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1、档案工作信息化与文书立卷改革,第一章 档案信息化建设的形势 与主要任务,一、信息化发展对档案部门的影响,信息化发展对档案部门的影响,信息爆炸，电子信息成为当今社会信息的主体,信息技术的进步，使得信息开发水平得到空前提高,电子政务迅速发展,我国的政府信息化建设思路： 机关内部办公自动化（OA）管理部门的电子化工程（金字工程）全面的政府上网工程（1999年起）,信息化发展对档案部门的影响,信息化发展对档案部门的影响,管理对象数字化 管理方法自动化 管理利用网络化,管理对象的数字化，势必带来管理方法的变革，这就是信息化管理。所谓档案信息化管理，就是在档案的管理活动中全面地应用现代化网络设施、信息技术
2、、对档案信息进行采集获取、加工存储、处置管理、开发利用的过程。,第一章 档案信息化建设的形势 与主要任务,一、信息化发展对档案部门的影响,二、档案利用信息化建设,档案利用信息化建设,档案利用信息化建设包含的内容,实现档案信息的数字化和网络化；实现档案信息接收、传递、存储、利用的一体化；实现档案信息资源的高度共享。,档案信息化建设的发展现状和趋势,档案信息化发展的三个阶段： 第一阶段：计算机辅助档案管理阶段 第二阶段：档案信息化准备阶段 第三阶段：档案信息化全面建设阶段,数字档案馆的含义,完整接收应归档的电子文件，将现有的馆藏档案数字化，实现档案信息的接收、传递、利用的网络化，档案信息资源共享程
3、度高。,档案信息化建设的发展局势,从目录管理向全文管理发展 从对档案的管理向综合管理发展 从单机管理向网络管理发展 从定时的静态管理向全天候的动态管理发展,第二章 立卷改革,一、立卷改革的意义：,立卷改革的意义,缓解档案工作压力，节省财力物力，更好地为机关各项工作服务。 便于档案馆控制档案进馆质量，有利于档案馆向社会开放，更好地完成收集、保管、利用职能服务。 促进档案管理的现代化，实现文档管理一体化。 初步实现电子文件向电子档案的的转化。,第二章 立卷改革,一、立卷改革的意义,二、立卷改革的特点,立卷改革的特点,“简化整理，深化检索”为宗旨，改革传统立卷方法，推行文件级整理。整理 手段简便，档
4、案的管理和利用以计算机为主，兼顾手工方式。 整理方法实现了以下转变： 保管单位：案卷件 分类方法：以问题为主，兼顾其他特点只分年度、保管期限、（机构或问题） 装订：三孔一线法运用多种材料和方法 编制目录：案卷、卷内两级目录归档文件目录 编码：顺序号件号； 页号页数 保管：卷皮、卷盒档案盒 封面编目：填写案卷题名、封面填档案盒脊,第二章 立卷改革,一、立卷改革的意义,二、立卷改革的特点,三、归档文件整理规则介绍,什么是归档文件,指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。 鉴定工作 1、 价值鉴定。鉴定原则：“唯我为中心”。 参照指南P40归档和不归档范围一节
5、和P198机 关文件材料归档和不归范围，制定本机关的归档和 不归档范围 2、 保管期限鉴定。鉴定原则：“以用为纲”。 参照指南P47档案保管期限一节，和P193文书 档案保管期限表，制定本机关的档案保管期限表,归档文件整理方法,包括：分类、装订、排列、编号、编目、装盒。 1、 确定“件”为整理单位。 2、 分类。采用年度保管期限来分。 3、 装订。一般用缝纫线装。 4、 排列。指归档文件的排列；适当顾及“事由原则”。一般 来说，同一事由的相关文件要排列在一起，但要 注意把握好“度”，不要等同于传统方法中的分类 排列法。不同事由的归档文件不必要多考虑，尽 量依靠计算机管理。,归档文件整理方法,5
6、、编目和编号。由档案管理软件进行编制时，其两者包括的 项目，应该在计算机输入时同步完成。 编目：编制“归档文件目录”。一般在计算机上完成。主要包 括：件号(由计算机自动生成)、责任者、文号、题名 日期、页数、备注。 编号：归档章形式，盖在文件上方空白处。包括：全宗号、 年度、保管期限、件号,归档文件整理方法,6、 装盒： 把档案实体按不同的年度、保管期限、（机构或问题）装 入档案盒内，排列顺序必须和归档文件的件号一一对应。 填写封面和盒脊（P146-147），注意盒号不填 放置盒内备考表。（P150） 7、归档文件目录单独装订成册。 按年度保管期限分别装订，一般每年三册。（P134-135）,
