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1、总账模块新员工培训,用友软件股份有限公司 维护工程师 吴迪 2008年3月18日,一、总账模块概述 二、总账模块业务处理流程 三、总账模块重要专题介绍 四、常见问题及解决方法,培训大纲,总账模块基本概念介绍,用友总账模块是用友财务系统的核心，其他模块的业务数据生成凭证后，全部归集到总账进行处理，总账系统也可以进行日常的收付款、报销、转账等业务的凭证制单工作；从建账、日常业务、账簿查询到月末结账等全部的财务处理工作均在总账系统实现。使财务核算自动化、专业化，财务数据精细化。,总账模块基本概念介绍,期初余额：指软件启用时间以前的科目总账、明细账、辅助账等的余额。该余额包含系统启用以前进行的所有会计
2、处理业务。,总账模块专业术语介绍,试算：运用资产和负债、所有者权益之间的恒等关系来检查各类账户记录是否正确的一种方法,对账：核对各种账簿之间的关系如：账证相符、账账相符。,记账：凭证审核后，登记到总账和明细账、日记账、部门账、往来账、项目账以及备查账等。,结账：在本期全部业务都已入账的基础上，计算本期借方、贷方发生额合计，并算出期末余额。使本期账务处理告一段落，以便下一期凭证记账。,汇率：一国货币同另一国汇率兑换的比率。,记账汇率：指企业对所发生的外币业务进行账务处理时所采用的汇率 。,调整汇率：即月末汇率。在期末计算汇兑损益时用于计算汇兑损溢。,一、总账模块概述 二、总账模块业务处理流程 三
3、、总账模块重要专题介绍 四、常见问题及解决方法,培训大纲,二、总账模块业务处理流程 初始设置业务处理流程 日常业务处理流程 外币业务处理流程 期间损益业务处理流程,本章大纲,2.1总账模块业务处理流程初始设置,总账模块，初始建账设置流程如图：,N,Y,2.1总账模块业务处理流程初始设置,（1）新增会计科目。 a.新增一级会计科目 b.增加下级会计科目 c.增加外币核算科目 d.增加数量核算科目 f.增加客户、供应商、部门、个人、项目核算科目 （2）设置基础档案。 （3）设置结算方式。 （4）设置凭证类别。 （5）录入科目期初余额。 a.普通科目余额 b.外币核算科目余额 c.数量核算科目余额
4、d.各类辅助核算科目余额,2.2总账模块业务处理流程日常业务,总账日常业务流程图：,出纳、主管签字 （非必须）,月末结账,生成结转凭证,凭证记账,凭证审核,填制凭证,凭证账簿打印,2.2总账模块业务处理流程日常业务,日常业务流程： a.填制凭证：记账凭证是本系统日常业务处理的起点，也是所有查询数据的最主要数据来源。日常业务处理首先从填制凭证开始。 b.审核凭证：有审核权限的人按照财会制度，对制单员填制的记账凭证进行检查核对。 c.凭证记账：凭证经审核签字后，即可用来登记总账、明细账、日记账等各种往来账簿。 d.生成各类科目的结转凭证。 f.对生成的结转凭证进行审核记账。 g.本月月度工作全部完
5、成后进行结账操作。 h.进行本月账簿、凭证的打印操作。,2.3总账模块业务处理流程外币业务,外币业务流程： a.基础档案下设置外币档案 b.设置日常业务的记账汇率（固定汇率和浮动汇率） c.企业发生外币业务时，填制外币业务凭证 d.月末根据银行信息，录入期末外币的调整汇率 e.之前外币凭证全部记账，选择外币科目计提汇兑损益 f.生成汇兑损益凭证检查后保存并进行审核、记账等后续处理 汇兑损益概念： 汇兑损益是指企业在发生外币性的购销和兑换业务及会计期末外币性账户进行调整和外币性报表换算时由于采用不同性质或同一性质但不同比价的汇率核算时而产生的折合记账本位币金额上的差额。简单地讲，汇兑损益是在各种
6、外币业务的会计处理过程中，因采用不同的汇率而产生的会计记账本位币金额的差异。,2.3总账模块业务处理流程外币业务,外币业务注意事项： 1.记账汇率非必录项目，可以在填制凭证时手工录入。 2.填制凭证的汇率可以和设置的记账汇率不一致。 3.期末进行汇兑损益的计算公式为： 汇兑损益月末调整汇率月末外币余额-月末本币余额 4.计提汇兑损益前确认本期所有外币凭证都已经记账。 5.注意汇兑损益生成凭证“财务费用”科目的金额方向。 外币业务实务举例： 欧元本期记账汇率为9.5，月末欧元余额为400，本币人民币余额为3800，调整汇率为10。 汇兑损益月末调整汇率月末外币余额-月末本币余额 10 400-3
7、800 200,2.3总账模块业务处理流程外币业务,财务费用金额方向： 由于财务费用科目属于支出类科目，因此要在保存凭证前将财务费用的贷方数据调整为借方数字。,2.4总账模块业务处理流程期间损益,期间损益结转方法： 每个月底对当月损益的结转主要有有二种方法： 一是账结法：就是每月底将当月的损益类科目全部通过凭证结转至本年利润。 二是表结法：就是每月不作当月损益类科目结转到本年利润的凭证，将本月发生的损益类科目的当月发生额填入利润表当期数，余额填入利润表本年累计数，填写资产负债表时将利润表的本年累计净利润填入本年利润。等到年底时一次性将全年的损益类科目数据结转到本年利润。 还有一些比较特殊的结转
8、方法例如：九九结转法等等。,2.4总账模块业务处理流程期间损益,期间损益结转流程： a.进行期间损益转账定义 b.本期全部凭证都记账 c.进行期间损益转账生成 d.生成期间损益结转凭证后审核、记账 期间损益结转注意事项： 1.本期如果有新增的损益科目需要重新进行转账定义。 2.确保本期所有凭证都已经记账。 3.生成损益结转凭证后如果对本期损益类科目凭证进行修改，需要重新生成结转凭证。,一、总账模块概述 二、总账模块业务处理流程 三、总账模块重要专题介绍 四、常见问题及解决方法,培训大纲,三、总账模块重要专题介绍 凭证账簿打印专题介绍 银行对账专题介绍 自定义转账专题介绍 账龄分析专题介绍 支票
9、登记簿专题介绍,本章大纲,3.1总账模块重要专题介绍打印,套打纸和非套打纸概念： 套打纸是指用友专用的凭证账簿打印纸张，各类凭证和账簿有明显颜色区分、有统一规格型号、纸张内部已经印好账簿或凭证边框。 凭证账簿套打纸主要分为U8、用友7.0、用友6.0、账簿通（上海立信纸）四类版本，每类版本都分别有适应针式打印机两边带连续走纸孔的连续纸型和适应激光、喷墨打印机没有走纸孔的非连续纸型。 非套打纸是指A4、B5或其他自定义尺寸内部没有预先印好边框的白纸。,凭证账簿套打注意事项： 1.套打纸张规格需要和系统中设置的规格一致 2.针式打印机一般推荐将驱动更改换为Epson1600K 3.更换驱动后需要重
10、启打印机才可以生效 4.打印纸张大小需要在和打印机直连的电脑上添加,3.1总账模块重要专题介绍打印,凭证账簿套打设置流程： a.总账设置选项下设置套打纸规格和型号 b.打印机设置界面设置套打纸张大小（86以上版本可自动生成） c.在凭证打印或账簿打印下进行测试打印 d.根据测试打印情况调整页边距（一般情况下只调整“左”和“上”）,3.1总账模块重要专题介绍打印,套打纸版本和打印类型设计打印纸张的大小。 （U86以上的版本系统会自动添加相应的纸张）,凭证账簿非套打注意事项： 1.填制自定义针式打印纸时，纸张宽度需要包含走纸孔的宽度。 2.针式打印机一般推荐将驱动更改换为Epson1600K 3.
11、更换驱动后需要重启打印机才可以生效 4.打印纸张大小需要在和打印机直连的电脑上添加,3.1总账模块重要专题介绍打印,凭证账簿非套打设置流程： a.总账设置选项下取消套打设置 b.打印机设置界面设置自定义纸张大小 c.在凭证打印或账簿打印下进行测试打印 d.根据测试打印情况调整页边距（一般情况下只调整“左”和“上” ）,3.2总账模块重要专题介绍银行对账,银行对账概念： 每月单位的银行存款日记账和银行对账单核对, 并勾销已达账,生成银行存款余额调节表的过程，这 是保证资金安全的最重要手段。 银行对账作用： 当前，会计集中核算已在全国范围内普遍推行，按照“集中管理、统一开户、分户核算”的原则，各单
12、位的收支业务都集中到核算中心核算，核算中心的银行收支业务每月少则上千笔，多则几千笔、上万笔，这给银行对账带来了相当大的工作量，如果用手工核对的话，至少也要花费三、四天时间，而且容易出错，一旦出错，核查起来更麻烦。在这种情况下，实行银行对账计算机管理显得十分必要。,3.2总账模块重要专题介绍银行对账,银行对账操作流程： a.指定银行科目 b.设置银行对账启用时间和期初余额 c.录入银行凭证并进行审核记账 d.录入银行对账单信息 e.进行银行对账，勾兑信息 f.出具银行余额调节表 银行对账注意事项： 1.启用日期一旦设定最好不要修改。 2.只有对银行凭证记账后，单位日记账栏才有记录。 3.勾兑银行
13、账可以手工勾兑，也可以自动完成。 4.如果需修改已勾兑银行凭证，需要先取消勾兑标志。,3.3总账模块重要专题介绍自定义转账,自定义转账功能： 通过设置各条分录的取数和计算公式，使U8软件自动生成凭证。自定义转账功能可以完成的转账业务主要有：工资分配、费用分摊、税金计算等。 自定义转账操作流程： a.设置需要生成凭证的分录和每条分录的取数公式 b.将本期凭证全部记账 c.进行自定义转账的转账生成 d.对生成的凭证进行审核、记账,3.4总账模块重要专题介绍账龄分析,账龄分析的功能： 通过对往来款项的清理勾对工作，了解往来款的结算情况以及未达账情况，清楚未达账项所分布的时间区域。客户、供应商、个人辅
14、助核算都具有账龄分析的功能，操作方法类似。 账龄分析的操作流程： 1.正确录入辅助核算凭证审核、记账 2.对指定科目进行往来账款勾兑 3.显示往来账款对账单 4.设置账龄区间 5.生成往来账款账龄分析报表,3.5总账模块重要专题介绍支票登记簿,支票登记簿功能： 在手工记账时，银行出纳通常建立支票领用登记薄，用来登记支票领用情况，U8系统为出纳员提供了“支票登记簿”功能， 以供其详细登记支票领用人、领用日期、支票用途、是否报销等情况。 支票登记簿操作流程： a.在基础设置中对结算方式设置“票据控制” b.在总账-设置-选项中启用“支票控制” c.购入支票后，进行支票登记。 d.支票被领用的时候，
15、进行领用信息登记。 e.录入银行支票报销凭证时，可以对原来在支票登记簿中已经存在的支票进行即时报销 支票登记簿注意事项： 1.只有在银行科目在贷方的时候系统才会提示报销支票。 2.支票登记簿上的票号需要和录入凭证时的票号一致。 3.如录入凭证时的票号和登记簿上的记录没有匹配的系统会提示增加支票记录。,一、总账模块概述 二、总账模块业务处理流程 三、总账模块重要专题介绍 四、常见问题及解决方法,培训大纲,解决方案：该科目未被指定为现金总账科目。,2.问题现象：在总账执行操作时提示:列前缀tempdb.无效:未指定表名“.,总账模块常见问题及解决方法,1.问题现象：本月凭证已审核，记账时却提示无可
16、记账凭证？,解决方案：上月未结账，上月结账后本月凭证方可记账。,解决方案：检查机器机名称，不要包含横线或其他特殊字符。,3.问题现象：查询现金日记账发现没有指定现金科目?,4.问题现象：本月新增损益类科目，期末没有进行损益结转。,解决方案：检查科目属性是否为损益、凭证是否记账、转账定义中是否已经设置,总账模块常见问题及解决方法,5.问题现象：已经保存的凭证日期是否可以修改？,解决方案：已经保存的凭证本月内日期可以修改，跨会计期间则不行。,6.问题现象：账表输出时提示不能更新，数据库为只读。,解决方案：更换输出文件的存储路径重新输出。,7.问题现象：如何修改会计科目的辅助核算？,解决方案：先确保此科目本期无发生，再清除此科目期初余额，在科目设置下修改相应的辅助核算，回到总账期初余额下补录辅助核算明细的期初余额。,总账模块常见问题及解决方法,8.问题现象：总账月末结账没有通过月度工作检查无法结账。,解决方案：查询月度工作报告，找到无法通过检查的原因。,常用公文参考模版,常用公文参考模版
