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1、,第十章 机关管理,北京大学政府管理学院 周志忍,第一节 机关管理概说 第二节 机关文书与档案管理 第三节 机关会议管理 第四节 机关后勤管理 第五节 办公自动化,本章内容结构,一、机关管理的涵义和特点 二、机关管理的原则 三、机关管理的作用,第一节 机关管理概说,一、机关管理的涵义和特点,行政机关管理：对行政机关内部综合性的日常事务、规章制度、工作秩序所进行的管理。 对概念的理解：行政机关管理不包括对行政机关所担负的国家和社会职能的管理，也不包括对行政机关的机构设置、行政人员的配备与协调等方面的管理。对办公厅（室）的管理是行政机关管理的主要组成部分。 机关管理的特点： 服务性； 群众性； 复
2、杂性； 时效性； 政策性。,二、机关管理的原则,依据客观规则运行的原则：官僚制组织中所有工作的开展都应按着客观规定的规则、规章制度连续进行。严格机关办公制度以及办公秩序等的管理维持是这一原则得以实现的重要保证。 资材公私分离的原则：官僚制组织及其成员为完成工作所必需的设施、设备、用具等资材，一切由办公地点提供，即管理者或办公人员的居住地点与办公地点以及行政组织所有的物材与其成员所有的物材的明确分离和公私分明。 例外的原则：作为管理者，除了将那些需要管理者来例外地、个别地判断决定和处理的行政事务保留在自己的手中外，其他事务可分担给部下来管理。 相同事务集中管理的原则：各部门中存在的相同的机关行政
3、事务，应尽量归到一处进行集中处理。被归到一处的相同的行政事务，会使其在质和量上处理得更加合理化、效率化。可以集中管理的机关事务，一般有修缮、营建、购买、文书的收签、发件、机关器材的管理等。,三、机关管理的作用,提供基础性工作条件，保障部门职能的履行：一个政府部门要正常地进行职能活动，必须使各级领导和各类行政人员都具备基本的工作条件，如信息的收集、加工、整理、传递、吃、住、行、用的合理安排及其保证。 提供各种服务，关系到部门工作效率的提高：行政机关管理若能为整个机关和每个工作人员提供周到和良好的服务，并且创造良好的工作条件和环境，就能保证机关工作人员集中精力进行工作，使之节约时间和充分利用时间。
4、 进行人员激励，影响到工作人员积极性和创造性的发挥：行政机关管理能否体现党和国家对职工群众的关怀，体现领导者对工作人员的工作和生活的关心、支持，这是能否调动工作人员积极性和创造性的关键。 直接影响本单位的声誉，关系到与兄弟单位的合作关系，是机关精神文明建设的窗口：综合办事机构要全面负责接待服务工作。接待服务工作是机关联系各个方面和人民群众的纽带，是精神文明建设的窗口。由于接触面广、政治性强，接待工作好坏直接反映本单位的作风，因而关系到本单位的声誉。,一、机关文书的涵义、类别与作用 二、机关文书的处理 三、机关档案管理的涵义与作用 四、机关档案管理的内容和原则,第二节 机关文书与档案管理,一、机
5、关文书的涵义、类别与作用,机关公文的涵义：机关文书相当于公务文书。也可称为公文，是各类公文的泛称。它作为应用文种，常采用议论、说明和记叙的文体。 机关公文的类别： 根据国家行政机关公文处理办法：命令（令），决定，公告，通知，通报，议案，报告，请示，批复，意见，函，会议纪要。 以公文被发给的对象或方向为标准：上行文，即下级机关、一般工作人员或人民发给所属的上级机关、领导或主管机关的公文，这类公文包括报告、请示等；下行文，即与上行文反向的公文，这类公文主要有命令（令）、通知、通报、批复等等；平行文，适用于同级或不相隶属的机关、人员之间的公文，这类公文主要有函、通报和笺函。 机关公文的作用：很多是法
6、规性公文，如命令、规定、条例等，在有效时间内受到国家权力的保证，有关机关和人员必须严格遵守和执行 ；对下属机关和工作人员起到领导和指导的作用 ；联系和知照的作用；依据和凭证的作用；宣传教育的作用。,二、机关文书的处理,发文处理：发文的处理依次包括撰拟、审核、签发、校对、文印、封发和归卷等程序。在这些程序中，撰拟是发文处理的中心环节 。要避免滥用公文，克服文牍主义，治愈文山的弊病，提高行政效率。 收文处理：收文的处理，一般包括签收登记、分发、拟办、批办、承办、催办、清退和归卷等内容。处理收文，要求保证准确、及时和保密。 机关文书立卷：按一定的原则把纷繁零散的文书材料整理成系统有序的分类案卷，以此
7、方便有关人员的查找和使用，同时为有价值的文书资料的存档做好准备工作。文书立卷的原则大致有以下几个方面： 遵循文书材料形成的前因后果、时间顺序和前后衔接等自然规律，按一定线索清理文书的来龙去脉。 文书立卷要反映机关工作的真实面貌。 文书立卷要以方便保管、检索和使用为目的，这要求各卷所含公文量需适当，不同密级和不同形式的公文要分别立卷。,三、机关档案管理的涵义与作用,机关档案管理的涵义：机关档案是机关活动的历史记录，是由机关文书有条件地转化而来的，是按照一定规律保存起来的文书资料。 机关档案管理的作用： 档案所记录的机关历史可以作机关工作时研究处理问题的依据，因而它有真凭实据的作用。 档案作为宝贵
8、的第一手资料，对于人们了解行政历史，总结经验教训，进行行政历史和现状的研究都有参考价值。 档案可以保持行政的连续性和稳定性，从而提高机关工作效率和质量。,四、机关档案管理的内容和原则,机关档案管理的内容： 收集、整理和鉴定； 编目、装订和保管； 利用和统计。 机关档案管理的原则： 档案管理形式要集中统一； 档案必须完整安全，这是对档案管理工作的基本要求； 档案管理要方便利用，这是它的根本目的所在，也是检查档案管理优劣的主要标志。,第三节 机关会议管理,一、会议的涵义与功能 二、会议管理的原则 三、会议管理的的内容,一、会议的涵义与功能,会议的涵义：有关人员有组织、有领导地聚集在一起商讨事情的一
9、种社会活动形式。在政府机关的行政管理活动中，会议是一种常用的管理手段和方式。 会议的功能： 集思广益，提高决策水平。 传达上级领导的指示精神，部署工作任务，明确职责分工，搞好合作。 沟通信息、协调关系，交流工作经验，消除隔阂，加强团结。 上级可以通过会议检查决策执行情况，及时发现并纠正下级工作中的失误和偏差，督促其保质保量地完成工作任务。另一方面，下级也能够通过会议向上级汇报在执行过程中遇到的困难和难题，请上级给予指导、建议和帮助。,二、会议管理的原则,节约的原则 ：召开会议需要耗费相当的人力、物力、财力以及时间，因此必须严格会议审批，精简会议数量。 高效的原则 ：必须尽量缩减会议的次数、时长
10、，降低会议的投入和成本，本着勤俭节约的原则，提高会议效益。 务实的原则 ：必须严格执行会议签到考勤制度，克服散漫作风；必须严肃会场纪律，杜绝扰乱会场秩序的行为；必须明确会议中心和重点，避免偏离讨论要点；对于会议形成的决议、做出的决定应坚决贯彻执行，务求会议召开能够产生实效。,三、会议管理的的内容,会议的准备阶段：机关工作人员在会议的准备阶段主要负责两方面的工作：一是准备好与会议有关的文件和资料；二是做好各种服务性的筹备工作。 会议的进行阶段：检查、核对参加会议的人员做好会议记录， 做好会议情况的收集和汇报。 会议的结束阶段：一是收回文件，汇总意见，与有关部门研究修改并按时上报。二是收集整套会议
11、文件，加以整理编目，以便存档备查，同时形成会议纪要供执行会议决定时参考。三是做好会议的善后工作。,一、后勤管理的涵义和内容 二、后勤管理改革,第四节 机关后勤管理,一、后勤管理的涵义和内容,后勤管理的涵义：机关内部为保证本机关工作顺利进行，对包括物资、财务、环境、生活以及各种服务项目在内的事务工作的管理。 后勤管理的内容： 物资管理：日常管理；使用与维护保养管理；检查与检修管理；物资设备的改造与更新。 财务管理：对行政事业经费进行的领拨、使用、管理和监督。 生活后勤管理：房产管理；食堂管理；环境管理。 服务后勤管理：车辆管理；水电管理；医疗保健管理。 接待工作管理：对来机关办事的人员提供生活方
12、面的接待服务。,二、后勤管理改革,1983年6月，十二届中共中央书记处第七十次会议提出，机关后勤服务要逐步企业化、社会化，这为机关后勤管理体制的改革明确了方向，标志着我国机关后勤管理体制改革的起步。1992年2月邓小平同志的南巡讲话和同年6月中共中央、国务院关于加强发展第三产业的决定的发布，推动了机关后勤管理体制的改革，国务院1998年12月转发的国家机关事务管理局、中央机构编制委员会办公室关于深化国务院各机关后勤体制改革的意见，进一步明确了改革的内容。目前，后勤管理的改革正围绕规范后勤行政管理职能，明确机关服务中心的性质和任务，建立和完善结算制度，加强机关服务中心的资产与财务管理，转换机关服
13、务中心管理体制，打破部门界限，促进部门间联合等方面展开。,一、办公自动化的涵义与特点 二、办公自动化系统的构成 三、办公自动化的意义,第五节 办公自动化,第五节 办公自动化,办公自动化的涵义：办公自动化（office automation，简称OA）是应用计算机技术、通信技术、系统科学和行为科学等先进科学技术，不断使人们的部分办公业务借助于各种办公设备，并由这些办公设备与办公人员构成服务于某种目标的人机信息系统。 办公自动化的特点：综合性；互补性；共享性。 办公自动化系统的构成：事务型办公自动化系统；信息管理型办公自动化系统；决策支持型办公自动化系统。 办公自动化的意义：一是减轻了办公人员的劳动强度，提高了办公效率、质量。二是提升了行政决策的科学化水平。三是促进了办公人员素质的提高和观念的转变。四是提高了办公活动的规范化水平。,谢 谢 大 家！,
