同 内 部 会 签 、 上 报 审 批 、 正 式 签 订 和 分 发 、 保 管 手 续 。（ 五 ） 负 责 保 管 合 同 专 用 章 ， 并 严 格 履 行 合 同 的 签 字 、 盖 章 手 续 。（ 六 ） 负 责 牵 头 组 织 全 过 程 跟 踪 合 同 执 行 情 况 、 控 制 和
4、 处 理 合 同 变 更 、 分 析 和处 理 索 赔 等 事 项 。（ 七 ） 负 责 建 立 合 同 档 案 与 台 账 ， 负 责 合 同 信 息 管 理 ， 做 好 各 类 合 同 信 息 的 记录 、 搜 集 、 整 理 和 分 析 工 作 。（ 八 ） 负 责 牵 头 组 织 对 合 同 重 大 问 题 进 行 研 究 和 解 决 ， 并 根 据 需 要 开 展 法 律 及技 术 咨 询 。（ 九 ） 合 同 管 理 人 员 （ 即 合 同 管 理 岗 ） 是 基 建 小 组 合 同 管 理 职 责 的 具 体 责 任 人 ，负 责 在 部 门 经 理 的 领 导 下 ， 具 体
5、承 办 本 部 门 的 相 关 合 同 管 理 职 责 。第 3 条 项目所属公司是建设合同的签署部门和执行部门，是合同管理的主体。主山东鲁能电子有限公司 工程建设合同管理制度合同管理制度 第 3 页共 31 页要职责：（一） 负责合同管理的全过程管理。在基建小组组织协调下，实施包括招投标、合同签署与履行，工程验收等合同职能。（二）负责项 目 建 设 合 同 谈 判 的技术条款，负 责 协 调 解 决 合 同 履 行 过 程 中 的 技术 问 题 。（ 三 ） 参与合同对方主体的资质审查， 负责提出对建 设 合 同 承 揽 方 的 推 荐 意 见 ，参 与 招 标 、 议 标 等 事 宜 。
6、（ 四 ） 在 合 同 履 行 过 程 中 ， 负 责 对 合 同 约 定 的 质 量 、 进 度 和 施 工 安 全 等 进 行 检 查 。（ 五 ） 负 责 办 理 项 目 建 设 合 同 的 开 工 等 审 批 手 续 ；（ 六 ） 负 责 对 合 同 标 的 各 阶 段 验 收 ， 提 出 评 价 意 见 ， 出 具 验 收 证 明 。第 4 条 项目所属公司财审部是合同商务条款的配合审查责任部门，主要职责：（一）对工程建设合同所涉及的资金、资产的合规、合法性，对价款、酬金和结算的合法性、合理性负责。（二）具体落实工程建设资金。第 5 条 法律顾问的职责负责对法律障碍和法律风险作出全面
7、分析，对签约方的资信、资产、经营状况进行调查、了解，对合同项目可行性作出分析，对结算、付款方式、合同履行方式、合同目的、担保方式、担保期间、担保责任、违约责任、争议解决条款等进行全面审查，提出修改意见和风险规避措施。第二章 合同管理的主要任务第 6 条 合同管理的主要任务如下：（一）确立合同体系。包括确定合同方式，选定合同类型，选择合同条件，准备合同草本。（二）编制招标文件，组织招标，组织合同谈判和合同订立。（三）制定合同管理细则，建立合同管理程序。（四）全过程跟踪合同执行情况，按照动态管理原则，对项目实施全面的监督、控制和调整，尽力实现合同规定的各项目标。（五）控制和处理合同变更，尽量减少对
8、项目质量、计划工期和投资的影响。（六）分析和处理索赔，及时解决合同争议，减少对项目建设的影响。山东鲁能电子有限公司 工程建设合同管理制度合同管理制度 第 4 页共 31 页（七）建立协调和沟通制度，促进各方的相互支持和积极工作，积极应对项目进展中所遇到的问题。（八）建立合同档案，加强合同管理信息，做好各类合同信息的记录、搜集、整理和分析工作。（九）注意对合同重大问题进行研究和解决，并根据需要开展法律及技术咨询。第三章 招标阶段合同管理招标是合同的形成阶段，招标工作的结束就是项目合同执行和管理的开始。第 7 条 招标阶段合同管理的主要工作（一）合理分标，明确合同标的。（二）组织招标文件的编制。招
9、标文件是招标过程中最重要的文件，也是合同的重要附件。（三）依法组织招标。重点掌握资格审查、评标标准、评标办法及定标原则等。（四）负责招投标资料的搜集整理，为下一步合同谈判、合同签订提供依据。第四章 合同签定阶段管理第 8 条 审查、确定合同主体（一）按照招投标管理办法的规定、履行完成招投标程序确定的中标人，为合同签订对方主体。（二）合同对方主体要具有独立签订合同的法人资格，要具有相应的勘察、设计、监理、施工等资质等级，具有相应履行合同的专业、技术、资金、设备和管理能力，具有丰富的经验、良好的信誉和类似项目的业绩。第 9 条 拟定、准备合同草本（一）合同起草原则上选用国家有关部委推荐的建设工程勘
10、察、设计、施工、监理等合同范本；中电装备公司有统一范本的，优先选用。（二）经招投标程序需要签订的合同，合同管理人员要依据招标文件、投标文件、评定标文件、相关会议纪要、质疑、解答、往来信函及中标通知书等资料（以下统称招投标资料），拟定、准备合同草本。（三）非招投标程序需要签订的合同，经与对方初步商谈、在充分了解、熟悉、把握我方要求的合同内容、范围、质量、工期、费用等事项的基础上，山东鲁能电子有限公司 工程建设合同管理制度合同管理制度 第 5 页共 31 页本着“客观、公平、公正”的原则，合同管理人员拟定、准备合同草本。（四）合同草本拟定完成后，基建小组内部初审完善后，准备内部会审。（五）由对方起
11、草的合同草本，合同管理人员及基建小组要先行审查、补充、完善。第 10 条 合同内部会审（一）准备就绪的合同草本、在与对方进行合同谈判前，由基建小组负责组织有关人员及法律顾，按照职责范围，对重大合同草本进行联合会审。（二）合同管理人员要提前 23 天将合同草本发至与会部门、单位及有关人员，以便提前熟悉、审阅，节约会议时间。（三）会审人员要对合同的关键技术、商务条款，对照招投标资料，进行认真仔细审查，发现不符或可疑之处，应及时提出供会议讨论、研究。合同管理人员要做好会议记录，根据会议确定意见，及时修订完善合同相关内容。原则上不允许发生与招投标资料实质性变更的合同条款。（四）经分管领导审查、主管领导
12、初步审阅后，形成合同文本，为合同谈判和签订做好准备。（五）非招标合同、非重大合同，可采用传阅会审形式，由合同管理人员根据反馈意见，在充分沟通的基础上，修订完善合同相关内容。第 11 条 合同谈判（一）基建小组负责组织合同谈判会议，编制合同谈判会议议程、主持合同谈判会议、编制合同谈判会议纪要。经双方讨论修改后的合同文本应由双方最后确认，为合同签订做好准备。（二）组建谈判小组。谈判组组长由分管领导担任，成员由基建小组、财务部、项目管理部有关人员及法律顾问组成。重大合同，邀请中电装备公司相关人员予以指导、参与和监督。（三）谈判准备。1、资料准备：包括招投标资料，国家颁发的工程设计、采购、建筑安装、施
13、工组织工作的取费标准和工程设备、材料价格或估价资料，会审通过的合同文本，市场经济信息，有关法律文件，各专业技术标准、规范等。山东鲁能电子有限公司 工程建设合同管理制度合同管理制度 第 6 页共 31 页2、谈判所需要的费用和物质条件的准备：包括谈判场所、交通工具及费用、接待费用计划等。3、确定谈判方针。4、编制谈判计划、谈判日程和议题。（四）谈判阶段，将已内部会审通过的合同文本与对方进行逐项逐条地进行会谈和确认。1、在谈判中，凡涉及标的和主要技术、商务条款内容有原则性、实质性更改时，应及时报告主管领导，取得处理意见后，继续谈判；2、在谈判中，凡不涉及标的和主要技术、商务条款的原则性、实质性变动
14、，而仅对文字的表达方式进行修改和补充，应予以修改；3、双方谈判达成初步一致意见的合同文本，由双方代表在每页上小签确认，作为下步继续谈判和正式签订合同的依据。第 12 条 合同内部会签（一）合同正式签订或上报公司审批前，需要履行内部会签手续。（二）合同管理人员负责填制合同信息内容，各部门负责对职责范围内的合同条款进一步审查、核对，无误后签字确认。（三）分管领导负责对所有合同条款进一步系统、整体、全面审定，无误后签字确认。（四）经主管领导批准后，方可履行合同签字、盖章手续或上报公司审批。（五）重大合同，在履行内部会签前，尚需由合同管理人员联系法律顾问，出具正式法律意见书。第 13 条 合同正式签订
15、（一）内部会签完成或落实公司审批意见后，合同管理人员凭内部会签单、公司审批单、法定代表人授权委托书等材料，提报主管领导签字或加盖个人印鉴加盖合同专用章、骑缝章预约对方签章，合同签订完毕。（二）原则上对方应由法定代表人签订，需要委托签订的，合同管理人员要审查对方的授权委托书，重点审查授权范围和期限是否合适。授权委托书要作为合同附件一并存档。第 14 条 合同分发、保管与使用合同签订后，应至少保留合同正本 1 份，副本 2 份。合同管理人员建立山东鲁能电子有限公司 工程建设合同管理制度合同管理制度 第 7 页共 31 页合同借阅发放登记表，根据需要为其它相关部门（如财务、审计、项目管理不、监理部等）提供相应合同（或合同的复印件）。各部门内部组织学习合同内容，把握合同重点。第五章 合同履行阶段管理第 15 条 合同的履行阶段管理（一） 合同正式生效前，不得实际履行合同。因签订书面合同前已实际履行而造成损失的，由合同管理人员及相关责任部门承担相应的行政责任和法律责任。（二） 合同管理人员应随时掌握合同的履行情况，并将履行情况随时向基建小组负责人报告。（三）
