阿尔创行政管理制度

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1、行政管理制度 序 阿尔创行政管理制度，规范了阿尔创公司主要行政工作开展的基本方法和要求，为各项工作的操作和实施提供行为准则，以求减少在管理中的矛盾，保障整个行政管理工作能优质高效、正常有序的开展。本行政管理制度的最终解释权归属行政人事部。一、办公室纪律1、 目的 规范办公室的工作秩序，树立公司办公形象，维持良好的办公气氛。2、 执行范围 全体公司员工3、 规定与纪律3.1准时上班、下班后无急需或必须完成的工作应按时离开办公室。3.2上班着装整齐、仪表整洁。男职员不得留长指甲、长头发。3.3工作时间内一律佩带员工卡。位置：悬挂前胸。3.4公共办公区、会议室、会客室内不能吸烟。自备水杯。3.5保持

2、个人工作区域的卫生整洁，爱护公共卫生。剩饭盒及易发臭的垃圾自觉丢到写字楼的大垃圾筒内。3.6办公室内不得大声喧哗，不得串岗，不带与公务无关人员进入工作场所。3.7不利用上班时间做工作以外的事情，特别是登陆无关的网站、下载无关的资料。3.8爱护公物，不能擅自挪动、私用、外借公司办公设备，节约使用公司资源。3.9下班前要整理放好各种文件，关闭电脑及其它用电器电源，做好防盗、防火工作。3.10文明办公、团结互助、以礼相待。对违反公司规定的行为大胆指正，维护公司良好的办公气氛。 4、 违规处理 违反3.3点被查上班时间3次/月未佩带员工卡者，罚款200元，其余视情节轻重，给予“书面警告”及以下的行政处

3、分。二、内部行文规定1、 目的 使公司办公文书规范化，强化部门之间、上下级之间、公司与员工之间的联系，减少工作纠纷，为指令的传达、需求的沟通提供顺畅的渠道。2、 执行范围：各级行政领导及全体员工3、 规定与要求:3.1 文书的种类及意义3.1.1 决定或通报由公司领导签发或是由行政人事部代表公司向全体员工发布的重要事项、奖惩、任免决定及纪律规定等具有强制性质的指令。各代表处、各部门有同类的文书发布，需经公司领导审批手续后，由行政人事部统一颁发。3.1.2 通知或通告适用于公司、代表处及部门对所属员工以书面形式传达工作信息、行为规范及计划要求等。3.1.3 报告适用于向上一级汇报工作，反映情况、

4、意见，答复上级的询问等。报告是下级向上级的信息表达，上一级可或不作出答复。3.1.4 请示适用于向上一级请求批示、批复。上一级必需对请示作出答复。3.1.5 内部联络书是无直接从属关系员工之间的来往、沟通及平行部门之间的工作联系。3.1.6 会议纪要适用于公司、办事处、各部门的各类行政会议、业务会议、技术专题会议等的记载，用以传达会议情况和议定的事项，检查下步工作的完成情况。3.1.7 其它形式的行文包括有董事会决议、经营决策报告等公司一级内部机要文件及各部门的各种报表及单据。这些“内部资料”是指导企业发展，规范企业行为，整理汇总、分析比较企业运作的结果。3.2 行文规则3.2.1 行文应当确

5、有必要，注重效用。3.2.2 行文关系要根据隶属关系和职权范围来确定，一般不能越级请示和报告。3.2.3 “请示”应当一文一事，一般只有一个主送对象，其它应当用抄送形式，但不能抄送发文其下级的部门或人员3.2.4 “报告”不得夹带请示事项。3.2.5 任何行文的发出，都要经过出文单位的责任领导审核、同意签名才能发出。决定、通报、各种规章制度、工作流程应有公司总裁的同意签名或由公司总裁授权的职能部门负责人同意签名才能发出。会议纪要需会议主持人/召集人签名确认才能发出。3.3 行文编号及保密等级3.3.1 行文编号3.3.1.1 编号管理归属任何行文都应有行文编号。以公司名义发出的行文应到行政人事

6、部职责人员处领取编号，以办事处、联络处名义发出的行文，应到办事处、联络处的行政人事管理人员处领取编号。以部门名义或个人名义发出的行文，在所属部门指定的职责人员处领取编号。3.3.1.2 编号制定原则公司、办事处行文编号由四部分组成英文（中）缩写代码+年份+文书类别缩写+三位递进数字序号英文（中）缩写代码：AL 代表 阿尔创（广州）信息技术有限公司GZAL 代表 阿尔创（广州）信息技术有限公司本部BJAL 代表 阿尔创（广州）信息技术有限公司北京办事处SHAL 代表 阿尔创（广州）信息技术有限公司上海办事处董 代表 阿尔创（广州）信息技术有限公司董事会文书类别缩写：决 代表 决定通 代表 通报知

7、 代表 通知告 代表 通告纪 代表 会议纪要规 代表 规章制度类年份：2002 代表 2002年2003 代表 2003年数字序号：每年1月1日开始从001递增编号举例1：2003年北京办事处行文发出的第3号通报编号为：BJAL2003通003号举例2：2003年财务部重新修订了岗位职责，因在这之前，行政人事部和商务部已发出过此类文件，则其出文编号为：AL2003规003号部门、联络处行文编号由五部份组成年份+地区（缩写代码）部门（英文缩写代码）文书类别缩写三位递进数字序号年份：2002 代表 2002年2003 代表 2003年地区缩写代码：粤 代表 阿尔创（广州）信息技术有限公司本部京代表

8、阿尔创（广州）信息技术有限公司北京办事处沪代表阿尔创（广州）信息技术有限公司上海办事处深代表阿尔创（广州）信息技术有限公司深圳联络处汕 代表阿尔创（广州）信息技术有限公司汕头联络处南 代表 阿尔创（广州）信息技术有限公司南京办事处津 代表阿尔创（广州）信息技术有限公司天津联络处部门英文缩写代码：TS代表通信系统事业部项目部SD代表通信系统事业部营销部IT代表信息系统部DB代表软件开发中心SA代表商务部F 代表财务部AP代表行政人事部P 代表产品与技术发展中心PM代表市场部文书类别缩写：知 代表 通知告 代表 通告报代表报告请代表请示联代表内部联络书纪代表会议纪要数字序号：每年1月1日开始从00

9、1递增编号举例1：2003年上海商务人员行文发出的第2号工作请示编号为：2003沪SA请002号举例2：2003年深圳联络处项目技术人员行文发出的第9号内部联络书的行文编号为：2003深TS联009号3.3.2 保密等级公司文件的保密等级界定为三个档次，即“绝密”、“机密”、“一般”，并同时按下面二个原则由行文部门去权衡、确认文件的保密等级。3.3.2.1 根据文件可读人员的行政职务去划分，如全体员工内部可读文件的保密等级应为“一般”；主管或以上人员可读文件的保密等级可定为“机密”；董事会人员及确认的有关职能人员可读文件的保密等级为“绝密”。3.3.2.2 根据文件的性质、内容去划分。如董事会

10、决议、工资与分配方面的文件、有关公司经营决策的文件、财务分析报告，供应商、客户信息资料等的有关保密文件应列为“绝密”，而对于通知、通告、通报、规章制度、岗位职责、工作流程等可列为“一般”，界于这两者之间的行文可考虑为“机密”；对没有作出行文保密等级界定的文件一律视为保密等级为“一般”。3.4 行文基本格式 （见附件）1、 通知行文参照本2、 报告行文参照本3、 请示行文参照本4、内部联络书行文参照本3.5 发文及管理3.5.1 文件的分发应由文件编号管理部门或文件的起草人进行。除了通知、通告等面向全体员工的文件外，一切分发到部门、个人手上的文件都应在归档的正本上签收。3.5.2 因发文的需要可

11、制作文件文本多份，其中批复或有签收的正本原件为归档文件。3.5.3 公司、代表处、联络处、各部门根据工作的需要设立档案、资料管理人员负责文号的编发及文件的分类归档。3.5.4 归档的文件资料，管理人员应进行归档登记，并建立借阅、查找登记手续。3.5.5 每年的二月份，各部门根据公司文档管理的要求，将本规定所属的文件资料整理移交给公司、代表处文档管理人员。属于“绝密”的文件应用大号信封封好，并在信封面注明文件编号，保密等级及文件名。3.5.6 对于归入公司、办事处档案室的文件，根据公司有关文档管理的规定进行保存、查阅及管理。4、 违规处理 违反本规定的内部行文视为无效行文，收文单位或个人应拒绝签

12、收，退回发文部门重新行文。 附件：1、 通知行文参照本2、 报告行文参照本3、 请示行文参照本4、内部联络书行文参照本附件1关于对通知编号：2003粤AP知（005）号（正文内容） 行政人事部（出文部门或人员）2003年月日（出文日期）同意 （出文部门领导审核同意签名）附件2关于工作的报告编号：2003粤AP报（003）号保密等级：一般：（主送部门或人员）（正文内容）附件行政人事部（出文部门或人员）2003年月日（出文日期）同意 （出文部门领导审核同意签名）抄送：附件3关于工作的请示编号：2003粤AP请（002）号保密等级：机密：（主送部门或人员）（正文内容）附件行政人事部（出文部门或人员）2003年月日（出文日期）同意 （出文部门领导审核同意签名） 回复批示：（批复内容）（回复人签名）2003年月日（回复日期）附件4内 部 联 络 书Internal Communication Report编号： 2003粤AP联002号 日期：2003.1.15 No: