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1、Unit 1 Basic Knowledge of Business Letter Writing 第1单元 商务书信写作的基础知识l Outline:Form and Structure of Business letter 商务书信的格式及构成 The ways of writing parts 各部分的写作要领 addressing envelopes 信封的写法 Writing Principles of the Business letter 写信的原则l Main Points1、 Form and Structure of Business letter2、 英美书信的不同写法
2、Methods Time Allotment CourseForm and Structure of Business letter 商务书信的格式及构成Form格式：（1）、Full Block Form齐头式（2）、Modified BlockForm with Indented Style混合式（3）、Modified BlockForm 改良式（4）、Simplified form 简化式Structure构成：a、 Letterhead 信头b、 Reference and date 编号和日期c、 Inside name and address 封内地址d、 Attention l
3、ine 注意事项e、 salutation称呼f、 Subject line 事由g、 Body 信文h、 Complimentary Close 结尾礼词i、 Signature 签署j、 Enclosure 附件k、 Carbon copy notation 抄送L、Postscripts 附言 The ways of writing parts 各部分的写作要领 addressing envelopes 信封的写法 Writing Principles of the Business letter 写信的原则 英美书信的不同写法（1）、 英式的书信格式是缩行式或混合式,而美式则是绝对平头
4、式或改良平头。（2）、 称呼用法,英式一般用Dear Sirs,后用逗号。美式则用Gentlemen:后用冒号。（3）、 结尾语的用法,英式和美式的习惯各不相同,在美式中Sincerely yours,只限用于商业书信。英式则不然,商业书信或亲友间来往书信中都可用。（4）、 日期写法也不相同,英式是按日月年的顺序。美式则按月日年的顺序。（5）、 信封写法的不同点：收信人的姓名、地址,英式多用缩行式,美式则用平头式。另外,发信人的姓名、地址,英式写在左下角,美式写在左上角。航空信的空邮字样“AIRMAIL”“VIA AIR MAIL,”“BY AIR MAIL,”英式写在信封的左上角,美式则写在
5、贴邮票的下方。l Supplements常见问题1打日期要注意下列各点:1. 年份应完全写出,不能用(00)来代表(2000)。2. 月份要写英文名称,不能用数字来代替。如(3999)等不能在正式函件中使用。3. 月份名称可用缩写,如Aug.代替August;Oct.代替October;但May,June,July本身很短,不再减缩了。 4.日期有时用1,2,3,4,5,11,12,21,22,23,24,31等,有时用1st,2nd 3rd,4th,5th,11th,12th,21st,22nd,23rd,24th,31st.日期最好用基数字,不用序数字。 注意:月份和日期之间不要用标点点开
6、,年份之前,必须用逗号点开。日期可用1,2,3,4,或用1st,2nd,3rd,4th.但各国各地习惯不同,不可一概而论。常见问题2说明:在公司名称的前面加c/o(care of),意思是由其转交,说明本信是一封私人信要由本人拆封,总收发不要拆。有时候外国商人来我国访问未到达以前,无一定信址,信件常由邀请公司转交,千万不要误拆,以免误会。常见问题3 如果函件要抄送其他有关单位,同时使对方也知道已抄送其他单位可在信件最后的左下角注明“CC to xxx”或“CC xxx”。CC是carbon copy的缩写。常见问题4齐头式 ( Full Block Form )：凡是用打字机打上去的每一行字,
7、包括(完全或绝对平头式)日期、封内地址、事由和结尾敬语都是从左边的空白边缘打起。 混合式 (Modified Block Form with Indented style)：封内地址及其他需要分行的部分,采用齐头式,而第一段开始行采用缩行式。两种格式的混合采用所以称之为混合式。改良式( Modified Block Form)：这种格式,除日期,结尾礼词和签名部分外,其他部分每行开头都与左边空白边缘看齐。 简化式（Simplified Form）：缩行式 ( Indented Form)： 封内地址和其需要分行的地方的后一行,都比前一行缩进二格或三格;信的正文,每一段的开始一行都缩进若干格(一
8、般与称呼末一字母取齐)。l Afterclass Exercise1、 Arrange the following in proper form as they should be set out a letter:2、 Address an envelopes for the above letter.Unit 2 Establishing Business Relations 第2章 建立贸易关系l Outline:5 Sample Letters 5封样信 Supplement 补充 ： Some Useful Sentences on Establishing BusinessRela
9、tions.建立贸易关系的常用例句。l Main Points1、 Importer Writes to Export 进口商给出口商的信2、 Self-introduction by Exporter 出口商的自我介绍3、 Exporter Writes to Importer 出口商给进口商的信（1） Exporters Self Introduction 出口商的自我介绍（2） Exporters Desire of Establishing BusinessRelations 出口商表达建立贸易关系的愿望4、 Self Introduction by Manufacturer 生产厂家
10、的自我介绍5、 Manufacturer Writes to ImporterNotes words & phrase (page26-36)Supplement: Some Useful Sentences on Establishing Business Relations 有关建立贸易关系的常用语句 1.words 单词interest, inquiry, line, enclose, appreciate expressions 商业用语 state-operated corporation 国营公司 state-designated second grade enterprise 国
11、家指定二级企业 collective-owned enterprise 集体企业 individual-owned enterprise 私营企业 merchandising enterprise 商业企业 township/rural enterprise 乡镇企业 barter trade 易货贸易 compensation trade 补偿贸易 frontier trade 边境贸易 transit trade 转口贸易,过境贸易 trade friction 贸易摩擦 trade gap 贸易失衡 classified catalogue 分类目录descriptive catalog
12、ue 带有说明的目录 illustrated catalogue 有插图的目录 catalogue of industrial products 工业产品目录 for your examination 供你方参考, 供你方查阅 financial position 财务状况 cash position 现金头寸easy position 头寸宽裕 to cover position 轧平头寸 Sales Confirmation 销售确认书 Sales Contract 销售合同 in your district 在你地区，在你处 phrases 短语in case, in any case,
13、 in case of, in no case, in this case, such being the case 2.discriminations辨析industrial与industrious begin, start与commence appreciable与appreciative 3.grammar points 语法点 当if条件句中有助动词should, had或were时,则可以省去if,而将should, had, were置于句首,从而构成倒装虚拟句,意义不变。 look forward to, recommend, We very much regret that, to be only too glad to too
