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1、秘书综合实训 龚洁,实训目标：,本实训内容注重实用性和技能性，体现全面性和完整性，实训项目的选材来自背景任务或实际项目，将职业核心能力与素质的培养贯穿于人才培养工作的始终和课堂教学、实践。,实训项目背景资料,本项目的虚拟实训平台是武汉网赢天下科技发展有限公司，其中所设计的实训项目将以公司的日常工作为职业场景，描述和阐释公司秘书工作的各种元素，涵盖企业行政办公及相关部门各个层面、各个职级的秘书人员在日常工作中可能遭遇的真实职业情境。,【公司背景简介】,公司名称：武汉网赢天下科技发展有限公司 业务范围：广告设计，广告代理，广告传播，进出口代理，商业调查，电子商务经营等 现有资源：公司营业执照，税务
2、登记证，组织机构代码证，公司公章，银行帐户，发票，办公场地,主要人物：公司总经理、行政经理、总经理助理、办公室主任、总经理秘书、行政文员、前台秘书、人力资源部经理、经理助理等。,实训项目一 秘书职业认知与求职实践,实训目标 了解秘书、秘书工作的定义和职业内涵 熟知秘书的岗位职责、角色定位和秘书工作的主要内容 掌握秘书求职应聘的基本知识和技巧 能够正确运用职业着装礼仪 掌握函、启事、求职信、个人简历等文书的拟写,实训准备,查阅有关“秘书”的定义，查阅途径自选 搜索一份有关招聘秘书人员的启事 收集一段有关秘书工作的案例或故事 收集有关国外秘书和秘书工作的资料 查找一份秘书求职简历,秘书的定义和职业
3、内涵,秘书学界对“秘书”的定义有些不同，但对该职业性质的界定基本不偏离服务性、辅助性等。 秘书国家职业标准（2006）对“秘书”的职业定义为：秘书是从事办公室程序性工作，协助上司处理政务及日常事务并为决策及实施提供服务的人员。 国际专业行政协会（1998年8月，原国际职业秘书协会）将“秘书”释义为：办公室内特定主管的助手。其任务，是在认可的职权范围内，不必经过直接的督管，就能运用办公室的工具，从事该主管制定的行政性任务。 秘书是为政府机关、企事业单位、团体或个人提供辅助管理、综合服务的人员。（秘书学，陈合宜著） 秘书是为上司创造最佳决策环境的人。（现代职业秘书实务，谭一平编著）,什么样的人可以
4、做秘书？,了解秘书的胜任素质 1.秘书应具备的基本条件 （1）秘书的个人条件：学历、性别、年龄、外貌、体质、视力、听力。 （2）秘书的个性要求：守时、谨慎、热情、合群、服从、自信、机智、勤快、整洁、自制、兴趣。 （3）秘书的品质要求：忠诚、负责、正派、廉洁、诚实、谦逊。 （4）秘书的职业态度：主动性、适应性、团队精神、尊重他人、创新精神、坚持原则、热心服务与乐于奉献、认同与分享、双赢与相互依存。,2.秘书应具备的基本素质 （1）身心素质，包括身体素质和心理素质。要拥有良好的身体状况、健康的体魄，保持良好的心态。一个有着心理障碍的人，一个对社会充满仇恨的人，一个喜怒无常的人是不可能做好秘书工作的
5、。 （2）思想素质：秘书人员要有坚定的政治立场和政治态度，较强的政治识别能力，较高的职业纪律素质。此外，还应具备博大的胸怀、宽广的视野和高度的社会责任感。,（3）业务素质：一是理论知识，一方面要掌握扎实的基础知识以及对业务工作有帮助的其他知识；另一方面也注意收集新的信息，关注秘书学领域的新的发展动态；二是实践经验，要注意总结工作中好的经验，尽量避免走弯路，要经常进行经验交流，要多向有经验的人学习；三是办事能力，秘书工作繁杂、琐碎，这就要求我们必须具备较高的办事能力，无论是办文、办会，还是处理日常事务，都要注意锻炼自己的办事能力，提高办事效率，并应掌握一定的办事方法与技巧。 （4）文化素质：包括
6、社会科学、自然科学、外语等。学好专业知识应是起码的要求，而懂得一点文史哲，平时注意积累一些自然科学的有关知识，具备一定的文化素养，也很必要，可陶冶人生情趣，亦可对工作有所裨益。此外，学会一些有益的技能，如电脑、驾驶、琴棋书画等，也是很有好处的。,3.秘书应掌握的主要职业技能 秘书在各类政府机关、企事业单位中属于最基础，也是最重要的岗位之一，其岗位职责描述也是最模糊和最广泛的。目前，一般把秘书、行政、助理这几种相关职业都划分在秘书的岗位范畴中，可以说秘书既是一个极其普通的职位，又是集多种技能于一身的全才，有人说：“优秀秘书的招聘难度丝毫不亚于招聘一个高级工程师。”,秘书人员主要专业技能,除了上述
7、基本操作技能外，秘书人员还应具备组织协调能力、团队合作能力、获取新知识的能力和掌握两国以上语言等多元化才能。综合而言，秘书人员应具备的能力可以分为两种，一是办事能力，包括计算机和办公设备操作能力、参谋辅助能力、信息服务能力、调查研究能力、统计分析能力、编辑能力等；二是沟通能力，包括公关交际能力、口头表达能力、书面沟通能力（文书写作能力）、协调能力、组织能力等。 要成为一名优秀的秘书，最关键的是对秘书职业、秘书工作真正感兴趣，并以此为动力抓住每个机会，不断学习，提高自我，以适应不断发展着的市场的需求。,日本高等院校秘书学科课程门类设置,秘书的求职之路,收集和掌握有关招聘信息 了解招聘岗位及用人单
8、位的基本情况 做好求职应聘准备（求职信、个人简历、照片、有关证书及复印件、服饰、心理等） 参加求职应聘（投递简历、面试、笔试、考察等）,求职应聘之材料制作,求职材料的内容：一般包括求职信、个人简历以及附件材料等 求职信的写法 个人简历的写法 附件材料的内容：证件、证书等的复印件；有关证明材料；获奖作品、创作成果等。,求职信的写法,标题：“求职信”三字写在首行正中. 称谓：分两种情况，如果不知对方姓名，那就写“企业总经理”、“厂长”等；如果知道姓名,那就写“”，称呼后加上“先生”、 “女士”、 “小姐”，以示尊敬。位置在第一行顶格单独写。称呼后要加冒号，表示下面有话要说。 问候语：是对收信人礼貌
9、的表示，一般书信是既要有礼节性还要有针对性，因为收信人各式各样，情况又各不相同，但求职信的收信人很单一，所以只强调礼节性，写上“您好!”、“近好!”即可，位置在称呼下一行，一定要空两格，用感叹号。,正文.正文包括连接语、主体和结束语. A.连接语.说清写信的原由，一般开门见山写“看到报月日刊登的招聘广告，本人很感兴趣，特此应聘”，也可客气而礼貌地写道“感谢贵公司给我这次竞争机会。我久仰贵公司的实力和经营方式，早想到此供职。若能如愿，将不胜荣幸，现将本人情况介绍如下” B.主体.可分三层来写. 第一层：概括介绍。即写一份自传.介绍自己的姓名、性别、出生年月、所学专业、最高学历，上学、工作的几个阶
10、段，性格特点。 第二层：重点介绍。对刚毕业的学生来说，重点介绍在校期间各科最突出的能代表自己水平的专业及成绩，尤其是与招聘单位对口或接近的专业成绩，介绍自己学习的深度及广度；若是已参加工作者，就介绍自己的工作经历，在本岗位上的突出贡献。重点介绍的另一内容即个人的特点、爱好、擅长，社会非常需要业余爱好广泛而精通的人才，这样与同等条件的应聘者来说，入选的可能就要大得多。 第三层：表示愿望。说明自己对本工作的喜爱和迫切心情，再谈谈入选后的想法、打算或计划。 C.结束语.在正文即将结束时，简单概括一下全文的内容，加深收信人的印象。求职信常用的结束语有“如蒙赐复，不甚感谢”，”若认为本人条件尚可，请惠予
11、面试，本人将准时赴试”，“静盼佳音”，“若被招聘，将十分荣幸”等.,敬语：出于礼节，信的最后往往写一两句祝颂的话或敬语。 结尾：依次写出求职人姓名、时间、联系地址、邮编、电话，位置在敬语右下方。 附件：指对求职人有用的材料，如个人自传或履历表，学历证明、学位证明及各种获奖证书的复印件等。,求职信的写作要求,求职信的格式很重要。如果称呼、问候都写错了或不规范，主管人对求职者第一印象就不好，影响对全信的阅读；如果是敬语格式出错，往往会被精明、细心的主管人所挑剔，影响求职者的入选。 应聘的时间，即年、月、日不仅要写清楚，而且要写全，因为求职信的时效性较强。 最重要的一点是信的内容一定要如实、朴实，切
12、忌夸夸其谈，洋洋万言，给人一种华而不实之感；也不要谦虚过度，缩手缩脚，给人一种平庸无能之嫌。 另外还有几点要注意的： 首先，求职信的篇幅不要太长，简明扼要就可以了。 其次，不要粘贴或附带太多支持文件，诸如证书、奖状等复印件，除非是招聘单位在招聘广告中特别申明要求的，否则寄了厚厚一大叠材料，成本代价不菲，收效可能甚微。 最后，态度要诚恳，不需要任何豪言壮语，也不用使用任何华丽的 词汇 ，只要让对方读来觉得亲切、自然、实实在在就可以了。,个人简历的写法,个人简历可以是表格的形式，也可以是其他形式。个人简历一般应包括以下几个方面的内容： 个人资料：姓名、性别、出生年月、家庭地址、政治面貌、婚姻状况，
13、身体状况，兴趣、爱好、性格等等； 学业有关内容：就读学校、所学专业、学位、外语及计算机掌握程度等等； 本人经历：入学以来的简单经历，主要是担任社会工作或加入党团等方面的情况； 所获荣誉：三好学生、优秀团员、优秀学生干部、专项奖学金等； 本人特长：如计算机、外语、驾驶、文艺体育等。,求职信范例,求职信 XX经理： 您好！ 我写此信应聘贵公司招聘的经理助理职位。我很高兴地在招聘网站得知你们的招聘广告，并一直期望能有机会加盟贵公司。 两年前我毕业于首都经济贸易大学国际贸易专业，在校期间学到了许多专业知识，如国际贸易，国际贸易实务，国际商务谈判，国际贸易法，外经贸 英语等课程。毕业后，就职于一家外贸公
14、司，从事市场助理工作，主要是协助经理制定工作计划、一些外联工作、以及文件、档案的管理工作。本人具备一定的管理和策划能力，熟悉各种办公软件的操作，英语熟练，略懂日语。我深信可以胜任贵公司经理助理之职。 个人简历及相关材料一并附上，希望您能感到我是该职位的有力竞争者，并希望能尽快收到面试通知，我的联系电话：139* 感谢您阅读此信并考虑我的应聘要求！ 此致 敬礼！ 您真诚的朋友： XXX XXXX年X月X月,个人简历制作注意事项,要突出过去的成就。过去的成就是你能力的最有力的证据。详细把它们写出来，会有说服力。 履历表切忌过长，应尽量浓缩在三页之内。最重要的是要有实质性的东西给用人单位看。 履历表
15、上的资料必须是客观而实在的，千万不要吹牛，因为谎话一定会被识破。要本着诚实的态度，有多少写多少。 和写求职信一样，资料不要密密麻麻地堆在一起，项目与项目之间应有一定的空位相隔。 不要写对申请职位无用的东西。,个人简历范例,个人简历 个人基本情况 姓 名： 性 别： 电话： 出生日期：年月日 家庭电话： 地 址： 邮编： 求职意向：销售部主管 工作经历 2000年5月至今： 担任某瓷器公司的市场部业务员。 主要负责与经销商签定经销合同、办理产品的包装、运输、保险、货款结算、售后产品跟踪、市场反馈以及开拓新的销售渠道等。负责公司新业务员的培训，在实际工作中具体指导和协调业务员的销售工作，并多次受到
16、公司的表扬。 1999年12月2000年5月：在公司做市场调查员。主要负责以电话形式向客户提取对产品的意见，并填写相应的表单转报给公司。 特长与优势 非常热爱市场销售工作，有着十分饱满的创业激情。在两年从事陶瓷市场销售工作中积累了大量的实践经验和客户资源。与省内主要的二十多家陶瓷经销商建立了十分密切的联系，并在行业中拥有广泛的业务关系。在去年某省的陶瓷博览会上为公司首次签定了海外的定单。能团结自己的同事一起取得优异的销售业绩。 教育经历 1996年9月1999年7月某省科技职业学院国际经济与贸易专业大专学历。 所获奖励 1999/06 某某学院 优秀学生干部称号 1998/10 某某学院 优秀团干、个人标兵称号 培训经历 2000/07-2000/09 某省科技职业学院 通过外销员考试 2001/03-2001/06 某省科技职业学院 通过报关员考试 外语水平 可与外商进行日常常用语沟通，能阅读业务范围内常用术语。 电脑操作 熟练使用常用
