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1、影响EXCEL效率的几个“旧”习惯2012年3月25日 千百年来，我们对数据的处理都是在一张大小规格受限制的纸上进行的，先哲前辈们积累了许多便于管理的宝贵经验，这些都被一代又一代地传承下来，变成了制表的“习惯”。今天，我们管理数据已经进入了“无纸化”阶段，就说我们经常面对的EXCEL工作表，在我们面前这张“纸”已经不再是210297的规格，而是104857616384个单元格，所以，很多过去的旧习惯，到了这里就从便于管理变成了影响效率。一、颜色管理传统做表经常用颜色来区分，这样一来，哪种类型一目了然，好像是十分方便，但是统计起来就问题多多了：统计相同颜色的个数，必须要用到宏表函数get.cel
2、l，或者用VBA代码，而且颜色排序筛选都是2007以后的版本才有的功能。建议：用一列专门说明类别，用条件格式设置颜色区分。二、斜线表头这类表头似乎是做表的一种“美德”，继承传统做法的都崇尚之，甚至还抱怨EXCEL没有现成的斜线表头（EXCEL中斜线是有的，但要在斜线两边分别输入文字就没有现成的了，而双斜线，更是要手工添加的）。其实越是这种为了说明清楚的表头越是会让电脑头晕。建议：放弃斜线表头。三、多行表头这更加是一种传统美德，似乎不是多行表头就说明不清楚问题，可是对于EXCEL来说就糊涂了，多行表头其中必然存在合并单元格，而合并单元格就意味着有空单元格，这样一来，筛选、透视表这些可以不背函数就
3、能很好地统计的功能都会遇到障碍。当然还有一种更要命的，就是斜线&多行表头。建议：用单行表头。四、合并单元格上面的多行表头中，合并单元格会造成筛选和透视表的麻烦，而表内存在合并单元格更是给计算带来巨大的麻烦。建议：取消所有合并单元格。五、表内表头和表内小计为了打印的结果每页都有个表头和小计，就把这些放在表里，这样一来，数据稍有增减，整个表就要重做，如此折腾，工作量能不大吗？建议，取消所有表内表头和表内小计。表头可以在页面设置中设置标题行；每页小计可以利用分类汇总实现。六、数量和单位在同一单元格中单元格内是纯数值的内容是可以参加计算的，一般的求和计数平均用最简单的公式就可以完成，如果带着单位，那就
4、有麻烦了。建议：数量和单位分两个单元格填写。七、简称和全称并用比如“南京大学”简称“南大”，“东南大学”简称“东大”，但是电脑一定觉得，“东南大学”应该和“南大”是同类建议：除非事先做好了一份非常明细的全称与简称对照表，否则在输入数据时，统一称呼。八、分表留空经常看到领料登记表，每种物料一张纸，每次领料时就填写一行，填满了再添一张纸。后来这种做法被搬到EXCEL里，用工作表代替的每一张纸事实上，这样分表是会给统计带来非常大麻烦的，详见EXCEL大问题综合-跨工作簿、跨工作表统计，虽然看上去有六种解法，但是除了第六种其他都是要么技术活要么体力活，只有最后一种解法正是在制表时放弃分表，将可以合并的
5、内容合并到一起，做成数据库结构，才真正做到了简单高效。即使合并到一个表，按照旧习惯，会在每个项目下预留很多空行，其实这也是完全没有必要的，因为EXCEL的统计并不受顺序的影响，就算想按顺序看，也只要排个序就可以了。九、大量使用批注。批注看上去是个好东西，单元格内有什么情况注一下，打印时看不到，其实呢？批注用一个两个当然是没什么，可是面对大片区域困难就来了：批量生成内容有差异的批注；批量修改批注里的内容虽然可以做到，但受限制比较大；统计批注数量或批注中指定内容的数量；除非有VBA基础，以上这些恐怕都要手工一个一个处理了。建议：可是如果大片区域都要用批注，还不如加个辅助列呢，不想看时就隐藏这些辅助列。以后再想到再补充。
