动感PPT2007第十一讲PPT2007第十一讲—幻灯片辅助功能动感本讲主要讲解幻灯片制作时常用到的相关辅助功能一、演示文稿的检查功能当您辛辛苦苦制作完演示文稿，别急于立马发布，最好是利用Office系统提供的检查功能进行一番检查和修正1、拼写检查假如，有这样一张幻灯片，由于俺的英文水平不高，有几处拼写错误，出现红色波浪线如果您在编写幻灯片时不希望出现令人心烦的红色波浪线，那就建议您关闭自动拼写检查功能：将“Office按钮>>PowerPoint选项>>校对>>在PowerPoint中更正拼写时：键入时检查拼写”复选框去勾，即可如果要启动检查功能，重新打勾特别说明】英文拼写检查最好放在Word里执行，因为Word既可以检查拼写错出，也可检查语法错误同时还需要说明的是，Ms Office对中文的拼写检查功能是很弱的，需要自行建立字典／词库如何修改错误的拼写呢？当您在最后一张幻灯片上画上圆满的“句号”后，劳驾您点击“审阅>>校对>>拼写检查”命令，弹出如下对话框： 根据判断，选择不同的按钮点击如点击“更改／全部更改／自动更正”，进行更改；点击“忽略”，忽略更改；点击“添加”，将新词添加到词库。
或者，右击带红色波浪线的字符串，弹出右图所示“建议列表”，可选择正确拼写；或者选择忽略；或者选择拼写检查；或者选择“添加到词典”（此后再出现该词时就不会再出现红色波浪线了2、查找与替换借助“查找与替换”功能，可以批量替换诸如符号、专有名字等字符串，以规范文本或适应新的受众如我们想把英文状态下的“,”，修改为中文状态下“，”那么，我们可以点击“开始>>编辑>>替换>>替换”命令，打开右图对话框，在“查找内容”栏输入小写“,”，“替换为”栏输入“，”，然后点击“全部替换”同理如果您为了尊重受众，想将幻灯片中的 所有的“你”全部修改为“您”，用替换功能非常方便3、字体的替换如果我们想快速将某种字体整体修改为另一种字体，那就请点击“开始>>编辑>>替换>>替换字体”命令，弹出“替换字体”对话框比如，我们想把“楷体_GB2312”修改为“华文行楷”，如上图进行替换即可实现全部幻灯片的批量替换如果，您想将幻灯片中的中文字体和西文字体，同时进行替换或指定，那么您可选中要替换的文本，点击“开始>>字体”启动器，启动右图对话框，分别修改“西文字体”和“中文字体”，同时也可以改变字体样式和字号大小二、智能标记与自动更正当您在进行幻灯片操作时，可能会出现诸如“自动调整按钮”、“粘贴按钮”、“自动项目符号按钮”或“自动更正按钮”等等，这就是Office System中通称的“智能标记”。
利用智能标记，可以非常方便地实现相关编辑工作1、键入时自动套用格式n 按钮：当我们进行粘贴时，由于原文件格式和PPT模板格式不相符，就会自动出现“粘贴按钮”智能标记，您可以有三种选择，分别试试看n 按钮：当鼠标移至特定文本附近时，出现“”图标，鼠标移至其上，出现“自动更正”按钮，点击出现菜单，可改回“：）”n 按钮：当鼠标移动到文本附近时会出现“”图标，当鼠标移至该图标时出现“智能标记操作”按钮，点击按钮出现菜单您可：删除此智能标记；点击打开“智能标记选项”等等n 按钮：当占位符中内容过多时出现“”图表，鼠标移至其上，出现“自动调整选项”按钮，点击弹出菜单如下（菜单会因幻灯片版式不同而有所不同），根据需要调整（详见第三讲）2、控制智能标记出现的时机点击“Office按钮 >>PowerPoint选项>>校对”标签，点击按钮弹出自动更正对话框，分别点击顶部的三个标签，决定进行如何的勾选操作，然后“确定”>“确定”，退出Office按钮特别说明】：（1）“自动更正”标签下，除了选择勾选外，下方的两个输入栏，可用以添加自动更正字典（词库）2）“智能标记”标签下，注意识别器的适用软件三、Office剪贴板功能打开幻灯片，点击“开始>>剪贴板”对话框启动器，打开“剪贴板任务窗格”，此时剪贴板为空。
当我们要把本文档中或外部素材进行复制（Ctrl＋C）时，再看看剪贴板任务窗格，就会出现对应的内容任务窗格最多能容纳24条剪贴内容，此后会自动替换掉第一个内容（窗格最下方的那个）窗格左下方的“选项”按钮，可用来进行剪贴板设置同时能保存24条剪贴内容，供我们粘贴适用，可大大提高工作效率使用方法：定位到需要粘贴至的幻灯片，然后直接到剪贴板任务窗格中单击目标内容，即会出现在该幻灯片上，然后做必要的调节（位置、大小等）即可如右图，定位在第2张幻灯片后，点击美女图片，即可快速实现粘贴注：剪贴板任务窗格中的内容可反复在多个文档中，甚至在Office其他软件中使用，直至关闭所有Office软件为止1、复制粘贴Word文档如果您想将您的Word文本复制粘贴至PPT文档内，如何操作更方便呢？（1）打开您的Word文档和PPT文档2）如右图，我们先将Word文档中的李白的《早发白帝城》分三部分复制，即诗名、作者、诗文3）然后到PPT剪贴板任务窗格中看看，已有了对应内容了4）新建一张幻灯片（当然您可以在您原有的幻灯片上操作）进入母板编辑模式，点击“编辑母版>>插入版式”命令，即在已有的各版式之后出现新版式选中新版式，点击“母版版式>>插入占位符”命令，在上图所示标题文本占位符下方插入“文本（横排）占位符”两次。
新版式如下页图：然后，分别将剪贴板任务窗格中的三段文本复制到对应的三个文本框中，进行必要的编辑，即可，是不是很科学、很方便！2、复制粘贴Excel数据文件（1）打开已制作好的Excel数据文件（如“市场销售业绩.xlsx”），复制图表：（2）然后再切回到PPT中，发现剪贴板任务窗格中已经出现了图表对象3）我们定位到要插入该图表的幻灯片，点击粘贴即可注意：如果将光标插入文本占位符内，粘贴的结果是占位符为容量进行粘贴右下角会出现“粘贴选项”智能标记，可根据需要进行选择 如果不插入光标，粘贴的结果如下图所示，可选择粘贴选项后再手动调整图表大小和位置特别说明】：注意观察“粘贴选项”菜单，水平分隔线上下选项可有6种组合：（1） 若选择“使用目标主题”＋“图表（链接到Excel数据）”，意为：在使用当前PPT主题配色的同时，链接Excel数据，即PPT中的图表数据随Excel改变数据而改变2） 若选择“使用目标主题”＋“Excel图表（完整工作簿）”，意为：在使用当前PPT主题配色的同时，仅使用Excel图表，也即PPT中的图表数据不随Excel改变数据而改变3） 若选择“使用目标主题”＋“粘贴为图片”，意为：在使用当前PPT主题配色的同时，将Excel图表图片化。
4） 若选择“保留原格式”＋“图表（链接到Excel数据）”，意为：保留Excel原图表格式的同时，链接Excel数据，即PPT中的图表数据随Excel改变数据而改变5） 若选择“保留原格式”＋“Excel图表（完整工作簿）”，意为：保留Excel原图表格式，且PPT中的图表数据不随Excel改变数据而改变6） 若选择“保留原格式”＋“粘贴为图片”，意为：将Excel原格式图表图片化3、粘贴超链接当我们要粘贴的Word文件太长时，除了可在PPT中作分页处理外，也可以考虑粘贴超链接打开Word文档，复制文本，切换到PPT，点击“开始>>剪贴板>>剪贴为超链接”命令：粘贴结果如下：当鼠标触及热区时变为“手”形，并有链接提示，点击即可打开原Word文档四、数据导入功能1、重用幻灯片该功能是PPT2007新增功能，第一讲已有提及打开幻灯片文档，定位至某张幻灯片，点击“开始>>幻灯片>>新建幻灯片>>重用幻灯片”命令，打开“重用幻灯片”任务窗格，如右图：点击“浏览>>浏览文件”命令，打开保存在您电脑中欲“重用”的幻灯片文档如上图，选择好幻灯片文档，点击“打开”按钮，稍等片刻，“重用幻灯片”任务窗格就会有相应反应。
当鼠标在备重用幻灯片上滑过时，会自动放大，点击即可加入到当前幻灯片注：任务窗格左下方“保留原格式”复选框打勾，意为保留原幻灯片格式默认为不打勾这有点类似2003中的“插入>>幻灯片（从文件）”功能2、插入大纲文本文件定位至要插入大纲文本的幻灯片，点击“开始>>幻灯片>>新建幻灯片>>幻灯片（从大纲）”命令，打开“插入大纲”对话框选择要插入的大纲文本，点击“插入”按钮，即可但要注意，对插入的Word文档需要编辑为大纲文档，否则很麻烦不再赘述五、将演示文稿发送到Word打开已制作好的PPT文档，点击“Office按钮>>发布>>使用Microsoft Office Word创建讲义”命令：打开“发送到Microsoft Office Word”对话框，选择适当的格式，点击确定即可Word效果如下图所示：如果，选择“只使用大纲”格式，其效果如右图：也即仅仅显示了幻灯片大纲内容，注意的是，在制作幻灯片时每页的标题文本必须是占位符文本，否则无法实现六、信息检索功能PowerPoint 2007提供了强大的信息服务功能，善加利用可以很方便地获得相关咨询帮助4321点击“审阅>>校对>>信息检索”命令，打开“信息检索”任务窗格：（1）然后可在“搜索框”中输入要查阅的内容，如“矩形”，（2）点击“开始搜索”按钮，即可找到相关的英文翻译。
3）点击“翻译选项”链接，可打开“翻译选项”对话框，进行相关设置4）点击“信息检索”链接，打开“信息检索”选项对话框，可添加服务，更新／删除服务，家长控制第十一讲结束2008-02-12 14 / 14。