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1、对办会的感悟原市委常委、市委秘书长 王影聪办会是一项日常工作，但又是一项非常重要的工作。各种决策、议事、交流、会谈等都需要会议来解决，或大多数是通过会议来完成。所以办会就成了协助决策、完善交流、保障各种事务议定的有效方式。在我看来，办好会不仅是对我们日常工作的检验，也是对我们的工作质量和工作水平、理念境界的检验。我看了市委办编的很多学习材料和一些规范，注意了一下，恰恰这些资料里就没有办会的专题。今天我们有必要来补这一课，大家来研究。为什么请办公室的同志都参加？因为办会，各个单位都可能涉及到，都可以来学习，都可以来共同研究。办会是很大一门学问，我们最近办了三个市党政代表团来眉山考察的会，我给三个
2、会打的分分别是：承办的乐山市党政代表团来眉山考察的会议90分，因为蒋书记下来评价的是：“影聪，今天的会场跟我想象的一模一样。”书记的评价就是给那天的会务打90分的原因。承办的资阳市党政代表团来眉山考察的会议呢？我认为可以打85分。昨天承办的成都市党政代表团来眉山考察的会议呢？打80分，尽管没有其他什么问题，我们自己要高标准、严要求。这三个会都是我和同志们共同承办的，为什么有的是90分，有的是85分，有的是80分呢？这说明每个会有不同的讲究、不同的学问、不同的要求、不同的效果。刚才一些同志讲了他们的很多体会，也谈了一些规律性的东西，今天就着重根据近些时候的实践，谈点规律性的感悟，寻求带普遍性的规
3、律。以后，每一个会我还要跟秘书科或者办公室办会的同志专题讨论。我认为办会大致不可能突破这些规律，大致按这些规律来办会，应该说纰漏更少一些。一、办会的原则（一）四个符合第一，符合要求。符合什么要求？就是要尊崇你的上级的要求，不管是市委还是市委办，还有各种会议的组委会，没有组委会的会议，像团拜会等，都有具体要求。所以，符合要求就是说符合上级的要求，或者是会议主办者的要求。第二，符合内容。办会要想到这个会议是什么内容，形式和内容要统一，内容决定形式，形式服务于内容，这是个哲学道理，但也是办会中一个很重要的原则。第三，符合实际。要从实际出发，比如，过去我们在银鹏、眉山宾馆等地方办会，要想办成国际一流或
4、者国内一流的会，做不到。现在我们有了岷江东湖饭店，有了其他一些高档的会议场所，就可以做到了，这就是符合实际。过去，没有岷江东湖饭店，没有东坡国际酒店，没有办会的其他场所，办会的时候，我跟赖刚同志讲，会场看得过去就行了。看得过去也有一个标准，就是整齐划一。尽管条件、宾馆很简陋，但整齐划一应该做得到，干净整洁应该没有问题。记得我当兵的时候，被子折成一条线，挎包挂成一条线，水壶挂成一条线，鞋子摆成一条线，毛巾挂成一条线，茶杯摆成一条线，这样就整齐划一。尽管当兵没什么钱，但是到部队、到军营，看到的都很整洁，很舒服。清洁整齐、简洁明快是不花钱也做得到的，也是完全可以做好的。第四，符合礼仪。昨天成都市党政
5、代表团来眉山考察的会议上书记给我发短信说：“你这个会场布置不合礼仪，说明你的工作水平低。”我是接受了的，那就是不花钱你没有做好，花了钱你也没做好，是不是呢？符合礼仪特别重要。（二）四个必须第一，必须热情、热烈。要注意追悼会例外。我和杨成芬同志参加过追悼会、告别仪式，我也给别人办过追悼会，那个时候就不应该热情、热烈了！人家在节哀、在哀悼，你在那里高兴什么呢？第二，必须大方、节俭。就是会场要看起来很大方。像前些天一个党政代表团来眉山考察的会议的会场，开始我看到后就感到不大方。本来很气派、很大方的一个会议室，结果摆得不怎么样。一进门，我的第一感觉是，进去一米看到的全是椅子，你想那么气派的会议室，你进
6、去一看全是椅子，就感觉好像开千人大会一样，很拥堵，显得不大方。我叫他们重新布置，感觉就不一样。大方、节俭，不是让你花好多的钱，比如昨天的会场还是那块天、还是那块地，调整一下，又没有花钱，就显得大方了，所以要注意大方、节俭。第三，必须对等规格。这也不仅仅是针对某一个会，指的是是各种会议都要对等，会议的形式和内容要对等，与会人员的座次或者是我们的发言、办会的内容等都要对等。规格要对等，尤其是接待来访的各类代表团的会议。当然包括各种要求规格的对等。第四，必须事前设计。或者说必须事前构思设计。打仗你要心中有数，运筹帷幄，不能临时抱佛脚，临时决定该怎么做，搞成乡公所水平。尤其对会务的会前、会中、会后以及
7、环境、礼仪、服务等事先应有设计。（三）六个程序不能少第一，提前设计。要提前设计构思会议该怎么办。简单的会，像今天这种研讨会可以不需要设计，只要我的位置一坐定，大家围着这个圆桌坐就行了。我讲的不是这方面的会，今天这是内部的会。我讲的是对外，或者对上、对下的各种会议，都必须提前设计。根据会议的性质、内容、人员、会场的大小标准等需要进行构思、设计。第二，现场勘察。我那天给秘书科的同志讲过，会议现场，从眉山境内来讲，必须要做到心中有数。全市有哪些会议室可以供我们使用，会议室的规格、大小、环境、设备配置，甚至安全条件、车辆停放场地等，都要心中有数。必须要现场勘察，现场勘察你也要装在心中，有可能还要发生变
8、化，比如原来场地很宽，结果突然修了房子，或者栽了花草，把场地占了，较长时间没去的地方，必须要现场勘察。即使有时经常去的地方，由于装修或者其他问题出现，也要现场勘察。昨天我给同志们讲，如果现在的这种方式不行，我们要先画草图，这样才不容易返工，不容易出现重复劳动，或者无谓的劳动。第三，落实任务。就是合作分工的问题。我们现在办会一般没有让主任、副主任去落实，一般情况下我想到科长就把它办了，严格地讲应该分管副主任去落实，因为涉及到某些部门的协调，就像我们内部部门间的协调，科长是调不动科长的，这就需要落实任务，合理分工。比如花草，如果秘书科调不动，行政科就应该可以调动。录音设备如果秘书科没有，调研科就有
9、。如果会议要及时发布信息，信息科还可能出动。如果会场还要安排其他的事情，行政科还要介入，比如安排伙食、准备车辆等其他工作，这涉及各个部门间的协调，一定要落实任务。第四，现场布置。现场布置很讲究，刚才赖刚讲了很多，我不重复了。举个简单的例子，水杯的摆放，我很注意这个问题，只要是会场重摆，服务员一定会把水杯弄到地上。昨天不是吗？他们一抬桌子，水杯就掉到地上了，好在有地毯，摔不坏。这就是现场布置出现的纰漏。这些服务员提前把杯子摆好，想尽快做完省事。赖刚讲的细节很重要，在牌子没有摆之前，杯子是不能放的。杯子的摆法也很讲究，大小、高低、位置等细节都要注意。我讲的是高标准，我们不是要“抓落实、创一流”吗？
10、要做到一流的业绩，在这些细节上就要体现出来。第五，专人检查。专人检查不一定是我去检查。比如分管主任负总责，最后落实就是分管主任要亲自去检查。有些重要的会议，甚至市委主要领导要亲自去检查。如果以后再有成都市党政代表团来考察这样规模的会，或者更大规模的会，书记都可能亲自去检查了，这是对会务的检查，只有检查了才会及时发现问题，才会放心。第六，验收封闭。验收了以后，合格了，就必须把会场封闭了，或者是关门锁门，不准闲杂人员等进去。为什么要封闭？如果有人、有恐怖分子进去放个炸弹呢？那是很麻烦的啊！或者有人进去以后把座牌换了呢？所以，会场检查布置完了，一定要封闭，不能让闲杂人员进去。严格地讲，特别是党代会，
11、检查完以后必须封闭。这六个程序都不能少。当然说到会场布置，比如说花木，整齐划一，这点特别重要。昨天的会场花木第一次摆得很整齐，我让重新布置会场，花木就怎么都摆不整齐，还不到原了，说明那个公司的手艺差。但时间来不及了，所以就马马虎虎，我也因此只给昨天那个会场布置打了80分。在仁寿接待钟勉同志的那个会的会场布置，我看了后觉得很舒服，完全达到了我的要求。领导是来检查群众工作、维稳工作，不摆花，但是要有绿色植物点缀，会场上全部摆放整齐划一的绿色植物，后来我进去一看，就觉得很舒服。比如说背景牌的问题，我不太喜欢用背景牌，原因就是制作起来成本大，浪费大，还有就是不一定能满意。一般说来就是用金丝绒作为幕布挡
12、了，然后拉幅会标或者欢标，如果其他场地没有幕布，就用其他方式，比如说党徽、红旗这种方式也可以。总之，我不太喜欢用背景板，背景板应该有特殊的含义，比如说喜庆的，带有休闲性质的，非正式的会议和活动，用背景板是可以的。比如丹棱举办桃花节，弄一个背景板，是可以的。一般的工作会议，我不太喜欢用背景板。每次到岷江东湖饭店，他们叫制一个背景板，无非是想让我们花几千元钱，现在节约行政成本，我花这个钱干什么呢？我说把幕布拉过来，挂个欢标或会标就行了，这样也不失大雅，不失典雅。再比如说音响，包括乐曲等，曾经有教训。有一次召开党代会，国际歌居然放成了轻音乐，全场哄堂大笑，弄得我很狼狈，蒋书记问“怎么回事呢？”本来乐
13、曲是庄重的，但点到轻音乐那个点上去了，那是问题了，也说明那个电工师傅有问题，这就是会场没封闭的原因造成的，赖刚检查了，但最后放出来的音乐却是另一回事，我要求封闭会场，就是这个道理。我们试好了音响就不能乱动了，他可能一听轻音乐就点到上头去了，但又未归位、检查，结果一放国际歌的时候就放成了轻音乐、舞曲，国际歌怎么能够放成舞曲呢？这里面我们的教训多啊！ 这些就是办会的原则，你们想这些原则管不管用呢？应该说这些原则是管用的。二、办会的操作（一）要做到四个心中有数第一，各种会议的要求、内容、参会领导、时间、地点、人数等要做到心中有数。办会的时候这些内容能够少吗？像我们有时在异地办会，要是心中没数牌子都摆
14、不齐，你有可能拿掉座牌，难道你又开车回来拿吗？如果重新打一个牌子，有时也不行。我记得在宣传部时有次召开一个会，临时来了一位领导，没有他的座牌，就去重新制作了一个，其他牌子用的都是粉红底色，因为当地没有粉红的纸，就制了个白色的座牌，白色的座牌人家看到就不规范。后来我灵活机动，说今天全部不摆牌子，全部撤完。你给人家打个白色的牌子做什么，搞悼念吗？这个时候就要灵活机动。如果你心中没有数怎么行呢？第二，对各种会议的场馆、规模、形态以及环境等要做到心中有数。对于新手，如果心中没有数，就要往心里头装，往头脑里装，对各种会议的服务要做到心中有数。比如说制作会标，我们讲究大小、规模、字体等，要掌握谁制作会标可
15、靠，谁能够高效办成。我记得有一次办一个会，我到现场看后不满意，就跟负责的一位同志说会标要换，因为字体要不得。这位同志说找这家公司可能做不出来了，我说那就找个能够做出来的公司，当时是晚上去检查的，离第二天开会还有十二个小时，怎么会做不出来呢？这个公司做不出来就换一个公司做。我讲的形态也就是形状，会议室的形状，有长方形的、正方形的、圆形的，有五角、六角形的，还有其他一些不规则的形状，有扇面形的会议室，当时我在乐山市委宣传部工作的时候就有一个扇面形的会议室，眉山市公安局四楼会议室也是个扇面形的会议室，这些要做到心中有数，以便对会场进行准备和布置。第三，各种会议的标语、背景，包括内容、形式，什么时间挂
16、，挂多长都要做到心中有数。这也可以叫营造会场的氛围吧，这些要做到心中有数。不要认为标语不是一个事儿，实际上是很大一个事儿。举例说，昨天我要求岷江东湖饭店在门口打个电子标语，内容是“热烈欢迎成都市党政代表团光临眉山”，我一下车，发现酒店改了几个字，改成了“热烈欢迎成都市党政代表团莅临我店”，这就成了他的标语了，这就是擅自更改。我跟刘友洪同志说，立即通知他们经理，把内容换了，怎么能擅自作主呢？刘友洪同志马上就把经理叫来进行了更改。不检查就发现不了这些问题。如果成都市党政代表团看到了这些内容，他们可能会说我们是在这儿开会，不在这儿住店呀。挂标语的问题，记得上次乐山市党政代表团来的时候，我去看了宴会厅的欢迎标语，那个欢迎标语挂得是缺缺歪歪的，看到很不舒服，我说刘友洪，立即把标语撤下来，重新做，这种情况没有什么价钱可讲，因为影响形象啊！有些标语什么时候挂出来也很考究，我跟岷江东湖饭店的同志讲，欢迎成都市党政代表团的电子标语必须要在3点钟以前打出来。方案是5点钟才开会，为什么要规
