《淳安电大欢迎您》ppt课件

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1、第三章 办公自动化软件,3.1 Microsoft Office 2000概述 3.2 字处理软件Word 2000 3.3 电子表格软件Excel 2000 3.4 文稿演示软件PowerPoint 2000,3.1 Microsoft Office 2000概述,1文档文件：又称公文资料文件，除了包含汉字机内码、ASCII码外，还包含图形、图表和在排版时设置的各类控制符，如字体、行距、颜色等设置。版面控制符的内部码由各个文字处理系统自行规定，因此文档文件不具有通用性。 2文本文件：文本文件是一种无格式的，纯ASCII代码的文件，如源程序文件、数据文件等。它不带非规范的控制符号，也不允许插入

2、打印格式与排版控制符，因此具有通用性。,3.1 Microsoft Office 2000概述,办公自动化是把计算机技术、通信技术、系统科学和行为科学结合在一起，把基于不同技术的各种先进办公设备有机地组合起来，使办公系统具有高效率地综合处理各种办公信息的能力，从而大大提高办公效率、办公质量及决策科学水平的综合性技术。办公自动化包括数据处理、管理信息系统（MIS）和决策支持系统（DSS）三方面的内容。,3.1 Microsoft Office 2000概述,办公自动化的特点 （1）办公自动化是综合多门学科的发展迅速的新型学科。 （2）办公自动化是人机会话的信息系统。 （3）办公自动化应实现对文字

3、、数据、语音、图形和图像等信息的一体化处理过程。 （4）办公自动化以提高办公效率和办公质量为目的。,3.1 Microsoft Office 2000概述,办公自动化系统的硬件设备：计算机、计算机网络和通信线路、各种专用设备（如打印机、显示器、绘图仪、传真机、电传机、电话、扫描仪、文字识别器、语音识别器、语音发生器、光笔等）。 办公自动化的主要业务有：文字处理；电子邮件；数字、表格处理；电子会议；语音处理；文档管理和资料检索；图形图像处理。,3.1 Microsoft Office 2000概述,Microsoft公司推出的Office 2000是当前使用最广泛的办公自动化套装软件之一，它主要

4、包含了：字处理软件Word、电子表格Excel、关系数据库Access、文稿演示软件PowerPoint、邮件传输和协作客户端程序Outlook 、网页制作工具FrontPage、图片处理软件Photo Draw和排版软件Publisher。,3.2 字处理软件Word 2000,启动 （1）在“开始”菜单中，选择“程序”，再选择“Microsoft Word”，单击鼠标左键。 （2）双击桌面快捷图标。 （3） 在资源管理器或我的电脑中找到所在文件夹，双击Word2000的应用程序winword.exe或快捷方式的文件名或其图标。 （4）若在“开始”菜单的“文档”子菜单中有Word文档，可直接

5、用鼠标左键单击该Word文档，或双击资源管理器或我的电脑中的Word文档，就会启动Word 2000应用程序，同时打开该Word文档。 （5）“Microsoft Office”快捷工具栏。,3.2 字处理软件Word 2000,退出 （1）双击控制菜单图标。 （2）单击控制图标，再选“关闭”。 （3）单击“文件”菜单的“退出” 命令。 （4）单击窗口右上角的“关闭”按钮。 （5）直接按Alt+F4。,3.2 字处理软件Word 2000,关闭当前Word文挡窗口 （1）双击控制菜单图标。 （2）单击控制图标，再选“关闭”。 （3）选择“文件”菜单的“关闭”命令。 （4）单击窗口右上角的“关闭

6、”按钮。,3.2 字处理软件Word 2000,3.2 字处理软件Word 2000,Word：窗口组成 1文本区：Word 窗口正中央的一块区域，用于显示正在编辑的文档。文本区中的闪烁的“I”形光标，称为插入点。 2标题栏：用来显示当前正被编辑文档的文件名。 3菜单栏:：Word 的菜单栏有九项菜单命令：文件、编辑、视图、插入、格式、工具、表格、窗口和帮助，各项菜单都有下拉式菜单提供各种功能的命令。 4工具栏：Word 包含多种工具栏（“常用”工具栏、“格式”工具栏、“绘图”工具栏、剪贴板工具栏等），工具栏包含许多按钮，每一个按钮代表一个常用的命令。,3.2 字处理软件Word 2000,5

7、标尺：标尺分水平标尺和垂直标尺，用来查看正文的宽度和高度，以及图片、图文框、文本框、表格等的宽度，还可以用来排版正文 6滚动条：滚动条分垂直滚动条和水平滚动条，用来移动文本区。 7状态栏：状态栏在 Word 窗口的底部，用于显示用户当前正在工作的信息，提供插入点位置的统计数字，以及命令简要描述等重要的状态信息。 8选定栏：文档窗口左边的一列空列，用来选定文本。,3.2 字处理软件Word 2000,建立新文档：选择“文件”菜单的“新建”命令或单击常用工具栏上的“新建”按钮，在“新建”对话框中，选择合适的文档模板，按向导创建与该模板相同的文档。 打开原有文档：单击常用工具栏上的“打开”按钮或用“

8、文件”菜单的“打开”命令；如果用户要打开最近处理过的文件，可以在“文件”菜单下选择“文件名”。,3.2 字处理软件Word 2000,4、文件的保存：用“文件”菜单的“保存”或“另存为”命令或常用工具栏的保存按钮，在文件另存时，可以改变文件的类型。 也可设置为自动保存：选择“工具”菜单的“选项”命令，单击“保存”选项卡。选中“自动保存时间间隔”复选框，并在边上的微调器中输入或选择间隔时间（1120之间）。单击“确定”按钮。,3.2 字处理软件Word 2000,输入文本：在文本区中输入正文内容，插入文本需设置成插入状态，改写文本可设置成改写状态， 用“插入”菜单中的“符号”命令或用“软键盘”可

9、输入特殊符号 用“插入”菜单的“文件”命令，可插入文件。 插入时间和日期 插入时间和日期的方法是：使用“插入”菜单“日期和时间”命令。,3.2 字处理软件Word 2000,文本的选定操作 、选定一行：在该行前的选定栏，单击左键； 、选定多行：在需选定的第一行或最后一行的选定栏，按下左键拖动； 、选定一段：在该段前的选定栏，双击左键； 、选定多段：在需选定的第一段或最后一段的选定栏，双击左键并拖动； 、选定整个文档：在定位选定栏，三击左键；或用快捷键Ctrl+A；或用“编辑”菜单的“全选”命令。,3.2 字处理软件Word 2000,、选定一个图形：单击该图形。 、选定一个竖直文本块：按住Al

10、t键，然后拖动鼠标。 、选定任意两指定点间内容：单击这块文字的开始处后按住Shift键，再单击该块文字的末尾处；或拖动鼠标从这块文字的开始处至末尾处；或单击这块文字的开始处，利用滚动条，将这块文字的末尾显示在屏幕上，再按住Shift键，单击该块文字的末尾处，最后松开Shift键。 9、取消选择：单击任意未被选择的部分；或按任意一个光标移动键。,3.2 字处理软件Word 2000,撤消和恢复 （1）撤消：用“编辑”菜单的“撤消”命令；或用常用工具栏上的撤消按钮；或用快捷键Ctrl+Z。取消多步操作，可以单击撤消按钮右边的箭头，然后单击想要撤消的操作。 （2）恢复：用“文件”菜单的“恢复”命令；

11、或用常用工具栏上的恢复按钮。,3.2 字处理软件Word 2000,移动和复制 （1）移动操作 用命令方式： 选择要移动的对象；用“编辑”菜单的“剪切”命令或用常用工具栏上的“剪切”按钮或用快捷键Ctrl+X；移动到目标位置；用“编辑”菜单的“粘贴”命令，或用常用工具栏上的“粘贴”按钮或用快捷键Ctrl+V或在“剪贴板”工具栏上单击粘贴对象。 用鼠标方式是： 选择要移动的对象；拖动鼠标到目标位置。,3.2 字处理软件Word 2000,（2）复制操作 复制操作与移动操作类似，在用命令方式时把“剪切”命令改为“复制”命令或用常用工具栏上的“复制”按钮或用快捷键Ctrl+C；鼠标方式时拖动的同时需

12、按住Ctrl键。,3.2 字处理软件Word 2000,查找和替换 （1）查找 单击“编辑”菜单的“查找”命令，在“查找和替换”对话框选择“查找”选项卡，输入查找内容，单击“高级”按钮可设置搜索范围、设置是否区分大小写和全字匹配和使用通配符和区分全/半角和同音等搜索方式、设置格式和输入特殊字符等，单击“查找下一处”按钮。 （2）替换 单击“编辑”菜单的“替换”命令，在“查找和替换”对话框选择“替换”选项卡，输入查找和替换的字符串，单击“高级”按钮可设置搜索范围、设置是否区分大小写和全字匹配和使用通配符和区分全/半角和同音等搜索方式、设置格式和输入特殊字符等，单击“替换”或“全部替换”按钮。,3

13、.2 字处理软件Word 2000,自动图文集 创建自动图文集词条：选择文本或图形，单击“插入”菜单的“自动图文集”菜单项的“新建”命令项，在“创建自动图文集”对话框中输入词条名，单击“确定”按钮。 引用自动图文集：输入词条名，再按F3功能键。 删除自动图文集词条：单击“插入”菜单的“自动图文集”菜单项的“自动图文集”命令项，对话框列表中选择要删除的词条，单击“删除”按钮。,3.2 字处理软件Word 2000,自动更正 创建自动更正词条：选择文本或图形，单击“工具”菜单的“自动更正”命令项，在“自动更正”对话框的“替换”栏中输入词条名，单击“添加”按钮。 引用自动更正：输入词条名后按空格或标

14、点。 删除自动更正词条：在“自动更正”对话框，在列表框中选择要删除的词条，单击“删除”按钮。,3.2 字处理软件Word 2000,Word：字符格式化 Word字型、字体和字号的缺省设置值是常规字形、宋体、5号字。 字符格式设置方法： 方法一：先选择文字，后用字符格式化命令，设置所选文字格式； 方法二：不选择文字，先用字符格式化命令，则设置插入点位置输入的文字格式。,3.2 字处理软件Word 2000,1、设置字型、字体和字号等： 使用格式工具栏设置；或单击鼠标右键，单击快捷菜单中的“字体”命令；或选择“格式”菜单的“字体”命令，在“字体”选项卡中设置。 2、设置字符间距：在“字体对话框”

15、的“字符间距”选项卡可以调整字间距。 3、设置字符效果：在在“字体对话框”的“ “文字效果”选项卡中设置。 4、格式刷：用于快速复制格式。 选择要复制的对象A，单击格式刷可将格式复制到一个对象上；双击格式刷则可以将格式复制到多个对象上，鼠标每拖动一次，都会复制一次格式，直到再次单击格式刷按钮或按Esc键或修改或插入文档的内容。,3.2 字处理软件Word 2000,在Word文档中每输入一个段落按一下Enter键，产生一个段落标记。段落标记中储存着该段落的格式：段落的对齐和缩进、行距、段落间距和制表位。 段落格式操作：只作用于当前段落或选定的段落。 方法一：使用格式工具栏。,3.2 字处理软件

16、Word 2000,方法二：使用标尺 首行缩进图标：用来控制所选段落或插入点所在段落第一行首的位置。 悬挂缩进图标：用来控制所选段落或插入点所在段落第一行后各行的位置。 左缩进图标：用来控制所选段落或插入点所在段落左边线的位置 右缩进图标：用来控制所选段落或插入点所在段落右边线的位置,3.2 字处理软件Word 2000,方法三：用“格式”菜单的“段落”命令或快捷菜单的“段落”命令。 方法四：用格式刷复制段落格式。先选择含有格式的段落标记，单击或双击格式刷（多次复制格式），再单击需要获得格式的段落。,3.2 字处理软件Word 2000,对选定的文字、段落、页、表格单元格或图添加边框和底纹。 1边框 （1）添加边框 方法一：用“格式”菜单的“边框和底纹”命令。 方法二：用格式工具栏上的“字符边框”按钮为选择的文字添加边框； 或用表格和边框工具栏为文字或段落添加边框。 （2）取消边框：选择带边框的对象，使用“格式”菜单的“边框和底纹”，在“边框”选项卡中选择边框类型为“无”。或用边框工具栏