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1、质量记录控制程序11目的 确保质量和食品安全管理体系中的质量记录保存完好，并利于快速查寻。2适用范围 为质量和食品安全管理体系有效运行、产品符合性规定要求提供证据的记录。3职责3.1行政部负责编制本公司的质量记录控制程序，负责培训并监督该程序的执行。3.2各部门或人员应认真学习和掌握该程序并按规定执行。4程序4.1质量记录的填写4.1.1从事质量活动的人员要按发布的“质量记录清单”及其表格附件中相应的表格格式使用。填制时只能用钢笔、签字笔、圆珠笔，不能使用铅笔填写。4.1.2质量记录在填写时应有记录人员签名并有日期，记录情况应实事求是，做到字迹清晰，内容完整，数据真实。生产过程的控制记录和检验
2、记录不得涂改。如因笔误而需更改，应清晰划改，并在更改处签上更改人名字。4.2质量记录的标识4.2.1为了保证质量记录有唯一性标识，对每份质量记录均设有唯一性的编号，具体执行文件控制程序。4.3质量记录格式的更改4.3.1质量记录格式的更改应按照文件控制程序中的4.9条款实施，更改后的格式要在实施前及时调整“质量记录清单”及其表格附件，使其保持为有效版本的文件。4.4质量记录的收集、归档4.4.1质量记录由各部门收集后交行政部保管，每月应对收集上来的质量记录进行编号和对名称和时间标识，以利于查询和追溯。如有存入电脑或磁盘上的质量记录，也应在文件目录上或磁盘上按此要求进行标识，并归档存放。各部门根
3、据质量和食品安全管理体系的要求本部门填制的质量记录，形成“质量记录清单”，以利于质量记录的管理。4.5质量记录的保存期与贮存4.5.1各质量记录的保存期根据程序文件中质量记录的保存年限规定执行。根据质量记录的不同性质作用，将质量记录的保存分为长期、三年期、两年期、一年期。如培训、考核记录，在培训对象在岗时，应长期保存，生产过程记录保存期为三年。4.5.2各类质量记录应有专人保管，确保质量记录的完好无损。同时做好防火、防潮、防虫害等工作。4.5.3存于电脑中的质量记录，要做好防病毒工作。如有进行备份，对备份磁盘要做好防潮、光、压。4.5.4外来质量记录如顾客投诉或产品检验记录，由各责任部门整理、
4、行政部归档。并按本程序要求做好管理和保管工作。4.6质量记录的借阅4.6.1归档的质量记录必须严格保管，借阅时必须经过本部门领导批准后借阅，借阅时填写“文件发放、回收、借阅记录表”，标明归还时间并及时索回。4.6.2所有质量记录的原件一律不外借，合同条件下要提供给顾客的记录，须经本部门领导审核总经理批准，并使用复印件。4.7质量记录的处理4.7.1质量记录达到规定保存期限后，由各部门统一交行政部进行登记，填制“质量记录清单”，经管理者代表批准后统一由行政部销毁。5相关文件 文件控制程序6质量记录 质量记录清单 文件发放、回收、借阅、复制记录表 质量记录控制流程图职责部门记录表单记录制、修订、废
5、止记录编号（版本号） 审核NoYes批准No分发检讨重新设计记录格式回收失效记录QA/HACCP小组长录实施记录、控制各部门行政部部门主管管理者代表各部门各部门行政部质量记录清单文件发放、回收、借阅记录表质量记录清单质 量 记 录 控 制 程 序质量记录控制程序1 目的确保公司各项记录之完整性，并被妥善保管，需要时能迅速调阅，并作为日后质量追溯的依据，以证明各项生产作业符合公司既定要求和/或顾客规定要求，保证公司质量管理体系得到有效运作。2 范围适用于有限公司质量体系有关产品和原/辅材料的采购、制造（包括设计/开发、样件生产、试生产、批量生产等）、检验和试验及校准、仓储、包装到交付各阶段作业的
6、记录（包括顾客指定的记录和供应商提供的记录及以硬拷贝或电子媒体等形式存在的记录）。3 引用文件Q/6DG13.401-2009文件和资料控制程序4 术语和定义质量记录：是指公司按照质量体系文件实施过程的文件化的证据和记录的结果。日历年：指从一年的1月1日到年底的12月31日共365天5 职责各单位负责相关质量记录的标识、收集、编目、归档、贮存、防护、保管、处理和销毁等管理。6工作流程和内容工作流程工 作 内 容 说 明使用表单表单设计表单编码表单填写记录保管/防护A记录收集6.1.表单由各使用单位设计，经质量部核准后编入程序文件表单集，按程序文件中的要求选用。6.2表单编码6.2.1表单编码需
7、统一按如下格式编写：Q/6DG13.-表单 企业标准号 程序文件编号 表单序列号6.2.2.各单位使用的记录表单必须与表单集中规定的表单一致。6.3.记录填写要求6.3.1. 不得用铅笔填写，可采用钢笔或圆珠笔等填写，字迹要正确、清楚，不得遗漏。应能准确识别并有签字或签章；6.3.2.记录填写要完整、详细，如有勿须填写的项目，可在该栏内以“/”表示。6.3.3.各种记录填写的内容需更改时，应由更改者在更改处签字/章。6.4.记录的收集6.4.1各单位记录负责人在附录1基础上收集。6.4.2.每月底对各项记录进行编目、保管。6.5. .记录的保管/防护6.5.1凡电子媒体的记录、保管与防护，相关
8、单位按文件和资料控制程序执行。 6.5.2各单位按第8条的保存期限要求保管（可参考附件一）。 6.5.3质量记录的防护须注意保管环境（如防火、防水等），避免受潮、损坏、遗失；对于电子媒体的记录应至少备份二份。程序文件表单集工作流程工 作 内 容 说 明使用表单记录销毁处理Y继续保存N记录保存时间记录归档记录使用A核准6.6记录的查阅、检索6.6.1.当顾客或供应商或第三方认证机构需查阅记录时，由相关单位人员陪同，质量记录负责人应能迅速提供相关记录。6.6.2.当公司内部查阅和追溯各相关记录时，各单位质量记录负责人应能迅速找出所要查阅和追溯的记录。公司对各部门记录的检索方法统一以目录和其相关对应
9、的编号、阿拉伯数字流水号进行。6.7.质量记录归档产品质量记录由记录产生单位按第6.5条要求保管。6.8记录保存期限 记录的保存必须满足政府、安全和法规及顾客的要求，当有这种要求时，公司应按政府、安全和法规及顾客的要求进行记录保存之作业。6.8.1、生产件批准文件、工装记录（包含顾客的工装记录）、采购订单（包含所有顾客和公司的采购订单）和修改单（包含所有顾客和公司的修订单）的保存期限为零件（或零件系列）在现行生产和服务中规定的有效期再加一个日历年，如顾客有特殊要求时，依顾客要求保存。6.8.2质量运行状态记录（如：控制图表、检验和试验状态结果）的保存期限为其产生的当年再加上一个日历年。6.8.
10、3与质量有影响的各相关工作岗位人员的证书之保存期限长期，如该人员离职后公司将不再保存其证书，而其证书自即日起自动失效。6.8.4内部质量管理体系审核和管理审查记录保存三年（含）以上。6.8.5各项记录的具体保存期限参照“质量记录一览表”之保存期限进行保存。6.8.6来自供应商的记录保存期限为二年（含）以上。6.8.7以上记录的保存期限不能替代任何政府的有关规定要求，其规定的保存时间应理解为“最短的”保存时间。6.9.记录过期的销毁和处理6.9.1.各单位记录负责人按规定的保管期限定期组织鉴定，对无保存价值的记录将其列在“记录销毁登记表”上，经单位主管技术员确认后，呈报单位领导批准，给予销毁。对
11、于仍需保存的记录，按6.5执行。6.9.2.销毁时可用碎纸机或烧毁的方式进行。.销毁工作必须由二人以上进行。6.9.3.严禁将已过期的记录当再生纸在生产现场或办公室使用。质量记录一览表记录销毁登记表7 附件附件一：质量记录档案、归档、保管期一览表附件：一质量记录档案、归档、保管期一览表序号程序文件表单名称保存单位保存期1质量记录控制程序质量记录清单质量部3年2信息管理程序废品损失分析表财务部经理部3年3售后产品损失统计表4豫新机械有限公司内外部意见3年5市场调查表（顾客）6市场调查表（竞争对手）7人力资源管理程序岗位培训申请计划表人力资源部3年8公费外培人员申请表9年度培训计划10培训记录表1
12、1培训签到表12培训需求调查表13培训有效性评价表14人员素质和工种顶岗计划矩阵表15员工激励管理程序员工满意度调查表人力资源部3年16员工出勤流动率统计表17年度员工满意度调查统计和趋势分析表18工厂、设施及设备策划程序工作总计划制造部3年19人机工程与人之因素评价表20设备与操作工之配置表21在制品周转评价表22自动化评价表23工序附加价值动作分析表24应急计划程序突发性事件处理记录表制造部3年25工作环境管理程序现场管理检查表制造部3年26产品安全性管理程序产品安全性信息反馈汇总-览表制造部3年27产品安全性项目识别和确定记录表28产品质量先期策划程序材料规范确认表项目组和技术管理部产品零件系列在现行生产和服务中规定的有效期再加上一个日历年29产品包装标准30产品包装评价表31产品保证计划32产品工程图样确认表33产品过程流程图34产品-过程质量体系检查表35产品和过程特殊特性36产品可制造性和装配设计37产品设计信息检查表38车间平面布置图序号程序文件表单名称保存单位保存期39产品质量先期策划程序车间平面布置图检查表项目组和技术管理部产品零件系列在现行生产和服务中规定的有效期再加上一个日历年40初始过程能力研究计划41多方论证小组成员及职责表42工程规范确认表43管理者支持44过程FMEA
