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1、 江西泰豪科技进出口有限公司文件THIE.CG.2007-002 江西泰豪科技进出口有限公司采购合同签订及采购实施细则1、目的与范围为适应江西泰豪科技进出口有限公司发展，规范采购工作流程，防范经营风险，责任到人，特制定本实施细则。本实施细则适用于江西泰豪科技进出口有限公司。2、采购分类 采购分类：贸易项下采购、生产所需的材料采购3、采购计划单下达31 贸易型项下采购计划单下达311贸易型项下采购计划单分为：发电机组采购计划单、SKD型项下采购计划单、发动机采购计划单、配件采购计划单，以下统称采购计划单，为江西泰豪科技进出口有限公司向外部单位签订采购合同的依据。312各区域经理将本区域内已评审可
2、排产的合同、合同评审表、及采购计划单交区域经理审核，审核后交副总进行审核。313副总对采购计划单的条款进行审核并对采购计划单进行编号，在确定收到预付款或信用证情况下或特批采购后在一个工作日之内予以下达采购计划。314出口合同监管员接到已审核的采购计划单，在一个工作日内下达到采购员，并负责跟踪采购计划单的执行情况。32 “自营产品项下”所需的生产材料采购计划单下达321 进出口公司副总对“自营产品项下”内部销售合同进行审核，出口合同监管员将已审核的内部销售合同下达电源技术商务部，若需由进出口公司提供的材料，应在内部销售合同中注明由进出口公司采购，且报电机产业本部总裁批示。322 电源技术商务部将
3、内部销售合同传递到电源技术研究所，并完成技术方案。323进出口公司副总及出口合同监管员对下达的内部销售合同进行跟踪，并督促技术方案的完成。324根据电源技术研究所下达的技术方案及与供应商签订的技术协议，进出口公司副总及出口合同监管员编制采购计划单并进行编号，在一个工作日内予以下达采购计划。325若属于进口的材料，则由销售人员填写加工贸易申请单单证部经理负责办理加工贸易手册。33 项目所需的材料采购计划单下达331 项目由项目组小组组长提出立项申请报进出口公司总经理审批，审批后的立项申请报告交进出口公司副总。332 电源产品研究所根据立项报告，与项目小组组长进行技术上交流，并确实项目的技术方案。
4、333技术方案下达：项目组的技术人员拟定技术方案报电源产品研究所所长审批，并反馈项目组组长。334项目组组长根据项目的技术方案，填写采购计划单，采用3.1贸易型项下采购流程.4、采购合同评审及签订41评审范围：长期供货协议、新增采购合同、变更供方的采购合同；42长期供货协议分为待签订长期供货协议和已签订长期供货协议，待签订长期供货协议必须在执行之前通过合同评审；已签订长期供货协议价格也需按照公司规定定期（6个月）进行评审；43合同评审时间：合同评审应在签订合同之前进行，未通过合同评审的合同(订单)不可执行；44采购价格：441采购价格的确定应通过招标或询比程序实现；采购招标按招标管理办法执行；
5、442采购询比价应以交货期限、付款条件、信用状况、质量标准等条件，作为选择供应商主要要素，向三家以上供应商洽谈询比。443询比价应有完整的记录。444已签订供货协议的物料按采购协议价格执行。但采购人员必须每月对已签订协议的物料价格进行询比跟踪；445非协议单位采购总额在人民币叁拾万元以上（含叁拾万元）的采购合同应报进出口公司总经理审批。45采购合同评审流程：451采购合同监管员负责采购合同评审工作。452采购人员接采购计划单并按采购申请的要求在合格供方名录中实施采购，供应商不在合格供方的则应进行询价记录。453采购人员在与供方洽谈意向采购合同后，将意向采购合同交采购合同监管员，合同监管员负责填
6、写采购合同评审表信息并编号，填写完毕后交采购副经理、财务负责人、进出口公司副总进行评审。454采购合同评审的主要内容包括供应商、物料名称、型号规格、单位、数量、单价、金额、要求到货时间、付款方式等信息。453采购合同监管员负责填写信息：采购计划单、采购合同号、供应商、采购人员、物料名称、型号规格、单位、数量、单价、金额、交货期、付款方式。434商务部采购副经理负责评审：采购合同中的物料名称、型号规格、单位、数量、及交货期。455财务负责人负责评审：采购合同中的供货单位、采购单价、金额、付款方式及合同内容完整；4551若是供应商为合格供方，且已签订长期供货价格协议，则按协议价格执行。4552若未
7、签订供货价格协议，则需提供询价记录。456 进出口公司副总评审：根据采购副经理、财务评审情况审核是否同意采购；457未通过评审的合同，应在一个工作日内反馈给相关采购人员进行修改或再次询比价；采购员接到信息应在4小时内反馈处理结果；458采购人员根据已审批意见与供应商签订采购合同，并凭合同评审表到进出口公司办公室加盖合同章。 459已签订的采购合同应交采购合同监管员、财务备案。5、采购物料跟踪及发货51采购人员对已签订的采购合同进行跟踪，并每天将跟踪情况填写合同推进表。52 贸易项下采购物料跟踪及发货：521根据合同推进表的内容，出口合同监管员和采购人员及时沟通，并提醒销售人员做好货款催收及发货
8、准备工作。522商务部出口合同监管员接销售人员的发货申请单，即与采购人员落实货物的尺寸、重量、包装种类、总件数等资料，在一个工作日内完成商检材料、订船、 预发货通知。523若是自营产品项下合同、SKD项下合同、贸易项下合同且供应商无法提供商检，则由出口合同监管员将材料交负责商检工作的罗家平并保持沟通。524若是贸易项下合同且采购合同中注明为供应商提供商检，由出口合同监管员负责将商检材料交采购员，由采购员提供给供应商，并由采购员负责将通关单或商检凭单（凭条）交单证主办。525货物完工后接出口合同监管员泰豪科技进出口有限公司正式发货通知及进仓通知将货物运送到指定的港口或地点。53生产上所需的采购物
9、料跟踪及发货：531 若为电源技术事业部组装所需的物料，则根据泰豪科技进出口有限公司送货通知将货物运送到机组分厂。532若为项目生产所需的物料，则根据项目组组长的要求将货物运送到指定地点。6、采购物料K3入库61商务部采购负责办理采购物料K3入库手续。62“贸易项下”采购物料，若是直接运到港口进港，则接到港口货运公司的签收单及采购合同准备办理K3入库手续。63“贸易项下”采购物料，若是运到南昌，则接到跟单员的签收单及采购合同准备办理K3手续。64生产上所需的采购物料，在运到南昌并接到跟单员或指定的领料人签收单及采购合同准备办理K3手续。65 K3手续操作：651若采购发票到位，则根据采购合同、
10、采购发票、签收单录入进出口公司K3系统交财务负责人审核。652若采购发票未到位，则根据采购合同、签收单录入进出口公司K3系统交财务负责人审核，并负责促收采购发票。653 K3入库审核依据为采购发票、采购合同、签收单；原则上在四小时内完成。654 进口物料由单证部书面申请报进出口公司副总审核后由采购员负责办理入库。7、采购付款71采购人员根据采购计划单和对外付款情况，每周五做下周资金需求计划表，交副总经理审批，审批后交财务做资金安排，财务应向副总经理及采购反馈资金安排的情况。72预付款的支付。预付款必须要有有效的采购合同，采购人员根据物资采购合同认真填写申请付款单，并在此单的右上方注明“预付货款
11、”字样，申请付款单的大小写金额不得涂改。73贸易项下采购合同支付应在资金需求计划表上注明对应的销售合同号，贸易项下采购合同预付款的支付应得到所对应的销售合同预付款项到位后方可支付，此项工作由副总经理和财务负责人在资金需求计划表和资金安排上予以控制。74应付款的支付。采购人员对物资采购过程中形成的应付帐款，有责任协助财务与供应商核对清楚，采购人员申请支付剩余款项前，应先与财务核实欠款金额、供货发票等结算手续是否齐全，考虑有无因货物数量、质量、价格等纠纷需扣减款项。然后根据核实的欠款金额和资金需求计划表，填写申请付款单。总经理事后审批财务审核付款副总经理审核75付款流程：采购人员填写申请付款单附采
12、购合同 76财务收到签字手续齐全的申请付款单后，有责任再次核实有关往来明细帐户，对供货发票等结算手续不全的单位（预付款除外）应暂缓支付，并当即告知采购人员督促供应商补全发票等结算手续后再付款；对申请付款金额大于财务有关往来明细帐记载金额的单位，应立即告知采购人员，等核实无误后再支付，杜绝超额支付。77货款支付一般采用银行结算方式，采购金额在十万元以下可用银行转帐直接支付，十万元及超过十万元金额应采用银行承兑汇票支付。特殊付款方式应由经办人提交报告给总经理并得到书面批准后方可执行；金额较小（一般一千元以内）经与财务沟通后可用现金支付。附：采购询价表、采购合同评审表9、以上实施细则从2008年1月
13、1日起试行。附：进出口公司 询价评价表 时间：采购单号：所询物料型号规格：数量：内容询价单位报价：元付款方式采购人员意见进出口公司副总意见进出口公司总经理意见附：采购合同评审表采购合同监管员： 采购合同评审编号：采购计划单采购合同号供应商采购人员物料名称型号规格单位数量单价金额交货期付款方式合计商务审核：1、是否有采购计划单 是 否 2、物料名称、型号规格、数量是否正确 是 否3、交货期是否符合采购计划的要求 是 否4、其它意见 商务部采购副经理：财务审核：1、供方是否为协议单位 是 否 2、若是协议单位，价格是否为协议价格 是 否 3、非协议单位，有无询价记录 是 否 4、付款方式是否可以接受 是 否 5、合同内容是否完整合法 是 否 6、其它意见： 财务负责人：进出口公司副总审核：1、 是否同意采购
