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1、附件二：会展旅游项目集中采购流程及作业指导书（分公司试行版）1.会展旅游项目集中采购流程（分公司试行版）2 会展旅游项目集中采购作业指导书（分公司试行版）流程图分流程责任人流程作业要求相关记录/文件0开始目 的为规范分公司会展旅游采购管理，合理控制费用，降低成本，特制定本流程。适用范围适用于分公司各类会展旅游的采购。1采购立项申请分公司 需求部门分公司需求部门按照各机构制订的审批流程及权限，办理采购立项审批的报批工作。呈批件需求清单（见附件1）2审批分公司财务部审核批准项目费用预算呈批件需求清单会签分公司物控以呈批件会签方式了解会展旅游项目的需求呈批件需求清单3审批分公司总经理室按照分公司规定
2、的审批权限，由分公司总经理室审批呈批件需求清单4受理需求分公司物控1、审核立项申请是否按照规定流程完成审批2、将采购需求信息传递至总公司会展旅游年度供应商指定的区域中心或其分支机构呈批件需求清单5了解需求现场提案会展旅游年度供应商区域中心或分支机构1、根据分公司需求设计会展策划方案、旅游接待方案及报价2、在规定的时间内向分公司提案3、提案按照分公司要求可以采用现场讲解或邮件、电话的方式进行会展旅游方案报价单（见附件2）6方案评估需求部门/分公司物控及相关部门1、需求部门会同办公室及相关部门对供应商提案进行评估2、评估中按照方案设计的满意度契合度、方案报价等综合评价后选择明确承接服务的供应商评估
3、标准评估表（见附件3）7确定方案需求部门/分公司物控1、项目采购需求经需求部门签字确认2、确定会展旅游方案及价格并通知供应商进行价格及合同条款谈判评估表（已签字）8价格谈判需求部门/分公司物控1、确定方案已经过需求部门认可并经过相关部门审核2、物控会同需求部门与供应商进行服务价格谈判报价单（最终确认稿）谈判记录（OA）9合同审核内控合规部会展旅游合同条款中的相关法律风险由内控合规部法律岗审核把关合同谈判记录10申请预付款需求部门根据谈判后审核通过的合同条款，向分公司财务部申请预付款合同（经法律部审核后的）谈判记录（签批手续齐全）11审核付款分公司财务部财务部按照相关规定，审核后支付预付款合同（
4、经法律部审核后的）谈判记录（签批手续齐全）付款凭证（部门支款申请单）12提供服务会展旅游 年度供应商区域中心或分支机构会展旅游年度供应商区域中心或分支机构按照合同约定内容提供服务合同13征求意见会展旅游 年度供应商区域中心或分支机构供应商按照约定的方式，就策划方案、服务质量、时效性等方面征求需求部门的意见满意度调查表（附件4）14意见反馈需求部门就策划方案、服务质量、项目执行效果等方面对供应商的表现提出反馈意见同上15供应商评估分公司物控根据需求部门反馈意见定期对供应商进行服务质量的综合评估评估报告16验收报告团需求部门1、项目执行完毕后与供应商核对并确认费用清单2、依据确认的费用清单对项目验
5、收报告签字确认项目验收报告（签字）费用清单（报价单最终确认稿）17申请付尾款需求部门1、办理费用报销手续2、已签字的费用清单及验收报告作为申请付款的附件同上18审核付款分公司财务部财务部根据复核无误后的发票及付款清单向供应商付款同上建议与财务协商，若复核手续不全不得支付项目尾款19服务情况上报会展旅游 年度供应商区域中心或分支机构会展旅游年度供应商区域中心或分支机构定期（每季度）将对我分公司的服务情况及相关数据汇总上报会展旅游年度供应商项目报表评估报告20质量监督沟通会展旅游 年度供应商会展旅游年度供应商负责监督其区域中心或分支机构对我分公司的服务情况，并及时就项目执行过程中出现的问题进行沟通
6、协调。汇总报表评估报告21情况反馈会展旅游 年度供应商定期（每季度）将其区域中心或分支机构对我分公司的服务情况，整理汇总后反馈至总公司物控中心汇总报表评估报告22年度渠道评估物控中心物控中心综合汇总分公司反馈的服务质量评价、以及年度供应商提供的服务情况，定期（半年一次）对年度供应渠道进行评估。汇总报表评估报告附件三、会展旅游项目集中采购操作相关文件1会展旅游项目采购需求清单 （编号： ）会展旅游项目筹办主题及内容日期：_项目内容备注名称或主题会展旅游举办时间会议地址或旅游线路规模（参加人数、来源、特邀嘉宾/记者等）住宿要求酒店星级食宿时间几日几夜房间数量用餐标准早、中、晚餐或宴会的标准及数量用
7、餐数量会场策划要求会议所需设备、设施礼品要求旅游要求用车要求接送机服务其他合计费用2会展旅游项目明细报价表20 年 月 泰康人寿保险 分公司 项目报价单费用类别项目 价格明细(RMB) 备注 大交通 费用1、机票/火车票/船票等费用 单位1 数量1 单位2 数量2 单价小计 备注 人 往返 如为境外团队，应含非出发口岸人员的国内集结交通费用 人 单程 合计1 - ￥0.00 市内交通费用2、车辆费用 单位1 数量1 单位2 数量2 单价小计 备注 机场接机 辆 往返 酒店-晚宴地点 辆 单程 酒店-XX旅游点合计2 - ￥0.00 住宿费用3、酒店费用 单位1 数量1 单位2 数量2 单价 小
8、计 备注 间 晚 如有单男单女，需增加单间，房间数量以最终分房名单为准 合计3￥0.00 餐饮费用4、用餐 单位1 数量1 单位2 数量2 单价小计 备注 午餐 人 餐 须说明是就餐地点、就餐方式（自助餐/桌餐） 晚餐 人 餐 合计4￥0.00 会议费用5、会议 单位1 数量1 单位2 数量2 单价小计 备注 会议场地租金场小时提前搭建租金场小时排练用场地租金场小时VIP室租金场小时茶歇人次合计5￥0.00 旅游费用6、旅游 单位1 数量1 单位2 数量2 单价小计 备注 一日游包价人天导游费用人天司机补助 人 天 小费人天门票人次合计6￥0.00 会务费用7、会务 单位1 数量1 单位2 数
9、量2 单价小计 备注 考察费用人天 含甲乙双方考察人员的机票、酒店、车、景点、餐饮等 泰康公司先遣人员人天 含泰康会务组人员提前到达发生的酒店、市内交通、餐饮等费用 旅行社工作人员人天 含旅行社领队等工作人员全程的机票、酒店、市内交通、餐饮等 合计7￥0.00 其他费用8、其他 单位1 数量1 单位2 数量2 单价小计 备注 旅游意外保险人天矿泉水人瓶签证费用人次合计8￥0.00 活动策划费用9、EVENT活动相关费用 单位1 数量1 单位2 数量2 单价小计 备注 设计及策划费用舞台搭建费用 含会议及晚宴的费用 视频系统灯光系统音响系统摄影摄像视频制作节目演出 含主持人、演员、礼仪、现场工作人员等相关人员费用 物料用品 含桌牌胸牌、会议手册、服装鲜花、奖杯奖牌、纪念品等 其他费用合计9￥0.00 以上各项费用合计￥0.00 服务费及税金10、旅行社服务费及税金 单位1 数量1 单位2 数量2 报价小计 备注 服务费及税金（8%）￥0.00 如为旅行社代购机票并开统一发票，则甲方支付机票金额5.5%的税金；机票总金额不含在服务费的计费基数中合计10￥0.00 全部费用总计￥0.00 人均费用项目全部费用/参加总人数
