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1、Excel 办公应用小技巧一、在 Excel 中对特殊文字的处理方法1.文本类型的数字输入 证件号码、电话号码、数字标硕等需要将数字当成文本输入。常用两种方法:一是在输入第一个字符前，键入单引号；二是先键入等号=，并在数字前后加上双引号。请参考以下例子: 键入027，单元格中显示 027； 键入=001，单元格申显示 001； 键入=3501，单元格中显示3501。(前后加上三个双撇号是为了在单元格中显示一对双引号)； 键入=930，单元格中显示 930； 2.上下标的输入 在单元格内输入如 103 类的带上标(下标)的字符的步骤: (1)按文本方式输入数字(包括上下标)，如 103 键入10
2、3； (2)用鼠标在编辑栏中选定将设为上标(下标)的字符，上例中应选定 3； (3)选中格式菜单单元格命令，产生单元格格式对话框； (4)在字体标签中选中上标(下标)复选框，再确定。 3.特殊符号的输入输入平方 8 按 Alt 键 + 数字键盘的 178 输入立方 8 按 Alt 键 + 数字键盘的 179 输入 888 按 Alt 键 + 数字键盘的 165 输入 888 按 Alt 键 + 数字键盘的 163 输入 88 按 Alt 键 + 数字键盘的 215 输入 88 按 Alt 键 + 数字键盘的 247 输入 88 按 Alt 键 + 数字键盘的 177 输入摄氏度 37 按 Al
3、t 键 + 数字键盘的 41446 输入摄氏度 37 按 Alt 键 + 数字键盘的 186 输入千分号 88 按 Alt 键 + 数字键盘的 137 输入号 888 按 Alt 键 + 数字键盘的 164 输入号 888 按 Alt 键 + 数字键盘的 146 输入号 888 按 Alt 键 + 数字键盘的 167二、一次打印多个工作簿的技巧 有时需要打印的工作表不在一个工作簿中，这样只有频繁地选择打开、打印才能打印多个工作簿的内容，其实，我们也可以一次打印多个工作簿，但首先要将需要打印的所有工作簿存放在同一文件夹内。然后： 1、单击“文件”菜单中的“打开”命令。 2、然后按住 Ctrl 键
4、，再单击选定需要打印的每一个文件名。 3、单击命令和设置按钮，然后单击“打印”命令。这样就可以一次打印多个工作簿的内容了。 三、让不同类型数据用不同颜色显示在工作表中，如果想让金额大于等于 2000 元的以“红色”显示，大于等于 1500 元的以“蓝色”显示，低于 1000 元的以“棕色”显示，其它以“黑色”显示，我们可以这样设置。1.打开“工作表”工作簿，选中“金额”所在列，执行“格式条件格式”命令，打开“条件格式”对话框。单击第二个方框右侧的下拉按钮，选中“大于或等于”选项，在后面的方框中输入数值“2000”。单击“格式”按钮，打开“单元格格式”对话框，将“字体”的“颜色”设置为“红色”。
5、2.按“添加”按钮，并仿照上面的操作设置好其它条件（大于等于 1500，字体设置为“蓝色”；小于 1000，字体设置为“棕色”）。3.设置完成后，按下“确定”按钮。看看工作表吧，金额的数据是不是按你的要求以不同颜色显示出来了。四、让数据按需排序如果你要将员工按其所在的部门进行排序，这些部门名称既的有关信息不是按拼音顺序，也不是按笔画顺序，怎么办？可采用自定义序列来排序。1.执行“工具选项”命令，打开“选项”对话框，进入“自定义序列”标签中，在“输入序列”下面的方框中输入部门排序的序列（如“一车间，二车间，三车间”等），单击“添加”和“确定”按钮退出。2.选中“部门”列中任意一个单元格，执行“数
6、据排序”命令，打开“排序”对话框，单击“选项”按钮，弹出“排序选项”对话框，按其中的下拉按钮，选中刚才自定义的序列，按两次“确定”按钮返回，所有数据就按要求进行了排序。五、把数据彻底隐藏起来工作表部分单元格中的内容不想让浏览者查阅，只好将它隐藏起来了。1.选中需要隐藏内容的单元格（区域），执行“格式单元格”命令，打开“单元格格式”对话框，在“数字”标签的“分类”下面选中“自定义”选项，然后在右边“类型”下面的方框中输入“；”（三个英文状态下的分号）。2.再切换到“保护”标签下，选中其中的“隐藏”选项，按“确定”按钮退出。3.执行“工具保护保护工作表”命令，打开“保护工作表”对话框，设置好密码后
7、，“确定”返回。经过这样的设置以后，上述单元格中的内容不再显示出来，就是使用 Excel 的透明功能也不能让其现形。提示：在“保护”标签下，请不要清除“锁定”前面复选框中的“”号，这样可以防止别人删除你隐藏起来的数据。六、让“自动更正”输入统一的文本你是不是经常为输入某些固定的文本，如“经营范围”而烦恼呢？那就往下看吧。1.执行“工具自动更正”命令，打开“自动更正”对话框。2.在“替换”下面的方框中输入“jyfw”（也可以是其他字符，“jyfw”用小写），在“替换为”下面的方框中输入“经营范围”，再单击“添加”和“确定”按钮。3.以后如果需要输入上述文本时，只要输入“jyfw”字符 此时可以不
8、考虑“jyfw”的大小写，然后确认一下就成了。七、表头下面衬张图片为工作表添加的背景，是衬在整个工作表下面的，能不能只衬在表头下面呢？1.执行“格式工作表背景”命令，打开“工作表背景”对话框，选中需要作为背景的图片后，按下“插入”按钮，将图片衬于整个工作表下面。2.在按住 Ctrl 键的同时，用鼠标在不需要衬图片的单元格（区域）中拖拉，同时选中这些单元格（区域）。3.按“格式”工具栏上的“工作表标签颜色”右侧的下拉按钮，在随后出现的“调色板”中，选中“白色”。经过这样的设置以后，留下的单元格下面衬上了图片，而上述选中的单元格（区域）下面就没有衬图片了（其实，是图片被“白色”遮盖了）。提示 衬在
9、单元格下面的图片是不支持打印的。八、同时查看不同工作表中多个单元格内的数据有时，我们编辑某个工作表（Sheet1）时，需要查看其它工作表中（Sheet2、Sheet3）某个单元格的内容，可以利用 Excel 的“监视窗口”功能来实现。执行“视图工具栏监视窗口”命令，打开“监视窗口”，单击其中的“添加监视”按钮，展开“添加监视点”对话框，用鼠标选中需要查看的单元格后，再单击“添加”按钮。重复前述操作，添加其它“监视点”。以后，无论在哪个工作表中，只要打开“监视窗口”，即可查看所有被监视点单元格内的数据和相关信息。九、为单元格快速画边框在 Excel 以前的版本中，为单元格区域添加边框的操作比较麻
10、烦，Excel 对此功能进行了全新的拓展。单击“视图-工具栏”上 “边框”右侧的下拉按钮，在随后弹出的下拉列表中，选“绘图边框”选项，或者执行“视图工具栏边框”命令，展开“边框”工具栏。单击工具栏最左侧的下拉按钮，选中一种边框样式，然后在需要添加边框的单元格区域中拖拉，即可为相应的单元格区域快速画上边框。提示：如果画错了边框，没关系，选中工具栏上的“擦除边框”按钮，然后在错误的边框上拖拉一下，就可以清除掉错误的边框。如果需要画出不同颜色的边框，可以先按工具栏右侧的“线条颜色”按钮，在随后弹出的调色板中选中需要的颜色后，再画边框即可。这一功能还可以在单元格中画上对角的斜线。十、关于欧元的转换这是
11、 Excel 中的新工具。如果你在安装 Excel 时选择的是默认方式，那么很可能不能在“工具”菜单中找到它。不过，我们可以先选择“工具”菜单中的“加载宏”，然后在弹出窗口中勾选“欧元工具”选项，“确定”后 Excel 就会自行安装了。完成后我们再次打开“工具”菜单，单击“欧元转换”，一个独立的专门用于欧元和欧盟成员国货币转换的窗口就出现了。与 Excel 的其他函数窗口一样，我们可以通过鼠标设置货币转换的“源区域”和“目标区域”，然后再选择转换前后的不同币种即可。所示的就是“100 欧元”分别转换成欧盟成员国其他货币的比价一览表。当然，为了使欧元的显示更显专业，我们还可以点击 Excel 工
12、具栏上的“欧元”按钮，这样所有转换后的货币数值都是欧元的样式了。十一、给表格做个超级搜索引擎我们知道，Excel 表格和 Word 中的表格最大的不同就是 Excel 是将填入表格中的所有内容（包括静态文本）都纳入了数据库的范畴之内。我们可以利用“函数查询”，对目标数据进行精确定位，就像网页中的搜索引擎一样。比如在表格中，从 A1 到 F7 的单元格中输入了多名同学的各科成绩。而在 A8 到 A13 的单元格中我们则建立了一个“函数查询”区域。我们的设想是，当我们在“输入学生姓名”右边的单元格，也就是 C8 格中输入任何一个同学的名字后，其下方的单元格中就会自动显示出该学生的各科成绩。具体实现
13、的方法如下：将光标定位到 C9 单元格中，然后单击“插入”之“函数”选项。在如图 18 弹出的窗口中，选择“VLOOKUP”函数，点“确定”。在随即弹出的“函数参数”窗口中我们设置“Lookup_value”（指需要在数据表首列中搜索的值）为“C8”（即搜索我们在 C8 单元格中填入的人名）：“Table_array”（指数据搜索的范围）为“A2B6”（即在所有学生的“语文”成绩中搜索）：“Col_vindex_num”（指要搜索的数值在表格中的序列号）为“2”（即数值在第 2 列）：“Range_lookup”（指是否需要精确匹配）为“FALSE”（表明不是。如果是，就为“TURE”）。设定
14、完毕按“确定”。此时回到表格，单击 C9 单元格，我们看到“fx”区域中显示的命令行为“=VLOOKUP（C8，A2B6，2，FALSE）”。复制该命令行，在 C10、C11、C12、C13 单元格中分别输入：“=VLOOKUP（C8，A2C6，3，FALSE）”：“=VLOOKUP（C8，A2D6，4，FALSE）”：“=VLOOKUP（C8，A2E6，5，FALSE）”：“=VLOOKUP（C8，A2F6，6，FALSE）”（其参数意义同 C9 中一样，不再赘述）。接下来，我们就来检验“VLOOKUP”函数的功效。试着在“C8”单元格中输入某个学生名，比如“赵耀”，回车之下我们会发现，其下
15、方每一科目的单元格中就自动显示出该生的入学成绩了。十二、Excel 中“照相机”功能的妙用这个功能比较另类，似乎和计算、统计、排序等等“正统”功能格格不入，因为它的作用竟然是“抓屏”！而且还不是像“PrintScreen”按钮那样“一把乱抓”，而是允许让你通过鼠标进行选择，“指哪抓哪”。要找到这个功能还不太容易，我们点击 Excel“工具”菜单的“自定义”选项。在“命令”卡片的“类别”中点“工具”，再在命令栏中找到“照相机”按钮，并将它拖到工具栏的任意位置。如果我们想要对表格中的某一部分“照相”，只须先选择它们（图23），然后按下“照相机”按钮，这时该选定区域就被“拍”了下来。然后将鼠标移动到需要显示“照片”的地方（当然，也可以是另一张表格），再次按下“照相机”按钮，这样刚才被“拍摄”的“照片”就立即粘贴过来了。当然，和“照片”一同出现的还有“图片”工具栏。很显然，Excel 是将它作为一幅图片来对待了，我们可随意将它进行旋转、缩放处理。
