公司机关公文处理办法ppt

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1、特变电工机关公文处理办法 2012年10月,第一章 总 则,为使特变电工公文处理工作规范化、制度化、科学化，根据国家党政机关公文处理工作条例（中办发201214号），结合公司机关实际情况，制订本办法。 一、公司公文的定义 是公司机关实施领导、处理公务的具有特定效力和规范格式的文书，是传达贯彻公司决策、方针、政策，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告和交流公务活动的重要工具。,第一章 总 则,二、公文处理要遵循的原则： 1、实事求是 2、精简、高效 3、做到及时、准确、安全,第一章 总 则,三、公文类别： （1）根据行文关系，分为： 1、上行文：下级机关向上级主管机关的行文，如：请示、报告

2、、意见等； 2、平行文：不具有隶属关系关系的机关之间的往来行文，如函、意见等； 3、下行文：上级机关对本机关下属单位的行文，属自上而下的行文，具体文种有意见、决定、通知、通报、会议纪要、批复等。,第一章 总 则,三、公文类别： （2）根据公文制发机关的不同性质，分为： 1、行政公文 公司行政机关的公文，是公司在行政管理、组织生产经营过程中形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。 2、党群公文 公司党群机关公文，是公司党委、纪委、工会、共青团等党的机关和群团组织依法进行传达贯彻上级精神，管理公司党群事务活动的重要工具。,第一章 总 则,三、公文类别： （3）根

3、据公文的重要程度，分为： 1、绝密公文：指涉及上市公司最核心机密内容的文件，一旦泄露会使公司安全和利益遭受最为严重的损害； 2、机密公文：指涉及上市公司比较重要机密内容的文件，一旦泄露会使公司安全和利益遭受比较严重的损害； 3、秘密公文：指涉及上市公司重要机密内容的文件，一旦泄露会使公司安全和利益遭受损害； 4、一般公文：指公司一般性文件。,第一章 总 则,三、公文类别： （4）根据公文送达和办理的时间要求，可分为： 1、特急公文：办理时间一般不得超过24小时； 2、紧急公文：办理时间一般不得超过3日； 3、一般公文：指公司一般性不得超过15日。,第一章 总 则,三、公文类别： （4）根据公文

4、送达和办理的时间要求，可分为： 1、特急公文：办理时间一般不得超过24小时； 2、紧急公文：办理时间一般不得超过3日； 3、一般公文：指公司一般性不得超过15日。 注：党政机关还有紧急电报,分为“特提”、“特急”、“加急”、“平级”四种。“特提”是要求一天之内办完的电报，“特急”是要求三天之内办完的电报，“加急”是要求五天之内办完的电报，“平急”是要求 十天之内办完的电报。,第一章 总 则,三、公文特点： 一是具有鲜明的政治性； 二是具有法定的权威性和约束功能； 三是有一定范围和实用功能； 四是有规范性的文体形式； 五是有准确庄重的文风。,第一章 总 则,四、公文的作用： 1、发布政令，传达决

5、策； 2、指导工作，推动落实； 3、工作依据，检查凭证； 4、沟通信息，联系公务； 5、宣传教育，统一思想。,公司机关各部门、各单位负责人要高度重视公文处理工作，模范遵守本办法并加强对本单位公文处理工作的领导和监督。 公司总经办是公文处理的管理机构，主管股份公司机关的公文处理工作并指导下级机关的公文处理工作。 本办法适用于本公司各产业集团、事业部以及其所属各分、子公司机关，控股公司机关，集团公司机关，公司各部室。公司机关各部室、各单位要明确专人负责公文处理工作。,第一章 总 则,第二章 公文种类,公司机关的公文种类有： 决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批

6、复、函、纪要。,第二章 公文种类,（一）决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。 （二）决定。适用于对重要事项做出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。 （三）命令（令）。适用于宣布施行重大强制性措施、嘉奖有关单位和人员。,第二章 公文种类,（四）公报。适用于公布重要决定或者重大事项。 （五）公告。适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。 （六）通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。 （七）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。,第二章 公文种类,（八）通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文，任免人员

7、。 （九）通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。 （十）报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。,（八）通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文，任免人员。 （九）通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。 （十）报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。,第二章 公文种类,（十一）请示。适用于向上级机关请求指示、批准。 （十二）批复。适用于答复下级机关请示事项。 （十三）函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。 （十四）纪要。适用于记

8、载会议主要情况和议定事项。,（八）通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文，任免人员。 （九）通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。 （十）报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。,第二章 公文种类,一、公司行政类文件的种类、适用范围 （一）特变电工股份有限公司文件，废除各种字头文件，统一为“特变电工发20号”和“特变电工请20号”两种。“特变电工发”主要用于发布公司重要决策和重要工作部署；公司重要会议通知；公司批转下属单位、部门呈报的涉及全公司或行业有指导意义的重要报告等。“特变电工请”主要适用于向地方政府

9、关于重要事项的请示或报告。,第二章 公文种类,（二）特变电工股份有限公司会议纪要仅“特变电工纪字20号”一种，用于发布公司重大或专项会议纪要。 （三）特变电工股份有限公司仅“特变电工函20号”一种，主要用于向不相隶属关系的单位商洽、询问、答复、联系有关问题；对公司所属各单位、部门呈报请示的批复。 （四）特变电工股份有限公司总经理办公室文件仅“特变电工办发20号”一种，主要用于根据股份公司授权，传达或代公司发布对某一方面工作的部署；通报公司重点工作及落实进展情况；转发各单位、各部门对公司全局或某一专项工作有普遍指导意义的举措等。,第二章 公文种类,（五）特变电工股份有限公司总经理办公室是“小红头

10、（不带文号）”公文，主要用于根据股份公司授权，传达公司日常工作指示和一般性会议、活动的通知，近期工作安排意见；有关办公室事务；同有关地方、部门商洽工作，询问和答复问题。 （六）公司输变电产业集团、各事业部文件参照公司文件执行。公司各部室不允许自行发文，如确需行文，根据内容由总经办确定以何文种行文，报公司领导签发。,第三章 公文制发标准,公文用纸一般采用国际标准A4型（210毫米297毫米）。 （一）公文用纸技术标准：一般为60克80克的胶版印刷纸或者复印纸。 （二）公文版心规格：156毫米225毫米（不含页码）。 （三）公文页边：公文用纸上白边为：38毫米1毫米，下白边为33毫米1毫米；公文用

11、纸左右白边为27毫米1毫米。 （四）排版规格：正文用3号仿宋体字，一般每面排22行，每行排27字。文中小标题用3号小标宋体字或黑体字。未作特殊说明公文中图文为黑色。,第三章 公文制发标准,公司公文各要素划分为公文眉首、公文主体、公文版记。 公文眉首标识规则：公文眉首为置于公文首页红色反线（宽度为版心规格156毫米）以上的各要素，按排列顺序依次为：公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、红色反线等部分。,发文机关标识： 由发文机关全称或规范化简称 加“文件”组成。联合行文，可 以并用联署机关名称，但主办 机关应当排列在前。联合行文 单位较多时，应当保证在首页

12、全部显示。,公文要素介绍,秘密等级： 文件密级分为绝密、机密、秘 密三个等级，标注在文件首页 右上角，文件的密级越高，传 递、阅办、保管的要求也越严 格。,公文要素介绍,份号： 密级文件应当在左上角标注份 号，份号标注使用7位阿拉伯数 字，如“0000001”。,公文要素介绍,紧急程度： 文件紧急程度分为“特急”“紧急”“一般”三种，标注在文件首页右上角且秘密等级之下。电报分为“特提”、“特急”、“加急”、“平急”四种，在电文首页稿头中注明。紧急公文应当随到随办，时限要求越高，办理的速度也要求越快。,公文要素介绍,发文字号： 包括机关代字、年份、顺序号， 置于发文机关标识之下，横线之 上。如特

13、变电工发20131号。 括号用六角括号。 联合行文时，一般只标明主办机 关的发文字号。,公文要素介绍,签发人： 上行文如请示、报告等需要标 明签发人和会签人姓名。标注 的的方法是在横线右上位置先 标注签发人并加冒号，再标注 签发人姓名。标注签发人的公 文，其发文字号置于横线左上 位置，两者相互对称。联合行 文时，主办机关领导为签发人， 联署机关领导为会签人。下行 文和平行文不用标注签发人。 签发人姓名用三号楷体字,公文要素介绍,公文标题： 一般由发文机关、公文主题和 文种三部分构成。撰写公文标 题，应当把握以下几点：一是 准确简要地概括公文的主要内 容；二是准确选定并标明文种； 三是标题中除法

14、规、规章名称 加书名号外，一般不使用标点 符号。标题过长或中间需要停 顿的，可用空格或换行方式表 述。但在转行时，不得把人名、 地名、机关名称等专用名词及 主词拆开排列。四是在转发和 批转公文时，标题应当避免出 现介词和文种的重叠。如“关于” 的“关于”，“通知”的“通知”等。,公文要素介绍,主送机关： 主送机关应当采用全称或规范 化简称。如沈变集团公司、新特能源股份公司等。属于普发性文件，应当使用规范化统称。如输变电产业集团、各事业部及其所属各单位，机关各部室等。 规范化统称应当相对固定，不得随意变动。决定、意见、决议、会议纪要等没有主送机关的文件，主送机关标注在分送栏中位于抄送机关之上。,

15、公文要素介绍,正文： 正文是公文的核心，正文的内 容必须符合法律法规和方针政 策，做到情况确实，重点突出， 观点鲜明，结构严谨，条理清 楚，层次分明，文字精练，标 点准确，篇幅力求简短。,公文要素介绍,公文要素介绍,附件说明： 公文如有附件，应在正文之 下、文件落款之上标注附件 顺序和名称。主件和附件应 当装订在一起，否则，应在 附件首页的左上角注明主件 的发文字号及本附件的顺序 号。,公文要素介绍,成文时间： 成文时间是机关领导人的签发 时间。联合行文时，以最后签 发机关领导人的签发时间为准。 电报以发出日期为准。 成文日期之上，一般应署发文机关全称或规范化简称。,主题词： 根据国家机关最新

16、公文制发规定，取消主题词部分。有条件的可用条形码代替文件编号存档。,公文要素介绍,印章： 印章位于成文时间的上侧，公文右下端落款处，上不压正文，下要骑年盖月。 几个机关联合行文，应当将主办机关排列在前。用印时，机关名称上下排列的，主办机关印章在上；左右排列的，主办机关印章在左。,公文要素介绍,附注： 指公文中需要附加说明的事 项。标注在印章之下空一行， 另起一行空两格位置。根据 公文密级和工作需要，有些 公文要确定阅读传达范围， 如“此件发至各单位中层” 。请示件和函件应当在附注处注明联系人的姓名和电话。,公文要素介绍,版记应置于公文最后一页的双页码，排列顺序依次为：分栏线、抄送、制发机关和制发日期。分栏线上下1.25磅，中间线0.75磅，长度同版心尺寸。 主送：文件抬头如无主送单位或主送单位过长，不能再第一页显示正文，应在版记中表明其余主送单位。 抄送：一般抄送相应上级机关抄送可以是机关，也可以是个人 。 主送、抄送、制发机关和日期均使用3号