建工公共信息、公文和内部消息使用说明

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1、 建筑工程集团总公司 办公管理操作手册 （V1.0） 赫威赫威软件股份有限公司软件股份有限公司 2011 年 1 月 2 / 25 目目 录录 第第 1 章章 基础数据设置基础数据设置 3 1.1 公文模板管理 3 1.2 套红模板管理 4 1.3 电子签章管理 5 1.4 公文类别默认模板 6 第第 2 章章 公文管理公文管理 . 7 2.1 收文管理 7 2.2 发文管理 12 第第 3 章章 公共信收文息管理公共信收文息管理 .15 3.1 公共信息类型设置 15 3.2 公共信息管理 17 3.3 公共信息查看 21 第第 4 章章 内部短消息管理内部短消息管理.23 3 / 25 第

2、第1章章 基础数据设置基础数据设置 基础数据管理是针对办公事务模块的相关功能的一些基础的业务数据设置。准确地设置 各类基础数据，对日后办公事务的管理起着至关重要的作用。 1.1 公文模板管理公文模板管理 图 1.1-1 模版管理导航 图 1.1-2 基础数据设置 4 / 25 在基础数据设置页面内点击公文管理设置下的“公文模板管理”并点击新增按钮。后进 入公文模板维护界面。 图 1.1-3 公文模版维护窗口 用户可点击“请点击此处编辑或查看公文模板内容”进入 office 控件里维护公文模板内 容。 图 1.1-4 文档编辑窗口 用户在编辑完文档后可点击保存按钮保存。 1.2 套红模板管理套红

3、模板管理 套红模板管理用于在发文拟稿和收文登记过程中，直接选取所预先设置的套红模板，以 方便日常公文处理。套红模板管理与公文模板管理界面相同，文档编辑窗口参照如图所示。 在基础数据设置页面内点击公文管理设置下的“套红模板管理”并点击新增按钮后，进 入套红模板维护界面。 5 / 25 图 1.2-1 基础数据设置 图 1.2-2 基础数据设置 1.3 电子签章管理电子签章管理 电子签章管理用于在发文拟稿和收文登记过程中，直接选取所预先设置的电子签章，以 代替日常公文所用的手动签章，以方便日常公文处理。 在基础数据设置页面内点击公文管理设置下的“公文模板管理”并点击新增按钮后，进 入公文模板维护界

4、面。 图 1.3-1 电子签章明细信息窗口 新增电子签章如下图所示： 6 / 25 图 1.3-2 电子签章明细信息窗口 “签章编号”由系统自动产生，用户不能修改； “签章名称”由用户自定义； “签章密码” 是区别操作员身份的唯一识别 id，由系统管理员维护； “上传签章”是指将电子签章的图片 上传至系统，图片支持 bmp、jpg、jpeg 等格式。 注意：上传的图片大小不能超过 250250，如果用户的电子签章图片过大，请选择 第三方的图片编辑软件修改，如 photoshop、acdsee 等软件。 1.4 公文类别默认模板公文类别默认模板 系统提供公文类别默认模板设置，点击新增进入公文类别

5、默认模板窗口，如图所示： 图 1.4-1 公文类别默认模板列表窗口 7 / 25 图 1.4-2 公文类别默认模板维护窗口 公文类型：系统目前默认两种公文类型，收文与发文。 公文类别：在选择公文类型后，用户选择公文类别，弹出发文类型帮助窗口，如下图所 示，用户可对发文类型帮助页面进行维护操作。 图 1.4-3 发文类型帮助窗口 注意：在维护公文类别默认模板前，必须先维护公文模板和套红模板，否则在操作 中有些相关数据取不到。 第第2章章 公文管理公文管理 企业行政公文作为企业内部一种非常重要的知识资源，企业需要对它进行行之有效的规 范化管理，其内容主要有收文管理和发文管理。 2.1 收文管理收文

6、管理 主要处理各级来文，包括政府、媒体、客户、合作伙伴等单位所发的正式文档，解决收 到文件的登记、拟办、传阅、转办、反馈等的电子化处理。 根据流程的具体操作说明： 8 / 25 1、点击进入功能列表。双击导航栏“共享平台共享平台公共信息管理 共信息类型” ， 打开“共信息类型列表”窗口。如图所示： 图 1-1 收文管理导航 图 1-2 收文管理列表 2、在功能栏中，单击“登记”按钮功能，系统打开收文登记窗口，如下图所示窗口： 9 / 25 图 1-3 收文管理维护页面 收文主要分成两部分：收文相关信息以及收文的具体接收对象。 在收文管理中， 红色显示的部分为必输项， 对于这些信息用户必须要录入

7、完整才能保存。 收文编号：此编号用于录入接收的系统编号，将接收的发文转换成收文分发给员工， 其他形式的电子文档或邮件可以不录入此项。 登记人：表示此文件的接收并登记到系统中的员工。 拟办人：表示需要把此文件进行“分发传阅” 、 “注销”或“归档”的员工，类似办公 室助理角色。 收文组织：表示本次收文由哪个收文组织进行处理。 关键字：表示本公文内容中的关键字属性。 显示痕迹：表示在编辑窗口中显示出对文档进行编辑的痕迹历史，包括增加、修改和删 除过的文档内容。 隐藏痕迹：表示不在编辑窗口中显示历史对文档所做的修改。 获取痕迹：系统将弹出一个对话窗口，显示出历史对文档所做的修改。 签名印章：点击此功

8、能，系统将显示一窗口，可以在此窗口中进行签名的编辑，如下 图所示：点击进入功能列表。双击导航栏“工作管理办公事物管理基础数据设置，打开“公 文模版列表”窗口。参看第一章基础数据设置，第三节电子签章管理。 提交：点击提交功能，系统将打开工作流程选择窗口，确定您要使用哪个流程来执行 10 / 25 此收文处理。如下图所示： 图 1-4 工作流程图选择 在列表中选择一个流程文件，并点击确认，本次收文就将执行此流程。 同时可以使用“使用上次流程”来简化流程选择操作。 3、在流程下一步执行人员的待办工作流列表中就将显示此收文信息，并点击“处理”按 钮，对此收文流程步骤进行处理，如下图所示： 图 1-5

9、待办工作流任务 11 / 25 图 1-6 工作流处理界面 图 1-7 收文管理维护界面 在此界面中，您可以看到工具栏中显示了一个需要您进行处理的流程操作功能，如上图 所示为“取消” ，此功能是根据工作流的设置由系统自动创建。点击此功能，执行后，此收 文的状态就自动显示为执行后的状态。 导出：表示此收文的文件内容导出到相应的文档库中。如下图所示： 12 / 25 图 1-8 导出到文档库 在上图中，您选择一个文档库，点击“确认”按钮，系统将会把此文件导出到此文档库 中。 注意：此树型结构显示的文档库中，是当前人员有权看到的文档库信息。如果无权 限看到文档库，则无法进行归档处理。 模板：表示收文

10、在建立时可以选择某一个公文模板，方便和规范公文的录入。 知识库：表示在进行文件编辑前，可以查询知识库中的知识信息进行参考。 说明： 1、用户需在“工作流建模”工具中进行对应账套的“收文”的工作流流程设置。 2、收文管理受信息权限的控制的。所以在进行收文管理操作之前需要在“基础数据”模 块中进行信息权限的设置。 3、收文管理目前所提供的流程过程点包括：登记、审核、确定、注销、分发、拟办、归 档。 2.2 发文管理发文管理 “发文管理”是一套可自定义流程、可监控的智能型公文流转系统；它能对本单位或部 门的发文从拟稿到文件的形成进行有效、及时、轻松的管理，包括拟稿、核稿、会签、复核、 签发、成文、印

11、发、归档等一系列操作，使发文的起草、发送、传阅、批示、审阅等工作变 13 / 25 得非常简单。 1、点击进入功能列表。双击导航栏“工作管理办公事物管理公文管理 发文管理” ， 打 开“发文管理列表”窗口。如图所示： 图 2.2-1 发文管理列表导航 图 2.2-2 发文管理列表 14 / 25 图 2.2-3 发文管理维护界面 发文的处理操作与收文基本一致，请参考收文管理的相关说明。 说明： 1、用户需在“工作流建模”工具中进行对应账套的“发文”的工作流流程设置。 2、发文管理受信息权限的控制的。所以在进行收文管理操作之前需要在“基础数据”模 块中进行信息权限的设置。 3、发文管理目前所提供

12、的流程过程点包括：拟稿、审核、核稿、发布、签发、归档、会 签、缮印。 拟稿：发文的工作流中必须是在开始节点中定义的，它是新增一个公文的第一个步骤。 发布：此步骤用于公文在相关处理完成之后自动发布到公共信息平台中。 签发：此步骤执行后，针对需要接收此公文的人员就可以在“我的收文”中看到这个公 文信息。 15 / 25 第第3章章 公共信公共信收文收文息管息管理理 3.1 公共信息类型设置公共信息类型设置 点击进入功能列表。双击导航栏“共享平台共享平台公共信息管理 共信息类型” ，打 开“共信息类型列表”窗口。如图所示： 图 1-1 公共信息类型导航 16 / 25 图 1-2 公共信息类型列表

13、在公共信息类型内点击新增按钮进入公共信息类型维护页面。 图 1-2 公共信息类型维护页面 用户在此窗口录入类型编号和类型名称，同时还可定义是否为需要审批的类型以及备注 信息。 在公共信息类型维护等信息录入完毕后，单击“公共类型维护页面”窗口工具栏上“提 交”按钮即可完成新增操作。 17 / 25 操作要点说明： 1、必输项：类型编码和类型名称等信息； 2、类型编码不能重复。 修改 在 “公共信息类型列表” 窗口选择要进行修改的公共信息类型列表， 并单击工具栏上 “修 改”按钮，打开该公共信息类型列表信息窗口。在此可以修改该公共信息类型列表中的项目 维护的内容。操作方法与新增功能相同。 提示：类

14、型编码不能修改。 删除 提示：被项目引用的项目类型不能删除。 查看 点击此按钮，用于查看所选公共信息明细内容。 3.2 公共信息管理公共信息管理 公共信息是指企业在内部自行组织自行管理可提供各类企业员工阅读的信息内容。信息 发布的内容非常广泛，可以是企业外部的公司环境、市场动态、行业信息，也包括公司办公 部门公布的各种办公文件、通知公告、企办信息、规章制度等。系统既可用于发布单位的公 共信息（所有用户都能阅读），也可用于发布需要进行阅读权限控制的信息。 系统提供了两个途径可获取所发布的公共信息。一个简易的 Portal 信息栏，它可以在界 面门户定义中进行选择调整。默认在“我的工作空间”中有显

15、示出来。另一个是系统提供了 一个公共信息展示平台，它作为一个页面，可以在界面门户中定义。页类型为“公告信息”。 在公共信息栏中所发布的最新信息能够按比较明显的方式，使公共的信息能够在最大的 范围内让相应的人员接收到。 在公共信息的发布平台中一些重要的信息发布需经过审批后才能正确发布。 点击进入功能列表。双击导航栏“共享平台共享平台公共信息管理公共信息管理” ，打 开“共信息类型列表”窗口。如图所示： 18 / 25 图 2-1 公共信息管理导航 图 2-2 公共信息列表 在公共信息列表中，您可以进行新增、修改、删除、查询等基本操作。 在相关操作菜单下，包含了发布（送审） 、取消发布、送审查看、

16、送审追踪、调整等功能。 19 / 25 新增 点击“新增”按钮，进入“公共信息维护页面”窗口，如图 2-所示： 图 2-3 公共信息维护页面 如上图， “公共信息维护页面”包括公共信息和辅助链接两个 Tab 页，下面我们分别加以 介绍： 公共信息 用于辑公共信息的主要内容，包括信息编码、信息类型、结束时间和信息标题、信息正 文、信息属性等，同时，用户还可对该信息的接收对象进行选择。 提示：如果用户选择的信息类型是需要进行审批的（由系统管理员或特派人员根据 信息类型确认审批流程） ，那么完成新增操作后还需进行送审操作，才能将该公共信息进行 发布。 辅助链接 当前编辑公共信息需对多个路径对象进行发布时，可通过此页面“增行、删行”按钮进 行链接设置，所需设置内容包括：链接名称和链接路径。 是否置顶 如果此选择项打勾，则表示此条信息内容比较重要，在信息发布平台中显示是，它会显 20 / 25 示在所有信息的最前面。以保证此信息能够被更多的人所关注。