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1、荆棘丛中探索信息化管理新路 界龙企业管理信息化建设之初探:.界龙集团董事长费钧德 这是一个信息高度膨胀、科技高速发展的时代，全球化经济和信息化社会的大趋势下，“信息化”这一名词已进入社会生活的方方面面。党的“十六大”提出“以信息化带动工业化，以工业化促进信息化”的国策方针，将信息化建设提升到了前所未有的高度。在这一时代背景下，我公司“十年磨一剑”，自主研发了界龙ERP（enterpriseresourceplanning）系统，并在下属多家子公司实施，取得了较为满意的效果。回首界龙ERP开发的十多年路程，荆棘满布、难关重重，感触颇多，下面就界龙在管理信息化建设方面的初步探索作简要回顾，以求教于
2、同道。 一、企业管理信息化建设之必然性 首先，管理信息化是企业规模壮大、与时俱进的必然要求。信息化时代的到来是对企业的管理模式的一次革命，而企业管理信息化建设便是这革命的中心，人与计算机相结合的管理模式将取代原先单纯的人工管理模式。上世纪八十年代，企业使用人工管理，这一模式在企业规模较小时尚可“以人为本”地发展生产，但企业规模发展至数百上千人、年产值发展至上亿元之时，在计划与生产进度的掌控、出入库管理、应收账款管理等方面就明显捉襟见肘，既费时耗力，又造成诸多人为的紧张与失误。九十年代之后，即使是小型企业也需要运用ERP管理软件，否则，在交货时间、与客户沟通、管理成本等方面都将明显处于劣势，可见
3、企业管理信息化建设是大势所趋。人机结合的管理模式的取而代之将有助于管理者及时了解生产进度、库存物料使用、库存资金占用、账款回收、成本核算等信息，从而使经营者实时全面地掌控整个业务流程，最终达到提高经济效益的效果。 其次，管理信息化也是包装印刷行业的特点使然。包装印刷行业是介于制造业和服务业之间的生产服务业，其特点决定了ERP软件需具有独特模式。此外其产品包装极其个性化、加工品种多样化、复杂性的特点决定了市场上通用软件对包装印刷企业的不可适用性。包装印刷行业的种种特点凸现了对专业的包装印刷ERP需求的艰难复杂，又显得更为迫切重要。由于包装印刷行业是以制造业的生产方式来开展服务业的业务，通俗地讲：
4、“没有产品，却有着做不完的产品”。以我集团子公司上海外贸界龙彩印厂为例：从2004年4月1日截至2004年12月6日，总共承接的511家客户的6718个合同中要求加工定做13849个产品，总计24519个印件。平均每一工作日生产66个产品、117个印件，这些产品、印件在规格尺寸、原辅材料、技术工艺、后道加工等许多关键核算元素上很少雷同（这些元素的排列组合趋向于无穷大）。针对每一产品都必需开具专用的工艺施工单（即物料清单-BOM(billofmaterials)），然后才能根据该施工单安排生产步骤。与此同时，众多的客户群决定了其交易习惯和合同约定的千差万别，对递送服务、客户管理和账务管理等管理子
5、系统也提出了很高的要求。以上种种问题恰恰是通用ERP软件难以解决的难题。曾有一家国内知名软件供应商，在推介其通用ERP产品适用性的时候，明确表示包装印刷行业不包括在内，可见包装印刷行业ERP系统的设计研发是极具挑战性的。包装印刷行业的特性决定了界龙集团不应该、也不可能套用已有模式或选用通用ERP软件，只有走自力更生、自主开发的道路，才能找到适应于行业特点、适用于企业管理的ERP系统。 再次，国际管理信息化建设的先进成果有助于包装印刷业ERP系统的开发。正当我公司规模日益壮大、盼望有更加科学高效的管理手段来武装企业之时，本人于1987年在新加坡某企业发现了ERP这个“宝贝”。于是，回国之后，我们
6、就策划自己开发ERP软件。受到国际先进ERP系统开发成功经验的启发，我们坚定了自行开发的信心。目前大多数软件供应商仍处在完全按照用户需求提供个性化开发阶段，与企业管理的具体要求相去甚远。当前，国内的ERP系统整体水平仍处于探索初期，进一步的发展需要借鉴国外先进经验，奉行有所甄别的“拿来主义”的做法有利于缩短开发周期。 二、企业管理信息化建设的途径 作为信息化建设的核心内容，界龙ERP经历了一个从艰难起步、遭遇瓶颈、克服难题，到快速提升、收效甚佳的过程。 起步于上世纪八十年代末，首当其冲的难题是当时包装印刷的从业人员中找不出具丰富管理经验的软件编写工程师，计算机专业人才凤毛麟角。国内业界找不出理
7、想人才，退则求其次，先找一个会编写软件的人才干起来。但新的问题又出现了，企业经营者人才又不懂计算机操作与软件开发，很难按软件开发人才的要求提供管理信息。ERP项目实施的关键在于帮助企业完成业务流程重组和管理模式的改变，在于项目推进与项目控制，项目推进保证项目实施的价值，项目控制确保项目的成功。经过几年磨合、沟通、整合，经营管理者与软件开发者初步达成共识，先开发出符合企业实际的几个管理模块。从中我们认识到，开发ERP软件的人才必须先熟悉企业的生产管理流程，善于同企业经营管理者沟通交流，ERP所需要的实施服务人员并非一定是计算机或软件专家，而是拥有丰厚行业背景与经验的管理人才。鉴于此，我集团子公司
8、管理人员与软件开发人员就印刷生产与业务流程及IT等方面的知识进行充分有效的互相交流学习，从而培养出一支懂管理懂IT的ERP实施服务团队。 鉴别ERP真伪的关键在于项目实施是否给企业带来业务流程和管理模式的改变，以及是否给企业带来管理的提升而非仅仅是报表和单据的电子化与办公自动化。因此，在业务流程被代码化的基础工作完成之后，便进入了提升发展阶段，此阶段的关键是要将生产与业务的各流程和环节统一化、链条化、完整化。从接受订单制订工艺安排生产领用材料各工序的流转送货及运输的调度实现销售货款回笼，界龙ERP系统制订了一套完整合理的流程。保证了信息的完整性和一致性，避免了各类人为差错。在诸多流程环节上的严
9、密控制和监督，有效地堵塞了各种漏洞。例如：降低纸耗是节流的一个重要方面。系统不仅可以做到事后跟踪分析，更重要的是，在发生超损用纸的时候就强制性地将责任部门和责任人记录在案。又如，ERP系统可以随时对大宗物资（纸张）采购进行比价和分析，对采购环节中可能产生的经济漏洞加以有力的遏制。只有这样通过ERP系统对每一流程分别授权，各流程各司其职又相互制约，形成的严密制约体系。 由此，ERP规范了企业经营管理，使“管理出效益”成为可能，而ERP的监控功能也应运而生了新型的员工奖惩制度，通过ERP可以知晓哪些员工既能保质保量完成生产任务，又能节约资源减少浪费，通过此奖惩制度减少了资源浪费，也激起了员工的生产
10、积极性。因此，我公司管理信息化建设的提升促进和扩大了降本增效的成果。2006年，我公司在全国包装印刷行业经济效益排行榜中，人均年创利税名列第二。 三、实施管理信息化建设的意义 上世纪末，我公司自行开发的ERP系统已相当成熟，名之以“印友ERP”管理软件，成为企业管理的大脑和左右手，除了上述提出的有利于降本增效之外，还具有较高的商务智能，促进企业精细化管理，促进业务结构优化等重大作用 （一）、使商务智能化 运用商务智能提高企业的市场竞争力。在与客户签订合同时，经常会碰到下列问题：该客户的信用情况如何？某产品在价格上是否还有让利空间？某种纸张的库存情况如何？各类设备的产能负荷如何？这些需要及时做出
11、的反应和判断，通过界龙ERP系统都能得到准确的答案。 商务智能还为企业建立了自动预警机制。例如纸张的库存积压，某些客户货款回收拖拉，形成坏账；某些订单迟迟未能履约，可能会带来违约责任；某些客户的订单在逐渐减少，业务流失等等。在传统的管理模式下很难发现的异常和风险，通过ERP系统可以及时揭示，做到防微杜渐，减少、甚至消除由此带给企业的损失。最大限度地运用商务智能，使得企业在瞬息万变的市场环境中有备而战、领先一步。 （二）、使管理精细化 通过界龙ERP系统使精细化管理的思想变为可行，而精细化管理正是企业向管理要效益的有效手段。 界龙的精细化管理首先体现在对部门和员工的绩效考核方面。考核的依据必须量
12、化为数字，如果通过手工计算考核数据，需要投入大量的管理成本，得不偿失。从界龙ERP系统中可以方便地提取考核所需的成本投入，获得及时准确的考核数据。这样，绩效考核用数据来说话，就极大地增强了员工的积极性，使其具有科学性和说服力。 精细化管理还体现在成本核算方面。由于印刷业的产品具有多样性和不可比性的特点，在传统的管理模式下，企业要做批量成本核算和分析非常困难。界龙ERP系统，却能充分挖掘系统的基础信息，以极小的成本投入实现了批次成本和分步成本核算，每个产品的利润率是不同的，每个客户的加权平均利润率也是不同的。通过成本分析、我们可以将不同利润率的产品和不同利润率的客户清晰地加以分类，由此发现不同客
13、户对企业的利润贡献度（包括利润率和利润额）,由此产生的一整套数据可以充分反映企业经营的状况。经营者可以据此对症下药，不断提高企业的盈利能力。 （三）使业务结构优化 举例来说，某子公司在一段时间内，产品质量问题频繁发生。寻找企业内部原因时，则有员工抱怨工作太多、忙不过来。通过界龙ERP系统对该企业该时间段进行业务结构分析，发现该企业承接了较多的零散订单（20.60%），而这些订单金额总计只占业务总量的0.36%。也就是说企业投入了二成多的管理力量来应付这不到0.5%的产量。通过分析，企业决策层调整了业务结构、放弃了一部分小额订单，把业务开发重心放到较有规模实力的客户和较大的订单上。到年底时，该企
14、业业务总量不仅没有损失，反而因为质量和信誉的提升而得到较大增长，使大客户、品牌企业的业务总量和业务比例不断提升 实践证明，决策参谋功能为企业决策层在产能扩充、设备购置和改造、业务结构调整、资源配置等多方面的重大决策提供了高效可信的数据依据，成为企业管理的好参谋、好助手。 现在，通过网络技术，公司对下属骨干企业实现了集团监控，使企业生产经营过程中产生的数据能够及时上报总公司，并由总部职能部门对这些数据进行监督审核，逐步实现集团控制和整体效益最大化的目标。同时，把从事ERP系统开发维护工作的原光明信息管理科技公司改为公司IT管理总部，强化了集团内部企业的管理水准。 回顾界龙集团的十多年管理信息化建设之路，决非一帆风顺。它是一种探索，更是一道标杆。在此我仅谈及此过程中的一些探索性工作，籍此抛砖引玉。我界龙ERP系统还要不断地完善，始终保持其在管理理念上的前瞻性及在管理手段上的全面性和先进性。希望包装印刷业这一与人们生产生活密切相关、追求完美的传统行业，能够走管理信息化建设之路，在提升管理水平的同时，使千年文明古国的印刷业重焕青春，以立于世界民族之林，沟通美丽、传承文化，迎接包装新时代的到来。
