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1、Q/SHF 山东惠发食品有限公司企业标准 Q/SHF-GCG-012-2011采购出差管理制度受控状态：发放编号：编 制：采购部审 核： 批 准： 2011-1-26发布 2011-1-26实施 山东惠发食品有限公司发布采购出差管理制度1. 目的规范采购出差管理，有效的促进采购的工作质量与效率，2. 适用范围本流程适用于采购部所有与出差环节有关人员。3. 职责采购部负责制定供应商评定标准，考核办法。组织供应商评审工作。与供应商沟通评审4工作程序及要求 4.1 出差人向采购部经理提出出差申请并填写出差申请单，由采购经理签字审批后，方可出差。4.2出差人把出差申请表交给绩效考核员，由绩效考核员留存
2、并备案，绩效考核员可根据申请表上的资料对供应商进行分析，可帮助出差人准备出差的相关资料（供应商沟通记录、供应商基本资料、调查表）并把相关老供应商需要维护的信息通知出差人以便于及时有效的保存供应商档案完整，且通知采购会计暂记考勤。4.3出差时出差人每天必须把工作情况与采购本部门经理进行电话沟通，采购经理要把情况通知绩效考核员，每天（除坐车无法拜访供应商外）要及时写供应商沟通记录。4.4出差人返回单位时，（第二天下午5：00前）要把供应商最新资料和供应商沟通记录一起交给绩效考核员（新开发的供应商须提供供应商三证、官方检测报告、产品执行标准、供应商评定表、供应商基本资料；老供应商需对供应商证件资料进
3、行维护、更新）。4.5绩效考核员根据出差人提供的资料进一步对档案完善，采购经理审核 ，并对出差人进行考核；资料齐全时，绩效考核员把资料存档并通知采购会计正式记考勤，资料不完善时，可根据采购经理意见，扣相应绩效分数。流程说明1、 采购员在实际的工作过程中需要与供应商进行沟通，或者需要对供应商进行实际考察的需要，向采购经理提交出差申请。2、 采购经理对工作情况进行评估，负责审批出差 的情况，确认出差的具体事项。3、 采购内勤负责准备资料，包括对考勤的记录、供应商沟通记录、供应商基本资料、供应商条查表等资料，交与出差的采购员。4、 采购员在经过与供应商的沟通除填写以上资料外，对新的供应商资质进行评估，并取得相应的资质证件（包括三证、企业简介、相应的企业标准、产品的国标、产品的检验报告等），将其带回公司进行存档。5、 对老供应商维护考察相应的生产能力，原料的使用情况，相应的资质文件更新，保证其有效性。6、 采购内勤负责对所提供资料的存档、整理，备查。提交申请审批准备资料出差内容新供应商开发老供应商维护资料存档结束图采购出差流程及说明附：参考资料出差申请单供应商沟通记录供应商评定表供应商调查表 4 / 4
