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1、 商务英语论文英语语法论文商务英语礼仪论文：商务英语礼仪文书中英语规范探析摘 要：从英语语法及词汇运用的角度出发,通过援引实证例句，针对性分析了在现代商务英语应用文中,特别是礼仪文书中为了展现出得体切题的情绪态度及礼貌风范，所要避免的词汇,句型的错误选择，及修饰性词语和委婉达意句型的甄选。旨在为规范商务英语礼仪文书提出建议。关键词：商务礼仪;文书;英语;规范从产品的商业化萌芽到经济全球化趋势日趋成熟的21世纪，商业贸易不仅经历了从点到面，从区域到全球的发展过程，并且也已不止是单纯的盈利性行为，而是在更大程度上成了不同国家、地域文化之间交流、碰撞的载体。在应对全球化经济贸易狂潮的过程中，外贸从业
2、人员不可避免的需要运用到英语应用文书进行合同的沟通，突发事件的协商，以及企业之间友好关系的构建等等。而在这之中，商务礼仪文书则占据了格外重要的位置。因为在享有礼仪之邦这一盛名的我国，一家企业的良好的商业风貌及商业信誉正是通过对外的礼仪文书展现出来的，而对外所写的商务礼仪文书要体现我国的外贸政策和外交礼节,既要遵守国际贸易的习惯，又要维护自身的利益，做到不卑不亢，得体脱俗，落落大方。常见的礼仪文书包括：祝贺信，致谢信，慰问信，邀请信等等，因此在英语商务礼仪文书中，字词句的斟酌挑选同样重要，英文单词与句型也可以做到字字珠玑。1 商务礼仪文书中动词及形容词的选择规范1.1 情态动词的正确使用，使表达
3、委婉西方民族采取的是客体思维方式，即要求写信人持有“your attitude”，而并非“our attitude”，同时力求语言客观、公正、严密。采取客体思维的英语在表示意见的时候，倾向于间接婉约，用劝说建议的方式(persuasive)，表示肯定或否定。在英语语法中，情态动词本身具有一定的词义，但是要与动词原形及其被动形式一起使用，给谓语动词增添情态色彩，表示说话人对有关行为或事物的态度和看法。个别情态动词有过去式和现在式两种形式，过去式用来表达更加客气，委婉的语气，时态性则不强。这一点符合客体思维方式，因此在礼仪文书中，情态动词因为其的得体性，应该多多使用，为句子润色。例如：Most u
4、nfortunately, we shall be unable to avail ourselves of your kind invitation on account of a previous engagement. 这里情态动词 shall 的使用，使整句的语气更加委婉，客气而得体地拒绝了对方的邀请。下例是一家企业的祝贺信的节选：I should to have attended the significant celebration of your own translation company but I am afraid I cannot because of some ur
5、gent events. So here let me offer my heartfelt congratulations on the happy occasion and wish you company a bright future.从以上这封祝贺信中我们可以看出，这里的情态动词 should 原始意味“想必会，理应”，这里与 have +过去分词连用，构成了虚拟语气，表示“理应做却没有做”，运用在这里使自己的身份得以放低，站在对方的立场上措辞，给予对方充分的体谅和照顾，始终将对方的愿望放在第一位，有利于良好企业形象的建立。1.2 情绪动词的正确使用，使感情真实真切因为商务礼仪文书是
6、为了表达发件公司或者企业的，针对某个事件的主观情绪表达，所以在该类文书中，我们最常见到的就是各类情绪动词的使用。情绪动词就是能激起人们某种感情变化的动词，而在现代英语写作中，往往情绪动词的现在分词-ing和过去分词-ed多数都已经形容词化，构成分词形容词。这些词已失去了动词的性质，大多可被副词very或too所修饰，有的还有比较级的变化。在商务礼仪文书中，祝贺信、致谢信、邀请信等信件中正面情绪的形容词使用较多，如amaze, delight, charm, encourage, excite, interest, impress等等。这类动词的形容词形式有着积极的正面情绪意义，正确得体的使用会
7、使礼仪文书措辞热情、诚恳，使收信人感到写信人的真心实意的祝贺或致谢、邀请等。下面三个例句源自一家企业的祝贺信：例1：The award will prove delightful to many people who know you and the efforts you have made.例2：Our colleagues and I are deeply impressed by your work in our mutual business transactions over the past years.例3：I am so happy that the many years o
8、f service you have dedicated to global travel and marketing has been recognized and appreciated.从以上三个例子中我们可以看出，正确且不夸张的情绪动词 delightful, impress, appreciate, recognize的使用，使这封祝贺信的感情真实，赞扬恳切，赞美之词没有过分夸大。并且所选的词汇偏书面，正式，是信件整体显得庄重、严谨。而在慰问信等表达负面情绪的信件中，情绪形容词的选择则更应慎之又慎，切忌情绪太过悲观、主观和口语化，且要诚恳、真切。例如：We were distress
9、ed to have received the news of the passing of your marketing manager Mr. Washington. 这里的“be distressed at some sad news”是“因不幸消息而悲痛”，运用在这里既切合主旨，又没有过分夸张的情绪，且词汇偏正式，既表示了恰到好处的同情安慰，又显良好的企业礼仪风貌，给双方的合作关系也带来了好处。2 商务礼仪文书中句型的选择规范2.1 圆周句，松散句，平衡句的交错使用，加强结构工整圆周句（periodic sentence）的特点是，主要信息或实质部分迟迟不出现，直至句尾，以此造成一种悬
10、念，吸引读者的注意力。圆周句结构较严谨，多用于正式语体。松散句(loose sentence) 又称“松弛句”。它与圆周句恰恰相反：把主要信息或实质部分首先提出来，随后附加修饰语或补充细节。在商务这一追求效率和利润的特殊语境下，应用文的表达一直被要求简洁高效，即用信息含量极大的简单句，并列句，复合句等等。因此在商务应用文写作中，松散句被较多使用，还有一种具有排比修辞功能的平衡句（balanced sentence）也经常被用来润色文章。但是在礼仪文书中，由于其的信息性次于感情表达性及措辞恳切性，我们也经常可以发现复杂严谨的圆周句的身影，例如：例1：We understand that, due
11、 to recent flooding of the Yangtze River caused by heavy rains, your factory in Wuhan was damaged.例2：Because you have been outstanding member of the marketing team during your years of service here, Im glad to inform you that you will be promoted to the position of Director of Markets effective from
12、 November.在以上两个例子中，圆周句的使用使句子更加严谨详细，并且使感情更为丰富有力，信息内容更加明确。在商务礼仪文书中善用圆周句与常见的松散句，平衡句结合，可以使句式呈现出松散有致的结构，增加了文书的行文美感。2.2 被动句的使用，使文书客观有力被动语态是英语中常见的语法现象，因为其极强的交际语用功能，能够表达主动语态无法表达的语用句型，在商务应用文中发挥着不可取代的作用。无论是用it做形式主语，还是用人或物做主语，人称的变换避免了主观性，达到了追求客观的效果。所以商务礼仪文书中的被动句最为明显的语用特征是客观、公正。根据语用学理论，在语言交流中，向对方发出命令或请求、给对方以压力，
13、或向对方提出建议或忠告时，如果使用方式不当。可能会威胁到对方的面子，从而导致合作失败。所以为了避免不愉快的发生，双方有意识地避免直言不讳，但能让对方推断出自己的意图，既维护了双方的面子，又达到了联系友谊，沟通交流的目的，符合礼貌原则。我们可以看以下的例子：例1：Unfortunately, Im not allowed by my schedule in March to attend this significant celebration.例2：It is estimated that there will be more than 1,000 manufactures from ore
14、than 30 countries and areas participating in the Fair，and all the manufactures will be linked together by it and provided with opportunities of follow-up cooperation in variety of fields.在例1中，被动语态有明确的被动者和施动者，表达清晰，语义明确，并且通过将受事放在主语位置，更能突出所要说明的话题，使语篇的语气表达委婉而礼貌，使拒绝的理由可靠。而例2中采用被动语态避免了人称代词，不涉及个人因素，具有客观性，结
15、构严谨，是论述更加客观、中立，满足了商务应用文提供并分析信息的基本要求。由此可见，在商务礼仪文书中，被动语态的正确使用，可以让文书的语义明确，理由充分客观具体，也是构成一篇高档次的礼仪文书的必备规范之一。对外商务礼仪文书的功能不可小觑，它是一个企业的商业形象和商业信誉最好的展示平台之一，也是加强企业之间友好关系的有效手段之一。通过以上的论述和分析我们可以看出，对外礼仪文书不同于其他商务应用文，它对外贸从业人员的英语知识水平要求远高于外贸专业知识水平。因此全面掌握礼仪文书书写中所需要的对英语单词、句型选用的知识，能够更好的帮助外贸从业人员进行跨文化交流与合作。参考文献1李太志.商务汉英写作修辞对比分析与互译M.北京：国防工业出版社,2008.2梁颂宇.谈商务英语中被动语态的应用与翻译J.广西大学学报,2001.
