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1、 上海超日（洛阳）太阳能有限公司-完成您的指派工作 完成您的指派工作(工作的进行方法)一.导言:一般而言,新进人员的第一项工作是从接到主管的命令开始,首先从主管的指示,明白要完成甚么事情,接下来开始实际地进行指示的任务,最后向主管报告工作的结果,这个程序是基层人员完成工作的基本程序.本章即针对如何接受命令,如何进行您的,工作如何向主管报告三个步骤做详细的说明.1命令接受方法步骤1主管呼叫您的名字时步骤2记下主管交办事项重点步骤3理解命令的内容2如何进行您的工作（1）. 达成状态的工作目标（2）. 解决问题的工作目标3如何进行您的工作-以PDCA完成达成目标的程序4如何进行你的工作-以问题解决程
2、序达成解决问题的目标步骤1明确的目标、标准步骤2发现问题点步骤3要因分析步骤4确定要解决的课题步骤5拟定对策步骤6做出行动计划步骤7执行行动计划步骤8效果确认步骤9标准化5.企业人工作的基础守则(1). 比上司期待的工作成果做得更好(2). 懂得提升工作效能与效率的方法(3). 一定在指定的期限内完成工作(4). 工作时集中精神,专心工作(5). 任何工作都要用心去做(6). 要有防止错误的警觉心(7). 做好整理、整顿(8). 秉持工作改善意识(9). 养成节省费用的习惯6.有效的报告方法报告对象报告时机(1). 做好计划时(2). 中间报告(3). 紧急报告(4). 工作完成时报告的原则(
3、1). 口头报告的原则(2). 书面报告的原则企业人自我成长自检作业:自检作业9 接受命令的检查要点自检作业10 主管交办事项备忘表自检作业11 工程程序化计划表自检作业12 实施日程表自检作业13 问题解决九步骤自检作业14 工作进行的检查要点自检作业15 向主管报告的检查要点1.命令的接受方法多数的新进人员抱着既期待又紧张的心情,等着主管交办第一份工作,希望能成功地把第一份工作做好,以赢得主管的好感.主管通常以二个角度来评价您的表现:一个是你的工作结果,另一个是您工作进行的态度.因此,这两个项目都是您学习的重点.当主管指示第一份工作时,你该如何做呢?下面的三个步骤及注意点能供您参考.步骤1
4、主管呼叫您的名字时主管指派工作时,第一个动作一定是呼叫您的名字,听到主管叫您的名字时,你可如下的回应:立刻回答“是”,迅速走向主管.注意点1用有朝气的声音立刻回答.注意点2不要闷声不响地走向主管注意点3不要用“做甚么”“甚么事”等同辈的用语回答注意点4带着您的记事本,以便随时记下主管的指示步骤2记下主管交办事项的重点新进人员初进公司,对公司的诸多事情并不熟悉,沟通上必定比较吃力.因此,您最好记下主管交办事项的重点,以避免遗漏.做备忘录,除了防止遗漏外,还有下列的用意:（）具有核对的功能（）日后工作进行中,可根据备忘录记录主管所提示的注意事项、协调事项,检查您的工作状况.（）可避免日后如“有交待
5、”“没听到”等纷争发生.步骤3理解命令的内容一位人事部门的主管想要了解最近半年来人员的离职状况,交待一位新进人员统计人员离职数目,请他三天以后报告.三天后,接受命令的新进人员向主管报告半年内总共离职30名员工,主管接着问各部门离职的人数有多少,不同年资的离职人员各有多少,男性、女性各占多少人,这位新进人员一概答不上,来主管不悦地说,我给您三天的时间,您只给我统计出一个总离职人数.上面这个案例,虽然是因主管交待事情不够清楚而造成,但是若您在接受命令能注意到下列几点,您将可避免上述的误解发生.注意点1不清楚的地方询问清楚为止.注意点2尽量以具体化的方式,和主管确认命令的内容.注意点3要让主管把话说
6、完后,再提出意见或疑问.你能注意上述的三个注意点,相信您已能把握理解主管命令的原则.命令如果被误解了,后面的行动,必然徒劳无功.命令的理解是如此的重要,在实务上没有一套具体可行的方法.我们应如何正确地把握住命令的具体内容呢?6W3H是一个达成有效沟通的方法,它能保障人们沟通的内容达到正确性,透过6W3H的方法同样能让我们对命令的内容有正确的认识.6WWHATWhat指要做的是甚么及描述达成命令事项后的状态.例如前例中人事主管要做的是半年内公司离职人数的统计,他要的统计资料的状态是部门别的离职人数、年资别的离职人员、男、女别的离职人数及总离职人数,经由what的质问,您能确认主管期望的东西和您想
7、的东西是否一致.WHENWhen是指甚么时候要完成,工作允许的期间或甚么时候要完成那一部份的工作.很多事情都是有时效性的,例如开会要报告的资料,开完会才做好,它的效用已大打折扣了,因此,对时间的要求,千万不要有任何的疏忽.WHEREWhere泛指各项活动发生的场所.不同的场所能代表不同的意义,适当的场所能取得工作上的胜利.例如年终检讨会可在公司内部举行,也有许多公司一定选在外面能提供会议厅的饭店举行.WHOWho指完成命令要接触或关联到的对象,如担当者、责任者、参与者.WHYWhy指理由、目的、根据.Why能让我们更能洞悉我们为甚么这样做而不那样做.WHICHWhich指各种选择可能及优先级.
8、Which能让我们思考保持更多的弹性,同时也让我们知道甚么事情可以选择,也提醒我们必须决定我们的选择.3HHOWHow指方法、手段、如何做.HOW MANYHow many指需要多大、多少、以计量的方法让事情更具体化.例如容纳30人的会议室、希望邀请500人参观新产品发表会.HOW MUCHHow much指预算、费用.您能透过6W3H的方法,相信您必能具体无误地理解主管下达的命令.2. 如何进行您的工作-了解二个类型的工作目标接受了主管的命令,了解主管交办的事项后,你手头上取得了第一份指派的工作任务,完成这项主管指派的工作就是您目前的工作目标,这个工作目标即成为你需要努力达成的工作.一.工作
9、目标的二个类别:1. 达成状态的工作目标:达成状态的工作目标,是指维持公司营运或达成公司的年度经营目标,企业内的各个员工必须完成的目标.2. 解决问题的工作的目标解决问题的目标是指我们在工作上碰到问题发生,使我们的目标与现状产生差距,或和我们的预想与期望不一样,因此,必须采取一些解决问题的手段去克服问题,使问题消失不再发生.二.评估问题性质的两个步骤:步骤1问题的优先级用紧急性、重要性、妥当性区分问题的优先级.1.紧急性不管问题的大小,必须立刻解决.例如失火了,最先要解决地是进行灭火的动作;装配在线发现某一零件有重大问题,应立即停线.2.重要性一些重要性问题未必是很紧急的.例如防火、防灾是重要
10、性的问题,但它不一定是紧急性的问题;工厂取得各项质量的论证如ISO9000是重要的事情,但您不能把它当成紧急的事情处理,因为质量的改善与提升是日积月累的,非一僦可及的;改善员工薪资及福利是重要的事情,但也要公司整体考虑后有能力负担才能执行.3.妥当性妥当性指设定解决问题的目标本身是否妥当.例如X产品在市场由于性能劣于竞争产品,并且质量不稳定,销售量不振,营销部门提出加强促销以解决X产品销售不振的问题,此时我们应考虑这种解决问题的目标是否妥当.步骤2区分问题的类别问题有不同的形态,为了帮助我们了解,我们可把它分成三个种类:1.发生型问题所谓发生型的问题指的是现状与目标或标准已发生了差距.例如我们
11、体温的标准是37,若是用温度计量了体温发现是38,那么我们可以说身体有了问题,这类的问题只要有明确的目标或标准,它是很容易判断的.2.谋求改善问题谋求改善的问题是把现在的目标或标准往上提升,例如短跑的选手想把目前100公尺11.5秒的成绩往上至11秒,那么如何克服自己目前起跑、跨步、爆发力等的可能改善点是我们要面对的问题.3. 潜在的问题潜在型的问题是我们预测未来环境的更动,可能会带给我们哪些问题例如上海要成为亚太营运中心,那么一定会加速国际化及市场化,国际化,市场化当然会带给我们许多机会,但也必定会带给我们一些竞争上冲击,我们必须着手准备解决一些在未来可能发生的潜在的问题.当你知道了您的工作
12、目标是属于那一类,你就能知道原则上该如何进行.例如您的工作目标是达成型的目标,您将行明确您要达成的目标,再研究你要经由那些手段或方法去做;若您的工作目标是问题解决型的,首先你必须找出产生问题的真正原因,然后针对原因提出解决对策.三.面对目标的态度:知道了自己这项工作的目标后,对要完成的目标,您该秉持甚么态度呢?首先,对目标要有一个正确的观点.目标是甚么呢?目标必须要有一些难度才能称得为目标,否则目标将没有多大意义.因为有困难度的目标,在我们完成它的过程中,您的能力也随同在成长.因此,对稍有难度的目标,我们不应该排斥或抱怨,你应该把它当成好的锻炼机会.但是若遇到异常困难的目标,您应该和您的主管商
13、讨如何处理,千万不要自己明知无法完成,而挨到目标的期限到了,才向主管反映,因而延误了工作的进度.若是您能在中途坦诚地向主管报告您无法克服的困难,主管必能给您适度的援助或调整工作的内容.有了正确面对目标的态度后,接下来您可依一定的程序去完成您的工作.3.如何进行您的工作-以PDCA完成达成目标的程序甚么是PDCA?P是计划(PLAN)、D是执行(DO)、C是检查(CHECK)、A是改正再执行(ACTION).PDCA是工作进行的程序,不管您的工作范围多大或多小,都可依循PDCA的程序进行.例如公司在年初要达成的销售目标、利润目标及如何达成的策略,公司内各个部门根据计划开始进行工作(do),年终会
14、有召开检讨会检查(check)工作进行的结果,根据检查的结果修正后反映在次年度的计划中(action),这是公司进行年度目标达成工作所采行的PDCA.为甚么工作一定要依循PDCA的程序呢?因为PDCA的循环能改善您的工作水准,也就是说您的工作能力能经由PDCA的循环过程得到提升,PDCA能让您产生较高的绩效.计划有不同的层次.例如层次较高、内容较复杂的年度经营计划;也有层次较低、内容较单纯的计划例如活动计划.就公司的新进人员而言,您是在起步阶段,在做计划时若能把握住工作的顺序、步骤,相信您对于您的工作能做出有效率的计划,这种依工作的顺序、步骤做成的计划,我们把它称为“程序化计划”您日常工作中能
15、应用这五个步骤去思考如何进行您的工作,将能养成一种合理的思考方式,这种合理的思考能让您工作非常有效率,您的主管将会很乐意及安心地将更重要的工作交由您处理.4 如何进行您的工作-以问题解决程序达成解决问题的目标前面已经说明过问题有不同的类型,但不管是甚么类型的问题,解决时都有三个重点是我们不能疏忽的.1. 找出问题的真正原因:问题的原因和问题的现象是不同的.例如腹部疼痛的疼痛是一个现象,若根据现象解决问题的话,您的对策将会是吃止痛药,但止痛药的药效过后,疼痛的问题仍然会出现,因此,解决问题和医生看病是一样的,不知道引起疾病的真正原因是无法药到病除的.例如腹部疼痛可能是吃坏了东西,也可能是着凉,更可能盲肠炎、腹膜炎,或也可能是其它原因造成的,除非医生找出真正的原因,对症下药,否则腹部
