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1、第一章 商务秘书概述,学习本课程的参考书目,课程学习 练习与思考 模拟练习 教学视频,本章共三节,案例导入 第一节 商务秘书与商务秘书工作 第二节 商务秘书的素质要求与行为规范 第三节 商务秘书工作入门,一、涉外秘书,（一）、定义 广义定义：是指在各种从事商务活动的组织中，协助投资者、经营者、 企业管理者处理各种商务性事务，负责组织行政事务处理，并辅助上司做好决策工作和信息工作，担负上司的近身参谋、助手和工作伙伴的工作人员,狭义定义：指在企业里帮助上司处理各种商业性事务，主要负责联络客户、起草商业合同、收发商业函电，同时还参与商务考察、辅助上司商务决策、参与和服务商务谈判，并办理各种具体的业务
2、的工作人员,秘书应是上司的特殊助手，她掌握有关办公室事务的处理技巧，能在没有上司过问的情况下表现出自己的责任感，以实际行动显示出主动性和判断能力，并且能在所给予的权利范围内做决定 国际秘书联合会 对其上司的活动和工作范围有足够的了解，能够替上司分担很多工作。他能在一定范围内作出决定和发出指示 欧洲秘书联合会,学者观点,随着时代的变迁，今天的秘书正在越来越多地承担起以前由经理们完成的工作。技术的进步意味着秘书现在能够承担范围更广的工作，以及一些传统上经理们负责的项目秘书想要承担更多的职责，而经理们也要求有更多的时间来做他们自己的工作因为这个原因，把秘书当做管理者的有机组成部分就越来越重要了。 英
3、国秘书专家 伊丽莎白库克,秘书与他的顶头上司有一种特殊的关系，因为他以“伙伴关系”紧密地和上司一起工作，以达到上司的职务所要求达到的目标秘书在忠于他的上司的同时还必须忠于他所在的公司，秘书应该尽自己最大的能力为公司服务。 英国学者 约翰哈里森,（二）、商务秘书的分类,1、助理级秘书,2、文书级秘书,3、执行级秘书,4、行政级秘书,主要工作内容：负责打字、接待、电传、管理办公用品、管理办公环境、处理 电话、分送信函、预定约会等,主要工作内容：负责起草打印文稿，收发、处理文字，完成上司临时交代的事项，笔录口授文件，负责会议的记录，为上司的报告和文件的撰拟组织材料等,主要工作内容：要是协助上司做办公
4、室和业务部门的有关工作,主要工作内容：包括参与决策，监督检查，辅助管理，设计工作岗位，制定工作流程，制定各种规章制度，帮助上司协调组织内纵向、横向的关系和组织外部的各种关系，指导、带领秘书群体开展工作，分派任务，合理授权等,二、商务秘书工作,（一）商务活动的特点,交易性,利益性,竞争性,（二）、西方学者关于商务秘书工作内容的阐述,1、美国职称词典 A、全面处理机关、公司的行政工作，以减轻政府官员和公司负责人的较次要的行政事务及办公室工作 B、能用速记记录口述 C、能翻译机将口述或复制的记录信息译成文字 D、处理上司约会及提醒其约会 E、接电话和打电话 F、处理上司私人重要邮件，主动书写日常函件
5、 G、对办公室其他工作人员进行工作监督 H、整理人事档案,2、美国秘书专家玛丽A德 弗里斯 A、通过各种存储媒体管理大量的记录材料 B、为各种不同的信息建立收发系统 C、进行多种运程的通信操作，处理文字和电子函件 D、与国内和国际用户、消费者及其他人员进行广泛的接触 F、帮助雇员执行或操作各种新的高科技系统 G、管理好助手，能与办公室、其他部门和组织的人员友好合作 H、协调和管理特殊计划，处理好特殊任务 I、分析问题，选用重要的决策技巧 J、寻求深造和事业发展的机会,（二）、西方学者关于商务秘书工作内容的阐述,3、英国秘书专家约翰哈里森 A、接受口述，将它打印成文，草拟函件、总结等 B、接收并
6、整理收到的邮件，下班前处理好雇主往外寄发的邮件 C、有接待的责任，包括迎接并款待来访者，处理打来的电话 D、为雇主的旅行并安排好他的旅行路线 E、安排雇主的旅行并安排好他的旅行路线 F、将雇主的私人和商业信件归档，做好索引 G、组织会议和参加会议，包括准备会议议程和会议记录 H、有条不紊地安排好雇主的办公室 I、从各方面减轻雇主的许多例行业务工作和私人事务 J、提供信息 K、遵守国家健康和安全工作条例的要求 L、建立保守秘密和确保信息安全的制度和切实可行的办法 M、替雇主和秘书本人掌管好文具和办公用品 N、组织会议和各种社会活动,（三）、商务秘书工作内容的分类,常规事务性工作,指派性工作,自主
7、独创性工作,（四）、商务秘书的工作特点,辅助性,中介性,综合性,机要性,服务性,从属性,二、商务秘书的素质要求与行为规范,1、职业道德的内涵 是指人们从事特定的职业范围内所需要遵守的一切行为规范的总和，包括职业责任、职业情感、职业纪律和职业能力。,2、商务秘书职业道德的内容 A、爱岗敬业，忠于职守，自觉 履行自己的职责 B、诚实守信，恪尽职责，把握分寸 C、积极主动，当好参谋助手 D、遵守纪律，严守秘密，守时守信 E、谦虚谨慎，团结互助，踏实细致 F、实事求是，保持沉默 G、勤奋好学，不断进取，开拓创新,（一）、商务秘书的职业道德,（二）、商务秘书的知识结构,知识构成层次,基础知识,相关知识,
8、专业知识,基础知识是秘书知识大厦的根基，包括：社会文化基础知识和自然科学基础知识,商务秘书与其他类型的秘书不同的重要一点就是必须具备良好的商业意识，需要发现商机的敏锐眼光和精于计算的统筹能力，还有把握过程的组织管理能力,是指商务秘书的业务知识与所在组织归属行业有关的专业知识,获取知识渠道,个人的自学,组织性学习和培训,秘书自学的方式有两种：其一读书；其二实践。理论与实践相结合，不断的通过自身学习提升自己的各种能力,所谓组织性学习，是指在组织中学习新的知识、理论和价值观，并加以应用。秘书应不断掌握相互合作和迅速适应外界变化的技能,（三）、秘书的 能力素质,1、表达沟通能力,2、办事能力,3、辅助
9、管理的能力,4、交际公关能力,5、操作能力,三、商务秘书工作入门,（一）、商务秘书的面试技巧 1、面试准备 2、面试临场 （1）、严格守时，准备充分 （2）、注意观察，随机应变 （3）、诚实稳重，把握分寸 （4）、展现自我风范，留下良好印象,商务秘书见习,（1）、商务秘书开始职 业生涯的基本要求,A、精心打造第一印象 B、尽快适应和融入企业文化 C、勤奋工作，尽心竭力,（2）、具体措施,A、秘书要想上任伊始便取得今后工作的主动权 B、多方了解新上司的情况 C、了解自己所担任的范围、性质、特点、职责和技能 D、加强时间管理 E、在工作中学习，在学习中工作,主页,案例讨论,2006年4月7日晚，E
10、MC大中华区总裁陆纯初回办公室取东西，到了门口才发现自己没带钥匙。此时他的私人秘书瑞贝卡已经下班，陆试图与之联系未果，于是在凌晨1时13分通过内部电子邮件系统给瑞贝拉发了一封措辞严厉且语气生硬的“谴责信”。陆在发送这封邮件的时候，同时传给了公司几位高管。 两天后，瑞贝拉给陆回复了一封同样措辞犀利的邮件，还将回信传给EMC四个地区分公司。不久后，这封火爆邮件被转发至全国数千外企，而瑞贝拉此举为他在网络上赢得来“史上最牛女秘书”的称号。,讨论： 1、瑞贝拉的做法是否妥当，为什么？ 2、商务秘书应如何面对上司的批评，如何 处理与上司的分歧 3、秘书与上司之间应建立怎么样的关系？,1、商务秘书与其他 秘书的异同点,3、商务秘书应 具有哪些能力,2、商务秘书的工作 有哪些特殊性？,4、怎样才能过好 面试这一关,课堂练习,主页,
