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1、向低效率和加班说拜拜工作总是做不完？也许是你的工作效率有问题。试着养成不拖延的习惯，摒除办公室里妨碍专心的干扰因素，让工作环境变得井然有序，效率自然能脱胎换骨！在个人圣经一书中，凯利葛理森（KerryGlesson）开宗明义问：你是否觉得时间总是不够用？你是否觉得工作总是做不完？你是否常觉得淹没在办公室的琐事和文件中？你是否觉得处理E-mail耗时费事？你是否常超时工作，深夜不得休息，每到周末还得加班完成当周工作？如果你的答案都是“是的”，显然，你的工作效率出了大问题。待办事项不可拖延葛理森发现，工作效率出问题，主要原因在于人们总是不断累积待办事项，拖延愈久就愈难处理。他曾经向银行申请一张请款
2、发票，两个月后尚未收到帐款，却发现这张两个月前即已签发的支票，仍然躺在出纳小姐的抽屉中。他向银行抗议，出纳小姐说，“我太忙了，每天都在回答客户询问帐款的电话，没有时间出帐。”这是很典型没有在第一时间，把该办的事情做好的后续效应。葛理森归纳出几个提升效率的原则：1.立刻动手做：判断事情的轻重缓急，决定优先处理顺序，是许多人的工作圭臬。但问题是，一些难以判断重要性的工作，往往会被直接丢进“待办事项”中。事后检讨，你会发现10件待办事项中，有5件从来没动过，一直积压在那里。事情只有“该做与不该做”之分，唯有在最后时限，才需要去判断轻重缓急，决定哪些事情暂时搁在一边。提升效率，第一要务就是减少手边的待
3、办事项，时时刻刻谨记：不要拖延，立刻动手做。让办公环境井然有序2.条理分明：从办公桌到资料档案，都应该有明确的归档和分类。否则就会像华尔街日报的调查：“美国每个白领阶级，平均每年要花费6个星期，在办公室内寻找文具。”让办公环境井然有序的要诀是，办公桌只放正在进行中的工作，没其他有杂物。在办公桌上，应该只有行事历，以及标明“新收文件”、“待办文件”和“拟发文件”的文具架。整理文件档案的原则也是如此：需要的才留下来。许多人误以为资料愈多愈好，在资讯爆炸的时代，其实过多的资讯，反而是杂乱的来源。切记：不懂的资讯，永远用不到；未曾整理的资讯，如同不存在。3.排时间表：管理学上有一个著名的帕金森原则（P
4、arkinsonsLaw）：你分配给某项工作的时间，就是你完成该项工作花费的时间。意思是，如果你打算花一小时处理电子邮件，你就一定会花上一小时，即使能提前完成，也会拖到最后时限才做完工作。这个原则说明了排定时间表、凡事按表操课的重要。排除办公室的干扰此外，“专心”也是提升效率的不二法门。不妨用下列方式，排除办公室的干扰因素：1.设定“请勿打扰”时段：订出一段时间，如90分钟，专心于工作上，不接电话、不开会、不与人交谈。2.集中处理来电：不必随时接听电话，而是视自己的工作状况，决定每天回覆电话的时间。行动电话则设定开关机时间。3.延后处理电子邮件：电子邮件容易让人分心，不要一上班就打开电子信箱。
5、应该先处理完当日重要工作事项后，再开启电子邮件。要提升工作效率，就得将事情“简化”，首先要学会“整理”，将杂乱无章减到最低。不论是办公桌整理、名片整理，或档案整理、资料库整理，都有助于节省你的时间，提升工作效率。以下是收纳整理的实用技巧：实用技巧1：桌面管理整理达人：打造高效能办公室25招的作者户健司，建议整理办公桌的步骤如下：1.清空桌面：将桌面上所有物品，一律放入一个大纸箱，小件文具则收入另一个小的箱子中，将桌面彻底清空归零，然后再思考哪些必需品，是一定要放在桌上的。2.规划桌面空间：以有利工作进行为原则。想清楚每样东西摆放的位置，电脑、电话、常用的文具盒等物品，应该放置在固定的桌面位置，
6、而且必须是在伸手可及的地方。电话旁边要放有记事用的纸笔。3.整理文具：经常使用的物品摆放在桌上；不常使用的放在置物盒，收进抽屉；很少使用的物品收到资料柜或桌子最下层抽屉。准备笔筒，将散乱的文具放进笔筒，已经不易使用或老旧的文具一律丢弃。4.利用书架：准备一个宽80120公分，高50公分的书架，放在桌面上，用来整理常用的资料夹。5.整理抽屉：清出抽屉中所有的物品，并决定各项物品摆放的位置。用置物盒或收纳格分隔抽屉的空间，常用的放在外侧，不常用的放里侧。最下层抽屉可以摆放档案夹，记得为档案夹做标签，将其分类写好档名，拉开抽屉就能一目了然。实用技巧2：名片管理名片代表上班族的人脉网络，名片整理就是在
7、做“人脉管理”；但名片也是最容易散乱的，很多上班族都有想跟某个客户联络时，却怎样也找不到对方名片的经验。以下是名片整理的技巧：1.交换名片后，立刻记下对方的特征：包括日期、地点以及会面目的、可以马上联想起对方的特征等。2.整理名片：常会联络的名片，放入可以随身携带的名片本中；不常联络的名片，则放到名片整理盒中。3.将名片分类归档：分类不要太过繁杂，分成34类即可。依照时间顺序归档，丢掉不重要的名片。实用技巧3：资料档案管理一切从减这本书中，作者提出著名的四等份法（又称艾森豪模式），这也是历届美国总统的整理诀窍：首先，将一张桌子分成四个区块，依照顺时针方向，整理你办公桌上的文件丛林，直到一张纸也
8、没有为止。开始之后就不可分心，直到结束。四等份法代表的意思是：【第一区】：丢掉它。包括过时的旅游资讯、一周前的报纸、半年前的目录、超过3年没看的说明书等等，根本不可能再去阅读的资料，都应该丢弃。很多资料你以为有用，其实根本就不需要。【第二区】：交给别人做。把该交给其他人处理的事项放在这一区。不要堆积在自己的桌上，造成工作延迟。【第三区】：重要事件。一定非得要自己亲自动手才能完成的工作，才放在这一区中。记得将标准订高，不要任何事情都认为非得自己动手不可。【第四区】：奇迹。指的是收拾整理时，立刻就可以处理完成的事项。例如把资料收到正确的文件夹中，或是把本来用书面处理的事项，改成用电话联络。运用四等
9、份法，目的就是要化繁为简，有几个原则一定要遵守：*不要制造只完成一半的文件（任何事情不要半途而废）*每一份文件、纸张只碰一次（一次就把事情做好）*不要有第五、第六区即使不是总统这种大人物，你也可以运用相同的原则，保持文件档案井然有序：1.旧的不去，新的不来：将一个新的资料归档时，就扔掉一个旧的，不要把档案文件当成不朽的财产。2.顺手整理：每天下班前将一、两个需要“瘦身”的资料夹拿出来，隔天有空时，顺手清理。3.保存期限：在资料夹上注明资料何时就失效了，写上醒目的保存日期。4.结案庆祝：当一件案子完成时，将所有的相关档案、资料检视一遍，不再需要的文件、书籍就立刻送回原处或扔掉。实用技巧4：资料库
10、管理所谓“工欲善其事，必先利其器”，要提升工作效率，一定要懂得运用科技工具，例如资料库管理的软硬体。数位知识管理研究中心资深顾问讲师杨舜仁举例，有位高阶管理者的联络名单高达9,000多人，每次出差，光是名单就要装满一个公事箱。“一定要善用科技，才能简化工作，”杨舜仁说。以这位高阶主管来说，其实可以这样做：1.先建立一个“中央资料库”。将现有的名片、联络簿、电子邮件、及时传讯、手机、电子报、PDA、传真、网路电话上的联络档案，全部集中起来，放到常用的管理系统，如Outlook中。根据单一的原则，所有的档案只建立在同一处，不要重复，以避免复杂化。2.接下来，建立“关键字搜寻”系统。这时，需要运用到
11、群组与分类的技巧。使用Word或Excel档案，建好一个标准化的格式，将资料全部输入。分类项目应该能辨识这个人或组织的身分，愈清楚愈好。如果有些项目无法归类时，一定要有一个备注栏或记事栏，可以将资料键入，以便做关键字搜寻。3.最后，则是整合的工作，让这个中央资料库系统能够同时应用到不同的硬体设备，包括电脑、电子邮件、PDA等科技产品上。有了这套资料库，只要输入正确的关键字，就能得出所有需要的资讯，不必每天提着沉重的公事包到处跑，或者在浩瀚的资料堆中辛苦搜索，工作变得简单又有效率。实用技巧5：时间管理“说穿了，简化，就是做好你的时间管理与效率管理，”杨舜仁说。时间管理要跟着每个人的工作行事历走。
12、首先，要将工作分门别类，可分成周期性的、专案性的、经常发生却没有周期性的、以及临时性的。运用8020原则，集中心力去做最重要的工作。接着，盘点你的时间应用状况。工作的时间长度是否合理？这样的时间规划，是否能够有效率完成工作？最后，做出你的工作规划。列出工作清单，哪些应该要指派或外包给其他人？哪些应该要留给自己来做？不需要自己动手的，就转给其他人处理。千万要有计画性。“许多主管有处理不完的紧急事件，就是因为他们没有逻辑规划，该做的事情不先做，这是本末倒置。”杨舜仁说，太多人缺乏行事历概念，以为自己一定记得住什么时候该做什么事，结果，事到临头全部忘记。未来职场比的是“速度”，而速度要靠效率管理。只要改变你的工作习惯，提升效率一点也不难！
