炼油工程物质采购管理程序

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1、目 录 -大炼油工程 项目管理手册 文件编号：MA-PM0-PM-PM-0001 第十部分 物资采购管理程序 项目经理部 -年 1 月 版本日期说 明编制审核批准 1 项目管理手册 第十部分 物资采购管理程序 -大炼油工程 目 录 1 目的.3 2 适用范围.3 3 工作内容.3 4 采购管理及机构职责.3 4.1 采购管理模式 .4 4.2 采购管理原则 .4 4.3 采购管理机构及职责 .7 4.4 采购策略及要求 11 5 EC+P 服务项目物资采购工作程序 .18 5.1 EC+P 服务方的采购组织机构18 5.2 采购进度网络控制计划 18 5.3 供应商名录的确定 18 5.4 国

2、内外物资分交 18 5.5 物资需求计划 18 5.6 物资采购 19 5.7 物资的验收、保管及发放 20 5.8 资金支付 23 5.9 完工总结及资料归档 24 6 E+P+C 项目物资采购工作程序 25 6.1 采购进度网络控制计划的编制 25 6.2 供应商名录的确定 25 6.3 国内外物资分交和长周期设备材料分交 25 6.4 物资需求计划的编制和审批 25 6.5 物资采购 26 6.6 物资的验收、保管及发放 26 6.7 资金支付 29 6.8 完工总结及资料归档 30 附表 1：引进主要设备材料分交清册 31 附表 2：物资集中分交清册 32 附表 3：设备需求月度计划

3、33 附表 4：材料需求月度计划 34 附表 5：设备需求追加计划 35 附表 6：材料需求追加计划 36 附表 7：物资采购超概请示表 37 附表 8：物资需用计划材料代用单 38 2 项目管理手册 第十部分 物资采购管理程序 -大炼油工程 附表 9：工程项目设备合同台帐 39 附表 10：工程项目材料合同台帐 .40 附表 11：长周期及进口物资合同执行情况周报 .41 附表 12：物资到货验收发放单 .42 附表 13：开箱检验记录 .43 附表 14：物资报验单 .44 附表 15：物资结算月报表 .45 附表 16：项目采购情况周（月）报表 .46 3 项目管理手册 第十部分 物资采

4、购管理程序 -大炼油工程 -大炼油工程 物资采购管理程序物资采购管理程序 1 目的 根据-大炼油工程的特点及其全新的项目管理模式，为了能在计划的时间、地 点获得满足工程质量及进度要求、且价格合理的设备材料，特制定本管理程序。 按照 ERP 管理原则规范采购行为，针对 EC+P 服务和 E+P+C 工程管理的不同特 点划分采购管理权限、设计采购工作程序，建立健全物资供应物料及供应商主数据 的基础资料，实现采购管理从工程建设到生产经营的无缝衔接。 2 适用范围 本程序适用于-大炼油工程项目所有设备、材料的采购活动，包括 EC+P 服务 和 E+P+C 各类子项目。 3 工作内容 采购管理的主要内容

5、如下： 对采购程序的管理； 对供应商的管理； 对合同的管理； 对质量的管理； 对进度的管理； 对采购成本的控制； 对资金预算的管理； 对包装运输的管理； 对采购和施工界面的管理。 4 采购管理及机构职责 -大炼油工程采用 IPMT施工监理EC+P 服务的管理模式，工程项目建设实 行 EC+P 服务和 E+P+C 两种方式。 -炼化与中国石化股份公司物资装备部联合对 EC+P 服务和 E+P+C 项目工程物 资采购进行管理。 4.1 采购管理模式采购管理模式 中石化物资装备部组织成立-大炼油项目采购工作协调小组，对-大炼油工程 4 项目管理手册 第十部分 物资采购管理程序 -大炼油工程 项目的物

6、资采购工作进行全面的指导、协调、监督和管理，定期组织召开采购工作 协调会，对采购工作进行总体部署、安排，协调处理采购过程出现的问题。 -炼化和各 EC+P 服务方成立工程项目物质采购管理部门，执行相应的采购实 施和管理工作。 4.1.1 EC+P 服务项目 -炼化采购管理部按照 EC+P 服务合同对供应商名录组织审批，签订采购合同， 向供应商直接付款，对 EC+P 服务方执行采购的全过程进行管理和监督；EC+P 服务 方严格按照业主要求提供采购服务，作为买方代表参与合同全过程并对物资采购工 作（付款除外）负全部责任。 4.1.2 E+P+C 项目 由-炼化采购管理部负责采购工作。 4.1.3

7、总部集中采购和进口物资 （1）属于总部直接集中采购的物资，委托中石化物资装备部实施采购； （2）属于总部组织集中采购的物资，供应商的选择、产品价格等执行关于总 部组织集中采购的有关规定； （3）需要进口的物资，委托中国石化国际事业公司（以下简称国际事业公司） 进行采购。国际事业公司、-炼化、EC+P 服务方三方签订委托代理协议。 4.2 采购管理原则采购管理原则 依据中国石化股份公司物资装备部关于加强工程项目物资采购管理、发挥集中 采购优势、严格控制采购物资的质量和价格等文件的精神和要求，-大炼油工程项 目的物资采购要严格按照总部的有关规定和要求执行，以降低成本，保证装置在开 车期间稳定运行。

8、 4.2.1 严格遴选的原则 供应商名录原则上从中石化资源市场范围内产生，-炼化采购管理部严格执行 供应商名单的准入和淘汰制度，控制供应商的范围和资质，选择技术先进、产品质 量可靠的供应商，加强供应商的动态管理，以保证供货质量和使用性能。 4.2.2 集中采购的原则 为了加强对供应商售后产品的追踪管理，防止生产装置的设备材料出现“万国 博物馆”的现象，以便于生产装置运行维护的集中管理，降低备品备件的储备规模 和采购成本，同类同型物资的采购，要按照供应商的规模、实力、产能水平等，将 5 项目管理手册 第十部分 物资采购管理程序 -大炼油工程 工程项目按装置划分成若干采购单元，每个单元的同类同型物

9、资原则上由一家供货 商供货。 4.2.3 分级管理的原则 根据工程所需物资的性质、对装置运行的影响程度、批量大小等，进行分级管 理，主要分为：关键重要性设备材料（含引进设备材料） 、大宗通用性设备材料、 一般性物资。 （1）关键重要设备材料（含引进设备材料） 影响到装置安全运行的物资作为关键重要性设备材料进行管理， 按照总部有关规定程序进行分交、采购。 石化专用设备（特别是高压加氢设备） 、压缩机组、电站设备 及特殊材质的金属材料等订货周期在 12 个月以上的设备材料 采购工作难度大、制造周期长，要严格按照总部的规定进行分 交，提前启动订货程序。 按总部要求，物资装备部、国际事业公司分别负责长

10、周期设备 材料的国内、国外招标采购工作，商务谈判以物资装备部、国 际事业公司为主，-炼化、EC+P 服务方参加；技术谈判以各 EC+P 服务方为主，-炼化参加。 关键重要设备材料签订采购合同时，根据需要附带签订一揽子 备品备件储备协议，以保证生产运行期备品备件的储备和供应。 （2）大宗通用性设备材料 工程建设需求量大，批次多，采购金额大的设备和材料（主要 包括通用设备、标准化设备，常用的管材、板材、型钢、管道 配件、阀门、紧固件、建筑材料、砼混凝土、钢筋、电缆、电 缆桥架、表箱、电工材料、保温保冷材料等）作为大宗通用设 备材料管理，按照总部物资装备部有关规定实施采购。 根据中石化物资装备部关于

11、发挥集中采购优势、降低采购成本 的精神和要求，为确保全厂各装置大宗通用设备材料质量和规 格的统一，由-炼化统一确定技术标准，统一确定配置标准， 发挥集中采购的优势，扩大框架协议采购物资的品种和范围， 以缩短采购流程，加快采购进度。 6 项目管理手册 第十部分 物资采购管理程序 -大炼油工程 （3）一般性设备材料的采购 工程项目需求批量小、价格随市场波动较大、规格型号杂，对 装置运行影响小的物资品种作为一般性设备材料管理。 由于价格随市场波动较大、规格型号杂、批量小，一般性设备 材料的采购要严格控制供货商的资质和范围，保证采购物资的 价格、性能和质量。 4.2.4 与进度匹配的原则 采购合同的履

12、行应与工程建设的进度相匹配，EC+P 服务方要根据工程总体统 筹计划和长周期设备的到货时间，制订切实可行的项目采购进度控制计划，采购管 理部对采购进度进行动态监控，控制影响采购进度的各项因素，通过提前启动订货 程序、催交催运等各种手段和措施，合理安排工程需用物资的到货，确保工程进度 的需要，为工程施工进度计划的实施创造良好的条件。 采购物资原则上不得超前或滞后工程建设的需用期到货，以保证施工现场有序 整齐和施工进度按计划进行。 4.2.5 控制价格的原则 充分发挥总部集中采购、集中供货的总体优势，努力优化采购方案降低采购成 本，对物资采购全过程实现成本的有效控制。 4.2.6 确保质量的原则

13、认真执行项目质量计划，按照主合同和项目质量计划的有关要求和规定，坚持 质量保证原则，对设备、材料供货商进行优选，严把监造、检验和验收等质量控制 环节，确保供货质量。 4.2.7 资料齐全、规范的原则 为了及时掌握工程需用物资需求状况，了解物资采购情况，加强采购档案和信 息资料档案管理，EC+P 服务方应根据采购管理部要求对-炼化所需留存的采购资 料归档管理，并按时提交齐全规范资料。 同时，为便于实施网上采购和适应 ERP 管理需要，EC+P 服务方按-炼化采购 管理部要求提交的书面资料，须一并提供能够实现网络接入的可编辑电子版资料。 4.3 采购管理机构及职责采购管理机构及职责 4.3.1 I

14、PMT 职责 审批工程项目物资采购管理程序、供应商名单，以及重大采购问题的决策等。 7 项目管理手册 第十部分 物资采购管理程序 -大炼油工程 4.3.2 -炼化采购管理部职责 （1）全面负责工程项目国内外物资供应的组织、管理、监督工作，制定工程 项目物资采购管理程序； （2）负责组织 EC+P 服务项目物资采购的管理、监督工作，对 EC+P 服务方物 资采购 P 服务的全过程进行管理和监督； （3）负责 E+P+C 项目物资采购的实施和管理； （4）负责审核 EC+P 服务方编制的工程项目物资采购网络计划以及相应建立 的采购物资质量控制体系和采购管理程序； （5）负责供应商资质、业绩的考察、

15、评审和管理，组织确定供应商名录，报 IMPT 批准； （6）参加总体设计、基础设计、详细设计审查会，协助中石化物装部组织物 资集中分交会； （7）负责物资需求计划接收、确认、下发，参加技术谈判和商务谈判； （8）签订采购合同，办理货款支付手续； （9）市场行情的分析及价格的管理； （10） 对工程项目物资采购的质量、进度和费用进行监督和控制； （11） 负责建立健全物资管理基础数据； （12） 负责组织工程项目物资供应工作会议，对工程物资供应过程出现的问题 进行协调和决策； （13） 负责组织工程项目采购文件资料及随机物品的验收移交和归档管理； （14） 负责督促、协调办理引进物资海关备案、免

16、税手续和报关、运输、保险、 检疫、检验、保管与交付等工作，负责许可证办理； （15） 负责监督检查和管理到货物资的接收、存放、领用过程、物资检验、保 管、防护、搬运的程序和措施； （16） 负责完工资料的审核，组织物资采购档案、资料移交验收； （17） 负责工程物资采购完工总结报告的审核。 4.3.3 EC+P 服务方职责 （1） 负责完成 EC+P 服务合同范围内的采购服务工作，作为买方代表参与采购 合同全过程并对物资采购工作（付款除外）负全部责任； （2） 按照工程总体统筹计划编制工程物资采购进度网络控制计划，建立物资 8 项目管理手册 第十部分 物资采购管理程序 -大炼油工程 采购质量控制体系和采购管理体系，报-炼化采购管理部审核后组织实 施； （3） 编写引进主要设备材料分交清册和物资集中分交清册 ，经采购管 理部审核后，并配合好物资分交工作； （4） 负责推荐工程物资采购供应商名单，报采购管理部； （5） 负责询价书、采购说明书等采购文件的编制和报审