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1、电子档案数据备份模式选择应注意的问题-高等教育学论文电子档案数据备份模式选择应注意的问题 电子档案数据备份模式选择应注意的问题 巩淑芳 （鹤壁职业技术学院，河南 鹤壁 458030） 摘要本文针对电子档案数据备份模式选择应注意的问题进行分析，阐述了电子档案数据备份模式选择的原则、备份方案应满足的要求，分析了电子档案数据备份模式选择应注意的问题。 关键词电子档案；备份；模式；选择；问题 随着档案界对档案保护体系建设的重视和完善，针对电子档案的数据备份，出现了多种建设模式和备份方案，基于不同角度可以归纳为不同类别的模式。按照档案备份所涉及的地理范围不同，备份模式可以分为本地备份、异地备份、两地互援
2、备份和区域备份；按照备份中心建设方式不同分类，目前主要有自建、共建、外包三种模式：按照保管机构的不同分类，包括文件形成机构备份、社会商务性机构备份中心、数字档案馆备份中心三种模式。 档案馆应根据各自的基础设施、经济实力、管理人员素质等情况来选择，适合本馆实际情况和业务特点的备份模式才是最好的方案，所以档案机构在选择电子档案数据备份模式时需要注意以下几方面的问题。 1电子档案数据备份模式选择的原则 电子档案数据备份模式选择应满足以下的原则要求： 1.1经济实用原则 档案部门在选择档案备份模式时要从实用的角度出发，根据自身的资金、设备、人员状况，灵活地选择备份方式、备份设备和备份软件。档案备份不可
3、能一步到位，应按照先重要档案后一般档案、先历史档案后现行档案、先使用率高的档案后使用率低的档案顺序，分步实施，持续推进。购买的备份设备和采用的备份技术，应切合实际、经济适用，充分考虑系统对未来发展的可扩展性和对各种技术规范与文件格式的兼容性。 1.2多元化原则 多元化档案数据备份原则可以应付风险的多元性，更加可靠地保全档案数据。多载体备份可以避免存储介质由于可能存在的产品缺陷而带来的数据损失；多技术备份可以减少技术淘汰后数据丢失的风险；多方案备份通过采用不同的程序、介质、格式来备份档案数据，达到缓解技术淘汰带来的风险的目的。 1.3因地制宜原则 选择备份模式时，必须始终坚持一切从实际出发。根据
4、档案部门的实际情况、地方政策要求，综合各方面因素、权衡利弊，从而选择最佳方案。如在多灾难多地震带地区，更多的考虑选择异地备份；人力、资金、技术充足的档案机构可以选择自建或共建模式。反之，则选择外包服务模式建立备份中心。总而言之，各个档案馆自身的技术、经济实力以及地区特点等是备份模式选择的重要因素。 2备份方案应达到的要求 2.1与备份要求、目的相一致 备份目的决定了备份方案的制定，因而也决定了备份模式的选择。不同的备份模式所达到的目的和要求也各不相同。如离线备份有利于实现档案信息的安全管理，而在线实时备份则为容灾和灾难恢复提供了便利；异地备份能更好的满足容灾和灾难恢复的要求；区域集中备份中心的
5、建立在实现信息安全的前提下节约了项目建设的成本；馆际联盟互助备份在实现资源共享时，却因职责分配的不明确带来了潜在的不安全因素。因而在选择备份模式时，我们必须从备份的要求、目的出发，选择最合适的模式，从而建立相应的备份方案。 2.2实现档案信息安全、保密、稳定存储 备份的最终目标就是确保档案信息的安全，无论选择何种模式，其前提必须确保档案信息的可靠性、正确性，使得档案的历史凭证和现实依据作用得以发挥。此外，档案资源中存在着大量的保密信息，因而备份数据一旦出现问题，必将造成不可估量的后果，这更要求我们必须时时刻刻都将安全放在首位，从硬件、软件、管理、人员、制度等各个方面入手，降低风险，确保档案数据
6、安全、可靠。 2.3符合成本控制和经济效益的要求 数字档案备份工作是一项长期且复杂的系统工程，需要大量人力、物力的消耗，因而在选择数字档案备份模式时考虑到成本效益的观念，要讲求经济效益，节约保存成本，以最小的投入获得最大的收益。数字档案保存需要大量的载体设备，软硬件设施，幵销巨大，任何单个的档案机构都难以承担，这使我们在备份模式的选择时要符合成本控制和经济效益的要求。 3电子档案数据备份模式选择应注意的问题 档案机构选择何种备份模式由其自身的技术、经济实力以及备份需要所决定，因此档案数据备份模式选择时一定要注意以下问题。 3.1与档案机构相关的因素 人员方面。包括人员的数量和质量。数字档案备份
7、中心的建设，由始至终都需要不同学科领域的专业人员共同完成，涉及档案、信息管理、计算机、法律等各个领域。档案机构里具备备份专业知识并能从事备份工作的人员数量越多、专业素养越好，备份中心的建设越能满足业务需求，安全性、稳定性越高。 资金方面。备份中心的建立需要耗费巨大的财力，并且备份中心完成后，后期的维护管理费用也是不小的开支。资金投入的多少关系到数字档案备份中心建设的速度快慢和规模大小，也关系到其能否长期有效运行，所以档案机构的资金来源，以及资金的稳定性影响着备份模式的选择，单位资金力量的大小决定着备份中心建设方式的选择，以及采用何种备份技术。 技术方面。数字档案备份中心的核心内容是备份系统的建
8、设，我们的备份目标是用较少的备份载体完成大量档案信息的备份，用较长寿命的介质确保档案信息的长久可读。因而，硬件设备的配置和软件平台的设计是关键。单位内部的软硬件设备包括安全的网络环境，相应的备份软件系统以及各种类型的备份介质等等。如在技术力量薄弱时，一般采用外包或者共建的方式，建立区域备份中心或者多单位（部门）共同合作；反之，则往往釆用自建模式，建立数字档案备份中心。 业务要求方面。社会公众利用频率的高低也影响着模式选择。使用频率越高，档案数据遭到威胁的可能性越大，使得备份的周期缩短，备份的次数变多。不同档案机构中对数字资源的使用情况不同，在一定程度上也影响了备份方案和备份策略的制定。 档案数
9、据数量方面。一方面，数据量的大小决定着存储架构模式的选择，如NAS备份模式则不适用于大数据量的传输。另一方面，无论单位拥有的数据量是多或少都必须拥有完备的软硬件系统，而硬件及软件的配置是一笔庞大的一次性的资金投入，对于档案数据量少的档案部门而言，这将是笔巨大的投入，迫使其中资金不充裕的机构不得不放弃自建模式，而考虑使用其他建设模式。 3.2与备份需要相关的因素 备份所需时间。备份所需的时间是衡量备份模式好坏的一个指标，符合业务需求的备份方案则更利于备份数据的实现。 恢复所需时间。当遇到灾难时，档案信息恢复的时间也是衡量模式好坏的另一指标。恢复时间越短，则受到的可能威胁的因素就越少，越能保证档案
10、信息的安全。 安全等级。容灾备份中心的安全根据国际标准SHARE78分为七个等级：0层-无异地备份1层-实现异地备份；2-热备份站点备份；3-在线数据恢复；4-定时数据备份；5-实时数据备份；6-0数据丢失。备份中心完成后应达到的安全级别是备份模式选择应考虑的重要因素。 建设周期。也就是指项目建设从开始到完成需要花费的时间，如自建模式，需要档案单位从备份方案的需求分析、设计规划、实施建立到运行维护都参与其中，因而建设时间最为长久；异地备份旳实现相较于本地备份，其建设周期更长久。 备份载体。当前，档案备份的介质形式多种多样，光盘、磁带、磁盘、缩微胶片等等。备份的光盘应釆用符合国家标准的档案级光盘
11、，同时需要专门的光盘检查仪定期进行检查；磁盘存储量大，读取速度快，有利于在线备份的需求，但是无法保证不可删改性，安全性能有待提高；磁带是离线备份的主要载体，但其读取速度又十分慢；缩微胶片安全性好，有利于长期保存，然而又有成本高，查看利用不方便的缺陷。各种介质都有自身的不足和优势，档案部门在选择备份介质时，要根据自身需要，从可靠性、成本高低等多个方面考虑。如：光盘利用其较长的寿命和较快的访问速度，实现对重要数据的永久保存；磁盘适用于数据实时备份的系统；磁带易用于存储数据量大而读取次数少的档案数据；缩微胶片适用于安全性要求高而利用率相对低的数据。 参考文献 1黄南风.档案数据备份研究D.江苏苏州:苏州大学,2009. 2沈芳,方雯.我国电子文件(档案)备份中心建设研究J.兰台世界,2013(2):38-39. 3蒋建峰.档案备份的方法和策略J.档案与建设,2012(8):68-70. 4黄南凤.关于档案馆灾备中心建设模式的思考J.档案管理,2008(02):58-59. 责任编辑：汤静
