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1、诸暨市档案局（馆） 村级档案管理系统2008版操作说明书 村级档案管理2008版操作说明书诸暨市档案局200810村级档案管理系统2008版安装说明1 将“村级档案管理系统2008版”安装光盘放入光驱，然后打开“我的电脑”进入光驱盘符。2 进入光盘后，运行“村级档案管理系统2008版MSDESetup.exe”,安装数据库服务。3 运行“村级档案管理系统2008版村级档案管理系统2008版Setup.exe”,连续按“下一步”直至完成安装。村级档案管理系统2008版操作说明书1 系统启动及登录双击桌面上的“村级档案管理系统2008版”图标或者单击系统主菜单“开始程序村级档案管理系统2008版村
2、级档案管理系统2008版”,启动“村级档案管理系统2008版”应用程序，系统出现登录界面，如下图所示：11启动数据库服务系统在默认情况下自动启动数据库服务，用户不需要在每次登录的时候去手工启动数据库服务，当用户刚安装完本系统第一次运行时，用户需要手工启动数据库服务，点击“服务S”按钮，系统弹出如下窗口：服务在启动状态下，“开始继续”按钮为灰色状态，在停止状态下，“暂停”和“停止”按钮为灰状态。点击“开始继续”按钮启动数据库服务，如启动失败，则需要重新安装“”，详细步骤请参见“安装说明”。12系统登录用户输入正确的用户名和密码后，点击“确定”按钮即可进入本系统。当用户第一次运行本系统时，系统大约
3、需要花费一两分钟时间来初始化数据库信息，如果系统长时间没有反应并弹出以下对话框，则需要重新安装“”，详细步骤请参见“安装说明”。1.3 单位信息设置当系统安装后第一次启动登录成功后，系统自动弹出“单位设置窗口”，如下图所示： 2 系统设置系统登录成功后，出现如下图所示的主界面：系统主界面用户根据本单位的全宗号设置本单位的有关信息，一般情况下“单位ID”和“内部编码”都根据“全宗号”设置，都为三位有效的定长数字字符串。如有特殊情况请与档案局有关人员联系。21 输入法设置单击系统主菜单“系统管理输入法设置”，系统出现“输入法设置”窗口，如下图所示：系统自动列出在该机器上已安装的所有输入法，用户单击
4、自已使用的输入法，然后单击“确定”按钮即可。22 档案分类标准设置档案分类标准采用树形结构形式，用户可以自定义其分类标准，设置每一类型的著录项，分类标准具体说明图如下所示：221 数据库级数据库级包括：数据库（1）、数据库（2）、专题档案库。数据库（1）是指传统方法的档案管理，数据库（2）是指立卷改革后的档案管理，专题档案库可以根据需要添加。222文件或案卷级该级由系统自动生成，数据库（1）包括文件管理和案卷管理，数据库（2）单指文件管理。223 单位级在文件或案卷级上单击右键，在弹出式菜单上单击“添加单位”命令，系统弹出“单位选择窗口”，如下图所示：在“添加”一列上将需要添加的单位打勾，然后
5、单击“添加”按钮即可。224 分类标准用户可以根据需要自定义档案分类标准，设置每个分类的类型，著录项目等内容。字段说明：分级名称：指该分级的名称；案卷类型：指该分级的类型，系统根据该类型提供不同打印格式。例如将案卷类型设置为“会计档案”，系统提供会计档案的打印格式，设置为“科技档案”，则系统提供科技档案的打印格式。是否末级：指该分类是否已是最末级，如果已是最末级，则系统不允许对该目录再进行分级。例如将文书档案设置成最末级，则表示不允许再对文书档案进行分级，所有文书档案的案卷目录都著录在文书档案下；科技档案没有设置成最末级，则表示在科技档案目录下不允许直接著录案卷，还需要对科技档案进行分级。操作
6、步骤：用户只需要在“案卷管理”目录下设置档案分类结构，在“文件管理”目录下则由系统根据“案卷管理”目录自动生成。1、在分类标准树形结构中单击需要进行分类的节点，系统在“输入区域”列出该分类下的所有子类；2、在“工具栏”上单击“增加”按钮，系统在“输入区域”自动增加一行；3、用户在空白行上输入相关内容即可。225 文件类型级（立卷改革后）在立卷改革后，仍可以文件大类进行分级，分级操作方法同传统方法的分级一样， 但再下一级的分类不予支持。226 年度级（立卷改革后）在文件类型级上单击右键，在弹出式菜单上单击“添加年度”命令，系统弹出“添加年度”窗口，如下图所示：在输入框中输入要添加的年度，也可以通
7、过单击输入框右边的上下箭头，选择相应的年度，单击“添加按钮”即可。227 保管期限级（立卷改革后）在分类标准树形结构上单击年度，系统自动将该年度分为“永久”、“长期”和“短期”三级，用户可以将该年度的文件按保管期限分别著录到相应目录下。228 自定义著录项目文书档案著录项目由系统设定，一般不需要再自定义；科技档案、会计档案、照片档案则需要用户自定义著录项目。在分类标准树形结构上右键单击已设置为末级的分级名称，在弹出式菜单上单击“自定义著录项目”命令，系统弹出“自定义著录项目”窗口，如下图所示：按钮说明：案卷格式：显示弹出式菜单，提供科技档案、会计档案两种案卷格式的选择；文件格式：显示弹出式菜单
8、，提供科技文件、会计文件、照片文件三种文件格式的选择；恢复：恢复最初的案卷或文件格式；保存：保存当前的自定义设置；退出：关闭该窗口。操作步骤：1、 点击“案卷格式”或“文件格式”按钮，选择相应的格式；2、 修改有关著录项目的属性，完成后点击“保存”按钮即可。提示：系统提供科技档案、会计档案、照片档案等几种默认的格式，用户可以单击“案卷格式”按钮，然后在弹出式菜单中选择相应的案卷格式；或单击“文件格式”按钮，然后在弹出式菜单中选择相应的文件格式。字段说明：显示：指是否在著录窗口中显示该著录项目；著录名称：指著录项目的名称；数据类型：数据类型一般都为字符型，不允许用户修改；数据长度：数据长度也不允
9、许用户修改；输入框宽度：指在著录窗口中，该著录项目的显示宽度；输入法：该著录项目使用的输入法，分为“中文”和“英文”两种，如果为“中文”，则当用户将焦点切换到该著录项目时，系统自动会将输入法切换到用户在“输入法设置”中设置的输入法；顺序号：系统按顺序号从小到大的顺序在著录窗口中从左到右排列，用户可以改变顺序号调整著录项目的顺序。提示：档案分类标准设置完成后需重新启动本系统才能确保该系统正常运行。重新启动系统后，在树形结构中可以看到，如果一目录为一文件夹（“”）图标，则表示在该目录下还有子目录存在，如果该目录为一文件（“”）图标，则表示该目录已为最末级，可以在该目录下直接著录案卷或文件。3 档案
10、著录档案分类标准设置完成并重新启动系统后，即可进行档案著录。档案著录包括传统方法的档案著录和立卷改革后的案卷著录。传统方法的档案著录又包括案卷目录著录、卷内文件目录著录；立卷改革后的档案著录仅单指文件著录。31 案卷著录（传统方法）系统登录成功后，或单击系统主菜单的“文档管理”命令，系统出现如下图所示的主界面：按钮说明：增加：在案卷列表输入区增加一空白行，供用户输入；删除：删除当前选中的案卷目录；存盘：将当前案卷目录存入磁盘；首页、前页、后页、尾页：系统以1000条记录为单位从数据库读取，当记录超出1000条时，需移动翻页按钮进行查找；打印：打印当前的案卷目录。操作步骤：1、在树形结构目录中展开“数据库（1）案卷管理”目录，并找到所要著录的案卷分类目录；（注意：该目录的图标必须为文件图标“”，否则不能进行案卷著录）；2、在工具栏上点击“增加”按钮，系统在列表输入区增加一空白行；3、用户在空白行上输入相关内容后在工具栏上点击“存盘”按钮即可。（提示：系统实现自动存盘的功能，当用户在著录过程中，如果将光标移到其它行上，则系统将自动保存当前，用户不必在每次著录案卷过程中都点击“存盘”按钮）。4、保存成功后，如需要打印案卷目录，则可在工具栏上点击“打印”按钮，进入“打印预览”窗口，详见“打印”。著录项目说明：档号：档号必须具有严格的格式，否则系
